Buscar registros con valores superiores o inferiores en un grupo o campo

En este artículo se explica cómo usar una consulta de valores superiores para buscar los valores más altos o más bajos en un conjunto de registros. Las consultas de valores superiores se usan para responder a varias preguntas empresariales, como ¿cuáles son los productos que se venden bien? y ¿cuáles son los que no se venden bien?

¿Qué desea hacer?


Obtener información sobre las consultas de valores superiores

Las consultas de valores superiores se usan para buscar los registros que contengan los valores superiores o inferiores en un campo de tabla. Se puede usar una consulta de valores superiores para responder a los siguientes tipos de pregunta:

  • ¿Cuál es el producto más o menos caro?
  • ¿Qué tres empleados celebran su cumpleaños próximamente?
  • ¿Qué divisiones han generado este año las mejores y las peores ventas?
  • ¿Qué productos representan el cinco por ciento superior o inferior de las ventas?
  • ¿Qué productos en cada categoría de productos representan el cinco por ciento superior o inferior de las ventas?

En resumen, una consulta de valores superiores ordena y, a continuación, filtra los datos para devolver los valores superiores o inferiores de un campo. Las consultas de valores superiores se pueden usar para buscar valores numéricos (incluidos valores monetarios) y valores de fecha.

La creación de una consulta de valores superiores se compone de los siguientes pasos:

  • Cree una consulta de selección o una consulta de totales.

La consulta de selección se usa para buscar valores superiores o inferiores en una tabla. La consulta de totales se usa para buscar los valores superiores o inferiores en una o varias categorías. Por ejemplo, para responder a la pregunta "¿Cuál es el producto más o menos caro?", se crea una consulta de selección. Para responder a la pregunta "¿Qué productos en cada una de nuestras categorías de productos representan el cinco por ciento superior o inferior de las ventas?", se usa una consulta de totales. Asimismo, se pueden usar ambos tipos de consulta para buscar los valores superiores e inferiores en un grupo de registros o en registros que se dividen en categorías.

  • Aplique un criterio de ordenación a la consulta.
  • Aplique otros criterios a la consulta.
  • Especifique el número de registros que la consulta debe devolver. Puede especificar un porcentaje, como el 5% superior de los valores de un campo, o bien, puede especificar un número fijo, como los 10 valores más altos de un campo.

Elegir entre una consulta de valores superiores y un filtro

Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro, tenga en cuenta los siguientes puntos:

  • Si desea que se devuelvan los registros con los valores más altos o más bajos de un campo y no conoce los valores exactos (o éstos no importan), cree una consulta de valores superiores.
  • Si desea que se devuelvan todos los registros en los que el valor de un campo coincida, o bien, sea menor o mayor que un valor determinado, aplique un filtro. Por ejemplo, para ver los productos cuyo precio oscile entre 50 $ y 100 $, aplique un filtro. En esta ilustración se muestra un filtro de ejemplo en la vista Diseño de la consulta y se representan los resultados generados por ese filtro:

Productos que cuestan entre 50 $ y 100 $

Para obtener más información sobre la creación y el uso de filtros, vea el artículo Filtrar: limitar el número de registros en una vista.

Reglas para crear y usar las consultas de valores superiores

Cuando proceda, recuerde que, independientemente del tipo de consulta (ya sea una consulta de totales o de selección), es preciso usar campos que contengan datos descriptivos, como nombres de empleados o productos, y un campo que contenga los valores superiores o inferiores que se van a buscar, como un campo de fecha o precio. Se puede usar más de un campo de datos y, si usa una consulta de totales, los campos de datos normalmente deben incluir información de categoría, como un campo de ciudad o un campo de país o región. Los datos de categoría se pueden omitir únicamente cuando se crea una consulta de totales que se ejecute con todos los registros, como "mostrar el 5% superior de los pedidos más caros". Asimismo, se pueden usar una consulta de selección o de totales para buscar los valores superiores e inferiores en un grupo de registros o en registros que se dividen en categorías. Para obtener más información acerca de cómo se hace, vea la sección Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos más adelante en este artículo.

Buscar los registros que contengan valores superiores o inferiores

En esta sección se explica cómo crear una consulta básica de valores superiores y una consulta más avanzada. En los primeros pasos, se muestran las partes básicas de una consulta de valores superiores, mientras que en la segunda sección se explica cómo buscar los próximos cumpleaños entre los empleados. La tabla de ejemplo que se usa es la siguiente:

Apellido Nombre Dirección Ciudad País o región Fecha de nacimiento Fecha de contratación
Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz 477 Caracas Venezuela 05.02.1968 10.06.1994
Santos David Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal Venezuela 22.05.1957 22.11.1996
Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita Venezuela 11.11.1960 11.03.2000
Dosil José Andrés Av. Benavides 4858 Lima Perú 22.03.1964 22.06.1998
Precio Julián Av. de la Constitución 2222 Ciudad de México México 05.06.1972 05.01.2002
Portillo Cristina C/ Córcega 452-454 I. de Margarita Venezuela 23.01.1970 23.04.1999
Puerto Esteban Cerrito 333 I. de Margarita Venezuela 14.04.1964 14.10.2004
Barrera María E. Zolá 1715 Barinas Venezuela 29.10.1959 29.03.1997
Dosil José Andrés Av. Benavides 4858 Lima Perú 22.03.1964 20.06.1998

Si lo desea, puede especificar manualmente los datos de esta tabla de ejemplo o copiar esta tabla en un programa de hojas de cálculo, como Microsoft Office Excel 2007 e importar la hoja de datos resultante a una tabla de Microsoft Office Access 2007.

Mostrar¿Cómo?

Escribir los datos de ejemplo manualmente

  1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Office Access 2007 agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.

 Nota   No necesita seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco pero deberá hacerlo siempre que agregue una tabla a la base de datos.

  1. Haga doble clic en la primera celda de la fila del encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.

De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila del encabezado con el texto Agregar nuevo campo, como:

Un campo nuevo en una hoja de datos

  1. Use las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda en blanco del encabezado y escriba el nombre del segundo campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que termine de escribir todos los nombres de campo.
  2. Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

Cuando se incorporan los datos, Access deduce el tipo de datos de cada campo. Si no está familiarizado con las bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, por ejemplo Número, Texto o Fecha/Hora, para cada campo de las tablas. El establecimiento de los tipos de datos asegura una incorporación de datos adecuada y sirve para evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debe dejar que Access deduzca el tipo de datos.

  1. Una vez terminado de escribir los datos, haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado  Presione CTRL+G.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  1. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Use el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones Cómo utilizan estos nombres.

  1. Repita estos pasos hasta que cree cada una de las tablas de ejemplo listadas en el inicio de esta sección.

Copiar la tabla en un programa de hojas de cálculo

  1. Inicie el programa de hojas de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, se crea un nuevo libro en blanco de forma predeterminada.
  2. Copie todas las tablas de ejemplo que se indican en la sección anterior y péguelas en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera celda.
  3. Con la técnica proporcionada por el programa de hojas de cálculo, asigne a la hoja de cálculo el nombre Empleados.
  4. Guarde el archivo de hojas de cálculo en una ubicación apropiada y vaya a los siguientes pasos.

Importar la tabla a Access

  1. En una base de datos nueva o existente:

En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Excel.

O bien,

Haga clic en Más y seleccione un programa de hojas de cálculo de la lista.

Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Nombre del programa Hoja de cálculo.

  1. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hojas de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.

  1. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (Empleados, si ha seguido los pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la página del asistente. Haga clic en Siguiente.
  2. En la siguiente página del asistente, haga clic en Primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. De manera opcional, en la siguiente página del asistente, use los cuadros de texto y listas que aparecen bajo Opciones de campo para cambiar los nombres de los campos y los tipos de datos u omitir campos de la operación de importación. En caso contrario, haga clic en Siguiente.
  4. Mantenga seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y haga clic en Siguiente.
  5. De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o especifique otro y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Nota   Si no tiene un programa de hojas de cálculo, puede copiar los datos de ejemplo en un editor de texto, como Bloc de notas. Para obtener más información sobre la importación de datos de texto, vea el artículo Importar o vincular a los datos de un archivo de texto.


Crear una consulta de valores superiores básica

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla que desee usar en la consulta, haga clic en Agregar para colocar la tabla en la cuadrícula de diseño y, a continuación, haga clic en Cerrar.

O bien,

Haga doble clic en la tabla.

Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla Empleados a la consulta.

  1. Agregue a la cuadrícula de diseño los campos que desee usar en la consulta. Puede hacer doble clic en cada campo, o bien, arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco de la fila Campo.

Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos Nombre, Apellido y Fecha de nacimiento.

  1. En el campo que contenga el valor superior o inferior (si usa la tabla de ejemplo, es el campo Fecha de nacimiento), haga clic en la fila Ordenar y seleccione Ascendente o Descendente.

Si el campo de valores contiene números, como precios o cifras de ventas, el criterio de ordenación Ascendente devuelve los valores más bajos y el criterio de ordenación Descendente devuelve los valores más altos. Si el campo de valores contiene fechas, el criterio de ordenación Descendente devuelve la fecha más reciente, mientras que Ascendente devuelve la fecha más antigua.

 Importante   Establezca la fila Ordenar en Ascendente o Descendente sólo para los campos que contengan los valores inferiores o superiores. Si especifica un criterio de ordenación para un campo que no sea el campo que contiene los valores superiores o inferiores (por ejemplo, Nombre de producto en vez de Precio), la consulta no devolverá los resultados deseados.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista Valores superiores), y especifique el número o el porcentaje de registros que desee ver, o bien, seleccione una opción de la lista.
  2. Haga clic en EjecutarImagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
  3. Guarde la consulta y manténgala abierta para usarla en los siguientes pasos.

Como puede ver, este tipo de consulta de valores superiores puede ofrecer respuestas a preguntas básicas, como quién es la persona más mayor o más joven de la compañía. En los siguientes pasos, se explica cómo usar las expresiones y otros criterios para que la consulta sea más eficaz y más flexible. Los criterios que se muestran en el siguiente paso devuelven los tres próximos cumpleaños entre los empleados.

Agregar criterios a la consulta

 Nota   En estos pasos, se supone que va a usar la consulta descrita en la anterior sección.

  1. Abra, en la vista Diseño, la consulta creada en los anteriores pasos.
  2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna a la derecha de la columna Fecha de nacimiento, copie y pegue o escriba la expresión: Expr1: ParcFecha("m",[Fecha de nacimiento]). La función ParcFecha extrae la parte correspondiente al mes del valor que figura en el campo Fecha de nacimiento.
  3. A la derecha de la columna que contiene la expresión, copie y pegue o escriba la expresión: Expr2: ParcFecha("d",[Fecha de nacimiento]). En este caso, la función ParcFecha extrae la parte correspondiente al día del valor que figura en el campo Fecha de nacimiento.
  4. Desactive las casillas de verificación en la fila Mostrar para cada expresión y, a continuación, haga clic en la celda Ordenar para cada expresión y seleccione Ascendente.
  5. De manera opcional, puede especificar criterios para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar criterios, la consulta ordena únicamente los registros que cumplan los criterios e identifica los valores de campo inferiores o superiores dentro de la lista ordenada.

Siguiendo con los datos de ejemplo, en la fila Criterios del campo Fecha de nacimiento, escriba o copie y pegue esta expresión:

Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) O Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de nacimiento])>Día(Fecha())

Esta expresión genera el siguiente resultado: la parte Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) comprueba la fecha de nacimiento de cada empleado para ver si cae en un mes futuro y, si se cumple esta condición, incluye esos registros en la consulta. La parte Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de nacimiento])>Día(Fecha()) de la expresión comprueba las fechas de nacimiento que caen en el actual mes para ver si caen en la fecha actual o después. Si se cumple esa condición, la función incluye esos registros en los resultados de la consulta. En resumen: esta expresión omite los registros en los que la fecha de nacimiento cae entre el 1 de enero y la fecha en la que se ejecuta la consulta.

Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista Valores superiores), y especifique el número o el porcentaje de registros que desee ver, o bien, seleccione una opción de la lista.
  2. Haga clic en EjecutarImagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Si la consulta devuelve más registros de lo previsto

Si los datos contienen registros que comparten un valor de fecha, puede que la consulta de valores superiores devuelva más datos de lo previsto. Por ejemplo, se puede diseñar una consulta de valores superiores para recuperar tres registros de empleado pero, en realidad, se ven cuatro porque "González" y "García" comparten fecha de nacimiento. Este tipo de consulta devuelve todos los valores superiores, independientemente del número de registros que tengan esos valores. Para excluir los valores duplicados, establezca la propiedad Valores únicos en . Para obtener más información sobre esa propiedad, vea la sección Si ve registros duplicados, que aparece más adelante en este artículo.

Apellido Fecha de nacimiento
Navarro 26.09.1968
Noriega 02.10.1970
García 15.10.1965
González 15.10.1969

Si la consulta devuelve menos registros de lo previsto

Supongamos que diseña una consulta para que devuelva los cinco registros superiores o inferiores de un campo, pero sólo ve tres registros. En general, este tipo de problema se resuelve abriendo la consulta en la vista Diseño y comprobando si la fila Criterios en la cuadrícula de diseño incluye criterios demasiado restrictivos. Para obtener más información sobre los criterios, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

Si ve registros duplicados

Si una consulta de valores superiores devuelve valores duplicados, esto significa que las tablas subyacentes contienen registros duplicados o que los registros parecen ser duplicados porque la consulta no incluye los campos que distingan los registros. Por ejemplo, a continuación figura una consulta que muestra los cinco pedidos más recientemente enviados, junto con el nombre del vendedor encargado de la transacción.

Fecha de envío Vendedor
12.11.2004 Fontana
12.11.2004 Moreno
12.10.2004 Osada
12.10.2004 Osada
12.10.2004 Fontana

El tercer y el cuarto registro parecen ser duplicados, pero posiblemente porque el vendedor Osada tramitó dos pedidos diferentes que se enviaron el mismo día.

Dependiendo de los requisitos, se pueden aplicar dos soluciones para evitar que se devuelvan registros duplicados. Se puede cambiar el diseño de la consulta para agregar campos que ayuden a diferenciar los registros, como los campos Id. de pedido e Id. de cliente. O bien, si basta con ver sólo uno de los registros duplicados, se mostrarán únicamente los registros distintos si se configura la propiedad Valores únicos de la consulta en . Para configurar esta propiedad, en la vista Diseño de la consulta, presione F4 para abrir la hoja de propiedades de la consulta, busque la propiedad Valores únicos y establézcala en .

Para obtener más información sobre cómo tratar los registros duplicados, vea el artículo Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados.

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Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos

Los valores superiores o inferiores de registros que se dividen en grupos se buscan mediante una consulta de totales. Cuando proceda, recuerde que, de forma predeterminada, una consulta de totales puede incluir únicamente el campo o los campos que contienen los datos de grupo, como un campo de "categorías", y el campo que contiene los valores superiores o inferiores, como un campo de "precio". Las consultas de totales no pueden incluir otros campos que describan los elementos de una categoría. No obstante, se puede crear una segunda consulta que incluya campos de la consulta de totales, además de campos de otras tablas con datos descriptivos.

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla de productos y que asigna cada producto a una categoría, como Juegos de mesa, Puzzles, etc. Si crea una consulta de totales para identificar el producto más caro de cada categoría, la consulta sólo puede incluir el campo o los campos que contienen los datos de categoría y el campo que contiene los datos de precio. En este ejemplo, supongamos que hay un campo denominado Nombre de categoría y un campo denominado Precio. Cuando se ejecuta este tipo de consulta, Access anexa "MáxDe" o "MínDe" (según la función elegida) al inicio del campo Precio, tal y como se muestra a continuación:

Nombre de categoría MáxDePrecio
Juegos de mesa 55,00 $
Puzzles 43,90 $
Juegos informáticos 263,50 $
Muñecos 81,00 $
... ...

La consulta de totales no puede incluir otros campos con datos descriptivos del producto (que ayuden a comprender mejor los datos), como los nombres de los productos o de los proveedores, tal y como se muestra a continuación:

Nombre de categoría MáxDePrecio Nombre de producto Nombre de proveedor
Juegos de mesa 55,000 $ Diversión con C++ Proseware, Inc.
Puzzles 43,90 $ Diagrama de base de datos relacional Lucerne Publishing
Juegos informáticos 263,50 $ Aficionados a la informática y criaturas míticas Litware, Inc.
Muñecos 81,00 $ Muñeco de acción - Programador Contoso, Ltd
... ... ... ...

Si desea ver esos datos descriptivos, puede crear una segunda consulta de selección que combine los campos de la consulta de totales con los campos de datos adicionales.

En esta sección se explica cómo crear la consulta de totales y la consulta de selección necesarias para identificar los productos más caros en cada conjunto de categorías. En los pasos, se supone el uso de las siguientes tablas de ejemplo:

La tabla Categorías

IdCategoría Nombre de categoría Descripción
1 Juegos de mesa Todas las edades y todos los niveles
2 Puzzles Rompecabezas, crucigramas, puzzles
3 Juegos informáticos Todas las consolas y todos los niveles
4 Muñecos Muñecos de acción, muñecas
5 Artículos deportivos Balones, ropa, redes
6 Maquetas y aficiones Aviones, automóviles, trenes

La tabla Proveedores

Id. de proveedor Nombre de proveedor
1 Fabrikam
2 Tailspin Toys
3 Northwind Traders
4 Adventure Works
5 Lucerne Publishing
6 Proseware, Inc.
7 Contoso, Ltd
8 Wide World Importers
9 Wingtip Toys
10 Wide World Importers
11 Litware, Inc.
12 Southridge Video

La tabla Productos

Nombre de producto Id. de proveedor IdCategoría Precio
Muñeco de acción - Programador 7 4 12,95 $
Diversión con C++ 6 1 15,85 $
Diagrama de base de datos relacional 5 2 22,50 $
El chip mágico 3 2 32,65 $
¡Access! ¡El juego! 1 1 22,95 $
Aficionados a la informática y criaturas míticas 11 3 78,50 $
Ejercicios para aficionados a la informática 4 5 14,88 $
Disco volador 2 5 36,75 $
Unidad externa de disquete de 5,25" (escala 1:4) 8 6 65,00 $
Muñeco - Director 9 4 78,88 $
Penumbra 12 3 53,33 $
Construya su propio teclado 1 6 77,95 $

 Nota   En los pasos, se supone asimismo que existe una relación uno a varios entre las tablas Categorías y Productos, así como entre las tablas Proveedores y Productos. En este caso, las tablas comparten los campos Id. de proveedor e Id. de categoría. La consulta de totales descrita en las siguientes secciones no funcionará sin esas relaciones.

Crear la consulta de totales

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas con las que desee trabajar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar cuando termine de agregar las tablas.

O bien

Haga doble clic en las tablas que desee usar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece en la cuadrícula de diseño. Si usa las tablas de ejemplo que figuran más arriba, agregue las tablas Categorías y Productos.

  1. Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.

Llegado a este punto, asegúrese de agregar a la consulta sólo los campos de grupo y el campo de valor. Si usa los datos de ejemplo de la tabla anterior, agregue el campo Nombre de categoría de la tabla Categorías y el campo Precio de la tabla Productos.

  1. De manera opcional, puede especificar un criterio para limitar el ámbito de la consulta.

Se ordenarán únicamente los registros que cumplan los criterios y se identificarán en esta lista ordenada los campos de valores superiores e inferiores. Por ejemplo, para excluir productos de la categoría Deportes, agregue esta expresión a la fila Criterios del campo Nombre de categoría: <>"Deportes".

Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

  1. Convierta la consulta en una consulta de totales.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño

  1. Asegúrese de que la celda Total de cada campo de grupo está establecida en Agrupar por y, a continuación, establezca la celda Total del campo de valores (el campo que contiene los valores superiores o inferiores) en Máx o Mín.

Si selecciona Máx, se devolverá el mayor valor en un campo numérico y el valor de fecha u hora más reciente en un campo Fecha/Hora. Si selecciona Mín, se devolverá el menor valor en un campo numérico y el valor de fecha u hora menos reciente en un campo Fecha/Hora. Si usa los datos de ejemplo, establezca la celda Total del campo Nombre de categoría en Agrupar por, y la celda Total del campo Precio en Máx o Mín.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, asegúrese de que la lista Valores superiores está establecida en Todo y, a continuación, haga clic en EjecutarImagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

 Nota   Dependiendo de la función elegida en el paso 7, Access cambia el nombre del campo de valor de la consulta a MáxDenombre_de_campo o a MínDenombre_de_campo. Si usa las tablas de ejemplo, Access cambia el nombre del campo a MáxDePrecio o MínDePrecio.

  1. Guarde la consulta y vaya a los siguientes pasos.

La consulta no devuelve nombres de producto ni ninguna otra información sobre los productos. Para ver esos datos adicionales, debe crear una segunda consulta que incluya la consulta que acaba de crear. En los siguientes pasos se explica cómo crear esta segunda consulta.

Crear una segunda consulta para ver más datos

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha Consultas y, a continuación, haga doble clic en la consulta de totales creada en la sección anterior.
  2. Haga clic en la ficha Tablas y agregue las tablas usadas en la consulta de totales además de las tablas que contengan los otros datos relacionados que desee ver.

Si usa las tablas de ejemplo anteriormente mencionadas, agregue a la nueva consulta las tablas Categorías, Productos y Proveedores.

  1. Una los campos de la consulta de totales con sus correspondientes campos de las tablas principales. Para ello, arrastre cada campo de la consulta de totales hasta su correspondiente campo en la tabla.

Si usa los datos de ejemplo, arrastre el campo Nombre de categoría desde la consulta de totales hasta el campo Nombre de categoría de la tabla Categorías. A continuación, arrastre el campo MáxDePrecio desde la consulta de totales hasta el campo Precio de la tabla Productos. Las combinaciones permiten a la nueva consulta de selección unir los datos de la consulta de totales y los datos de las otras tablas.

  1. En la ventana de la consulta de totales, haga doble clic en el asterisco para agregar toda la consulta a la cuadrícula de diseño y, a continuación, arrastre los campos adicionales de las demás tablas en la consulta.

Si usa las tablas de ejemplo, haga doble clic en la consulta de totales creada en la anterior sección y, a continuación, agregue los campos Nombre de producto y Proveedor de las tablas Productos y Proveedores, respectivamente.

  1. De manera opcional, especifique un criterio de ordenación para una o varias columnas.

Por ejemplo, para que las categorías se muestren en orden alfabético, establezca la celda Ordenar de la columna Nombre de categoría en Ascendente.

  1. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

De este modo, se ejecuta la consulta y se muestran los resultados en la vista Hoja de datos.

Sugerencia    Si no desea que el encabezado de la columna Precio aparezca como MáxDePrecio o MínDePrecio, abra la consulta en la vista Diseño y, en la columna Precio de la cuadrícula, escriba Precio: MáxDePrecio o Precio: MínDePrecio. De este modo, aparecerá Precio como encabezado de la columna en la vista Hoja de datos.

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Buscar los registros que contengan valores superiores e inferiores

Las consultas anteriormente creadas en este artículo pueden devolver valores superiores o inferiores, pero no ambos. Si desea ver ambos tipos de valores en una sola vista, deberá crear dos consultas: una que recupere los valores superiores y otra que recupere los valores inferiores. A continuación, deberá combinar y almacenar los resultados en una sola tabla.

El proceso de buscar los valores superiores e inferiores y de mostrar esos datos en una tabla se compone de los siguientes pasos:

  • Cree una consulta de valores superiores y una consulta de valores inferiores, o bien, si necesita agrupar los datos, cree consultas de totales que usen las funciones Mín y Máx.
  • Convierta la consulta de valores superiores (o consulta de totales Máx) en una consulta de creación de tabla y ejecute esta consulta para crear una nueva tabla.
  • Convierta la consulta de valores inferiores (o consulta de totales Mín) en una consulta de datos anexados y ejecute esta consulta para anexar los registros a la tabla de valores superiores.

Los pasos que se describen en estas secciones explican cómo crear la consulta.

 Nota   A menos que la base de datos esté firmada digitalmente o resida en una ubicación de confianza, Access impide que se ejecuten las consultas de acción descritas aquí. Siga el primer conjunto de pasos para habilitar el contenido bloqueado antes de intentar crear la tabla y anexar las consultas descritas aquí.

Habilitar el contenido de una base de datos

  • En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Confiar en Office.

  • Seleccione Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Vuelva a ejecutar la consulta.

Si no ve la Barra de mensajes

  • En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

Para obtener más información sobre el modo Deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo Proteger una base de datos de Access 2007.

Crear las consultas

  1. Cree las consultas de valores superiores y valores inferiores.

Para obtener información sobre los pasos necesarios para crear una consulta de valores superiores o valores inferiores, vea la sección Buscar los registros con valores superiores o inferiores, que aparece anteriormente en este artículo. Si necesita agrupar los registros por categoría, vea la sección Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos, que aparece anteriormente en este artículo.

  1. Guarde cada consulta y manténgalas abiertas para usarlas en los siguientes pasos.

Crear la consulta de creación de tabla

  1. Con la consulta de valores superiores abierta en la vista Diseño:

En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.

  1. En el cuadro Nombre de tabla, escriba un nombre para la tabla en la que se van a almacenar los registros superiores e inferiores. Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cada vez que se ejecuta la consulta, en vez de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta crea una tabla y reemplaza el valor superior con los datos actuales.

  1. Guarde y cierre la consulta.

Crear una consulta de datos anexados

  1. Abra la consulta de valores inferiores en la vista Diseño.
  2. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar.
  1. En el cuadro de diálogo Anexar, escriba el mismo nombre que escribió en el cuadro de diálogo Crear tabla.

Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cada vez que se ejecuta la consulta, en vez de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta anexa los registros a la tabla Registros superiores e inferiores.

  1. Guarde y cierre la consulta.

Ejecutar las consultas

Ahora ya puede ejecutar las dos consultas.

  • En la ventana Base de datos, haga doble clic en la consulta de valores superiores y haga clic en en los mensajes.
  • Haga doble clic en la consulta de valores inferiores y haga clic en en los mensajes.
  • Abra la tabla de registros de valores superiores e inferiores en la vista Hoja de datos.

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Corresponde a:
Access 2007