Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los más sencillos a los más complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o consultas residen.
Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que le guía por una serie de preguntas y, a continuación, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.
¿Qué desea hacer?
Elegir un origen de registros
Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, así como de la información almacenada en el diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes también se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, le será más conveniente utilizar una o más consultas como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear consultas específicas que cubran las necesidades del informe. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán obtener acceso a más información sobre las consultas.
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Crear un informe mediante la herramienta de informes
La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.
- En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.
- En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.
Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.
- Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.
Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos más recientes del origen de registros.
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Crear un informe mediante el Asistente para informes
Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de relaciones.
- En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.
- Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.
En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles. Para obtener más información acerca de cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.
Nota Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en Siguiente o en Finalizar para continuar.
Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas
Utilice el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños.
- En el panel de exploración, abra la tabla o consulta que pasará a ser el origen de registros para las etiquetas haciendo doble clic en ella.
- En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.
- Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última, haga clic en Finalizar.
Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecerán cuando se imprima. Puede utilizar el control deslizante en la barra de estado de Access para ampliar sus detalles. Para ver más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.
Nota Vista preliminar es la única vista que se puede usar para ver varias columnas; las demás vistas muestran los datos en una sola columna.
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Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco
Si no está interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rápida de crear un informe, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El siguiente procedimiento muestra cómo utilizar la herramienta Informe en blanco:
- En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe en blanco.
Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos (lista de campos: ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orígenes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.) se muestra a la derecha de la ventana de Access.
- En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen los campos que desea ver en el informe.
- Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo.
- Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números de páginas o la fecha y hora del informe.
Para obtener más información sobre cómo agregar características al informe, siga los vínculos de la sección Vea también.
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Obtener información sobre las secciones del informe
En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en la vista Diseño. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:
- Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum (Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.
- Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.
- Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por productos, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma corresponde al grupo actual.
- Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.
- Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir información de resumen para un grupo.
- Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.
- Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.
Nota En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.
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Obtener información sobre los controles
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con información que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes.
- Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores contenidos en los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. El tipo más común de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.
- Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (un campo o expresión) son controles independientes. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un informe es un control independiente.
- Control calculado Los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo son controles calculados. El valor que desea que aparezca en el control se especifica definiendo una expresión como el origen de los datos del control. Una expresión es una combinación de operadores (como por ejemplo = y + ), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio unidad por un valor constante (0,75).
= [Precio unidad] * 0,75
Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o bien, de un control incluido en el informe.
En la sección Vea también encontrará vínculos donde podrá obtener más información sobre las expresiones.
Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después puede agregar los controles independientes y calculados que completen el diseño utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño.
Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el control. el campo del cual toma los datos el control. Puede crear un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro del valor OrigenDelControl de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, su origen de datos y su formato.
Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control por dos motivos:
- Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el nombre del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el título.
- Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree un control dependiente de dicho campo.
Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad OrigenDelControl al nombre del campo. Para obtener información detallada sobre la propiedad OrigenDelControl, busque "OrigenDelControl" en la Ayuda.
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Ajustar el informe en la vista Presentación
Después de crear un informe, puede ajustar su diseño con precisión trabajando en la vista Presentación. Con los datos del informe como guía, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y agregar niveles de grupo y totales. Puede colocar nuevos campos en el diseño del informe y establecer las propiedades para el informe y sus controles.
Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación
.
Access muestra el informe en la vista Presentación.
Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:
- En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes.
Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.
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Ajustar el informe en la vista Diseño
Puede ajustar el diseño del informe con precisión trabajando en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles y campos al informe agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le permite tener acceso a un mayor número de propiedades que puede establecer para personalizar el informe.
Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño
.
Access muestra el informe en la vista Diseño.
La hoja Propiedades se utiliza para modificar las propiedades del informe en sí y los controles y secciones que contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseño del informe campos de la tabla o la consulta subyacentes. Para mostrar el panel Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
- En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes.
Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.
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Agregar campos del panel Lista de campos
- Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del informe donde desee mostrarlo.
- Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desea. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el informe.
Al colocar los campos en una sección del informe, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de esos campos e incluye automáticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos.
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Agregar controles al informe
Algunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea al agregar al informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros controles en la vista Diseño mediante las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño tab.
Averiguar el nombre de una herramienta
- Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta.
Access muestra el nombre de la herramienta.
Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles
- Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación
.
- Haga clic en la cuadrícula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y arrástrela en la cuadrícula de diseño para crear un control que tenga el tamaño deseado.
- Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo con la ayuda del procedimiento siguiente:
- Haga clic en el control para seleccionarlo.
- Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas
.
- Arrastre el control a la ubicación deseada.
Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadro de texto o casilla de verificación, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o una expresión en la propiedad OrigenDelControl para el control antes de mostrar ningún dato. Vea la sección Obtener información sobre los controles de este tema para obtener más información.
Muestre la hoja de propiedades.
Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseño, realice una de las siguientes acciones:
- En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.
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Guarde el trabajo
Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseño del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.
Guarde el diseño del informe
- Haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.
También puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
- Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.
Guarde el diseño del informe con un nombre distinto
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
- En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, seleccione Informe en el cuadro Como y haga clic en Aceptar.
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Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico
Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo una y otra vez. El diseño del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.
Ver el informe
Existen varias formas para ver el informe. El método que elija dependerá de lo que desea hacer con el informe y de los datos:
- Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes de imprimirlo, o si desea copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la vista Informe.
- Si desea poder cambiar el diseño del informe mientras ve los datos, utilice la vista Presentación.
- Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la Vista preliminar.
Nota Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podrá ver sólo el diseño de columna en la Vista preliminar. La Vista Presentación y la de informe muestran el informe como una única columna.
Ver el informe en la vista Informe
La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un informe en el panel de exploración. Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploración para verlo en la vista Informe.
Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Informes
Trabajar con los datos en la vista Informe
En la Vista Informes, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para seleccionar filas completas, haga clic y arrastre en el margen derecho las fichas que desea seleccionar. A continuación puede copiar estas filas en el Portapapeles siguiendo uno de estos procedimientos:
- En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar.
- Haga clic con el botón secundario en las filas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Copiar.
- Método abreviado de teclado Presione CTRL+C.
Mostrar sólo las filas que desee usando filtros
Se pueden aplicar filtros directamente al informe sin dejar la vista Informe. Por ejemplo, si se tiene la columna "País/región" y se desea ver sólo aquellas filas donde está "Canadá", siga el procedimiento siguiente:
- Busque la palabra "Canadá" en el informe y haga clic con el botón secundario sobre ella.
- Haga clic en Igual a "Canadá".
Access creará y aplicará el filtro.
Crear un filtro más detallado
- Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo que desee filtrar.
- Haga clic en Filtros comunes.
- Haga clic en la condición del filtro deseada.
- Especifique los criterios.
Activar y desactivar un filtro
Puede alternar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. De esta manera no se elimina el filtro: simplemente se activa y se desactiva.
Quitar un filtro
- Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo cuyo filtro desea quitar.
- Haga clic en Quitar filtro.
Una vez que se haya eliminado un filtro, no se podrá volver a activar usando el comando Alternar filtro. Tendrá que volver a crear el filtro.
Nota Si aplica un filtro a un informe y luego guarda y cierra el informe, el filtro también se guarda. Sin embargo, cuando vuelva a abrir el informe, Access no aplicará el filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.
Obtener una vista previa del informe utilizando Vista preliminar
Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista preliminar en el menú contextual.
Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un informe secuencialmente, o para ir directamente a cualquiera de ellas.
Haga clic para mostrar la primera página.
Haga clic para mostrar la página anterior.
Haga clic para mostrar la página siguiente.
Haga clic para mostrar la última página.
Escriba el número de página en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una página concreta.
En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver la disposición de los datos en la página. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga clic de nuevo. También puede utilizar el control del zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar la imagen.
Para cerrar la Vista preliminar, realice una de estas acciones:
- En la ficha Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar.
- Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y elija Vista Presentación o Vista Diseño en el menú contextual.
Sugerencia Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 o a cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar datos, haga clic en el botón del formato que desea y siga las instrucciones.
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Imprimir el informe
Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que esté abierto o cerrado. Antes de imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuración de página, como márgenes u orientación. Access guarda la configuración de página junto con el informe, de modo que sólo es preciso establecerla una vez. Sin embargo, podrá modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de impresión.
Cambiar la configuración de página
- Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuración de la página en cualquier vista, pero Vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio realizado.
- En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño de página, haga clic en Vertical
o en Horizontal
para definir la orientación de la página; en Tamaño
para establecer el tamaño del papel; en Márgenes
para ajustar los márgenes, etc.
- Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploración para ver varias páginas y asegurarse de que no se ha creado ningún problema de formato en las páginas siguientes.
Enviar el informe a una impresora
- Abra el informe en cualquier vista o selecciónelo en el panel de exploración.
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.
Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.
- Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.
- Haga clic en Aceptar.
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Enviar el informe por correo electrónico
Puede enviar su informe a los destinatarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimir una copia de papel.
- En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, en Correo electrónico
.
- En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, dentro de la lista Seleccionar el formato de resultados, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.
- Rellene los demás cuadros de diálogo que aparezcan.
- En el programa de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.
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