Contar datos mediante una consulta

En este artículo se explica cómo contar los datos devueltos por una consulta. Por ejemplo, en un formulario o informe, se puede contar el número de elementos incluidos en uno o varios campos de tabla o controles. Se pueden calcular asimismo valores medios y buscar los valores más bajos, más altos, más antiguos y más recientes. Además, Microsoft Office Access 2007 incluye una nueva característica denominada Fila Total que se puede usar para realizar un recuento de los datos de una hoja de datos sin tener que modificar el diseño de la consulta.

¿Qué desea hacer?


Obtener información sobre cómo realizar un recuento de los datos

Se puede contar el número de elementos incluidos en un campo (una columna de valores) mediante la función Cuenta. La función Cuenta forma parte de un grupo de funciones denominadas funciones de agregado, que se usan para realizar un cálculo en una columna de datos y devolver un solo valor. Access incluye varias funciones de agregado además de la función Cuenta, como:

  • Suma para sumar una columna de números.
  • Promedio para calcular el promedio de una columna de números.
  • Máximo para buscar el valor más alto de un campo.
  • Mínimo para buscar el valor más bajo de un campo.
  • Desviación estándar para medir el grado de dispersión de los valores con respecto a un promedio (una media).
  • Varianza para medir la varianza estadística de todos los valores de una columna.

Office Access 2007 permite agregar la función Cuenta y otras funciones de agregado a una consulta de dos maneras distintas. Se puede:

  • Abrir la consulta en la vista Hoja de datos y agregar una fila Total. La nueva característica Fila Total incluida en Office Access 2007 permite usar una función de agregado en una o varias columnas del conjunto de resultados de una consulta sin tener que cambiar el diseño de la consulta.
  • Crear una consulta de totales. Una consulta de totales calcula subtotales en grupos de registros. Por ejemplo, para calcular subtotales de todas las ventas por ciudad o por trimestre, se usa una consulta de totales para agrupar los registros por la categoría deseada y, a continuación, sumar las cifras de ventas. En cambio, una fila Total calcula los totales generales de una o varias columnas (campos) de datos.

 Nota   En las secciones referentes a los procedimientos incluidas en este documento se hace hincapié en el uso de la función Cuenta, pero recuerde que se pueden usar otras funciones de agregado en las filas Total y las consultas. Para obtener más información sobre el uso de las demás funciones de agregado, vea Referencia a las funciones de agregado más adelante en este artículo.

Para obtener más información sobre cómo usar las demás funciones de agregado, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Los pasos de las siguientes secciones se explican cómo agregar una fila Total y cómo usar una consulta de totales para realizar un recuento de los datos. Cuando proceda, recuerde que la función Cuenta funciona con más tipos de datos que las demás funciones de agregado. Por ejemplo, se puede ejecutar la función Cuenta con cualquier tipo de campo, salvo con los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.

En cambio, un gran número de las funciones de agregado funcionan únicamente con los datos de campos configurados con un tipo de datos específico. Por ejemplo, la función Suma funciona únicamente con los campos configurados con el tipo de datos Número, Decimal o Moneda. Para obtener más información sobre los tipos de datos que cada función requiere, vea Referencia a las funciones de agregado más adelante en este artículo.

Para obtener información general sobre los tipos de datos, vea el artículo Modificar o cambiar el tipo de datos definido para un campo.

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Contar datos mediante una fila Total

Para agregar una fila Total a una consulta, abra la consulta en la vista Hoja de datos, agregue la fila y, a continuación, seleccione la función Cuenta u otra función de agregado, como Suma, Mínimo, Máximo o Promedio. En esta sección se explica cómo crear una consulta de selección básica y agregar una fila Total.

Crear una consulta de selección básica

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

Imagen de la Cinta de opciones de Access

  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de consultas. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:

Una consulta con tres campos en la cuadrícula de diseño

  1. Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.

Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero debe incluir el campo que contiene los valores que desee contar.

Cada campo aparece en una columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.

  1. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

  1. De manera opcional, vuelva a la vista Diseño y ajuste la consulta. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseño. A continuación, podrá ajustar la consulta agregando o quitando campos de tabla. Para quitar un campo, seleccione la columna en la cuadrícula de diseño y presione SUPRIMIR.
  2. De manera opcional, guarde la consulta.

Agregar una fila Total

  1. Abra la consulta en la vista Hoja de datos. Para hacerlo con una base de datos en formato de Access 2007, haga clic con el botón secundario en la ficha de documento correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Hoja de datos.

O bien,

Para una base de datos creada con una versión antigua de Access, en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en la flecha situada debajo de Vista y haga clic en Vista Hoja de datos.

O bien,

En el panel de exploración, haga doble clic en la consulta. De este modo, se ejecuta la consulta y se cargan los resultados en una hoja de datos.

  1. En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.

Imagen de la Cinta de opciones de Access

Aparece una nueva fila Total debajo de la última fila de datos de la hoja de datos.

  1. En la fila Total, haga clic en el campo que desee sumar y, a continuación, seleccione Cuenta en la lista.

Ocultar una fila Total

  • En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.

Para obtener más información sobre cómo usar una fila Total, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

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Realizar un recuento de los datos mediante una consulta de totales

Se realiza un recuento de los datos mediante una consulta de totales en vez de una fila Total cuando hay que contar algunos o todos los registros devueltos por una consulta. Por ejemplo, se puede realizar un recuento de las transacciones de ventas o de las transacciones realizadas en una sola ciudad.

En general, se usa una consulta de totales en vez de una fila Total cuando se necesita usar el valor resultante en otra parte de la base de datos, como puede ser un informe.

Contar todos los registros de una consulta

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

Imagen de la Cinta de opciones de Access

  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

La tabla aparece en una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.

  1. Haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta y asegúrese de incluir el campo del que desee realizar el recuento. Se puede realizar un recuento de los campos con la mayoría de los tipos de datos, siendo la excepción los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.
  2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.

  1. En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista resultante.
  2. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

  1. De manera opcional, guarde la consulta.

Contar registros en un grupo o una categoría

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

Imagen de la Cinta de opciones de Access

  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas aparecen en una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.

  1. Haga doble clic en el campo que contenga los datos de categoría y en el campo que contenga los valores que desee contar. La consulta no puede contener otros campos descriptivos.
  2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.

  1. En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista resultante.
  2. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

  1. De manera opcional, guarde la consulta.

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Referencia a las funciones de agregado

En la siguiente tabla se muestran y se describen las funciones de agregado incluidas en Access que se pueden usar en la fila Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye más funciones de agregado para las consultas que para la fila Total. Además, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server), se puede usar el conjunto más amplio de funciones de agregado de SQL Server.

Función Descripción Se usa con los tipos de datos
Suma Suma los elementos de una columna. Funciona únicamente con datos numéricos y monetarios. Número, Decimal, Moneda
Promedio Calcula el valor medio de una columna. La columna debe contener datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. La función pasa por alto los valores nulos. Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
Cuenta Cuenta el número de elementos en una columna.

Todos los tipos de datos, excepto los que contienen datos escalares extensibles y complejos, como una columna de listas multivalor.

Para obtener más información sobre las listas multivalor, vea los artículos Guía de campos multivalor y Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores.

Máximo Devuelve el elemento de mayor valor. En el caso de los datos de texto, el mayor valor es el último valor alfabético y Access no distingue mayúsculas de minúsculas. La función pasa por alto los valores nulos. Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
Mínimo Devuelve el elemento de menor valor. En el caso de los datos de texto, el menor valor es el primer valor alfabético y Access no distingue mayúsculas de minúsculas. La función pasa por alto los valores nulos. Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
Desviación estándar

Mide el grado de dispersión de los valores con respecto a un promedio (una media).

Para obtener más información sobre cómo usar esta función, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Número, Decimal, Moneda
Varianza

Mide la varianza estadística de todos los valores de la columna. Esta función se puede usar únicamente con datos numéricos y monetarios. Si la tabla contiene menos de dos filas, Access devuelve un valor nulo.

Para obtener más información sobre las funciones de varianza, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Número, Decimal, Moneda

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Corresponde a:
Access 2007