Buscar y reemplazar parte de un registro o todo un registro en un formulario, consulta o tabla de Access

En este tema se explica cómo utilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, las consultas de actualización y de selección para buscar y, opcionalmente, reemplazar registros en una base de datos de Microsoft Office Access 2003. También se trata cómo buscar y, opcionalmente, eliminar o reemplazar caracteres comodín que se encuentran en los datos.

Además, también se explican brevemente algunas de las técnicas que puede utilizar para comprender la estructura de una base de datos de Access. Buscar en una base de datos puede ser un proceso complicado porque los datos pueden encontrarse en un gran número de tablas. Si conoce la estructura de una base de datos (los tipos de datos que contiene cada tabla, las tablas que tienen una relación uno a uno y relación uno a varios, etc.), es posible que los datos sean más fáciles de buscar.

Este tema proporciona, por último, una referencia que explica cómo utilizar los caracteres comodín que proporciona Access y una sección de solución de problemas en la que se trata cómo resolver problemas comunes con las operaciones de búsqueda y búsqueda y reemplazo.

 Nota   Buscar y reemplazar datos no es lo mismo que ordenar o filtrar datos. Para obtener más información sobre cómo ordenar datos, vea el tema Ordenar registros. Para obtener más información sobre filtrar datos, vea el tema Filtrar: limitar el número de registros de una vista o informe.

Contenido

  • Buscar y reemplazar registros en una base de datos de Access
    Se explican los conceptos de las operaciones buscar y buscar y reemplazar, además de las diferencias entre buscar, ordenar y filtrar datos. En esta sección se tratan algunos métodos para que se familiarice con la estructura de una base de datos de Access y se aportan las soluciones a problemas que pueda encontrar con los campos de búsqueda.
  • Buscar y reemplazar datos
    Se explica cómo utilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, las consultas de actualización y selección para buscar y, opcionalmente, reemplazar registros en formularios, tablas de base de datos y resultados de consulta. En esta sección también se trata cómo buscar valores nulos o vacíos, cadenas de longitud cero y comillas en los registros.
  • Utilizar caracteres comodín en operaciones de búsqueda y búsqueda y reemplazo
    Se explica cómo utilizar caracteres comodín con el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y en consultas de actualización y selección. También se explica en esta sección cómo buscar caracteres comodín que contengan sus datos.
  • Solucionar problemas con las operaciones de búsqueda y búsqueda y reemplazo
    Se explica cómo arreglar los problemas comunes encontrados durante las operaciones de búsqueda.

Buscar y reemplazar registros en una base de datos de Access

Access proporciona varias herramientas para buscar y reemplazar opcionalmente caracteres comodín que residen en registros de base de datos:

  • El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Utilice el cuadro de diálogo cuando tenga que buscar o reemplazar pequeños volúmenes de datos y cuando no se encuentre cómodo utilizando una consulta para buscar o reemplazar datos.
  • Consultas de selección. Permiten buscar conjuntos de registros completos, pueden buscar en varias tablas (algo que no puede hacer el cuadro de diálogo) y usted puede realizar los cambios en los datos directamente en el resultado de la consulta.
  • Consultas de actualización. Son muy útiles cuando tiene que buscar y opcionalmente eliminar o reemplazar datos en un gran número de registros. Tenga en cuenta que las consultas de actualización funcionan mejor si los caracteres comodín residen en los mismos lugares de un conjunto de campos determinado. Si no es así, tiene que cambiar su criterio para hacer coincidir cada ocurrencia de todos los caracteres comodín, un proceso que llevaría más tiempo que eliminar los caracteres no deseados manualmente

Cuando ejecuta una operación de búsqueda mediante el cuadro de diálogo Buscar o reemplazar o selecciona una consulta, especifica una cadena de búsqueda: una cadena de texto o una cadena de texto y caracteres comodín. El cuadro de diálogo trata dicha cadena como un modelo y devuelve todos los registros que coinciden con el modelo. Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de datos (una tabla o un resultado de consulta) que incluye información sobre clientes, proveedores, productos y fechas de pedido. Si busca por "mar", la operación de búsqueda devolverá ejemplos como "marzo", "marketing" y otros registros que coincidan con el modelo que ha especificado.

Cuando ejecuta una operación de búsqueda y reemplazo mediante el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar o una consulta de actualización, especifica una cadena de búsqueda y una de reemplazo. Cuando ejecuta la operación, Access encuentra todos los registros que coinciden con la cadena de búsqueda y sobrescribe dichos registros con la cadena de reemplazo. Por ejemplo, supongamos que uno de los clientes cambia su nombre de Antigua compañía cafetera Indonesia a El buen grano. Compañía Cafetera. Puede buscar todas las veces que aparezca el nombre original y reemplazarlas con el nombre nuevo.

Para continuar, tenga en cuenta los siguientes factores:

  • Puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar datos en función de un formato que se aplique a los datos. Por ejemplo, puede aplicar formato a los campos nulos o vacíos para mostrar una palabra como "Desconocido". Puede entonces buscar aquellos campos en blanco utilizando "Desconocido" mediante la cadena de búsqueda.
  • Puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar en las hojas de datos (tablas o resultados de consulta) y en los formularios en una base de datos. Para ejecutar una operación de búsqueda con el cuadro de diálogo, debe abrir las tablas y los resultados de consulta en la vista Hoja de datos y los formularios en la vista Formulario (normal) como lo haría normalmente al especificar datos.

Estos factores parecen obvios, pero es fácil que se pasen por alto porque los programas de Office funcionan de forma diferente. Por ejemplo, cuando ejecuta una operación de búsqueda en un documento de Microsoft Word o en un libro de Excel, usted busca en el archivo completo y con el tiempo se acostumbra a buscar en todos los archivos. Access es diferente. Las tablas, formularios, consultas y otros objetos pueden residir en una única base de datos de Access (archivo .mdb), pero la operación de búsqueda busca en componentes individuales, no en toda la base de datos.

  • Recuerde que sus datos pueden residir en varias tablas. Por ejemplo, supongamos que desea buscar la dirección, el nombre y el pedido específicos del cliente que ha realizado un pedido. En una base de datos relacional bien diseñada, dicha información casi siempre reside en varias tablas, una para datos de pedidos y otra para datos de clientes. Debido a que las operaciones de búsqueda sólo buscan en una hoja de datos o en un formulario cada vez, saber donde residen los datos proporcionados en una base datos, ahorra mucho tiempo. Para información sobre cómo explorar una base de datos de Access, vea la sección   Familiarizarse con una base de datos más adelante en este tema.
  • Uno de los mejores métodos para buscar datos es crear una consulta de selección para recopilar los datos deseados y después buscar en el resultado de la consulta. Las consultas de selección pueden devolver datos de varias tablas, algo que el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar no puede hacer. En este tema se explican los conceptos básicos para crear consultas de selección, sin embargo, las consultas pueden llegar a ser muy complejas y esa información no se proporciona en este tema. Si desea más información sobre las consultas de selección, vea el tema Crear una consulta de selección o de referencias cruzadas (MDB).

También puede utilizar comodines para realizar operaciones de búsqueda y búsqueda y reemplazo, pero debe utilizarlas cuidadosamente. Tenga en mente las siguientes reglas:

  • Puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, consultas de selección y de actualización para buscar caracteres comodín que residan en los datos. Si utiliza el cuadro de diálogo o una consulta de selección, ponga el carácter que desee encontrar entre corchetes, por ejemplo: [*]. Siga esta regla cuando busque cualquier carácter comodín, excepto la exclamación de cierre (!) y el corchete de cierre (]).

Como muchas reglas, esta tiene una excepción: no utilice corchetes cuando use una consulta de actualización para buscar y reemplazar caracteres comodín.

  • Tanto con el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar como con una consulta de actualización, si utiliza un carácter comodín en una cadena de reemplazo, Access trata dicho carácter como literal y lo escribe en la base de datos. Por ejemplo, si busca antigua * y reemplaza todos los registros que coincidan con ese modelo con nueva *, Access escribe "nueva*" en la base de datos.

Para obtener más información sobre cómo buscar comodines en operaciones de búsqueda y búsqueda y reemplazo vea Utilizar caracteres comodín en operaciones de búsqueda y búsqueda y reemplazo más adelante en este tema.

Las diferencias entre buscar, ordenar y filtrar

Buscar es el proceso de localizar uno o más registros en los formularios, las consultas y las tablas de las bases de datos. Por ejemplo, puede buscar todos los clientes que tienen restaurantes. Ordenar es el proceso de organizar un conjunto de registros en un orden particular. Por ejemplo, puede ordenar un conjunto de registros por orden alfabético, por fecha, por cantidad (qué restaurante hace los pedidos más grandes de pan o cuál tiene las ventas más altas), etc. Filtrar es el proceso de mostrar registros que cumplen una condición determinada. Por ejemplo, después de buscar todos los clientes dueños de restaurantes, puede filtrar la lista para incluir sólo los clientes de Londres o Madrid.

Si le sirve de ayuda, puede pensarlo de este modo: primero busque los datos, organícelos opcionalmente por un orden determinado y, a continuación, utilice opcionalmente un filtro para aislar un subconjunto de datos.

Familiarizarse con una base de datos

Familiarícese con las tablas, formularios y otros objetos de una base de datos para que sea más fácil buscar registros y reemplazar datos. Por ejemplo, si intenta ejecutar una operación de búsqueda y de reemplazo en un tipo de campo denominado campo de búsqueda (un campo en una tabla que elabora datos desde otra tabla), Access muestra un mensaje de error. ¿Cómo sabe si se encuentra en un campo de búsqueda? Conociendo la estructura de la base de datos. En esta sección Explorar tablas en la vista Diseño se explica cómo buscar campos de búsqueda en tablas y cómo dichos campos afectan a las operaciones de búsqueda.

Access proporciona varias herramientas que le ayudan a conocer la estructura de una base de datos. Las siguientes secciones ofrecen información básica sobre cómo utilizar el Documentador de base de datos, explorar una tabla en la vista Diseño, utilizar la ventana Relaciones y el panel de tareas Dependencias del objeto. Para ello se utiliza la base de datos de ejemplo Importadores Neptuno, pero puede adaptar a sus propios datos la información que se muestra en las secciones.

MostrarExplorar bases de datos mediante el Documentador de base de datos

Utilice el Documentador de base de datos cuando necesite información detallada sobre una base de datos y desee imprimir dicha información. El Documentador de base de datos genera informes que contienen todos los datos de propiedad para una o más tablas, formularios, consultas, módulos de código y otros objetos de la base de datos. A continuación, se muestra un método para utilizar el Documentador de base de datos. Puede aplicar la información que se muestra a continuación para cualquier objeto de la base de datos según sea necesario.

Para ejecutar el Documentador de base de datos
  1. Abra la base de datos de ejemplo Importadores Neptuno.

Mostrar¿Cómo?

  1. En el menú de Ayuda, elija Bases de datos de ejemplo y, a continuación, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno.
  2. Si se muestra el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de bienvenida.
  1. En el menú Herramientas, elija Analizar y después haga clic en Documentador.
  2. En el cuadro de diálogo Documentador, haga clic en la ficha que representa el tipo de objeto de base de datos que desea explorar. Las opciones son Tablas, Consultas y Formularios. Haga clic en la ficha Todo tipo de objetos para crear un informe en todos los objetos de una base de datos.
  3. Seleccione uno o varios de los objetos que se muestran en la ficha. Para seleccionar todos los objetos en una ficha, haga clic en Seleccionar todo.
  4. Haga clic en Aceptar.

Access crea un informe que contiene los datos de cada objeto seleccionado. Por ejemplo, si ejecuta el Documentador de base de datos contra el formulario Empleados en la base de datos Neptuno, verá las propiedades del formulario global, de cada una de las secciones del formulario y de cada uno de los botones, etiquetas, cuadros de texto y otros controles del formulario. También verá los módulos de código y los permisos de usuario que utiliza el formulario.


MostrarExplorar tablas en la vista Diseño

Abrir una tabla en la vista Diseño le proporciona un aspecto detallado de la estructura de la tabla. Por ejemplo, puede buscar la configuración del tipo de datos para cada campo, buscar máscaras de entrada o ver si la tabla utiliza campos de búsqueda, es decir, campos que utilizan consultas para extraer datos de otras tablas. Esto resulta de gran ayuda dado que los tipos de datos y las máscaras de entrada pueden afectar a su capacidad para buscar datos. Por ejemplo, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar sólo busca datos de texto en algunas condiciones y sólo busca datos con formato en condiciones diferentes.

Para abrir una tabla en la vista Diseño
  1. Abra la base de datos de ejemplo Importadores Neptuno y, a continuación, abra la tabla Pedidos en la vista Diseño.

Mostrar¿Cómo?

  1. En el menú de Ayuda, elija Bases de datos de ejemplo y, a continuación, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno.
  2. Si se muestra el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de bienvenida.
  4. En el Panel de control principal, haga clic en Mostrar la ventana Base de datos.
  5. En la ventana Base de datos, haga clic en Tablas en Objetos.
  6. Seleccione la tabla Pedidos y, a continuación, haga clic en DiseñoImagen del botón.

Access abre la tabla en la vista Diseño.

  1. En la parte inferior de la ventana Tabla, haga clic en la ficha Búsqueda.
  2. En la parte superior de la ventana Tabla, haga clic en los nombres de campo de la columna Nombre del campo. A medida que haga clic en los nombres de campo, observe la ficha Búsqueda. Puede ver que algunos campos como IdCliente, IdEmpleado y FormaEnvío utilizan consultas de las tablas Empleados, Clientes y Destinatarios para recuperar datos.

Estos campos de búsqueda afectan al modo en que se ejecutan las operaciones de búsqueda y búsqueda y reemplazo. Por ejemplo, para ejecutar de forma correcta una operación de búsqueda en un campo de búsqueda, normalmente tiene que activar la casilla de verificación Buscar los campos con formato en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Si intenta ejecutar una operación de búsqueda y reemplazo en un campo de búsqueda, Access muestra un mensaje de error, y el contenido del mensaje puede variar. Por ejemplo, pueden mostrarse cualquiera de los siguientes mensajes:

  • El campo es demasiado pequeño para aceptar la cantidad de datos que intenta agregar. Intente insertar o pegar menos datos.
  • El valor que introdujo no es válido para este campo. Por ejemplo, es posible que haya introducido texto en un campo numérico o un número mayor que lo que permite el valor Tamaño del campo.

Ambos mensajes aparecen cuando intenta ejecutar las operaciones de búsqueda y reemplazo en un campo de búsqueda. Los mensajes en sí mismos no son tan importantes como los principios que hay detrás de los mismos:

  • Conozca la base de datos.
  • No ejecute operaciones de búsqueda y reemplazo en campos de búsqueda.

Si tiene que ver las relaciones entre todas las tablas de la base de datos, cierre la ventana Tabla, deje la base de datos abierta y vaya a la siguiente sección.


MostrarUtilizar la ventana Relaciones para ver las relaciones entre las tablas

Si todavía no lo ha hecho, abra la base de datos de ejemplo Importadores Neptuno, muestre la ventana Base de datos y seleccione la tabla Pedidos. Si no está seguro de que cómo seleccionar una tabla en la ventana Base de datos, vaya a la sección anterior.

Para mostrar la ventana Relaciones
  • En la barra de herramientas, haga clic en Relaciones Imagen del botón o en el menú Herramientas, haga clic en Relaciones.

La ventana Relaciones le muestra las relaciones entre todas las tablas de una base de datos. Si siguió los pasos de la sección anterior, observaría que la tabla Pedidos tiene relaciones con las tablas Detalles de pedidos, Empleados, Clientes y Destinatarios. Para obtener más información sobre el uso de la ventana Relaciones, vea el tema Ver relaciones existentes (MDB).

Si le resulta cómodo crear o cambiar las relaciones entre las tablas, puede hacer doble clic en una tabla para abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Para obtener más información sobre cómo usar el cuadro de diálogo Modificar relaciones, vea el tema Definir relaciones entre tablas (MDB).


MostrarUtilizar el panel de tareas Dependencias del objeto para ver cómo algunos objetos utilizan otros objetos

Utilice el panel de tareas Dependencias del objeto cuando desee que se muestre cómo objetos de la base de datos, tablas o formularios, utilizan otros objetos. Mientras la vista Diseño le muestra detalles específicos sobre una tabla, como los tipos de datos asignados a cada campo, y la ventana Relaciones le muestra las relaciones entre las tablas, el panel de tareas Dependencias del objeto le proporciona un aspecto visual de todos los formularios, tablas, consultas, macros y módulos de código que utiliza un componente determinado.

El panel de tareas Dependencias del objeto puede proporcionarle más información de la que necesita para buscar un conjunto de registros, pero existe un factor que es necesario tener en mente. Para administrar una base de datos, debe entender cómo interactúan todos sus componentes. Esto sucede especialmente si desea modificar una tabla o un formulario porque normalmente tiene que agregar los cambios a varios componentes para realizar el trabajo de modificación.

Para utilizar el panel de tareas Dependencias del objeto
  1. Si todavía no lo ha hecho, siga los pasos que se muestran en la sección Explorar tablas en la vista Diseño para abrir la base de datos de ejemplo Importadores de Neptuno, mostrar la ventana Base de datos y seleccionar la tabla Pedidos.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla Pedidos y después haga clic en Dependencias del objeto en el menú contextual.
  3. Para ver una lista de los objetos que utilizan la tabla Pedidos, haga clic en Objetos que dependen de mí en la parte superior del panel de tareas. Para ver una lista de los objetos que utiliza la tabla Pedidos, haga clic enObjetos de los que dependo.

Tenga en cuenta que el panel de tareas Dependencias del objeto funciona sólo con tablas, formularios, consultas e informes en una base de datos de Access. Para obtener más información sobre el panel de tareas Dependencias del objeto, vea el tema Ver información de dependencia (MDB).


Buscar y reemplazar datos

En las siguientes secciones se explica cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y las consultas de selección para buscar y opcionalmente reemplazar datos. Mientras continúa, tenga estos factores en cuenta:

  • Cuando utilice el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, puede ejecutar las operaciones de búsqueda y de búsqueda y reemplazo con formularios abiertos en la vista Formulario (normal) y en tablas y resultados de consulta abiertos en la vista Hoja de datos. También puede buscar campos en blanco y agregar datos a los mismos.
  • Puede utilizar caracteres comodín para buscar datos, pero si los utiliza en cadenas de reemplazo, Access trata los caracteres como literales y los escribe en la base de datos. Por ejemplo, supongamos que utiliza la cadena antigua* para buscar registros que contengan la palabra "antigua". Es una forma válida de buscar datos. Pero, si reemplaza cada instancia de "antigua" con cadenas como nueva *, Access puede reemplazar todo el registro con la segunda cadena si usted no tiene cuidado. Para obtener más información sobre los caracteres comodín, vea la sección Utilizar los caracteres comodín en operaciones de búsqueda.
  • Cuando ejecuta una operación de búsqueda y reemplazo en un campo de búsqueda, Access muestra un mensaje de error. Para ejecutar una operación de búsqueda y de reemplazo de los datos en un campo de búsqueda, debe ejecutarla en la tabla de origen de los datos. Por este motivo, es útil que conozca la estructura de la base de datos. Para obtener más información sobre cómo conocer la estructura de una base de datos, vea la sección Familiarizarse con una base de datos.
  • No puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar información en un informe.
  • Además de utilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, puede examinar registros para buscar las cadenas que desee desplazándose por tablas y resultados de la consulta abiertas en la vista Hoja de datos y especificando números de registro en el cuadro de número de registro en una hoja de datos o formulario.
  • Si tiene que buscar registros en varias tablas que no comparten datos mediante las relaciones o campos de búsqueda, debe usar una consulta. Para obtener información de los pasos necesarios para crear una consulta de selección básica, vea el tema Crear una consulta de selección o de referencias cruzadas (MDB). Además, no puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para ejecutar operaciones de búsqueda y de reemplazo en resultados de consulta. Si desea modificar los datos mediante una consulta, debe crear una consulta de actualización. Para más información sobre cómo crear una consulta de actualización, vea el tema Crear una consulta de actualización (MDB).

Finalmente también se explica en la sección cómo usar la casilla de verificación Buscar los campos con formato, una opción del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

MostrarBuscar y reemplazar registros en tablas

A continuación, se utiliza la tabla Pedidos de la base de datos de ejemplo Importadores Neptuno. Puede adaptar a sus propios datos la información que se muestra en las secciones.

  1. Abra la base de datos de ejemplo Importadores Neptuno y, a continuación, abra la tabla Pedidos en la vista Hoja de datos.

Mostrar¿Cómo?

  1. En el menú de Ayuda, elija Bases de datos de ejemplo y, a continuación, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno.
  2. Si se muestra el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de bienvenida.
  4. En el Panel de control principal, haga clic en Mostrar la ventana Base de datos.
  5. En la ventana Base de datos, haga clic en Tablas en Objetos.
  6. Haga doble clic en la tabla Pedidos o selecciónela y después haga clic en Abrir Imagen del botón.

La tabla abre la vista Hoja de datos, una cuadrícula similar a un libro de Excel.

  1. En la barra de herramientas, haga clic enBuscar Imagen del botón. También puede hacer clic en Buscar en el menú Edición o presionar CTRL+B. Se mostrará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
  2. Para buscar una cadena, haga clic en la ficha Buscar. Para ejecutar una operación de búsqueda y reemplazo, haga clic en la ficha Reemplazar.
  3. En el cuadro Buscar, escriba rest o la cadena de búsqueda que desee. Para reemplazar una cadena, escriba la cadena de reemplazo en el cuadro Reemplazar por.

 Nota   No escriba caracteres comodín en el cuadro Reemplazar por a menos que desee que sus registros los contengan.

  1. En la lista Buscar en, seleccione Cliente o el nombre de la columna en la base de datos. Utilice las opciones de la lista para buscar en columnas individuales o en una tabla completa.
  2. En la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo.
  3. Asegúrese de que la casilla de verificación Buscar los campos con formato está activada y después haga clic en Buscar siguiente. Si buscó la cadena "rest," proporcionada en el paso 5, la operación de búsqueda resalta rest cada vez que el texto contenga esas letras, "Restaurante", etc. Si continúa haciendo clic en Buscar siguiente, la operación va cambiando entre los datos de la columna.

A medida que se realiza la búsqueda, puede establecer y cambiar algunos controles en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. En la siguiente tabla se enumeran los controles y las implicaciones de cambiarlos.

Control Uso Comportamiento
Lista Buscar en Cambia entre buscar en una columna y buscar en una tabla completa La lista Buscar en contiene siempre el nombre de la tabla en la que está realizando la búsqueda. Si busca sólo en una tabla, Access muestra el nombre de la misma pero hace que la lista Buscar en no esté disponible. Cuando busca en una columna, Access hace que la lista Buscar en esté disponible y muestra la tabla y los nombres de columna. Para cambiar entre buscar en tablas y en columnas, seleccione el valor deseado en la lista Buscar en.
Lista Coincidir Controla en qué parte de un campo hace que coincida la operación de búsqueda Seleccione Cualquier parte del campo para buscar una coincidencia en todos los valores posibles. Seleccione Hacer coincidir todo el campo para buscar información que corresponda exactamente a su entrada de búsqueda. Seleccione Comienzo del campo si piensa que los valores que desea se encuentran al principio del registro.
Lista Buscar Cambia la dirección de la búsqueda Seleccione Arriba para buscar registros por encima del punto de inserción. Seleccione Abajo para buscar registros por debajo del punto de inserción. Seleccione Todos para buscar todos los registros y empezar desde la parte superior del conjunto de registros.
Casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas Busca valores que corresponden al uso de mayúsculas de la cadena de búsqueda Active la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas cuando desee buscar registros que coincidan con el uso de mayúsculas de la cadena de búsqueda.
Casilla de verificación Buscar los campos con formato Búsquedas basadas en un formato o máscara de entrada Las operaciones de búsqueda pueden buscar datos o el formato que se ha aplicado a los datos. Por ejemplo, puede buscar Feb en campos a los que se ha aplicado formato con máscara de entrada Fecha/Hora. Esta opción no está disponible hasta que busque en un campo al que se ha aplicado un formato o máscara de entrada. Para obtener más información sobre esta opción, vea la sección Descripción de la casilla de verificación Buscar campos con formato.

MostrarBuscar y reemplazar registros en formularios

A continuación, se utiliza el formulario Pedidos de la base de datos de ejemplo Importadores Neptuno. Puede adaptar a sus propios datos la información que se muestra en las secciones.

 Nota   No puede ejecutar una operación de búsqueda y reemplazo en un campo de búsqueda. Si desea reemplazar los datos de un formulario, dicho formulario debe estar enlazado a una tabla de origen.

  1. Abra la base de datos de ejemplo Importadores Neptuno y después el formulario Pedidos.

Mostrar¿Cómo?

  1. En el menú de Ayuda, elija Bases de datos de ejemplo y, a continuación, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno.
  2. Si se muestra el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de bienvenida.
  4. En el Panel de control principal, haga clic en Mostrar la ventana Base de datos.
  5. En la ventana Base de datos, haga clic en Formularios en Objetos.
  6. Haga doble clic en el formulario Pedidos o selecciónelo y después haga clic en Abrir Imagen del botón.

Access muestra el formulario.

  1. En el formulario haga clic en cualquier lugar del campo Enviar a y después enBuscar Imagen del botón. También puede hacer clic en Buscar en el menú Edición o presionar CTRL+B. Se muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
  2. Para buscar una cadena, haga clic en la ficha Buscar. Para ejecutar una operación de búsqueda y reemplazo, haga clic en la ficha Reemplazar.
  3. En el cuadro Buscar, escriba antigua o el valor de búsqueda que desee. Para reemplazar una cadena, escriba la cadena de reemplazo en el cuadro Reemplazar por.

 Nota   No escriba caracteres comodín en el cuadro Reemplazar por a menos que desee que sus registros los contengan.

  1. En la lista Buscar en, haga clic en Pedidos para buscar los datos en toda la tabla.
  2. En la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo.
  3. En la lista Buscar, haga clic en Todos y después en Buscar siguiente. Para reemplazar una cadena, haga clic en Reemplazar. Si está seguro de que ha especificado la cadena de reemplazo correcta, haga clic en Reemplazar todos, pero tenga en cuenta que no puede deshacer una operación de reemplazo. Si cometiese un error, tendría que repetir la operación de búsqueda y reemplazo, buscar los valores incorrectos y reemplazarlos con los correctos.

Si utiliza la tabla y la cadena de búsqueda sugerida en el paso 4, la operación de búsqueda señala todos los registros que contengan antigua, como AntiguaCompañía cafetera Indonesia, Antiguas Tecnologías Creativas, etc. Desplácese al cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para ver el formulario Pedidos y continúe haciendo clic en Buscar siguiente. Access recorre los registros.

A medida que se realiza la búsqueda, puede establecer y cambiar algunos controles en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. En la siguiente tabla se enumeran los controles y las posibles implicaciones si se modifican

Control Uso Comportamiento
Lista Buscar en Cambia entre buscar en una columna y buscar en una tabla completa La lista Buscar en siempre contiene el nombre del formulario en el que está buscando y el nombre del campo en el que hace clic antes de abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar
Lista Coincidir Controla qué parte de un campo hace que coincida la operación de búsqueda Seleccione Cualquier parte del campo para buscar una coincidencia en todos los valores posibles. Seleccione Hacer coincidir todo el campo para buscar información que corresponda exactamente a su entrada de búsqueda. Seleccione Comienzo del campo si piensa que los valores que desea se encuentran al principio del registro
Lista Buscar Cambia la dirección de la búsqueda Seleccione Arriba para buscar registros por encima del punto de inserción. Seleccione Abajo para buscar registros por debajo del punto de inserción. Seleccione Todos para buscar todos los registros y empezar desde la parte superior del conjunto de registros
Casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas Busca valores que hacen coincidir el uso de mayúsculas de su cadena de búsqueda Active la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas cuando desee buscar registros que coincidan con el uso de mayúsculas y minúsculas de su cadena de búsqueda
Casilla de verificación Buscar los campos con formato Búsquedas basadas en un formato o máscara de entrad Las operaciones de búsqueda pueden buscar datos, formato o máscaras de entrada que se han aplicado a los datos. Por ejemplo, puede buscar Feb en campos con formato con máscara de entrada Fecha/Hora. Esta opción no está disponible hasta que busque en un campo al que se haya aplicado un formato o máscara de entrada. Para obtener más información sobre esta opción, vea la sección Descripción de la casilla de verificación Buscar campos con formato

MostrarBuscar y opcionalmente reemplazar datos con una consulta de selección

En esta sección se utilizan datos de pedidos de la base de datos de ejemplo Neptuno. Puede variar esta información que se proporciona según sea necesario para ajustarse a sus datos

 Nota   En la sección se proporciona información básica sobre las consultas de selección. Para obtener ayuda complementaria, vea el tema Crear una consulta de selección o de referencias cruzadas (MDB)

  1. Si todavía no lo ha hecho, abra la base de datos de ejemplo de Importadores Neptuno y después la ventana Base de datos

Mostrar¿Cómo?

  1. En el menú de Ayuda, elija Bases de datos de ejemplo y, a continuación, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno.
  2. Si se muestra el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de bienvenida.
  4. En el Panel de control principal, haga clic en Mostrar la ventana Base de datos.
  1. En la barra Objetos, haga clic en Consultas y después haga doble clic en Crear una consulta en vista Diseño. Se muestran la cuadrícula de diseño y el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y después en Cerrar.
  3. En la tabla Pedidos en la cuadrícula de diseño, haga doble clic Destinatario.
  4. En el campo Criterios, escriba la cadena que desea buscar como Alfreds o una cadena que devuelva registros de sus datos.
  5. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón. La hoja de datos resultante incluye registros que contienen el texto especificado en el campo Criterios.
  6. Cuando lo desee, elimine o reemplace cualquier dato no deseado manualmente.

MostrarBuscar y reemplazar datos con una consulta de actualización

Antes de crear y ejecutar una consulta de actualización, es mejor que cree primero una consulta de selección para asegurarse de que está trabajando con el conjunto de registros correcto. Para ello, en esta sección tiene que crear una consulta de selección que selecciona y ordena un conjunto de registros y, después, crear una consulta de actualización para cambiar dichos registros. Como parte de ese proceso, deje la consulta de selección abierta y observe cómo la consulta de actualización cambia los registros.

 Nota   En la sección se proporcionan información básica sobre las consultas de actualización. Para obtener ayuda complementaria, vea el tema Crear una consulta de actualización (MDB).

Para preparar los datos de ejemplo
  • Si todavía no lo ha hecho, inicie la base de datos de ejemplo de Importadores Neptuno y después abra la ventan Base de datos.

Mostrar¿Cómo?

  1. En el menú de Ayuda, elija Bases de datos de ejemplo y, a continuación, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno.
  2. Si se muestra el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de bienvenida.
  4. En el Panel de control principal, haga clic en Mostrar la ventana Base de datos.
  • En la barra Objetos, haga clic en Consultas y después haga doble clic en Crear una consulta en vista Diseño.

Se muestran la cuadrícula de diseño y el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  • En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y después en Cerrar.
  • En la tabla Pedidos en la cuadrícula de diseño, haga doble clic en Destinatario.
  • Haga clic en el campo Orden y seleccioneAscendente en la lista.
  • Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta. El conjunto de resultados (la hoja de datos) muestra seis registros que contienen Alfreds Futterkiste.
  • Deje la consulta abierta y continúe con los pasos siguientes.
Para cambiar los datos de ejemplo con una consulta de actualización
  1. Haga clic en la ventana Base de datos y después en Nuevo.

Se muestra el cuadro de diálogo Nueva consulta.

  1. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Vista Diseño y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Se muestran la cuadrícula de diseño y el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y después en Cerrar.
  2. En la tabla Pedidos en la cuadrícula de diseño, haga doble clic en Destinatario.
  3. En la barra de herramientas principal, haga clic en Tipo de consulta Imagen del botón y después en Consulta de actualización.

Los campos en la cuadrícula de diseño cambian.

  1. En el campo Criterios, escriba Alfreds Futterkiste y en el campo Actualizar a, escriba Contoso Foods.

El valor del campo Criterios es la cadena de búsqueda y el valor del campo Actualizar a es la cadena de reemplazo

  1. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón y después en para cerrar el mensaje de advertencia.

Si ha dejado la hoja de datos de la consulta de selección abierta, podrá ver cómo han cambiado los registros. Para deshacer los cambios, cambie los valores en los campos Criterios y Actualizar a.

MostrarUtilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar registros en resultados de consulta

A continuación, se utiliza la consulta Pedidos trimestrales por producto de la base de datos de ejemplo Importadores Neptuno. Puede adaptar a sus propios datos la información que se muestra en las secciones.

 Nota   Tenga en cuenta que cuando utiliza el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, sólo puede ejecutar operaciones de búsqueda en resultados de consulta. Si desea cambiar o eliminar datos mediante una consulta, vea Buscar y reemplazar datos con una consulta de actualización anteriormente en este artículo, o vea el tema Crear una consulta de actualización (MDB).

  1. Abra la base de datos de ejemplo Importadores Neptuno y, a continuación, ejecute la consulta Pedidos trimestrales por producto.

Mostrar¿Cómo?

  1. En el menú de Ayuda, elija Bases de datos de ejemplo y, a continuación, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno.
  2. Si se muestra el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de bienvenida.
  4. En el Panel de control principal, haga clic en Mostrar la ventana Base de datos.
  5. En la ventana Base de datos, haga clic en Consultas en Objetos.
  6. Haga doble clic en Pedidos trimestrales por producto o selecciónelo y después haga clic en Abrir Imagen del botón.

Access ejecuta la consulta y muestra el conjunto de resultados en la vista Hoja de datos.

  1. En los resultados, haga clic en cualquier campo de la columna Cliente y después en Buscar Imagen del botón. Puede también hacer clic en Buscar en el menú Edición, o presionar CTRL+B. Se muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
  2. En el cuadro Buscar, escriba alf.
  3. En la lista Buscar en, haga clic en Pedidos trimestrales por producto: Consulta de tabla de referencias cruzadas para buscar todos los registros devueltos por la consulta
  4. En la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo.
  5. En la lista Buscar, haga clic en Todos y después en Buscar siguiente

La operación de búsqueda señala todos los registros que contienen alf. Dado que seleccionó Todos en la lista Buscar, Access recorre todos los registros.


MostrarBuscar campos en blanco, valores nulos o cadenas de longitud cero

Puede buscar tres tipos de campos en blanco en una base de datos de Access:

  • Campos con formato que muestran un valor cuando están en blanco. Por ejemplo, un formato puede especificar que una palabra como "Desconocido" aparezca en un campo hasta que usted especifique un valor en dicho campo.
  • Campos en blanco, campos sin formato o valores nulos.
  • Campos que contienen cadenas de longitud cero. Especifique cadenas de longitud cero escribiendo un par de comillas sin espacios entre ellas (""). Cuando lo haga y mueva el punto de inserción a otro campo, Access ocultará las comillas y el campo aparecerá en blanco. Tenga en cuenta que debe establecer la propiedad Permitir longitud cero en para un campo a fin de especificar cadenas de longitud cero. Tenga en mente también que sólo puede especificar cadenas de longitud cero para tipos de datos Hipervínculo, Memo y Texto y que dichos tipos permiten cadenas de longitud cero de forma predeterminada. Para obtener más información sobre las cadenas de longitud cero, vea el tema Indicar datos que no existen con una cadena de longitud cero.

A continuación se explica cómo buscar cada tipo de campo.

  1. Según crea conveniente, abra la tabla que contiene los valores que desea buscar en la vista Hoja de datos. Si necesita ayuda sobre cómo hacerlo, vea la sección Buscar y reemplazar registros en tablas, anteriormente en este documento.
  2. En la barra de herramientas, haga clic en Buscar Imagen del botón. Se muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
  3. Siga uno de estos procedimientos:

MostrarBuscar los campos con formato para mostrar un valor

  1. Para buscar valores con formato, haga clic en la ficha Buscar. Si desea buscar los valores y reemplazarlos con otros datos, haga clic en la ficha Reemplazar.
  2. En el cuadro Buscar, escriba el valor especificado por el formato. Para agregar datos a un campo vacío, escriba los datos nuevos en el cuadro Reemplazar por.
  3. En la lista Coincidir, haga clic en Hace coincidir todo el campo.
  4. Active la casilla de verificación Buscar los campos con formato

MostrarBuscar campos sin formato y campos en blanco

  1. Para buscar campos, haga clic en la ficha Buscar. Si desea buscar los campos y agregar un valor, haga clic en la ficha Reemplazar.
  2. En el cuadro Buscar, escriba Nulo o Es Nulo. Si desea reemplazar el valor nulo con otros datos, escriba los datos nuevos en el cuadro Reemplazar por.
  3. En la lista Coincidir, haga clic en Hace coincidir todo el campo.
  4. Desactive la casilla de verificación Buscar los campos con formato

MostrarBuscar campos con cadenas de longitud cero

  1. Para buscar cadenas de longitud cero, haga clic en la ficha Buscar. Si desea reemplazar las cadenas con otros datos, haga clic en la ficha Reemplazar.
  2. En el cuadro Buscar, escriba un par de comillas sin espacios (""). Si desea reemplazar las cadenas de longitud cero con otros datos, escriba los datos nuevos en el cuadro Reemplazar por.
  3. En la lista Coincidir, haga clic en Hace coincidir todo el campo.
  4. Desactive la casilla de verificación Buscar los campos con formato

MostrarBuscar y reemplazar comillas

Si se produce un error en la operación de búsqueda para devolver los registros que contienen comillas, recuerde activar o desactivar la casilla de verificación Buscar los campos con formato

  1. En la vista Hoja de datos abra la tabla que contiene las comillas que desea buscar o abra el formulario enlazado a dicha tabla. Para obtener más información sobre cómo abrir una tabla o un formulario, vea Buscar y reemplazar registros en tablas o Buscar y reemplazar registros en formularios, ambos temas anteriormente en este artículo.
  2. En la barra de herramientas, haga clic enBuscar Imagen del botón. También puede hacer clic en Buscar en el menú Edición, o presionar CTRL+B. Se mostrará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
  3. Si sólo desea buscar comillas, haga clic en la ficha Buscar. Para buscar y reemplazar las comillas, haga clic en la ficha Reemplazar.
  4. En el cuadro Buscar, escriba comillas. Para reemplazar las comillas con otro valor, escriba dicho valor en el cuadro Reemplazar por.

 Nota   Puede dejar el cuadro Reemplazar por en blanco si desea eliminar las comillas por completo.

  1. En la lista Buscar en, seleccione el campo que contenga las comillas o seleccione el nombre de la tabla. La primera opción limita la búsqueda. La segunda opción busca en la tabla completa y proporciona mayor flexibilidad, pero la operación de búsqueda puede llevar más tiempo
  2. En la lista Coincidir, seleccione Cualquier parte del campo. Esta opción proporciona la búsqueda más amplia
  3. En la lista Buscar, seleccione Todos para buscar en todos los registros
  4. Active la casilla de verificación Buscar los campos con formato

 Nota   Si Access activa la casilla de verificación automáticamente, déjelo así a menos que se produzca un error en la operación de búsqueda.

  1. Haga clic en Buscar siguiente para buscar los registros. Si se produce un error en la operación de búsqueda, desactive la casilla de verificación Buscar los campos con formato y vuelva a intentarlo. Si está seguro de que desea reemplazar las comillas con otro valor (o sin valor), haga clic en Reemplazar. Si está seguro de que está buscando y reemplazando los valores correctos en toda la tabla, haga clic en Reemplazar todo, pero recuerde que no puede deshacer una operación de reemplazo. Si comete un error, debe ejecutar otras operaciones de búsqueda y reemplazo para revertir el error

MostrarBuscar un registro determinado desplazándose en una hoja de datos o en un formulario

Si una tabla o formulario contiene un gran número de registros, puede utilizar el cuadro de desplazamiento en la barra de desplazamiento para buscar un registro concreto.

  • En la barra de desplazamiento arrastre el cuadro de desplazamiento hacia arriba o hacia abajo.

Una información de pantalla debajo del cuadro de desplazamiento muestra el número de registros para el registro ubicado junto al cuadro de desplazamiento.

Un número de registro de una información de pantalla

Para ver el número de registros para un registro concreto en cualquier momento, señale al cuadro de desplazamiento y después presione y mantenga presionado el botón primario del mouse (ratón).


MostrarBuscar un registro especificando números de registros en una hoja de datos o en un formulario

MostrarDescripción de la casilla de verificación Buscar los campos con formato

Si ha seguido los pasos anteriores, ha dejado activada la casilla de verificación Buscar los campos con formato mientras buscaba en la columna Clientes de la tabla Pedidos. Si desactiva la casilla de verificación y ejecuta la operación de búsqueda en los mismos datos, la operación no busca registros. ¿Por qué? Porque se ha aplicado a los datos una máscara de entrada.

Por lo tanto siga esta regla básica: cuando la casilla de verificación Buscar los campos con formato esté activada, déjela así

Es posible que a veces parezca que la casilla de verificación Buscar los campos con formato está activada sin motivo aparente. Por ejemplo, si abre la tabla Pedidos en la vista Diseño y selecciona el campo IdCliente (el campo que contiene los datos del cliente), no aparecerán en la ficha General ni un formato ni una máscara de entrada. Pero si hace clic en la ficha Búsqueda (en la vista Diseño), verá que el campo IdCliente utiliza una consulta para recuperar datos de la tabla Clientes. Si abre la tabla Clientes en la vista Diseño, verá que el campo de origen (también denominado IdCliente) tiene un valor aplicado en el cuadro Máscara de entrada: >LLLLL. Dicha máscara de entrada es el motivo por el que la casilla de verificación Buscar los campos con formato está activada.

Esta es otra razón por la que tiene que familiarizarse con las bases de datos. Para obtener más información sobre esto y sobre cómo usar la vista Diseño, vea la sección Familiarizarse con las bases de datos.


Utilizar caracteres comodín en operaciones de búsqueda y de búsqueda y reemplazo

Los caracteres comodín actúan como marcadores de posición de otros caracteres durante las operaciones de búsqueda y de búsqueda y reemplazo. Utilice caracteres comodín cuando sólo conozca parte del valor de lo que desea buscar y cuando desee buscar valores que coincidan con un modelo específico o comiencen con una letra concreta.

Utilice las mismas herramientas cuando trabaje con comodines que cuando busca y reemplaza datos: el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, las consultas de selección y las consultas de actualización. A medida que continúe con el proceso, tenga en mente esta regla: para buscar caracteres comodín en una base de datos, tiene que poner dichos caracteres entre corchetes, por ejemplo [*]. Siga esta regla cuando busque todos los caracteres comodín, excepto los signos de cierre de exclamación (!) y los corchetes de cierre (]).

Del mismo modo, recuerde que la regla se aplica cuando utiliza el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar o ejecuta una consulta de selección, pero no se aplica cuando ejecuta una consulta de actualización.

 Nota   Cuando utilice el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar durante una operación de búsqueda y reemplazo, no especifique caracteres comodín en el cuadro Reemplazar por a no ser que desee que sus registros contengan dichos caracteres. Cuando utiliza caracteres comodín en cadenas de reemplazo, Access trata dichos caracteres como literales y los escribe en la base de datos.

Puede utilizar caracteres comodín con campos establecidos en el tipo de datos Texto. También puede usarlos con otros tipos de datos como Moneda y Fecha/Hora, pero probablemente tendrá que activar la casilla de verificación Buscar los campos con formato para que la operación de búsqueda funcione

Por último, no puede buscar corchetes de apertura y cierre conjuntamente ([]) porque Access interpreta esta combinación de caracteres como una cadena de longitud cero (cadena de longitud cero: cadena que no contiene caracteres. Puede utilizar una cadena de longitud cero para indicar que sabe que no hay ningún valor para un campo. Para especificar una cadena de longitud cero, escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas (" ").). Si necesita buscar corchetes de apertura y de cierre, debe ponerlos entre paréntesis ([[]]). Para obtener más información sobre cómo buscar cadenas de longitud cero, vea la sección Buscar campos en blanco anteriormente en este artículo.

MostrarTabla de caracteres comodín disponibles

En la tabla siguiente se enumeran los caracteres comodín que utiliza para buscar en bases de datos de Access (archivos .mdb). Utilice estos caracteres comodín en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y en las consultas

Carácter Descripción Ejemplo
* (asterisco) Hace coincidir cualquier número de caracteres, incluyendo espacios. Puede utilizar el asterisco en cualquier sitio en una cadena. qu* encuentra "quién", "quiero" y "quieto", pero no "q" o "aquello".
s*d encuentra "sed" y "soledad", pero no "sol" o "sal".
? Hace coincidir cualquier carácter alfabético individual. b?l encuentra "bala", "bulo" y "bola", pero no encuentra "billete".
[ ] Hace coincidir cualquier carácter individual situado entre los corchetes, incluyendo otros caracteres comodín. Utilice corchetes cuando tenga que buscar caracteres comodín. b[ao]ll encuentra "bala" y " bola" pero no "billete".
! Hace coincidir cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes. b[!ao]ll encuentra "billete" y"bulo" pero no "bala" o "bola".
- Hace coincidir cualquier carácter de un intervalo de caracteres. Debe especificar el intervalo en orden ascendente (de la a a la z, no de la z a la a). b[a-c]d encuentra "bad", "bbd" y "bcd", pero no "barred".
# Hace coincidir cualquier carácter numérico individual. 1#3 encuentra "103", "113" y "123".

 Nota   Del mismo modo utiliza estos caracteres comodín cuando usa el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar en un proyecto de Access (archivo de Access conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server). Sin embargo, utiliza un conjunto de caracteres comodín diferente cuando ejecuta consultas en un proyecto de Access. Access proporciona conjuntos de caracteres comodín diferentes porque admite dos estándares para el lenguaje de consulta estructurado: ANSI-89 y ANSI-92. El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar admite el estándar ANSI 89. Las consultas en un proyecto de Access admiten ANSI-92 porque SQL Server utiliza dicho estándar. Para obtener más información sobre dichos caracteres comodín adicionales, vea el temaUtilizar caracteres comodín. Además, puede establecer y cambiar los estándares ANSI que utiliza una base de datos de Access. Para obtener más información sobre los modos de consulta ANSI SQL, vea los temas,Modo de consulta ANSI SQL (MDB) y Establecer modo de consulta ANSI SQL (MDB).


MostrarUtilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar caracteres comodín

Recuerde poner entre corchetes el carácter comodín que desee buscar ([]), excepto cuando busque una exclamación de cierre (!) o un corchete de cierre (])

Dado que la base de datos de ejemplo Neptuno no contiene caracteres comodín, la información que se muestra en la siguiente sección explica cómo agregar algunos de esos caracteres a la base de datos para poder realizar las operaciones de búsqueda. Puede adaptar a sus propios datos la información que se muestra en las secciones.

Para preparar los datos de ejemplo
  1. Inicie la base de datos de ejemplo Neptuno y abra el formulario Pedidos.

MostrarHow?

  1. En el menú de Ayuda, elija Bases de datos de ejemplo y, a continuación, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno.
  2. Si se muestra el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de bienvenida.
  4. En el Panel de control principal, haga clic en Pedidos.

El formulario Pedidos se abre en la vista Formulario (normal).

  1. En el campo Enviar a, seleccione un registro y escriba un asterisco u otro carácter comodín. Desplácese por los registros y agregue caracteres comodín a los mismos para varios clientes. Deje el formulario abierto y continúe con las siguientes indicaciones.
Para buscar caracteres comodín
  1. En el formulario Pedidos, haga clic en cualquier sitio en el campo Destinatario y después haga clic en Buscar Imagen del botón. Puede hacer clic también en Buscar en el menú Edición, o presionar CTRL+B. Se muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
  2. Si sólo desea buscar registros con caracteres comodín, haga clic en la ficha Buscar. Si desea buscar y reemplazar caracteres comodín, haga clic en la ficha Reemplazar.
  3. En el cuadro Buscar, escriba un corchete de apertura ([), el carácter comodín que desea buscar y un corchete de cierre (]). Por ejemplo, si desea buscar todas las veces que aparece el asterisco, escriba [*]. Si desea ejecutar una operación de reemplazo, escriba la cadena de reemplazo en el cuadro Reemplazar por.
  4. Asegúrese de que la lista Buscar en contiene Enviar a o el nombre de la columna de la base de datos.
  5. En la lista Coincidir, seleccione la opción que piense que se aplica mejor a sus datos. Por ejemplo, si los caracteres comodín se encuentran al principio de sus registros, haga clic en Comienzo del campo. O bien, haga clic en Cualquier parte del campo para que devuelva el mayor número de resultados.
  6. Asegúrese de que la casilla de verificación Buscar los campos con formato está activada y después haga clic en Buscar siguiente. La operación de búsqueda devuelve registros que contienen el carácter comodín. Si desea reemplazar el carácter comodín, haga clic en Reemplazar. Si está seguro de que las cadenas de búsqueda y reemplazo le proporcionan los resultados correctos, haga clic en Reemplazar todos. Sin embargo, recuerde que no puede deshacer los resultados de una operación de búsqueda y reemplazo.

MostrarUtilizar una consulta de selección para buscar y reemplazar caracteres comodín

  1. Si todavía no lo ha hecho, abra la base de datos de ejemplo de Importadores Neptuno y después la ventana Base de datos

Mostrar¿Cómo?

  1. En el menú de Ayuda, elija Bases de datos de ejemplo y, a continuación, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno.
  2. Si se muestra el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de bienvenida.
  4. En el Panel de control principal, haga clic en Mostrar la ventana Base de datos.
  1. En la barra Objetos, haga clic en Consultas y después haga doble clic en Crear una consulta en vista Diseño. Se muestran la cuadrícula de diseño y el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y después en Cerrar.
  3. En la tabla Pedidos en la cuadrícula de diseño, haga doble clic en Destinatario.
  4. En el campo Criterios, escriba "*[*]*". La cuadrícula de diseño tendría el aspecto siguiente:

Una consulta que busca registros que contengan caracteres comodín

  1. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón. La hoja de datos resultante incluye registros que contienen el carácter comodín especificado en el campo Criterios.
  2. Como considere conveniente, elimine manualmente los caracteres comodín no deseados.

En este caso, la consulta utiliza caracteres comodín (los asteriscos a cada lado de los corchetes) para que devuelva todo el texto que contenga un asterisco en los registros. Si cree que sus datos contiene otros caracteres comodín, puede utilizar cláusulas "o" en las consultas para obtener caracteres adicionales.

Mostrar¿Cómo?

  • En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en el campo o debajo del campo Criterios.
  • Escriba la instrucción que utilizó en el campo Criterios (puede copiarla y pegarla), pero reemplace el asterisco por otro carácter comodín, por ejemplo, Como "*[?]*" o Como "*[#]*". Puede agregar tantas instrucciones como necesite a campos o individuales, o puede escribirlas en un campo único, por ejemplo Como "*[*]*" O Como "*[#]*" O Como "*[?]*". Recuerde omitir los corchetes cuando realice una búsqueda de exclamación de cierre y corchete de cierre, por ejemplo, Como "*!*" O Como "*]*"
  • Ejecute la consulta de nuevo y elimine manualmente cualquier carácter comodín no deseado.

 Notas 

  • La consulta utiliza el operador Como porque este operador busca cadenas modelo en los campos de texto
  • Puede utilizar combinaciones de texto literal y caracteres comodín si tiene que limitar su búsqueda. Por ejemplo, puede utilizar Como "Alfreds Futterkiste!" O Como "Alfreds Futterkiste[*]" para buscar registros que contengan sólo dicho proveedor o cliente
  • Para buscar un par de corchetes vacíos, hay que ponerlos entre otros corchetes como [[]]. Si no lo hace así, Access interpreta los corchetes como cadenas de longitud cero y se produce un error en la operación de búsqueda. Para obtener más información sobre las cadenas de longitud cero, vea el tema Buscar parte de un registro o todo un registro en un formulario, consulta o tabla de Access

MostrarUtilizar una consulta de actualización para buscar y reemplazar caracteres comodín

Cuando crea y ejecuta una consulta de actualización, es conveniente que cree primero una consulta de selección para asegurarse de que está trabajando con el conjunto de registros correcto. Para demostrar que es mejor crearla primero, en esta sección se ofrece información para crear una consulta de selección y agregar caracteres comodín a los registros para un único cliente. Después se crea una consulta de actualización para eliminar dichos caracteres comodín. Como parte de este proceso, tiene que dejar abierta la consulta de selección para ver cómo la consulta de actualización modifica los registros.

Para preparar los datos de ejemplo
  1. Si todavía no lo ha hecho, inicie la base de datos de ejemplo de Importadores Neptuno y después abra la ventana Base de datos.

Mostrar¿Cómo?

  1. En el menú de Ayuda, elija Bases de datos de ejemplo y, a continuación, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno.
  2. Si se muestra el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de bienvenida.
  4. En el Panel de control principal, haga clic en Mostrar la ventana Base de datos.
  1. En la barra Objetos, haga clic en Consultas y después haga doble clic en Crear una consulta en vista Diseño.

Se muestran la cuadrícula de diseño y el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y después en Cerrar.
  2. En la tabla Pedidos en la cuadrícula de diseño, haga doble clic en Destinatario.
  3. Haga clic en el campo Orden y seleccioneAscendente en la lista.
  4. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta. El conjunto de resultados (la hoja de datos) muestra seis registros que contienen Alfreds Futterkiste.
  5. Agregue manualmente un signo de número (#) para cada uno de los seis registros. Deje la consulta abierta y continúe con los pasos siguientes.
Para cambiar los datos de ejemplo con una consulta de actualización
  1. Haga clic en la ventana Base de datos y después en Nuevo.

Se muestra el cuadro de diálogo Nueva consulta.

  1. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Vista Diseño y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Se muestran la cuadrícula de diseño y el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y después en Cerrar.
  2. En la tabla Pedidos en la cuadrícula de diseño, haga doble clic en Destinatario.
  3. En la barra de herramientas principal, haga clic en Tipo de consulta Imagen del botón y después en Consulta de actualización.

Los campos en la cuadrícula de diseño cambian.

  1. En el campo Criterios, escriba #Alfreds Futterkiste y en el campo Actualizar a escriba Alfreds Futterkiste sin el carácter comodín.

El valor del campo Criterios es la cadena de búsqueda y el valor del campo Actualizar a es la cadena de reemplazo

  1. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón y después haga clic en para cerrar el mensaje de advertencia.

Si ha dejado la hoja de datos de la consulta de selección abierta, podrá ver cómo han cambiado los registros.


MostrarEjemplos de caracteres comodín en uso

Cuando sabe el tipo de cadena modelo que puede hacer coincidir con cada carácter comodín, puede utilizar combinaciones de caracteres o caracteres comodín y caracteres literales para que se devuelvan una gran variedad de resultados. Tenga en mente que la configuración que elija en la lista Coincidir afectará a los resultados de la búsqueda. Si utiliza una configuración incorrecta, la operación de búsqueda puede devolver datos no deseados o puede que no devuelva ningún resultado. En la siguiente tabla se muestran algunos métodos para utilizar caracteres comodín y literales y se explica cómo puede afectar a los resultados la lista Coincidir.

Cadena de búsqueda Configuración de la lista Coincidir Resultados
[*] Cualquier parte del campo Devuelve todos los registros que contengan un asterisco (*). Esta sintaxis también funciona con los signos de interrogación (?), signos de número (#), corchetes de apertura ([) y guiones (-).
  Hacer coincidir todo el campo Devuelve registros que constan sólo de un asterisco.
  Comienzo del campo Devuelve registros que comienzan por un asterisco.
*[*]* Cualquier parte del campo Devuelve todos los registros que contengan un asterisco (*) y cualquier texto adyacente. Esta sintaxis también funciona para signos de interrogación (?), signos de número (#), corchetes de apertura ([) y guiones (-).
  Hacer coincidir todo el campo Se obtiene el mismo resultado.
  Comienzo del campo Se obtiene el mismo resultado.
[!*] Cualquier parte del campo

Devuelve todos los registros que no contengan un asterisco. Tenga en cuenta que este modelo de búsqueda puede devolver todas las letras o palabras de un registro si utiliza esta configuración en la lista Coincidir. Esta sintaxis también funciona para signos de interrogación (?), signos de número (#), corchetes de apertura ([) y guiones (-)

 Nota   La cadena de búsqueda *[!*]* devolverá registros que contengan asteriscos porque encuentra todo el texto que rodea al asterisco.

  Hacer coincidir todo el campo No devuelve ningún resultado.
  Comienzo del campo Devuelve la primera letra de cualquier registro que no contenga un asterisco.
ma*[so] Cualquier parte del campo Devuelve todos los registros que contengan "ma" y "s" u "o". Por ejemplo, la cadena devuelve "marco" y "marchas", y también devuelve "macetas" y "manco".
  Hacer coincidir todo el campo Devuelve todos los registros que empiezan con "ma" y termina con "s" u "o". Por ejemplo, esta cadena devuelve "marco" y "marchas" y también devuelve "macetas" y"manco".
  Comienzo del campo Devuelve todos los registros que comiencen por "ma" y que contengan "s" u "o".
ma*[!so] Cualquier parte del campo

Resalta las letras "m" y "a" y todo el texto que sigue a esas letras hasta que encuentra una "s" o una "o". Las siguientes ilustraciones lo muestran.

Coincidencia de modelo parcial

Otra coincidencia de modelo parcial

Es decir, aunque intente excluir registros que contengan "s" y "o", puede ver dichos registros porque Cualquier parte del campo hace coincidir el texto que precede a los corchetes.

  Hacer coincidir todo el campo Devuelve todos los registros que no contengan una "s" o una "o" si dichos registros terminan en "s" u "o". Por ejemplo, la operación de búsqueda no devuelve "manco" porque la palabra termina con una "o", pero sí devuelve "mancomún" porque hay caracteres que siguen a la "o".
  Comienzo del campo Devuelve los registros que empiecen por "ma". De nuevo, Access hace coincidir cualquier texto que preceda a los caracteres que estén entre corchetes, por lo que podría recibir resultados no deseados.

Solucionar problemas de operaciones de búsqueda y de búsqueda y reemplazo

En las siguientes secciones se explica cómo resolver problemas comunes con operaciones de búsqueda. Si se encuentra con un problema para el que no ha encontrado respuesta en estas secciones, puede enviar su pregunta a uno de los boletines de Access. Para obtener más información sobre la utilización de los boletines, visite losGrupos de discusión de Office.

MostrarNo se puede buscar ni reemplazar valores que sé que existen.

  • Si el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar no devuelve registros que cumplan los criterios especificados y sabe que los registros existen, active la casilla de verificación Buscar los campos con formato. Puede que esté buscando en un campo de búsqueda y la operación de búsqueda sólo funciona en ese tipo de campo cuando se activa esta casilla.

Mostrar¿Cómo sé cuando estoy buscando en un campo de búsqueda

  1. Seleccione la tabla que desea buscar y haga clic en Diseño Imagen del botón

Access abre la tabla en la vista Diseño.

  1. Haga clic en la ficha Búsqueda y después en el campo en cuestión en la parte superior de la vista Diseño.

Un campo de búsqueda busca valores de otra tabla y almacena las referencias a dichos valores en la tabla actual. Si el campo en el que está buscando es el campo de búsqueda, tiene que activar la casilla de verificación Buscar los campos con formato para buscar los registros. Si desea más información, vea la sección Descripción de la casilla de verificación Buscar campos con formato

  • Cuando busca datos en un proyecto de Access (un archivo de Access se conecta a una base de datos de Microsoft SQL Server), Access realiza la operación sólo en los datos almacenados en el equipo cliente y dicho equipo puede haber alcanzado su límite máximo de registros. Puede buscar los valores deseados llevando todos los datos disponibles al equipo cliente.

Para ello, haga clic en el botón Límite máximo de registros situado a la derecha de los botones de desplazamiento.

Los botones de registro de Access

Siga las instrucciones que aparecen en pantalla y en el cuadro de diálogo Establecer número máximo de registros ( escriba 0) y haga clic en Aceptar.


MostrarNo se puede buscar o reemplazar texto en un campo con una máscara de entrada.

Puede que usted u otro usuario hayan aplicado una máscara de entrada (máscara de entrada: formato que consta de caracteres de visualización literales (como paréntesis, puntos y guiones) y caracteres de máscara que especifican dónde se han de insertar datos, así como el tipo de datos y el número de caracteres permitidos.) a una tabla que ya contenía datos, y puede que dichos datos existentes no se ajusten a los criterios de la máscara de entrada. En estas condiciones, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar sólo busca datos que se adhieren a la máscara de entrada. Para resolverlo, puede eliminar la máscara de entrada de la tabla en la vista Diseño, utilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar los datos y después volver a aplicar la máscara de entrada. De forma alternativa, puede modificar los datos no válidos del campo para que se adhiera al conjunto de criterios mediante la máscara de entrada.

Para obtener más información sobre máscaras de entrada, vea los temas siguientes:


MostrarLleva mucho tiempo buscar y reemplazar datos.

Para obtener búsquedas más rápidas mediante el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en Hacer coincidir todo el campo en la lista Coincidir y después especifique las cadenas de búsqueda que piensa pueden coincidir con todo el campo. Si busca en una tabla con índice, haga clic en Comienzo del campo en la lista Coincidir

Si busca en el mismo campo no indexado de forma repetida, puede acelerar el proceso de búsqueda creando un índice para el campo. Un índice es una tabla interna con dos columnas. Una columna contiene los valores de los campos que está indexando, y la otra la ubicación física de cada que campo que contiene los valores. Access utiliza índices del mismo modo que un lector utiliza un índice de un libro. Busca una entrada y va a la ubicación o ubicaciones que contienen dicha entrada con lo que el proceso de búsqueda es más rápido

Mostrar¿Cómo?

Puede crear un índice para un solo campo o para varios campos.

Para crear un índice para un solo campo    

  1. Abra la tabla que desea indizar en la vista Diseño.
  2. En la parte superior de la ventana, haga clic en el campo para el que desea crear un índice.
  3. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado. En este momento, tiene dos opciones: Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados). Seleccione Sí (Con duplicados) cuando tenga que indexar un campo que contenga muchas instancias de un valor. Por ejemplo, puede que tenga una categoría de producto que contiene diferentes productos. Cuando tenga ese tipo de campo, permita los duplicados. Si selecciona Sí (Sin duplicados), Access hace cumplir los valores únicos de un campo porque crea un índice que no permite duplicados. Es decir, los usuarios no pueden especificar un valor duplicado porque el índice no se lo permite.

Para crear un índice de varios campos    

  1. Abra la tabla que desea indizar en la vista Diseño.
  2. Haga clic en Índices Imagen del botón en la barra de herramientas.
  3. En la primera fila en blanco de la columna Nombre de índice, escriba un nombre para el índice. Puede asignar un nombre al índice en función de uno de los campos de índice existentes o utilizar otro nombre.
  4. En la columna Nombre de campo, haga clic en la flecha y seleccione el primer campo del índice.
  5. En la fila siguiente de la columna Nombre de campo, seleccione el segundo campo para el índice. (Deje la columna Nombre de índice vacía en esa fila.) Repita este paso hasta que seleccione todos los campos que desee incluir en este índice.

MostrarNo se realiza la búsqueda de los datos que deseo buscar cuando se utilizan caracteres comodín.

En primer lugar, asegúrese de que los datos existen. Para obtener más información sobre cómo hacerlo, vea la sección Familiarizarse con la base de datos de Access. Si sabe que los datos existen, asegúrese de que está utilizando el conjunto de caracteres comodín correcto. Access admite dos estándares diferentes para el lenguaje de consultas estructurado, ANSI-89 y ANSI-92, y cada uno de ellos tiene su propio conjunto de caracteres comodín. Utilice los caracteres comodín de ANSI-89 cuando use el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y ejecute consultas en una base de datos de Access. Utilice caracteres comodín de ANSI-92 cuando ejecute consultas en un proyecto de Access (un archivo de Access conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server).

Por ejemplo, supongamos que desea buscar todos los registros que comiencen por "B". Si utiliza el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con una base de datos de Access, un proyecto de Access o en consultas que se ejecutan en una base de datos de Access, use el carácter comodín de ANSI-89: B*. Pero cuando ejecute una consulta en un proyecto de Access, utilice el carácter comodín de ANSI-92: B%. Para obtener más información sobre los caracteres comodín de ANSI-92, vea el tema Utilizar caracteres comodín. Para obtener más información sobre los modos de consulta ANSI SQL, vea los temas Modo de consulta ANSI SQL (MDB) y Establecer el modo de consulta ANSI SQL (MDB).

Para cambiar el modo de consulta ANSI SQL    

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y después en la ficha Tablas o consultas.
  2. En Sintaxis compatible con SQL Server (ANSI 92), active la casilla de verificación Esta base de datos si desea utilizar ANSI-92, o desactívela si desea utilizar ANSI-89.

 
 
Corresponde a:
Access 2003