Crear e imprimir etiquetas postales

Microsoft Access 2010 incluye diferentes opciones para la creación de etiquetas que contienen datos almacenados en las tablas de Access. La manera más fácil de proceder es utilizar el Asistente para etiquetas de Access para crear e imprimir un informe cuyo formato se adapta a las etiquetas. Las etiquetas pueden contener datos que se almacenen en tablas de Access o datos que se hayan importado o vinculado desde otros orígenes de datos, como libros de Microsoft Office Excel 2007 y listas de contactos de Microsoft Outlook. Puede crear las etiquetas como un informe dentro de Access o puede "combinar" esos datos con un documento de Microsoft Word e imprimir posteriormente las etiquetas desde Word. Este artículo indica los pasos necesarios para hacerlo.

¿Qué desea hacer?


Utilizar Access para crear e imprimir etiquetas

En Access, las etiquetas se crean como un informe con un tamaño de página reducido para que quepa la etiqueta en cuestión. Las etiquetas suelen utilizarse normalmente como etiquetas postales, si bien todos los datos de Access se pueden imprimir con formato de etiqueta para varios fines. En el caso de las etiquetas postales, el informe obtiene los datos de dirección de las tablas o consultas que contienen las direcciones. Al imprimir el informe, se obtiene una sola etiqueta por cada dirección del origen de registros subyacente.

Para obtener más información acerca de vincular o importar datos desde otras fuentes (como Microsoft Excel o Microsoft Outlook) para utilizarlos en sus etiquetas, consulte el artículo Introducción a la importación y exportación de datos.

El Asistente para etiquetas le plantea una serie de preguntas sobre las etiquetas y los datos que desea mostrar en ellas. El asistente crea el informe, que podrá personalizar posteriormente si lo considera oportuno.

Crear etiquetas mediante el Asistente para etiquetas de Access

 Importante    Los informes de etiqueta que se pueden crear mediante el Asistente para etiquetas no son compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access. Sin embargo, se pueden seguir imprimiendo las etiquetas cuando la base de datos está abierta en el programa de Access.

  1. En el panel de navegación, seleccione el objeto que contiene los datos que desea mostrar en sus etiquetas. Normalmente se trata de una tabla, una tabla vinculada o una consulta, pero también puede seleccionar un formulario o un informe.
  2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.

 Nota    Si trabaja en una base de datos web, el comando Etiquetas se encuentra ubicado en Informes de cliente.



Access inicia el Asistente para etiquetas..

Primera página del Asistente para etiquetas
  1. Si conoce el fabricante y el número de producto de las etiquetas:
    • Elija el fabricante en el cuadro Filtro por fabricante.
    • Seleccione la etiqueta en el cuadro ¿Qué tamaño de etiqueta desea utilizar?.

En caso contrario, busque un producto cuyos valores en las columnas Dimensiones y Número horizontal coincidan con sus etiquetas.

Si no encuentra ninguna etiqueta similar:    

  • Haga clic en Personalizar y, a continuación, en Nuevo.

Se muestra el cuadro de diálogo Nueva etiqueta.

Página Nueva etiqueta del Asistente para etiquetas

  • Mida sus etiquetas y escriba las medidas en los cuadros correspondientes del cuadro de diálogo Nueva etiqueta.
  • Escriba el nombre de las etiquetas personalizadas en el cuadro de texto Nombre de etiqueta, elija el tipo y la orientación que desea y haga clic en Aceptar.

Si ya ha creado una etiqueta personalizada y desea seleccionarla:    

  • Haga clic en Mostrar tamaños personalizados y, a continuación, en la etiqueta personalizada que desee.
  1. Seleccione Hojas sueltas o Continua bajo Tipo de etiqueta y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. Seleccione el nombre, el tamaño y el espesor de la fuente así como el color de texto que desee aplicar a la etiqueta y haga clic en Siguiente.
  3. En la página ¿Qué desea incluir en la etiqueta postal? del asistente, elija los campos que desee incluir en las etiquetas en la lista Campos disponibles y haga doble clic en ellos para agregarlos al cuadro Etiqueta prototipo.

Agregar campos a una etiqueta en el Asistente para etiquetas

  • Para agregar espacio entre los campos del cuadro Etiqueta prototipo, presione la BARRA ESPACIADORA.
  • Para crear una línea nueva, presione ENTRAR.
  • Para moverse entre los campos y las líneas, utilice las teclas de dirección.
  • Para quitar un campo del cuadro, presione RETROCESO.
  • Para agregar otro texto o signo de puntuación (por ejemplo, una coma detrás del nombre de la ciudad), haga clic para colocar el cursor en el lugar donde debe aparecer el texto y comience a escribir. Este texto será igual en todas las etiquetas.

 Nota    Solo puede agregar campos de los siguientes tipos de datos mediante el Asistente para etiquetas: Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No o Datos adjuntos. Para agregar campos de otros tipos de datos, abra el informe de etiquetas en la vista Diseño una vez completado el Asistente para etiquetas y utilice el panel Lista de campos para agregar campos. Para abrir el panel Lista de campos con el informe abierto en la vista Diseño, presione ALT+F8.

Cuando tenga organizados los campos de la etiqueta, haga clic en Siguiente.

  1. En la siguiente página, puede elegir los campos por los que va a ordenar las etiquetas. Por ejemplo, desea ordenar por código postal para un envío de gran tamaño. Elija los campos por los que desee ordenar en la lista Campos disponibles y haga doble clic en ellos para agregarlos al cuadro Ordenar por. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

Configurar el criterio de ordenación en el Asistente para etiquetas

  1. En la última página, escriba un nombre para las etiquetas y haga clic en Finalizar.

Última página del Asistente para etiquetas

Si ha optado por Ver las etiquetas tal y como se imprimirán en la última página del Asistente para etiquetas, Access mostrará las etiquetas en la Vista preliminar. Puede hacer clic en la etiqueta para acercarla o alejarla, o bien utilizar el control de zoom en la barra de estado.

Control de zoom

Si ha optado por Modificar el diseño de la etiqueta en la última página del Asistente para etiquetas, Access mostrará el informe de etiqueta en la vista Diseño.

 Nota    La vista preliminar es la única vista que puede usar para ver las columnas tal como las ha dispuesto. Cuando abra el informe en la vista Informes o en la vista Presentación, Access mostrará todos los datos en una única columna.

Personalizar la apariencia de la etiqueta

Si las etiquetas resultantes no tienen la apariencia deseada, puede personalizar su diseño abriendo el informe en la vista Diseño y realizando los cambios oportunos. Cuando trabaja con etiquetas, se recomienda utilizar la vista Diseño, ya que tendrá mayor control sobre el diseño. Para ver el resultado de los cambios realizados en la vista Diseño, pase a la Vista preliminar.

Si Access muestra un mensaje indicando que no hay suficiente espacio horizontal para mostrar los datos

Este mensaje, cuando aparece, es un efecto secundario de las medidas de algunas etiquetas. Suele ocurrir cuando las etiquetas están muy cerca de los bordes izquierdo y derecho de la hoja de etiquetas. Esto puede hacer que el asistente especifique algunas medidas que están fuera del rango normal de impresión y eso, a su vez, hace que el mensaje aparezca cuando se obtiene una vista preliminar o se imprimen las etiquetas.

Si está satisfecho con la alineación del texto en las etiquetas y no obtiene una página en blanco cada dos páginas, seguramente querrá dejar el diseño del informe y simplemente hacer clic en Aceptar en el mensaje, cada vez que aparezca. De lo contrario, puede intentar ajustar algunas de las opciones de configuración de página como se describe en la siguiente sección.

Si los datos no están correctamente alineados con las etiquetas

En muchos casos, puede corregir los pequeños problemas en materia de diseño de la etiqueta realizando los ajustes necesarios en la vista Diseño. Puede mover los controles y ajustar el tamaño de la etiqueta cambiando el ancho o el alto de la sección Detalle.

Para pasar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

Si necesita cambiar los márgenes o el espaciado entre las etiquetas, puede utilizar el cuadro de diálogo Configurar página en la vista Diseño:

  • En la ficha Configurar página, en el grupo Diseño de página, haga clic en Columnas.

    Aparece el cuadro de diálogo Configurar página con la ficha Columnas seleccionada.

Ficha Columnas del cuadro de diálogo Configurar página

Puede cambiar las siguientes opciones en las tres secciones del cuadro de diálogo Configurar página:

Sección Opción Descripción
Configuración de cuadrícula Número de columnas Este valor debe ser igual al número de etiquetas en la página.
  Espacio entre filas Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio vertical entre las filas de las etiquetas.
  Espacio entre columnas Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio horizontal entre las columnas de las etiquetas.
Tamaño de columna Ancho

No olvide la configuración de los márgenes ni el espacio entre columnas cuando establezca este valor.

Para comprobar y ajustar los márgenes, haga clic en Opciones de impresión en el cuadro de diálogo Configurar página.

  Alto Ajuste el alto de cada etiqueta según sea necesario.
  Igual que en detalle Cuando está seleccionada esta opción, establece el ancho y alto de columna en los mismos valores que el ancho y alto de la sección Detalle en la vista Diseño.
Diseño de columna Hacia abajo y después a lo ancho Cuando está seleccionada esta opción, los datos de la etiqueta se imprimen hacia abajo en la primera columna y, a continuación, hacia abajo en la segunda columna y así sucesivamente.
  A lo ancho y después hacia abajo Cuando está seleccionada esta opción, los datos de la etiqueta se imprimen a lo ancho en la primera fila, después a lo ancho en la segunda fila y así sucesivamente.

 Nota    También puede abrir el cuadro de diálogo Configurar página en la Vista preliminar si hace clic en en Columnas en la pestaña Vista preliminar. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo; los cambios se verán reflejados inmediatamente en Vista preliminar.

Imprimir etiquetas

  1. Abra el informe en cualquier vista (o bien, selecciónelo en el panel de navegación).
  2. En la pestaña Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.

  1. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.
  2. Haga clic en Aceptar.

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Imprimir datos de Access mediante el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word

Si las direcciones están almacenadas en Access pero desea exportarlas a Word para poder utilizar su función de combinación de correspondencia y dar formato e imprimir las etiquetas, podrá utilizar el Asistente para combinar correspondencia de Word.

 Nota    Este procedimiento es aplicable únicamente a las bases de datos cliente; el comando Combinar con Word no está disponible para bases de datos Web.

  1. En el panel de navegación, seleccione la tabla o la consulta que contiene los datos que desea imprimir.
  2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Combinar con Word.
  3. En el cuadro de diálogo Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word, si ya ha creado un documento y desea vincular los datos a ese documento, haga clic en Vincular los datos a un documento Microsoft Word existente. En caso contrario, haga clic en Crear un documento nuevo y vincular los datos al mismo.
  4. Haga clic en Aceptar.

Si ha elegido Vincular los datos a un documento Microsoft Word existente, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar un documento de Microsoft Word. Seleccione el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir. El documento se abrirá en Word.

Si ha decidido crear un nuevo documento, Word se abre con un documento en blanco.

  1. En Word, siga las instrucciones que aparecen en el panel Combinar correspondencia. Cuando llegue al paso 3 del proceso de combinación de correspondencia de Word (Seleccionar destinatarios), el origen de los datos que ha elegido en el paso 1 de este procedimiento ya estará seleccionado.

    Para obtener más información sobre el Asistente para combinar correspondencia de Word, vea la Ayuda de Word.

 Nota    Puede usar Word para imprimir direcciones, independientemente del lugar donde estén almacenadas las direcciones. Desde Word, puede conectarse a las listas de direcciones almacenadas en varios programas, como Excel, Outlook y Access. O bien, si no tiene ninguna lista de direcciones, puede crear una en Word y, a continuación imprimir las etiquetas. Para obtener más información, vea la Ayuda de Word.

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Corresponde a:
Access 2010