Comparar dos tablas y buscar registros no coincidentes

En ocasiones, puede que desee comparar dos tablas e identificar los registros de una de las tablas que no tienen registros correspondientes en la otra tabla. La manera más fácil de identificar estos registros es mediante el Asistente para consultas de buscar no coincidentes. Después de generar el asistente la consulta, puede modificar su diseño para agregar o quitar campos, o bien, para agregar combinaciones entre las dos tablas (para indicar los campos cuyos valores deben coincidir). Asimismo, puede crear su propia consulta para buscar registros no coincidentes sin utilizar el asistente.

En este artículo se muestra cómo iniciar y ejecutar el Asistente para consultas de buscar no coincidentes, modificar el resultado del asistente y crear una consulta propia para buscar registros no coincidentes.

En este artículo.


¿Cuándo se deben buscar registros no coincidentes?

A continuación se describen dos casos comunes en los que puede desear comparar dos tablas y buscar registros no coincidentes. Dependiendo del caso, la búsqueda de registros no coincidentes puede ser el primero de una serie de pasos. En este artículo se aborda la búsqueda de registros no coincidentes.

  • Utiliza una tabla para almacenar datos sobre algo (como un producto) y otra tabla para almacenar datos sobre las acciones (como pedidos) implicadas.     

Por ejemplo, en la plantilla de la base de datos Northwind 2007, los datos sobre los productos se almacenan en la tabla Productos y los datos sobre qué productos se incluyen en cada pedido se almacenan en la tabla Detalles de pedido. Dado que (por diseño) no hay datos sobre los pedidos en la tabla Productos, no es posible determinar qué productos jamás se han vendido observando únicamente la tabla Productos. Esta información tampoco se puede determinar mirando únicamente la tabla Detalles de pedido porque esta tabla incluye sólo datos sobre los productos vendidos. Se han de comparar las dos tablas para poder determinar qué productos no se han vendido nunca.

Si desea revisar una lista de cosas de la primera tabla para las que no hay ninguna acción correspondiente en la segunda tabla, puede utilizar una consulta de búsqueda de no coincidentes.

  • Tiene dos tablas con información superpuesta, redundante o contradictoria, y desea consolidarlas en una sola tabla.     

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Compradores y otra tabla denominada Clientes. Las tablas son casi idénticas, pero una de las tablas o ambas tablas contienen algunos registros que faltan en la otra tabla. Para consolidar las tablas, primero debe determinar qué registros son únicos para una tabla o la otra.

Si éste es su caso, los métodos descritos en este artículo pueden ayudar, pero es probable que tenga que dar algunos pasos más. Puede ejecutar el Asistente para consultas de buscar no coincidentes para identificar los registros no coincidentes, pero si desea recuperar el conjunto combinado de registros, va a utilizar los resultados para crear una consulta de unión. Si está familiarizado con las instrucciones SQL (Lenguaje de consulta estructurado), quizás incluso prefiera renunciar al Asistente para consultas de buscar no coincidentes y escribir manualmente la consulta de unión.

A menudo se puede abordar el problema de la información superpuesta, redundante o contradictoria buscando datos duplicados en dos o más tablas.

Para obtener más información sobre las consultas de unión o sobre cómo buscar, ocultar o eliminar datos duplicados, haga clic en los vínculos que figuran en la sección Vea también.

 Nota   En los ejemplos de este artículo se utiliza una base de datos creada mediante la plantilla de base de datos Northwind 2007.

MostrarMostrar cómo configurar Northwind 2007

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Nuevo.
  1. En el panel izquierdo, bajo Categorías de plantillas, haga clic en Plantillas locales.
  2. Bajo Plantillas locales, haga clic en Northwind 2007 y, a continuación, haga clic en Crear.
  3. Siga las instrucciones que aparecen en la página Northwind Traders (en la ficha de objeto Pantalla de inicio) para abrir la base de datos y, a continuación, cierre la ventana Cuadro de diálogo de inicio de sesión.

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Utilizar el Asistente para consultas de buscar no coincidentes para comparar dos tablas

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Asistente para consultas.
  1. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga doble clic en Asistente para consultas de buscar no coincidentes.
  2. En la primera página del asistente, seleccione la tabla que tiene registros no coincidentes y, a continuación, haga clic en Siguiente. Por ejemplo, si desea ver una lista de los productos de Northwind 2007 que nunca se han vendido, seleccione la tabla Productos.
  3. En la segunda página, seleccione la tabla relacionada y, a continuación, haga clic en Siguiente. Para seguir con el mismo ejemplo, seleccione la tabla Detalles de pedido.
  4. En la tercera página, seleccione los campos que relacionan las dos tablas, haga clic en < = > y, a continuación, haga clic en Siguiente. Puede elegir sólo un campo de cada tabla. Para seguir con el mismo ejemplo, seleccione Id de la tabla Productos e Id de producto de la tabla Detalles de pedido. Compruebe que se comparan los campos correctos revisando el texto en el cuadro Campos coincidentes.

Observe que los campos Id e Id de producto ya pueden estar seleccionados debido a las relaciones existentes integradas en la plantilla.

  1. En la cuarta página, haga doble clic en los campos de la primera tabla que desee ver y, a continuación, haga clic en Siguiente. Para seguir con el mismo ejemplo, seleccione los campos Id y Nombre del producto.
  2. En la quinta página, puede optar por ver los resultados o modificar el diseño de la consulta. En este ejemplo, haga clic en Ver los resultados. Acepte el nombre sugerido para la consulta y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Quizás desee modificar el diseño de la consulta para agregar otros criterios, cambiar el criterio de ordenación, o bien, agregar o quitar campos. Para obtener información sobre cómo modificar una consulta de búsqueda de no coincidentes, lea la sección siguiente; o bien, para obtener información más general sobre cómo crear y modificar las consultas, vea los vínculos que figuran en la sección Vea también.

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Crear y modificar una consulta de búsqueda de no coincidentes para comparar por más de un campo

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Asistente para consultas.
  1. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga doble clic en Asistente para consultas de buscar no coincidentes.
  2. En la primera página del asistente, seleccione la tabla que tiene registros no coincidentes y, a continuación, haga clic en Siguiente. Por ejemplo, si desea ver una lista de los productos de Northwind 2007 que nunca se han vendido, seleccione la tabla Productos.
  3. En la segunda página, seleccione la tabla relacionada y, a continuación, haga clic en Siguiente. Para seguir con el mismo ejemplo, seleccione la tabla Detalles de pedido.
  4. En la tercera página, seleccione los campos que relacionan las dos tablas, haga clic en < = > y, a continuación, haga clic en Siguiente. Puede elegir sólo un campo de cada tabla. Para seguir con el mismo ejemplo, seleccione Id de la tabla Productos e Id de producto de la tabla Detalles de pedido. Compruebe que se comparan los campos correctos revisando el texto en el cuadro Campos coincidentes. Puede combinar los campos restantes después de completar el asistente.

Observe que los campos Id e Id de producto ya pueden estar seleccionados debido a las relaciones existentes integradas en la plantilla.

  1. En la cuarta página, haga doble clic en los campos de la primera tabla que desee ver y, a continuación, haga clic en Siguiente. Para seguir con el mismo ejemplo, seleccione los campos Id y Nombre del producto.
  2. En la quinta página, haga clic en Modificar el diseño y, a continuación, haga clic en Finalizar.

La consulta se abre en la vista Diseño.

  1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, observe que las dos tablas están combinadas por los campos (en este ejemplo, Id e Id de producto) especificados en la tercera página del asistente. Cree una combinación por cada par de campos relacionados restantes arrastrándolos desde la primera tabla (tabla con registros no coincidentes) hasta la segunda tabla. En este ejemplo, arrastre el campo Precio listado de la tabla Productos hasta el campo Precio de la tabla Detalles de pedido.
  2. Haga doble clic en una combinación (línea que conecta los campos) para mostrar el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. Para cada combinación, elija la opción que incluya todos los registros de la tabla Productos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la cuadrícula de diseño de la consulta, observe que cada combinación tiene ahora una flecha en un extremo.

El tipo de combinación viene indicado por el estilo de la línea.

Llamada 1 Al crear la combinación entre los campos Precio y Precio listado, se restringen los resultados de ambas tablas. En los resultados de la consulta se incluyen únicamente los registros con datos coincidentes en los campos de ambas tablas.
Llamada 2 Después de modificar las propiedades de la combinación, ésta sólo restringe la tabla a la que apunta la flecha. Todos los registros de la tabla desde la que apunta la flecha se incluyen en los resultados de la consulta.

 Nota   Asegúrese de que todos las flechas en las combinaciones apunten en la misma dirección.

  1. Para la tabla con los registros relacionados (en este ejemplo, la tabla Detalles de pedido), haga doble clic en cada campo combinado con la primera tabla, salvo el campo elegido en la tercera página del asistente (en este caso, el campo Id de producto). Para cada uno de estos campos, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar y escriba Es Nulo en la fila Criterios.
  2. De manera opcional, agregue criterios a los otros campos de consulta o cree campos calculados que se basen en valores de la primera tabla.
  3. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

La consulta devuelve los nombres de los productos que no forman parte de ningún pedido existente.

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Crear una consulta propia para buscar registros no coincidentes

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla con los registros no coincidentes y, a continuación, haga doble clic en la tabla con los registros relacionados.
  2. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
  3. En la cuadrícula de diseño de la consulta, las dos tablas deben tener líneas, denominadas combinaciones, que las conectan por sus campos relacionados. Si no hay combinaciones, créelas arrastrando cada campo relacionado de la primera tabla (la tabla con los registros no coincidentes) a la segunda tabla (la tabla con los registros relacionados).
  4. Haga doble clic en una combinación para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. Para cada combinación, elija la opción 2 y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la cuadrícula de diseño de la consulta, las combinaciones cambian de modo que tienen flechas en un extremo.

 Nota   Asegúrese de que todas las combinaciones apunten en la misma dirección. La consulta no se ejecutará si las combinaciones apuntan en diferentes direcciones y puede no ejecutarse si alguna combinación no es una flecha. Las combinaciones deben apuntar en dirección contraria a la tabla con los registros no coincidentes.

  1. En la tabla con los registros no coincidentes, haga doble clic en los campos que la consulta debe devolver.

De manera opcional, escriba criterios para cualquiera de estos campos o cree campos calculados.

  1. Para la tabla con los registros relacionados, haga doble clic en cada campo combinado con la primera tabla. Para cada uno de estos campos, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar y escriba Es Nulo en la fila Criterios.
  2. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

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Corresponde a:
Access 2007