Convertir una base de datos al formato de archivo de Access 2007

Puede convertir bases de datos de versiones anteriores de Access al formato de archivo de Microsoft Office Access 2007, abrir bases de datos de versiones anteriores de Access sin convertirlas y cambiar el formato de archivo predeterminado para las nuevas bases de datos que cree.

¿Qué desea hacer?


Convertir una base de datos de Access a un formato de archivo diferente

Office Access 2007 usa un nuevo formato de archivo que admite nuevas características (como campos de búsqueda multivalor, el uso de texto enriquecido y datos adjuntos) y que permite también publicar una base de datos en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0. Si tiene una base de datos creada en una versión anterior de Access, podrá abrirla igualmente en Office Access 2007, pero deberá convertirla al formato de archivo de Office Access 2007 para poder utilizar las características nuevas de Office Access 2007. Una vez convertida una base de datos a Office Access 2007, no podrá abrirla ni vincularla desde una versión anterior de Access. Por tanto, si comparte la base de datos con otros usuarios, asegúrese de que todos ellos utilizan Office Access 2007 antes de convertir la base de datos al formato de archivo de Office Access 2007.

 Nota   No puede convertir una base de datos replicada al formato de archivo de Office Access 2007. No obstante, puede utilizar Office Access 2007 para crear una réplica de una base de datos con un formato de archivo de Access 2000 o Access 2002-2003.

El comando Guardar base de datos en otro formato de Office Access 2007 permite convertir una base de datos a cualquiera de los tres últimos formatos de archivo: Access 2000, Access 2002-2003 o Office Access 2007. El comando Guardar base de datos como permite conservar la base de datos original en su formato de archivo nativo y crear además una copia de la base de datos en el formato de archivo que especifique. Puede utilizar también este comando para guardar una copia de la base de datos en el mismo formato que la base de datos original.

Convertir una base de datos de Access a un formato de archivo diferente

  1. Si el archivo que desea convertir no está abierto, haga clic en el Botón de Microsoft OfficeImagen del botón y haga clic en Abrir. Busque el archivo y, a continuación, haga doble clic en él para abrirlo.

 Nota   Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos y se le solicita que actualice la base de datos, significa que el formato de archivo de la base de datos que está abriendo es anterior a Access 2000. Para continuar, haga caso omiso de la sección Abrir archivos de versiones anteriores de Access en Office Access 2007.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón, seleccione Guardar como y, a continuación, en Guardar base de datos en otro formato, haga clic en el formato al que desee convertir el archivo.

Por ejemplo, puede hacer clic en Formato de archivo actual para guardar la copia en el mismo formato que el original, o puede elegir uno de los otros formatos de archivo.

Es importante tener en cuenta que si está abierto algún objeto de la base de datos cuando utiliza el comando Guardar base de datos en otro formato, Access le pedirá que lo cierre para poder crear la copia. Haga clic en para que Access cierre los objetos, o bien, haga clic en No para cancelar todo el proceso. Si es necesario, Access le pedirá que guarde los cambios.

  1. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre de archivo para la copia de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Access crea una copia de la base de datos y después la abre. Access cierra automáticamente la base de datos original.

 Nota   Si tiene una base de datos de Office Access 2007 (.accdb) que desea guardar en un formato de archivo anterior de Access (.mdb), podrá hacerlo siempre que la base de datos .accdb no contenga campos de búsqueda multivalor, datos sin conexión o datos adjuntos. Si intenta convertir una base de datos .accdb que contenga alguno de estos elementos a un formato de archivo .mdb, Access mostrará un mensaje de error.

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Abrir archivos de versiones anteriores de Access en Office Access 2007

Al abrir una base de datos .mdb en formato de archivo Access 97 o Access 95, Access muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos, donde se le solicita que actualice la base de datos. A continuación, siga uno de estos procedimientos:

  • Haga clic en para actualizar la base de datos a cualquier formato de archivo que haya seleccionado como predeterminado en Office Access 2007. Después de convertir la base de datos, puede realizar cambios de diseño en el archivo en Office Access 2007, pero ya no podrá abrir la base de datos en una versión de Access anterior a la que la ha convertido. Para obtener más información acerca del cambio del formato de archivo predeterminado en Office Access 2007, vea la sección Cambiar el formato de archivo predeterminado.
  • Haga clic en No para abrir la base de datos sin actualizarla. Podrá seguir trabajando con el archivo, pero no podrá efectuar cambios de diseño usando Office Access 2007.
  • Elija Cancelar para cancelar la operación de apertura.

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Cambiar el formato de archivo predeterminado

Después de instalar por primera vez Office Access 2007, el formato de archivo predeterminado es .accdb. Cuando cree una nueva base de datos haciendo clic en Base de datos en blanco en la página Introducción a Microsoft Office Access o haciendo clic en el Botón de Microsoft OfficeImagen del botón y después en NuevoImagen del botón, Access creará un archivo .accdb nuevo.

Puede cambiar el formato de archivo predeterminado para que Office Access 2007 cree archivos .mdb que sean compatibles con versiones anteriores de Access. Los formatos de archivo disponibles son Access 2000 y Access 2002-2003. Si define el formato de archivo predeterminado en alguno de estos formatos de archivo anteriores, podrá beneficiarse del entorno de desarrollo mejorado de Office Access 2007, pero no podrá agregar ninguna de las nuevas características de Office Access 2007 (como campos de búsqueda multivalor o integración con Windows SharePoint Services) a los archivos que cree.

Para cambiar el formato de archivo predeterminado:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.Imagen del botón
  1. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, en el panel de la izquierda, haga clic en Común.
  2. En Crear bases de datos, seleccione el formato de archivo que desee en la lista desplegable Formato de archivo predeterminado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

La próxima vez que haga clic en Base de datos en blanco en la página Introducción a Microsoft Office Access o haga clic en el Botón de Microsoft OfficeImagen del botón y después en Nuevo, el nuevo archivo se creará en el formato de archivo predeterminado.

Reemplazar el formato de archivo predeterminado

Aunque haya establecido el formato de archivo predeterminado en una versión específica de Access, siempre podrá reemplazar este formato cuando cree una nueva base de datos:

  1. Haga clic en Base de datos en blanco en la página panel Introducción a Microsoft Office Access (o haga clic en el Botón de Microsoft OfficeImagen del botón y después en NuevoImagen del botón ).
  2. Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en el botón Examinar situado junto al cuadro Nombre de archivo.
  3. Haga clic en el formato de archivo que desee en la lista desplegable Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Algunas diferencias entre los archivos de Office Access 2007 y los archivos de versiones anteriores de Access

2007 Microsoft Office System incluye el motor de base de datos de Access, que es una versión mejorada del motor de base de datos Microsoft Jet. Este motor actualizado permite la integración con Windows SharePoint Services 3.0 y Microsoft Office Outlook 2007 y características mejoradas en Office Access 2007 (como la creación de campos de búsqueda multivalor).

Extensiones de nombres de archivo

Office Access 2007 incluye nuevas extensiones de nombres de archivo:

Archivos de información de grupo de trabajo

Los archivos de información de grupo de trabajo almacenan información para bases de datos seguras. Estos archivos tienen la extensión de nombre de archivo .mdw. No se ha realizado ningún cambio en el formato de archivo .mdw en Office Access 2007. El administrador de grupos de trabajo de Office Access 2007 crea archivos .mdw idénticos a los que se crean en las versiones Access 2000 a Access 2003. Las bases de datos de Office Access 2007 pueden usar los archivos MDW creados en esas versiones anteriores.

Bloqueo de archivos

Cuando se abre una base de datos, un archivo de bloqueo controla el bloqueo de archivos. Cuando se abre un archivo .mdb, Access crea y abre un archivo de bloqueo .ldb. Esto ocurre aunque utilice Office Access 2007 para abrir un archivo de base de datos .mdb. Por ejemplo, si abre el archivo Db1.mdb, Access crea y abre un archivo denominado Db1.ldb, (este archivo .ldb controla el bloqueo). Para los archivos creados en el formato de archivo de Office Access 2007 (archivos .accdb), Access controla el bloqueo creando y abriendo un archivo con la extensión de nombre de archivo .accdb. Por ejemplo, si abre Db1.accdb, Access crea y abre un archivo de bloqueo denominado Db1.laccdb. Al igual que en los archivos .ldb, los archivos .laccdb se eliminan automáticamente cuando todos los usuarios cierran la base de datos.

Al mantener archivos de bloqueo independientes para los archivos de Office Access 2007 y para los archivos creados en versiones anteriores de Access, es posible tener ambos archivos Db1.mdb y Db1.accdb abiertos en Office Access 2007 al mismo tiempo, sin crear conflictos en el archivo de bloqueo, porque se crean dos archivos de bloqueo distintos. Es posible tener el mismo archivo .mdb abierto en Office Access 2007 y en una versión anterior de Access al mismo tiempo, mientras las dos versiones utilizan el mismo archivo de bloqueo .ldb.

Archivos ACCDE

Un archivo .accde es la versión de Office Access 2007 del archivo .mde en versiones anteriores de Access. Es una versión bloqueada del archivo .accdb original. Si el archivo .accdb contenía código de VBA, sólo se incluye el código compilado en el archivo .accde y por tanto, el usuario no puede consultar ni modificar el código de VBA. Además, los usuarios del archivo .accde no tienen permiso para realizar modificaciones de diseño en los formularios o informes. Puede crear archivos .accde a partir de archivos .accdb mediante el siguiente procedimiento:

Crear un archivo ACCDE en Office Access 2007.

  1. En Office Access 2007, abra la base de datos que desea guardar como un archivo .accde.
  2. En el grupo Herramientas de base de datos de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Crear ACCDE.Imagen del botón
  1. En el cuadro de diálogo Guardar como, desplácese a la carpeta en la que desea guardar el archivo, especifique un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Tablas vinculadas

Puede vincular una tabla con un formato de Access anterior a una base de datos con una versión posterior de Access, pero no al revés. Por ejemplo, puede crear un vínculo desde una base de datos .accdb a tablas de otra base de datos .accdb o a tablas de una base de datos .mdb, pero no puede crear un vínculo desde una base de datos .mdb a tablas de una base de datos .accdb.

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