Buscar registros con las fechas más recientes o más antiguas

En este artículo se explica cómo usar una consulta de valores superiores para buscar las fechas más recientes o más antiguas en un conjunto de registros. La información que devuelve este tipo de consulta puede usarse para responder a diversas preguntas comerciales, como la fecha en que un cliente realizó el último pedido.

¿Qué desea hacer?


Obtener información sobre cómo funcionan las consultas de valores superiores con las fechas

Se usa una consulta de valores superiores cuando se necesita buscar en una tabla o un conjunto de registros los registros que contengan las fechas más recientes o más antiguas. Esos datos se pueden usar posteriormente para responder a varios tipos de preguntas comerciales, como

  • ¿Cuándo un empleado realizó su última venta? La respuesta puede ayudar a identificar al empleado más o menos productivo.
  • ¿Cuándo un cliente realizó su último pedido? Si un cliente no ha realizado ningún pedido durante algún tiempo, quizás desee colocarlo en una lista de clientes inactivos.
  • ¿Quién es el próximo en cumplir años o en cumplir x años?

Reglas para crear y usar las consultas de valores superiores

Para crear una consulta de valores superiores, hay que crear primero una consulta de selección. Dependiendo de los resultados que se desee obtener, se aplica a la consulta un criterio de ordenación o se convierte la consulta en una consulta de totales. En este último caso, se usa una función de agregado, como Máx o Mín para que se devuelva el valor más alto o más bajo, o bien, Primero o Último para que se devuelva la fecha más antigua o más reciente. Las consultas de totales y las funciones de agregado se usan únicamente cuando se necesita buscar datos en un conjunto de grupos o categorías. Por ejemplo, supongamos que necesita buscar las cifras de ventas correspondientes a una fecha concreta para una ciudad en la que trabaja la compañía. En ese caso, las ciudades son las categorías (necesita buscar los datos por ciudad), por lo que va a usar una consulta de totales.

Recuerde que, independientemente del tipo de consulta, las consultas deben usar campos que contienen datos descriptivos, como nombres de clientes, así como un campo que contiene los valores de fecha que se van a buscar. Los valores de fecha deben residir en un campo cuyo tipo de datos esté establecido en Fecha/Hora. Las consultas descritas en este artículo generan un error si se intenta ejecutarlas con valores de fecha que residen en un campo de tipo Texto. Además, si se desea usar una consulta de totales, los campos de datos deben incluir información de categoría, como un campo de ciudad, o bien, de ciudad o región.

Elegir entre una consulta de valores superiores y un filtro

Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro:

  • Si desea que se devuelvan los registros con las fechas más recientes o más antiguas de un campo y no conoce los valores de fecha exactos o éstos no importan, cree una consulta de valores superiores.
  • Si desea que se devuelvan todos los registros cuya fecha coincida, sea anterior o posterior a una fecha concreta, use un filtro. Por ejemplo, para ver las fechas de las ventas entre abril y julio, aplique un filtro. En el presente artículo no se aborda el tema de los filtros.

Para obtener más información sobre la creación y el uso de los filtros, vea el artículo Filtrar: limitar el número de registros en una vista.

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Buscar la fecha más reciente o más antigua

En esta sección se explica cómo crear una consulta de valores superiores que use un criterio de ordenación, así como una consulta más avanzada que use expresiones y otros criterios. En la primera sección, se muestran los pasos básicos necesarios para crear una consulta de valores superiores y, en la segunda sección, se explica cómo buscar los próximos cumpleaños de empleados mediante la adición de criterios. Se usan los datos reflejados en la siguiente tabla de ejemplo.

Apellido Nombre Dirección Ciudad País o región Fecha de nacimiento Fecha de contratación
Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz 477 Oruro Bolivia 05.02.1968 10.06.1994
Santos David Carlos Pellegrini 1263 Buenos Aires Argentina 22.05.1957 22.11.1996
Picó Ezequiel C/ Córcega 452 Barcelona España 11.11.1960 11.03.2000
Dosil José Andrés Av. Benavides 4858 Lima Perú 22.03.1964 22.06.1998
Precio Julián Calle Smith 2 Ciudad de México México 05.06.1972 05.01.2002
Portillo Cristina Alhelíes 15 Montevideo Uruguay 23.01.1970 23.04.1999
Puerto Esteban Cerrito 333 Tampa EE.UU. 14.04.1964 14.10.2004
Barrera María E. Zolá 1715 Guayaquil Ecuador 29.10.1959 29.03.1997

Si lo desea, puede introducir estos datos de ejemplo manualmente en una nueva tabla, o puede copiarlos en un programa de hoja de cálculo como Microsoft Office Excel 2007 y, a continuación, usar Access para importar la hoja de cálculo resultante a una tabla.

Mostrar¿Cómo?

Escribir los datos de ejemplo manualmente

  1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access agrega una nueva tabla vacía a la base de datos.

 Nota   No es necesario seguir este paso si abre una nueva base de datos vacía, pero sí deberá seguirlo si debe agregar una tabla a la base de datos.

  1. Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.

De forma predeterminada, Access identifica los campos vacíos de la fila de encabezado con el texto Agregar nuevo campo, de este modo:

Un campo nuevo de una hoja de datos

  1. Use las teclas de flecha para moverse a la siguiente celda de encabezado vacía y, a continuación, escriba el segundo nombre de campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que escriba todos los nombres de campo.
  2. Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

Cuando se incorporan los datos, Access deduce el tipo de datos de cada campo. Si no está familiarizado con las bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, por ejemplo Número, Texto o Fecha/Hora, para cada campo de las tablas. El establecimiento de los tipos de datos asegura una incorporación de datos adecuada y sirve para evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debe dejar que Access deduzca el tipo de datos.

  1. Cuando termine de incorporar los datos, haga clic en Guardar

Método abreviado de teclado  Presione CTRL+G.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  1. En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede usar el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones ¿Cómo? usan dichos nombres.

  1. Repita estos pasos hasta que cree cada una de las tablas de ejemplo enumeradas al principio de esta sección.

Copiar la tabla en programa de hoja de cálculo

  1. Inicie su programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo vacío. Si usa Excel, se crea un nuevo libro vacío de forma predeterminada.
  2. Copie la tabla de ejemplo de la sección anterior y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera celda.
  3. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de hoja, haga clic en Cambiar nombre y asigne a la hoja de cálculo el nombre Empleados.
  4. Guarde el archivo de hoja de cálculo en una ubicación apropiada y vaya a los siguientes pasos.

Importar la tabla a Access

  1. En una base de datos nueva o existente:

En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Excel.

O bien,

Haga clic en Más y seleccione un programa de hoja de cálculo de la lista.

Aparecerá el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Nombre de programa.

  1. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.

  1. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (Empleados, si ha seguido los pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la pantalla. Haga clic en Siguiente.
  2. Haga clic en Primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. De manera opcional, use los cuadros de texto y listas que aparecen bajo Opciones de campo para cambiar los nombres de los campos y los tipos de datos u omitir campos del proceso de importación. En caso contrario, haga clic en Siguiente.

Si usa la tabla de ejemplo que figura más arriba, no tiene que realizar ningún cambio.

  1. Mantenga seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y haga clic en Siguiente.
  2. De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o especifique otro y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Nota   Si no tiene un programa de hoja de cálculo, puede copiar los datos de ejemplo en un editor de texto, como el Bloc de notas. Para obtener más información sobre la importación de datos de texto, vea el artículo Importar o vincular a los datos de un archivo de texto.


Crear una consulta de valores superiores básica

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  1. En el cuadro de diálogo, haga clic en la tabla que desee usar en la consulta, haga clic en Agregar para colocar la tabla en la sección superior del diseñador y, a continuación, haga clic en Cerrar.

O bien,

Haga doble clic en la tabla y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla Empleados a la consulta.

  1. Agregue a la cuadrícula de diseño los campos que desee usar en la consulta. Puede hacer doble clic en cada campo, o bien, arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco de la fila Campo.

Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos Nombre, Apellido y Fecha de nacimiento.

  1. En el campo que contenga el valor superior o inferior (si usa la tabla de ejemplo, es el campo Fecha de nacimiento), haga clic en la fila Ordenar y seleccione Ascendente o Descendente.

El criterio de ordenación descendente devuelve la fecha más reciente y el criterio de ordenación Ascendente devuelve la fecha más antigua.

 Importante   Debe definir un valor en la fila Ordenar sólo para los campos que contienen las fechas. Si especifica un criterio de ordenación para otro campo, la consulta no devuelve los resultados deseados.

  1. En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista Valores superiores) y escriba el número de registros que desee ver o seleccione una opción de la lista.
  1. Haga clic en EjecutarImagen del botón para ejecutar la consulta y devolver los resultados en la vista Hoja de datos.
  2. Guarde la consulta y manténgala abierta para usarla en los siguientes pasos.

Como puede ver, este tipo de consulta de valores superiores puede ofrecer respuestas a preguntas básicas, como quién es la persona más mayor o más joven de la compañía. En los siguientes pasos, se explica cómo usar las expresiones y otros criterios para que la consulta sea más eficaz y más flexible. Los criterios que se muestran en el siguiente paso devuelven los tres próximos cumpleaños entre los empleados.

Agregar criterios a la consulta

 Nota   En estos pasos, se supone que va a usar la consulta descrita en la anterior sección.

  1. Cambie la consulta creada en los anteriores pasos a la vista Diseño.
  2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna a la derecha de la columna Fecha de nacimiento, copie y pegue o escriba esta expresión: Expr1: ParcFecha("m",[Fecha de nacimiento]). A continuación, haga clic en Ejecutar.

La función ParcFecha extrae la parte correspondiente al mes del campo Fecha de nacimiento.

  1. Cambie a la vista Diseño.
  2. A la derecha de la primera expresión, pegue o escriba esta expresión: Expr2: ParcFecha("d",[Fecha de nacimiento]). A continuación, haga clic en Ejecutar.

En este caso, la función ParcFecha extrae la parte correspondiente a la fecha del campo Fecha de nacimiento.

  1. Cambie a la vista Diseño.
  2. Desactive las casillas de verificación en la fila Mostrar para cada una de las dos expresiones que acaba de escribir, haga clic en la fila Ordenar para cada expresión y, a continuación, seleccione Ascendente.
  3. Haga clic en Ejecutar.
  4. De manera opcional, puede especificar criterios para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar criterios, la consulta ordena únicamente los registros que cumplan los criterios e identifica el valor superior o inferior dentro de la lista ordenada.

Para continuar con los datos de ejemplo, cambie a la vista Diseño. A continuación, en la fila Criterios de la columna Fecha de nacimiento, escriba la expresión siguiente:

Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) O Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de nacimiento])>Día(Fecha())

Esta expresión genera el siguiente resultado: Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) comprueba la fecha de nacimiento de cada empleado para ver si cae en un mes futuro y, si se cumple esa condición, incluye esos registros en la consulta. La parte Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de nacimiento])>Día(Fecha()) de la expresión comprueba los cumpleaños que caen en el actual mes para ver si caen en el día actual o después. Si se cumple esa condición, la función incluye esos registros en la consulta. En resumen: esta expresión omite los registros en los que la fecha de nacimiento cae entre el 1 de enero y la fecha en la que se ejecuta la consulta.

Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

  1. En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista Valores superiores) y escriba el número de registros que desee ver o seleccione una opción de la lista.

Para ver los tres próximos cumpleaños, escriba 3.

  1. Haga clic en EjecutarImagen del botón para ejecutar la consulta y devolver los resultados en la vista Hoja de datos.

Si ve más registros de los especificados

Si los datos contienen varios registros que comparten un valor de fecha, puede que la consulta de valores superiores devuelva más datos de los especificados. Por ejemplo, se puede diseñar una consulta de valores superiores para que recupere tres registros de empleado, pero la consulta devuelve cuatro registros porque "González" y "García" comparten fecha de nacimiento, tal y como se muestra en la siguiente tabla.

Apellido Fecha de nacimiento
Bermejo 26.09.1968
Escolar 02.10.1970
García 15.10.1965
González 15.10.1969

Si ve menos registros de los especificados

Supongamos que diseña una consulta para que devuelva los cinco registros superiores o inferiores de un campo, pero la consulta devuelve sólo tres registros. En general, este tipo de problema se soluciona abriendo la consulta en la vista Diseño y comprobando la fila Criterios de las columnas en la cuadrícula de diseño.

Para obtener más información sobre los criterios, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

Si ve registros duplicados

Si una consulta de valores superiores devuelve valores duplicados, esto significa que las tablas subyacentes contienen registros duplicados o que los registros parecen ser duplicados porque la consulta no incluye los campos que distingan los registros. Por ejemplo, en la siguiente tabla se muestran los resultados de una consulta que devuelve los cinco pedidos más recientemente enviados, junto con el nombre del vendedor encargado de la transacción.

Fecha de envío Vendedor
12.11.2004 López
12.11.2004 Cornejo
12.10.2004 Delgado
12.10.2004 Delgado
12.10.2004 López

El tercer y el cuarto registro parecen ser duplicados, pero es posible que el vendedor Delgado tramitara dos pedidos diferentes que se enviaron el mismo día.

Dependiendo de los requisitos, se pueden aplicar dos soluciones para evitar que se devuelvan registros duplicados. Se puede cambiar el diseño de la consulta para agregar campos que ayuden a diferenciar los registros, como los campos IdPedido e IdCliente. O bien, si basta con ver sólo uno de los registros duplicados, se mostrarán únicamente los registros distintos si se configura la propiedad Valores únicos de la consulta en . Para establecer esta propiedad, en la vista Diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier punto del área en blanco de la mitad superior del diseñador de consultas y, a continuación, haga clic en Propiedades del menú contextual. En la hoja de propiedades de la consulta, busque la propiedad Valores únicos y establézcala en .

Para obtener más información sobre cómo tratar los registros duplicados, vea el artículo Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados.

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Buscar las fechas más recientes o más antiguas de registros en categorías o grupos

Se usa una consulta de totales para buscar las fechas más antiguas o más recientes de los registros que forman parte de grupos o categorías. Una consulta de totales es una consulta de selección que usa funciones de agregado como Mín, Máx, Suma, Primero y Último para calcular los valores de un campo concreto.

En esta sección, se supone que tiene una empresa de administración de eventos: se encarga de puestas en escena, iluminación, servicios de comida y otras facetas de grandes actos. Además, los eventos que administra se dividen en varias categorías, como lanzamientos de productos, verbenas y conciertos. En esta sección se explica cómo responder a una pregunta común: ¿cuándo es el siguiente evento, por categoría? En otras palabras, ¿cuándo es el siguiente lanzamiento de producto, el siguiente concierto, etc.?

Recuerde que, de forma predeterminada, el tipo de consulta de totales que cree podrá incluir únicamente el campo que contiene los datos de grupo o categoría y el campo que contiene las fechas. No puede incluir otros campos que describan los elementos de una categoría, como los nombres de los clientes o proveedores. No obstante, puede crear una segunda consulta que combine la consulta de totales con los campos que contienen los datos descriptivos. Más adelante en esta sección se explica cómo llevar a cabo esa tarea.

En esta sección, se supone el uso de las siguientes tres tablas:

La tabla Tipo de evento    

IdTipo Tipo de evento
1 Lanzamiento de producto
2 Acto corporativo
3 Acto privado
4 Acto de recaudación de fondos
5 Feria
6 Conferencia
7 Concierto
8 Exposición
9 Verbena

La tabla Compradores    

IdCliente Compañía Contacto
1 Contoso, Ltd.Graphic Arturo López
2 Tailspin Toys Almudena Benito
3 Fabrikam Cecilia Cornejo
4 Wingtip Toys Jesús Pérez
5 A. Datum Diego Arteaga
6 Adventure Works Tomás Navarro
7 Design Institute Fabricio Noriega
8 School of Fine Art María González

La tabla Eventos    

Id. de evento Tipo de evento Cliente Fecha del evento Precio
1 Lanzamiento de producto Contoso, Ltd 14.04.2003 10.000 $
2 Acto corporativo Tailspin Toys 21.04.2003 8.000 $
3 Feria Tailspin Toys 01.05.2003 25.000 $
4 Exposición Graphic Design Institute 13.05.2003 4.500 $
5 Feria Contoso, Ltd. 14.05.2003 55.000 $
6 Concierto School of Fine Art 23.05.2003 12.000 $
7 Lanzamiento de producto A. Datum 01.06.2003 15.000 $
8 Lanzamiento de producto Wingtip Toys 18.06.2003 21.000 $
9 Acto de recaudación de fondos Adventure Works 22.06.2003 1.300 $
10 Conferencia Graphic Design Institute 25.06.2003 2.450 $
11 Conferencia Contoso, Ltd. 04.07.2003 3.800 $
12 Verbena Graphic Design Institute 04.07.2003 5.500 $

 Nota   En esta sección, se supone que las tablas Clientes y Tipo de evento residen en el lado "uno" de las relaciones uno a varios con la tabla Eventos. En este caso, la tabla Eventos comparte los campos IdCliente e IdTipo. Las consultas de totales descritas en las siguientes secciones no funcionarán sin esas relaciones.

Mostrar¿Cómo se agregan estos datos a una base de datos?

Para agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos, puede seguir los pasos descritos en la sección anterior, Buscar registros con valores superiores o inferiores, pero con algunas excepciones:

  • Cuando copie en Excel las tablas Tipo de evento y Cliente, no copie las columnas IdTipo ni IdCliente. Access agregará valores de clave principal cuando importe las hojas de cálculo, por lo que ahorrará tiempo.
  • Tras importar las tablas, abra la tabla Eventos en la vista Diseño y convierta las columnas Tipo de evento y Cliente en campos de búsqueda. Para ello, haga clic en la columna Tipo de datos de cada campo y, a continuación, haga clic en Asistente para búsquedas.

Durante la creación de los campos de búsqueda, Access reemplaza los valores de texto en las columnas Tipo de evento y Cliente con valores numéricos de las tablas de origen.

Para obtener más información sobre la creación y el uso de los campos de búsqueda, vea los artículos Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor. En ambos artículos se explica cómo crear un tipo de campo de búsqueda que permita seleccionar varios valores para un campo determinado y se explica asimismo cómo crear listas de búsqueda.

Crear la consulta de totales

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  1. En el cuadro de diálogo, seleccione las tablas con las que desee trabajar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar cuando termine de agregar las tablas.

O bien,

Haga doble clic en las tablas que desee usar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece en la sección superior del diseñador de consultas.

Si usa las tablas de ejemplo que figuran más arriba, agregue las tablas Evento y Tipo de evento.

  1. Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta. Asegúrese de agregar a la consulta únicamente los campos de grupo o categoría y el campo de valores.

Si usa los datos de ejemplo que figuran en las tres anteriores tablas, agregue el campo Tipo de evento de la tabla Tipo de evento, o bien, el campo Fecha del evento de la tabla Eventos.

  1. De manera opcional, puede especificar criterios que limiten el ámbito de la consulta. Se ordenarán únicamente los registros que cumplan los criterios y se identificarán en esta lista ordenada los campos de valores superiores e inferiores.

Por ejemplo, si desea que se devuelvan eventos de la categoría Acto privado, escriba esta expresión en la fila Criterios de la columna Tipo de evento: <>"Acto privado".

Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

  1. Para convertir la consulta en una consulta de totales, sigua este procedimiento:

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.

La fila Totales aparece en la cuadrícula de diseño

  1. Asegúrese de que la fila Totales de cada campo de grupo o categoría está establecida en Agrupar por y, a continuación, establezca la fila Totales del campo de valores (el campo con los valores superiores o inferiores) en Máx o Mín.

Máx devuelve el valor mayor de un campo numérico y la fecha u hora más reciente de un campo de tipo Fecha/Hora. Mín devuelve el valor menor de un campo numérico y la fecha u hora más antigua de un campo de tipo Fecha/Hora.

  1. En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista Valores superiores) y escriba el número de registros que desee ver o seleccione una opción de la lista.

En este caso, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Ejecutar para que se muestren los resultados en la vista Hoja de datos.

 Nota   Dependiendo de la función elegida en el paso 6, Access cambiará el nombre del campo de valores de la consulta a MáxDe nombre_de_campo o MínDe nombre_de_campo. Si usa las tablas de ejemplo, Access cambiará el nombre del campo por MáxDeFecha del evento o MínDeFecha del evento.

  1. Guarde la consulta y vaya a los siguientes pasos.

Los resultados de la consulta no incluyen nombres de producto ni ninguna otra información sobre los productos. Para ver esos datos adicionales, debe crear una segunda consulta que incluya la consulta que acaba de crear. En los siguientes pasos se explica cómo hacerlo.

Crear una segunda consulta para agregar más datos

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha Consultas y, a continuación, haga doble clic en la consulta de totales creada en la sección anterior.
  2. Haga clic en la ficha Tablas y agregue las tablas usadas en la consulta de totales así como todas las tablas que contengan otros datos relacionados. Si usa las tres tablas de ejemplo anteriormente mencionadas, agregue las tablas Tipo de evento, Evento y Cliente a la nueva consulta.
  3. Una los campos de la consulta de totales con sus correspondientes campos de las tablas principales. Para ello, arrastre cada campo de la consulta de totales hasta su correspondiente campo en la tabla.

Si usa los datos de ejemplo de las tres tablas, arrastre la columna Tipo de evento de la consulta de totales hasta el campo Tipo de evento de la tabla Tipo de evento. A continuación, arrastre la columna MáxDeFecha del evento de la consulta de totales hasta el campo Fecha del evento de la tabla Eventos. Al crear estas uniones, la nueva consulta de selección reúne los datos de la consulta de totales y los datos de las demás tablas.

  1. Agregue a la consulta los campos descriptivos adicionales de las demás tablas.

Si usa los datos de ejemplo de las tres tablas, puede agregar los campos Compañía y Contacto de la tabla Compradores.

  1. De manera opcional, especifique un criterio de ordenación para una o varias columnas. Por ejemplo, para que las categorías se muestren en orden alfabético, configure la fila Ordenar de la columna Tipo de evento en Ascendente.
  2. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

Sugerencia    Si no desea que el encabezado de la columna Precio aparezca como MáxDePrecio o MínDePrecio, abra la consulta en la vista Diseño y, en la columna de precios de la cuadrícula, escriba Precio: MáxDePrecio o Precio: MínDePrecio. Precio aparecerá como encabezado de la columna en la vista Hoja de datos.

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Buscar las fechas más recientes y más antiguas

Las consultas anteriormente creadas en este artículo pueden devolver valores superiores o inferiores, pero no ambos. Si desea ver ambos tipos de valores en una sola vista, deberá crear dos consultas: una que recupere los valores superiores y otra que recupere los valores inferiores. A continuación, deberá combinar y almacenar los resultados en una sola tabla.

El proceso de buscar los valores superiores e inferiores y de mostrar esos datos en una tabla se compone de los siguientes pasos:

  • Cree una consulta de valores superiores o inferiores, o bien, si necesita agrupar los datos, cree consultas de totales que usen las funciones Mín y Máx.
  • Convierta la consulta de valores superiores (o consulta de totales Máx) en una consulta de creación de tabla y cree una nueva tabla.
  • Convierta la consulta de valores inferiores (o consulta de totales Mín) en una consulta de datos anexados y anexe los registros a la tabla de valores superiores.

Los pasos que se describen en estas secciones explican cómo hacerlo.

Crear las consultas

  1. Cree las consultas de valores superiores y valores inferiores.

Para obtener información sobre los pasos necesarios para crear una consulta de valores superiores o valores inferiores, vea la sección Buscar la fecha más reciente o más antigua, que aparece anteriormente en este artículo. Si necesita agrupar los registros por categoría, vea la sección Buscar las fechas más recientes o más antiguas de registros en categorías o grupos, que aparece anteriormente en este artículo.

Si usa las tablas de ejemplo de la última sección, use únicamente los datos de la tabla Eventos. Use en ambas consultas los campos Tipo de evento, Cliente y Fecha del evento de la tabla Eventos.

  1. Guarde cada consulta con un nombre significativo, como Valor Superior y Valor inferior, y déjelas abiertas para usarlas en los pasos que se describen a continuación.

Crear la consulta de creación de tabla

  1. Con la consulta de valores superiores abierta en la vista Diseño:

En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.

  1. En el cuadro Nombre de tabla, escriba un nombre para la tabla en la que se van a almacenar los registros superiores e inferiores. Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cada vez que se ejecuta la consulta, en vez de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta crea una tabla y reemplaza el valor superior con los datos actuales.

  1. Guarde y cierre la consulta.

Crear una consulta de datos anexados

  1. Con la consulta de valores inferiores abierta en la vista Diseño:

En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar.

  1. Aparece el cuadro de diálogo Anexar.
  2. Escriba el mismo nombre que escribió en el cuadro de diálogo Crear tabla.

Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cada vez que se ejecuta la consulta, en vez de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta anexa los registros a la tabla Registros superiores e inferiores.

  1. Guarde y cierre la consulta.

Ejecutar las consultas

  • Ahora ya puede ejecutar las dos consultas. En el panel de exploración, haga doble clic en la consulta de valores superiores y haga clic en cuando Access se lo pida. A continuación, haga doble clic en la consulta de valores inferiores y haga clic en cuando Access se lo pida.
  • Abra la tabla Registros superiores e inferiores en la vista Hoja de datos.

 Importante   Si intenta ejecutar las consultas de creación de tabla y de datos anexados y parece que no sucede nada, compruebe en la barra de estado de Access si aparece el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento

Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:

  • Si aún no ve la Barra de mensajes, muéstrela. Para hacerlo, en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.
  • En la Barra de mensajes, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Confiar en Office.

  • Seleccione Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Vuelva a ejecutar la consulta.

Para obtener más información sobre el modo Deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo Proteger una base de datos de Access 2007.

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Corresponde a:
Access 2007