Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar

Los archivos de base de datos pueden crecer en tamaño rápidamente conforme se utilizan, lo que puede llegar a afectar al rendimiento. También pueden resultar dañados en algún momento. Puede utilizar el comando Compactar y reparar base de datos de Microsoft Office Access para prevenir o solucionar estos problemas.

En este artículo no se explica cómo realizar una copia de seguridad ni restaurar una base de datos. Encontrará vínculos a información adicional en la sección Vea también.

En este artículo


Por qué es necesario compactar y reparar una base de datos

En esta introducción se explica cómo el comando Compactar y reparar puede ayudar a prevenir y solucionar los siguientes problemas que afectan algunas veces a las bases de datos: los archivos son cada vez más grandes y a veces resultan dañados.

Los archivos de base datos son cada vez más grandes

A medida que agrega y actualiza los datos, y cambia su diseño, aumenta el tamaño del archivo de base de datos. Este aumento se produce por la incorporación de nuevos datos, pero también por otros motivos:

  • Access crea objetos temporales ocultos para realizar diversas tareas. Algunas veces, esos objetos temporales permanecen en la base de datos cuando Access ya no los necesita.
  • Cuando elimina un objeto de base de datos, el espacio en disco que ocupaba el objeto no se recupera automáticamente: el archivo de base de datos sigue utilizando ese espacio en disco aunque se haya eliminado el objeto.

Cuando el archivo de base de datos se llena con los restos de los objetos temporales y eliminados, puede mermar su rendimiento. Puede que los objetos se abran más lentamente, que las consultas tarden más de lo normal en ejecutarse y que las operaciones habituales duren más tiempo.

 Nota   Cuando se compacta una base de datos, los datos no se comprimen, sino que se reduce el tamaño del archivo de base de datos al eliminar el espacio no utilizado.

Los archivos de base de datos resultan dañados

En algunas circunstancias, puede que un archivo de base de datos resulte dañado. Si un archivo de base de datos se comparte a través de una red y varios usuarios trabajan directamente con el archivo al mismo tiempo, no es probable que ese archivo resulte dañado. Pero las posibilidades de que se dañe el archivo aumentan ligeramente si los usuarios modifican frecuentemente los datos en los campos Memo, y el riesgo cada vez es mayor. Puede mitigar ese riesgo con el comando Compactar y reparar.

A menudo, este tipo de daño es la consecuencia de un problema con un módulo (módulo: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de módulos: módulos estándar y módulos de clase.) de Visual Basic para Aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.)  y no constituye un riesgo con respecto a la pérdida de datos. Sin embargo, sí representa un riesgo para el diseño de la base de datos, y puede provocar que se pierda código de VBA o que los formularios resulten inservibles.

Es poco frecuente que se pierdan datos cuando el archivo de base de datos resulta dañado. Normalmente, esta pérdida se limita a la última acción realizada por un usuario, es decir, a un único cambio en los datos. Cuando un usuario empieza a cambiar datos y el cambio se interrumpe (debido, por ejemplo, a que se pierde el servicio de red), Access marca el archivo de base de datos como dañado. El archivo se puede reparar, pero es posible que falten algunos datos cuando finalice la reparación.

 Sugerencia   Dividir una base de datos puede ayudar a impedir que se dañen los archivos de base de datos y a reducir la pérdida de datos al mantener los datos en un archivo independiente al que los usuarios no tienen acceso directamente.

Access pregunta si desea reparar un archivo de base de datos dañado

Al intentar abrir un archivo de base de datos que está dañado, se le preguntará si desea que Access repare automáticamente el archivo. Puede utilizar también manualmente el comando Compactar y reparar para reparar y abrir un archivo de base de datos dañado.

Si Access repara completamente un archivo dañado, muestra un mensaje en el que se indica que la reparación se ha realizado correctamente y que debe comprobar el contenido de la base de datos para asegurarse de que todo está correcto.

Si la reparación se realiza parcialmente, Access realiza un seguimiento de los objetos de base de datos que no se han podido reparar para que pueda determinar lo que necesita recuperar de una copia de seguridad.

 Nota   Puede definir una opción de la base de datos que permite que la característica Compactar y reparar se ejecute automáticamente cada vez que se cierra una determinada base de datos. Si usted es el único usuario de una base de datos, debe definir esta opción. En las bases de datos multiusuario, puede no ser conveniente definir esta opción porque puede interrumpir momentáneamente la funcionalidad de la base de datos.

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Antes de empezar

Considere las siguientes acciones antes de compactar y reparar una base de datos:

  • Realice siempre una copia de seguridad    Durante el proceso de reparación, Access puede truncar algunos datos de tablas que están dañadas. A veces es posible recuperar estos datos de una copia de seguridad. Además de la estrategia habitual de copia de seguridad, debe hacer una copia de seguridad antes de usar el comando Compactar y reparar. Para ello, puede utilizar el comando Realizar copia de seguridad de la base de datos:
    • Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.

Si dispone de una copia de seguridad de la base de datos realizada antes de que la base de datos resultara dañada, puede usar la tabla MSysCompactErrors para determinar los objetos que desea importar de la copia de seguridad a la base de datos reparada.

  • Obtenga acceso exclusivo a la base de datos cuando utilice el comando Compactar y reparar    Si usted es la única persona que utiliza la base de datos, puede omitir el resto de esta sección e ir directamente a Compactar y reparar una base de datos.

Una operación Compactar y reparar requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos, porque la operación puede interrumpir el trabajo de los demás usuarios. Cuando vaya a ejecutar una operación Compactar y reparar debe notificárselo a los demás usuarios para que no utilicen la base de datos durante ese tiempo.

Indique a los usuarios durante cuánto tiempo no deben usar la base de datos. Si ejecuta operaciones Compactar y reparar periódicamente, mantenga un registro de cuánto tarda la operación. Podrá realizar cálculos más precisos que orienten a los demás usuarios sobre cuánto tiempo deben evitar usar la base de datos.

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Compactar y reparar una base de datos



Compactar y reparar automáticamente una base de datos al cerrarla

Puede seleccionar la opción de base de datos Compactar al cerrar si desea compactar y reparar automáticamente una base de datos cuando se cierre.

 Nota   Esta opción sólo afecta a la base de datos que está actualmente abierta. Debe definir esta opción para cada base de datos que desee compactar y reparar automáticamente.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
  1. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual.
  2. En Opciones de aplicación, active la casilla de verificación Compactar al cerrar.

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Compactar y reparar manualmente una base de datos

Además o en lugar de usar la opción de base de datos Compactar al cerrar, puede ejecutar manualmente el comando Compactar y reparar. Puede ejecutar el comando cuando la base de datos esté abierta o para una base de datos cerrada. Puede crear también un acceso directo en el escritorio que ejecute el comando Compactar y reparar en un archivo de base de datos determinado.

Compactar y reparar una base de datos abierta

 Nota   Si otros usuarios están utilizando actualmente el archivo de base de datos, no puede realizar una operación Compactar y reparar.

  • Haga clic en botón de Microsoft Office Imagen de botón, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.

Compactar y reparar una base de datos que no está abierta

 Nota   Si otros usuarios están utilizando actualmente el archivo de base de datos, no puede realizar una operación Compactar y reparar. Mientras ejecuta la operación, ningún usuario puede utilizar el archivo de base de datos.

  1. Inicie Access, pero no abra una base de datos.
  2. Haga clic en botón de Microsoft Office Imagen de botón, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.
  1. En el cuadro de diálogo Base de datos de origen para compactar, desplácese a la base de datos que desea compactar y reparar y haga doble clic en ella.

Crear un acceso directo en el escritorio que compacte y repare una determinada base de datos

Puede crear un acceso directo en el escritorio para compactar y reparar una base de datos determinada.

Antes de empezar, compruebe la ubicación del archivo Msaccess.exe en su equipo. El archivo Msaccess.exe se encuentra normalmente en la siguiente carpeta:

C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12

Si no encuentra el archivo Msaccess.exe en esa ubicación, búsquelo y tome nota de la ruta de acceso completa.

Crear el acceso directo de escritorio    

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el escritorio, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Acceso directo en el menú contextual.
  2. En la primera página del asistente Crear acceso directo, en el cuadro Escriba la ubicación del elemento, escriba el símbolo de dobles comillas ("), especifique la ruta de acceso completa del archivo Msaccess.exe (incluido el nombre de archivo) y, a continuación, escriba otro símbolo de dobles comillas. También puede hacer clic en Examinar para buscar y seleccionar el archivo. En este caso, los símbolos de comillas se agregan automáticamente.

Por ejemplo, escriba:"C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\msaccess.exe"

  1. Detrás de las comillas de cierre, inserte un espacio y escriba la ruta de acceso completa a la base de datos que desea compactar y reparar. Si la ruta incluye espacios, escríbala entre comillas. Inserte otro espacio seguido de /compact.

Por ejemplo, escriba: "C:\Mi carpeta\Mi base de datos.accdb" /compact

  1. Haga clic en Siguiente.
  2. En el cuadro Escriba un nombre para este acceso directo, escriba un nombre para el acceso directo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

El asistente creará el acceso directo y lo colocará en el escritorio.

  1. Siempre que desee compactar y reparar la base de datos, haga doble clic en el acceso directo.

 Sugerencia   Para agregar el acceso directo de escritorio al menú Inicio, haga clic con el botón secundario del mouse en el acceso directo y, a continuación, haga clic en Anclar al menú Inicio en el menú contextual.

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Corresponde a:
Access 2007