Crear e imprimir etiquetas postales

Microsoft Office Access 2007 incluye varias opciones diferentes para la creación de etiquetas que contienen datos almacenados en las tablas de Access. La manera más fácil de proceder es utilizar el Asistente para etiquetas de Access para crear e imprimir las etiquetas a partir de un informe creado. Además, puede importar datos a Access desde otros orígenes de datos, como libros de Microsoft Office Excel 2007 y listas de contactos de Microsoft Office Outlook 2007, y "combinar" esos datos o las tablas existentes de Access con un documento de Microsoft Office Word 2007 y crear e imprimir posteriormente las etiquetas desde Word.

¿Qué desea hacer?


Utilizar Access para crear e imprimir etiquetas

En Access, las etiquetas se crean como un informe con un tamaño de página reducido para que quepa la etiqueta en cuestión. Las etiquetas suelen utilizarse normalmente como etiquetas postales, si bien todos los datos de Access se pueden imprimir con formato de etiqueta para varios fines. En el caso de las etiquetas postales, el informe obtiene los datos de dirección de las tablas o consultas que contienen las direcciones. Al imprimir el informe, se obtiene una sola etiqueta por cada dirección del origen de registros subyacente.

 Nota   Las instrucciones que se ofrecen en este artículo dan por supuesto que ya se ha creado una base de datos de Access con tablas (o tablas vinculadas) que contienen los datos para las etiquetas. En la sección Vea también, encontrará un vínculo a una página con más información introductoria sobre Access.

El Asistente para etiquetas le plantea una serie de preguntas sobre las etiquetas y los datos que desea mostrar en ellas. El asistente crea el informe, que podrá personalizar posteriormente si lo considera oportuno.

Crear etiquetas mediante el Asistente para etiquetas de Access

  1. En el panel de navegación, seleccione o abra la tabla o consulta que va a ser el origen de registros de las etiquetas.
  2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en EtiquetasImagen del botón.

Access inicia el Asistente para etiquetas.

Primera página del Asistente para etiquetas

  1. Si conoce el fabricante y el número de producto de las etiquetas:
    • Elija el fabricante en el cuadro Filtro por fabricante.
    • Seleccione la etiqueta en el cuadro ¿Qué tamaño de etiqueta desea utilizar?.

En caso contrario, busque un producto cuyos valores en las columnas Dimensiones y Número horizontal coincidan con sus etiquetas.

Si no encuentra ninguna etiqueta similar:    

  • Haga clic en Personalizar y, a continuación, en Nuevo.

Se muestra el cuadro de diálogo Nueva etiqueta.

Página Nueva etiqueta del Asistente para etiquetas

  • Mida sus etiquetas y escriba las medidas en los cuadros correspondientes del cuadro de diálogo Nueva etiqueta.
  • Escriba el nombre de las etiquetas personalizadas en el cuadro de texto Nombre de etiqueta, elija el tipo y la orientación que desea y haga clic en Aceptar.

Si ya ha creado una etiqueta personalizada y desea seleccionarla:    

  • Haga clic en Mostrar tamaños personalizados y, a continuación, en la etiqueta personalizada que desee.
  1. Seleccione Hojas sueltas o Continua bajo Tipo de etiqueta y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. Seleccione el nombre, el tamaño y el espesor de la fuente así como el color de texto que desee aplicar a la etiqueta y haga clic en Siguiente.
  3. En la página ¿Qué desea incluir en la etiqueta postal? del asistente, elija los campos que desee incluir en las etiquetas en la lista Campos disponibles y haga doble clic en ellos para agregarlos al cuadro Etiqueta prototipo.

Agregar campos a una etiqueta en el Asistente para etiquetas

  • Para agregar espacio entre los campos del cuadro Etiqueta prototipo, presione la BARRA ESPACIADORA.
  • Para crear una línea nueva, presione ENTRAR.
  • Para moverse entre los campos y las líneas, utilice las teclas de dirección.
  • Para quitar un campo del cuadro, presione RETROCESO.
  • Para agregar otro texto o signo de puntuación (por ejemplo, una coma detrás del nombre de la ciudad), haga clic para colocar el cursor en el lugar donde debe aparecer el texto y comience a escribir. Este texto será igual en todas las etiquetas.

 Nota   Sólo puede agregar campos de los siguientes tipos de datos mediante el Asistente para etiquetas: Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No o Datos adjuntos. Para agregar campos de tipos de datos Objeto OLE o Hipervínculo, abra el informe de etiquetas en la vista Diseño una vez completado el Asistente para etiquetas y utilice el panel Lista de campos para agregar campos. Para abrir el panel Lista de campos con el informe abierto en la vista Diseño, presione ALT+F8.

Cuando tenga organizados los campos de la etiqueta, haga clic en Siguiente.

  1. En la siguiente página, puede elegir los campos por los que va a ordenar las etiquetas. Por ejemplo, desea ordenar por código postal para un envío de gran tamaño. Elija los campos por los que desee ordenar en la lista Campos disponibles y haga doble clic en ellos para agregarlos al cuadro Ordenar por. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

Configurar el criterio de ordenación en el Asistente para etiquetas

  1. En la última página, escriba un nombre para las etiquetas y haga clic en Finalizar.

Última página del Asistente para etiquetas

Si ha optado por Ver las etiquetas tal y como se imprimirán en la última página del Asistente para etiquetas, Access mostrará las etiquetas en la Vista preliminar. Puede hacer clic en la etiqueta para acercarla o alejarla, o bien utilizar el control de zoom en la barra de estado.

Control de zoom

Si ha optado por Modificar el diseño de la etiqueta en la última página del Asistente para etiquetas, Access mostrará el informe de etiqueta en la vista Diseño.

Personalizar la apariencia de la etiqueta

Si las etiquetas resultantes no tienen la apariencia deseada, puede personalizar su diseño abriendo el informe en la vista Diseño y realizando los cambios oportunos. Cuando trabaja con etiquetas, se recomienda utilizar la vista Diseño, ya que tendrá mayor control sobre el diseño. Para ver el resultado de los cambios realizados en la vista Diseño, pase a la Vista preliminar.

Si los datos no están correctamente alineados con las etiquetas

En muchos casos, puede corregir los pequeños problemas en materia de diseño de la etiqueta realizando los ajustes necesarios en la vista Diseño. Puede mover los controles y ajustar el tamaño de la etiqueta cambiando el ancho o el alto de la sección Detalle.

Para pasar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista DiseñoImagen del botón en el menú contextual.

Si necesita cambiar los márgenes o el espaciado entre las etiquetas, puede utilizar el cuadro de diálogo Configurar página en la vista Diseño.

En la ficha Configurar página, en el grupo Diseño de página, haga clic en ColumnasImagen del botón. Aparece el cuadro de diálogo Configurar página con la ficha Columnas seleccionada.

Ficha Columnas del cuadro de diálogo Configurar página

Puede cambiar las siguientes opciones en las tres secciones del cuadro de diálogo Configurar página:

Sección Opción Descripción
Configuración de cuadrícula Número de columnas Este valor debe ser igual al número de etiquetas en la página.
  Espacio entre filas Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio vertical entre las filas de las etiquetas.
  Espacio entre columnas Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio horizontal entre las columnas de las etiquetas.
Tamaño de columna Ancho

No olvide la configuración de los márgenes ni el espacio entre columnas cuando establezca este valor.

Para comprobar y ajustar los márgenes, haga clic en Opciones de impresión en el cuadro de diálogo Configurar página.

  Alto Ajuste el alto de cada etiqueta según sea necesario.
  Igual que en detalle Cuando está seleccionada esta opción, establece el ancho y alto de columna en los mismos valores que el ancho y alto de la sección Detalle en la vista Diseño.
Diseño de columna Hacia abajo y después a lo ancho Cuando está seleccionada esta opción, los datos de la etiqueta se imprimen hacia abajo en la primera columna y, a continuación, hacia abajo en la segunda columna y así sucesivamente.
  A lo ancho y después hacia abajo Cuando está seleccionada esta opción, los datos de la etiqueta se imprimen a lo ancho en la primera fila, después a lo ancho en la segunda fila y así sucesivamente.

 Nota   También puede utilizar el cuadro de diálogo Configurar página en la Vista preliminar. Cuando haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo, verá cómo los nuevos valores afectan a las etiquetas.

Puede que tenga que experimentar un poco para obtener una alineación óptima de los datos en las etiquetas, especialmente en el caso de las etiquetas de hojas sueltas y de varias columnas. Un informe de etiqueta se compone de varias áreas que ocupan espacio. Por ejemplo, las propias etiquetas, el espacio entre las etiquetas y el espacio que ocupan los márgenes de página. Por lo tanto, si la hoja de etiquetas tiene un ancho de 8,5 cm y se utiliza un margen de 0,25 cm a la izquierda y a la derecha, sólo queda un espacio disponible de 8 cm (8,5 menos 0,5). Si se diseña el informe para dos columnas de etiquetas y se utilizan 0,25 cm para el espacio entre etiquetas (valor del espacio entre columnas en el cuadro de diálogo Configurar página), quedan sólo 7,75 cm disponibles para las propias etiquetas. Por consiguiente, el ancho de la sección Detalle no puede ser mayor que 3,875 cm (7,75 / 2 columnas) para que quepan los datos de las etiquetas. Se aplica el mismo principio en dirección vertical; es preciso tener en cuenta los márgenes superior e inferior así como el espacio entre las filas cuando se ajusta el alto de las etiquetas.

Si debido a los valores de configuración en el cuadro de diálogo Configurar página y/o al ancho de los controles en el diseño de informe algunos de los datos no caben en la página cuando ésta se imprime o se presenta en vista previa, Access muestra el mensaje "Es posible que no se muestren algunos datos". Este mensaje quiere decir que debe ajustar la configuración de la página y quizás tenga que cambiar el tamaño de los controles en el diseño de informe. Cuando aparezca este mensaje, pruebe uno de los siguientes procedimientos:

  • Reduzca el ancho de los controles en la sección Detalle para que quepan en el espacio disponible calculado de una sola etiqueta. Vea el anterior ejemplo en esta columna si desea obtener información sobre cómo calcular el espacio disponible.
  • Reduzca el tamaño de los márgenes de página en el cuadro de diálogo Configurar página. De este modo, se incrementará el espacio disponible para la información en las etiquetas.

Imprimir etiquetas

  1. Abra el informe en cualquier vista (o bien, selecciónelo en el panel de navegación).
  2. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Imprimir.Imagen del botón

Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.

  1. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.
  2. Haga clic en Aceptar.

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Aprender sugerencias y trucos para crear etiquetas

  • Seleccionar las direcciones que desea imprimir    Si no desea imprimir todas las direcciones del origen de registros subyacente, siga uno de estos procedimientos:
    • Seleccionar direcciones especificando uno o varios criterios    Cree una consulta de parámetros y defínala como el origen de registros del informe de etiqueta. Cuando abra el informe, la consulta le pedirá que especifique los criterios para la recuperación de registros. Los registros que cumplan esos criterios se recuperarán y estarán disponibles para el informe de etiqueta.

Si utiliza Word para crear e imprimir las direcciones, defina la consulta de parámetros como origen de datos durante la operación de combinación de correspondencia.

  • Seleccionar direcciones explorando los registros de dirección     Si desea explorar la lista de direcciones y seleccionar las direcciones para las que desee imprimir etiquetas, siga este procedimiento:
    1. En la vista Diseño, agregue un campo Sí/No denominado ImprimirEtiqueta a la tabla de direcciones subyacente. Al cambiar a la vista Hoja de datos, en la columna ImprimirEtiqueta, verá una casilla en cada fila.
    2. Utilice el Asistente para consultas sencillas para crear una consulta que incluya todos los campos de dirección y el campo ImprimirEtiqueta.
    3. Abra la consulta en la vista Diseño y, en la celda Criterios del campo ImprimirEtiqueta, escriba . La consulta recuperará sólo las direcciones que desee imprimir.
    4. Establezca la propiedad OrigenDelRegistro del informe de etiqueta en el nombre de la consulta.
    5. Antes de imprimir las etiquetas, abra la tabla en la vista Hoja de datos y active las casillas correspondientes a las direcciones que desee imprimir. Desactive las casillas correspondientes a las direcciones que no desee imprimir. A continuación, abra el informe e imprímalo.
  • Imprimir direcciones directamente en los sobres    Quizás desee imprimir las direcciones directamente en los sobres en lugar de imprimirlas en etiquetas y pegar las etiquetas impresas en los sobres. Para imprimir una etiqueta en un sobre, es preciso definir una etiqueta personalizada. En el paso 1 del asistente, cuando se le solicite que especifique los detalles de las etiquetas, haga clic en Personalizar y siga las instrucciones del paso 4. No olvide establecer Tipo de etiqueta en Hojas sueltas.

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Imprimir datos de Access mediante el Asistente para combinar correspondencia de Word

Si las direcciones están almacenadas en Access pero desea exportarlas a Word para poder utilizar su función de combinación de correspondencia y dar formato e imprimir las etiquetas, podrá utilizar el Asistente para combinar correspondencia de Word.

  1. En el panel de navegación, seleccione la tabla o la consulta que contiene los datos que desea imprimir.
  2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Más y, a continuación, haga clic en Combinar con Microsoft Office Word.

Se inicia el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word.

  1. Si ya ha creado un documento y desea vincular los datos a ese documento, haga clic en Vincular los datos a un documento Microsoft Word existente. En caso contrario, haga clic en Crear un documento nuevo y vincular los datos al mismo.
  2. Haga clic en Aceptar.

Si ha elegido Vincular los datos a un documento Microsoft Word existente, se abre el cuadro de diálogo Seleccione un documento de Microsoft Word. Seleccione el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir. El documento se abrirá en Word.

Si ha decidido crear un nuevo documento, Word se abre con un documento en blanco.

  1. En Word, siga las instrucciones que aparecen en el panel Combinar correspondencia. Para obtener más información sobre el Asistente para combinar correspondencia de Word, vea la Ayuda de Word.

 Nota   Puede usar Word para imprimir direcciones, independientemente del lugar donde estén almacenadas las direcciones. Desde Word, puede conectarse a las listas de direcciones almacenadas en varios programas, como Excel, Outlook y Access. O bien, si no tiene ninguna lista de direcciones, puede crear una en Word y, a continuación imprimir las etiquetas. Para obtener más información, vea la Ayuda de Word.

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Corresponde a:
Access 2007