Compartir una base de datos de Access en una red (MDB)

 Nota   La información recogida en este tema sólo se aplicará a bases de datos de Microsoft Access (.mdb).

Si su equipo está conectado a una red, usted y los demás usuarios podrán trabajar con una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se clasifica en categorías en tablas, registros y campos.) al mismo tiempo.

MostrarModos de compartir datos

Hay varias formas de compartir datos en un entorno multiusuario.

Compartir toda la base de datos de Access  Puede colocar toda la base de datos de Access en un servidor de red o en una carpeta compartida. Este es el método más fácil de implantación. Todos los usuarios comparten los datos y utilizan los mismos formularios, informes, consultas, macros y módulos. Use esta estrategia si desea que todos los usuarios utilicen la base de datos de Access del mismo modo o si no puede ofrecer compatibilidad para que los usuarios creen sus propios objetos.

Compartir sólo las tablas de la base de datos de Access  Puede colocar sólo las tablas en un servidor de red y mantener los demás objetos de base de datos en los equipos de los usuarios. En este caso, el rendimiento de la base de datos de Access es superior porque sólo se envían datos a través de la red. Al dividir una base de datos en una base de datos servidor (tablas) y cliente, los usuarios pueden personalizar los formularios, informes y otros objetos en las bases de datos cliente sin que afecte a los demás usuarios.

Compartir objetos de base de datos o páginas de acceso a datos de Access en Internet  Puede extraer una o varias bases de datos al formato HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) estático o HTML generado por servidor (HTML generado por el servidor: archivo ASP (páginas de servidor activas) o IDC/HTX que se obtiene de una tabla, consulta o formulario, conectado a un origen de datos ODBC y procesado por Internet Information Server para crear dinámicamente archivos HTML de sólo lectura.), o crear páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.) y, a continuación, mostrarlas en un explorador como, por ejemplo, Microsoft Internet Explorer, del World Wide Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.).

Replicar la base de datos de Access       Si utiliza dos equipos como, por ejemplo, un equipo de trabajo y un equipo portátil, podrá utilizar Mi Maletín de Microsoft Windows para crear réplicas (réplica: copia de una base de datos que es integrante de un conjunto de réplicas y que se puede sincronizar con otras réplicas del conjunto. Los cambios realizados en los datos de una tabla replicada se envían y aplican a las demás réplicas.) de la base de datos de Access y mantener dichas réplicas sincronizadas (sincronización: proceso de actualización de dos integrantes de un conjunto de réplicas intercambiando todos los registros y objetos actualizados de cada integrante. Dos réplicas de un conjunto están sincronizadas cuando se han aplicado los cambios de cada una de ellas a la otra.). Asimismo, varios usuarios en diferentes ubicaciones podrán trabajar en sus copias al mismo tiempo y, posteriormente, sincronizarlas a través de la red, ya sea mediante conexión de acceso telefónico o en Internet.

Crear una aplicación cliente/servidor       Si trabaja en un entorno cliente/servidor, podrá aprovechar la potencia y seguridad adicionales que proporciona este entorno mediante la creación de una aplicación cliente/servidor. Los datos se almacenan en tablas en un servidor de bases de datos como, por ejemplo, Microsoft SQL Server, en lugar de tablas locales de Microsoft Access. La aplicación Access (cliente) recupera los datos necesarios del servidor. El servidor mantiene la integridad de los datos y ejecuta todas las consultas que pueda evaluar.

MostrarArchivo de información de bloqueo (.ldb)

Cuando se abre un archivo de base de datos de Access (.MDB) en modo compartido, Microsoft Access también crea un archivo de información de bloqueo (.LDB) con el mismo nombre (por ejemplo, NEPTUNO.LDB) y en la misma carpeta que el archivo de base de datos. Este archivo de información de bloqueo almacena el nombre del equipo (por ejemplo mipc) y el nombre de seguridad (por ejemplo Administrador) de cada usuario compartido de la base de datos. Microsoft Access usa esta información para controlar la concurrencia. En la mayor parte de los casos, Microsoft Access elimina automáticamente el archivo de información de bloqueo cuando el último usuario cierra el archivo de base de datos.

MostrarModificar datos en una base de datos compartida

En un entorno multiusuario, más de una persona puede estar trabajando al mismo tiempo con los mismos registros. Dado que otra persona puede cambiar e incluso borrar los mismos datos que se están intentando modificar, es posible ocasionalmente tener un conflicto con las demás personas que estén trabajando.

Microsoft Access le ayuda a seguirle la pista al estado de los registros según los va modificando, y le asegura que esté utilizando los datos más recientes. Cuando dos o más personas intentan modificar el mismo registro, Microsoft Access presenta distintos mensajes que le ayudan a resolver el conflicto. Por ejemplo, si se trata de guardar una mensaje que otro usuario ha bloqueado, Microsoft Access le presenta el nombre de la persona que ha bloqueado el registro.

Para poder realizar un seguimiento del estado de los registros, Microsoft Access muestra los siguientes símbolos en el selector de registro (selector de registros: pequeño cuadro o barra colocado a la izquierda de un registro en el que se puede hacer clic para seleccionar todo el registro en las vistas Hoja de datos y Formulario.) actual.

Símbolo Significado
Imagen de icono Este registro es el registro actual y no ha sido modificado.
Imagen de icono Ha modificado este registro, pero no ha guardado todavía los cambios. Mientras este símbolo esté presente, los otros usuarios no pueden ver los cambios que haya hecho en el registro, y no podrán modificar el registro si tiene el registro bloqueado. Para liberar el registro para uso de los demás, guarde los cambios o deshágalos.
Imagen de icono Este registro está bloqueado por otro usuario. No puede modificarlo. Si trata de escribir en un registro bloqueado, Microsoft Access hace sonar un bip.


También puede establecer las opciones que controlan el bloqueo y la actualización de los datos en una base de datos compartida.

MostrarConfiguración predeterminada del bloqueo de registros

  • No bloquear       Microsoft Access no bloquea el registro que está modificando. Cuando intenta guardar los cambios a un registro que otra persona ha cambiado también, Microsoft Access muestra un mensaje dándole la opción de sobrescribir los cambios que el otro usuario ha producido al registro, copiando su propia versión del registro en el Portapapeles, o bien la de desechar sus cambios. Esta estrategia asegura que los registros puedan ser siempre modificados, pero puede producir conflictos entre los usuarios.
  • Registros Modificados      Microsoft Access bloquea los registros que está modificando, de forma que ningún otro usuario pueda modificarlos. También puede bloquear otros registros que se encuentren cerca en su disco. Si otro usuario intenta modificar un registro bloqueado, Microsoft Access mostrará el indicador de registro bloqueado imagen de icono en la hoja de datos del otro usuario. Esta estrategia asegura que sea posible siempre terminar de hacer los cambios que se han comenzado. Es una buena opción si no tiene a menudo conflictos de edición.
  • Todos los Registros       Microsoft Access bloquea todos los registros en el formulario o en la hoja (y tablas bases) que está modificando durante todo el tiempo que los tenga abiertos, de forma que nadie más pueda modificar o bloquear los registros. Esta estrategia es muy restrictiva, de forma que debe utilizarla solamente cuando sepa que es la única persona que modifica los registros en un momento dado.

Al modificar datos en una tabla vinculada de una base de datos SQL (base de datos SQL: base de datos basada en el lenguaje SQL, lenguaje de consulta estructurado.) utilizando ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): método estándar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.), Microsoft Access no bloquea los registros; en su lugar, el bloqueo se rige por la reglas de la base de datos SQL. En este caso, independientemente del establecimiento de bloqueo de registros que haya elegido para su base de datos, Microsoft Access siempre actúa como si se hubiera elegido la opción No Bloquear.

MostrarBloqueo por páginas y por registros

Puede especificar la granularidad de bloqueo que Access utiliza en una base de datos compartida. Si utiliza el bloqueo por páginas, Access bloqueo la página de 4K (el área de la memoria donde está ubicado el registro) y la modificación de un registro puede ocasionar el bloqueo de otros registros ubicados en la proximidad. No obstante, el rendimiento suele ser mejor cuando se utiliza el bloqueo por páginas.

Si utiliza el bloqueo por registros, Access bloquea sólo el registro que está modificando. Éste será el comportamiento predeterminado para el acceso a datos mediante un formulario (formulario: objeto de base de datos de Access en el que se colocan controles para realizar acciones o para especificar, mostrar y editar datos en los campos.), una hoja de datos y el código que utiliza un objeto de conjunto de registros (conjunto de registros: nombre colectivo dado a los objetos Conjunto de registros de tipo Tabla, Conjunto de registros dinámicos e Instantánea, que son conjuntos de registros que se comportan como objetos.) para recorrer de forma cíclica los registros, pero no las consultas de acción ni el código que ejecuta operaciones masivas utilizando instrucciones SQL.

MostrarConfiguración del intervalo entre intentos de actualización y del intervalo de actualización

Puede utilizar la configuración de Intervalo entre intentos de actualización y Número de intentos de actualización para especificar la frecuencia y el número de veces que Microsoft Access intenta guardar un registro bloqueado por otro usuario. También puede utilizar la configuración de Intervalo de actualización ODBC e Intervalo de actualización para controlar la frecuencia con la que Access actualiza los datos. Sólo se actualizan los datos existentes en la hoja de datos o el formulario. No vuelve a ordenar los registros, tampoco presenta registros nuevos, ni quita registros eliminados o aquéllos que no cumplan los criterios especificados. Para ver estos cambios, se debe pedir una nueva consulta de los registros mencionados para la hoja o el formulario.

MostrarGuardar cambios de diseño en una base de datos compartida

Los cambios de diseño no se pueden guardar en una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. mientras otros usuarios tengan abierta la base de datos de Access. La única manera de garantizar que los cambios se guardan consiste en abrir la base de datos de Access en modo exclusivo (exclusivo: tipo de acceso a datos en una base de datos compartida a través de una red. Cuando se abre una base de datos en modo exclusivo, puede impedir que otros la abran.).

En general, cuando intente realizar un cambio de diseño en un objeto de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.) (con la excepción de tablas y consultas) o en un elemento mientras está en modo compartido, Access le asignará temporalmente el modo exclusivo para la base de datos de Access si es el único usuario de dicha base de datos en ese momento. Cuando guarde todos los cambios de diseño y cierre todas las ventanas de la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.), Access devolverá la base de datos al modo compartido. En el ínterin, otros usuarios no podrán abrir la base de datos de Access.

Si, mientras otro usuario tiene abierta la base de datos de Access en modo compartido, intenta efectuar un cambio principal en el diseño como, por ejemplo, modificar un formulario, Access indicará que tal vez no pueda guardar los cambios realizados. Sin embargo, si otro usuario tiene abierta la base de datos de Access en modo compartido e intenta efectuar un cambio secundario en el diseño como, por ejemplo, modificar la configuración de la impresora, Access no indicará que tal vez no pueda guardar los cambios realizados. En ambos casos, puede esperar a ser el único usuario de la base de datos de Access para poder guardar los cambios principales del diseño y para que Access pueda guardar los cambios secundarios.

Una página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.) tiene un tratamiento diferente. Aunque los procesos de crear, cambiar de nombre, mover y eliminar una página de acceso a datos también requieren la asignación del modo exclusivo (porque estos procesos implican cambiar información en la base de datos de Access), el proceso de modificar una página de acceso a datos no requiere la asignación del modo exclusivo (porque el correspondiente archivo HTML está en el sistema de archivos externo a la base de datos).

MostrarDiferencias entre cambios de diseño principales y secundarios

Si no tiene acceso exclusivo a una base de datos de Access, Access le avisará cuando tal vez no pueda guardar los siguientes cambios principales de diseño:

Si no tiene acceso exclusivo a una base de datos de Access, Access no le avisará cuando tal vez no pueda guardar los siguientes cambios secundarios de diseño:

MostrarEstrategias para compartir el diseño y el desarrollo de una base de datos de Access

Si va a compartir el diseño de una base de datos de Access, considere la posibilidad de utilizar las siguientes estrategias:

  • Asignar objetos o grupos de objetos concretos a programadores específicos. Por ejemplo, asigne un programador para diseñar formularios y otro para diseñar informes. De este modo, cada programador puede trabajar en una copia privada de la base de datos de Access. Cuando el equipo de programadores esté preparado para los procesos de pruebas, ensamblaje y producción, cada programador podrá exportar los objetos de base de datos desde su copia privada de la base de datos hasta una base de datos principal de Access.
  • Utilizar un programa de control del código de origen. Si utiliza Visual SourceSafe, es conveniente ejecutar el analizador de rendimiento (Performance Analyzer) (en el menú Tools, seleccione Analyze y, a continuación, haga clic en Performance) con regularidad para mantener un rendimiento óptimo.

MostrarSugerencias para guardar los cambios de diseño en una base de datos compartida

  • Si algún otro usuario tiene abierta una tabla o está viendo datos en consultas, formularios o informes basados en la tabla, no se pueden hacer cambios en el diseño de la tabla. Microsoft Access informa que la tabla es de sólo lectura.
  • Si los objetos son dependientes los unos de los otros, actualice todos ellos al mismo tiempo de forma que ningún usuario pueda abrir versiones incoherentes de los objetos. Por ejemplo, si desea agregar campos a un formulario, asegúrese de agregar los campos a la consulta base antes de actualizar el formulario.
  • Si cambia una consulta que otro usuario hubiera abierto, ese usuario debe cerrar y reabrir el objeto modificado para utilizar la última versión. Con los módulos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), otros usuarios no pueden ejecutar los procedimientos Function o Sub actualizados hasta que cierren y reabran la base de datos de Access.
 
 
Corresponde a:
Access 2003