Aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access

El filtrado resulta útil para ver únicamente los datos que desee mostrar. Puede usar los filtros para mostrar registros específicos en un formulario, informe, consulta u hoja de datos, o para imprimir únicamente algunos registros de un informe, tabla o consulta. Mediante la aplicación de un filtro, podrá limitar los datos de una vista sin que haya que cambiar el diseño del objeto subyacente. En este artículo, se explican los tipos de filtros de Access y cómo aplicar, guardar o quitar filtros en una base de datos cliente de Access 2010. Este artículo no es aplicable al filtrado de registros en una base de datos web de Access 2010.

En este artí­culo:


Utilidad de los filtros

La vista que se obtiene tras aplicar un filtro contiene solo aquellos registros que incluyen los valores seleccionados, mientras que el resto de los datos permanece oculto hasta que se borra el filtro.

 Nota   Las columnas de hojas de datos y los controles de formularios e informes enlazados a expresiones no admiten los filtros.

Existen varios tipos de filtros y algunos de ellos se aplican y se quitan fácilmente. Access 2010 contiene algunos filtros comunes integrados en cada vista. La disponibilidad de los comandos de filtro depende del tipo y de los valores del campo.

Por ejemplo, para ver los registros de personas cuyo cumpleaños se celebra en un mes determinado, haga clic en la columna Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio del grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtros de fecha y, a continuación, seleccione el período de fechas correspondiente.

Filtrar por un campo de fecha

Llamada 1 Los filtros disponibles dependen del tipo de datos en la columna seleccionada.
Llamada 2 El filtro Todas las fechas del período pasa por alto la parte correspondiente al día y al año de los valores de fecha.

En esta vista filtrada, se verán únicamente los registros donde la parte correspondiente al mes en el campo denominado Fecha de nacimiento sea el mes de abril.

Campo Fecha de nacimiento filtrado por abril

Llamada 1 El icono de filtro en el encabezado de columna y la barra del explorador de registros indican que la vista actual está filtrada por la columna Fecha de nacimiento.
Llamada 2 En la vista Hoja de datos, al desplazar el mouse sobre el encabezado de columna, verá el actual criterio de filtro.

 Nota    Al aplicar un filtro a una columna ya filtrada, el filtro anterior se quita automáticamente. Si bien un campo solo puede tener un único filtro aplicado simultáneamente, es posible especificar un filtro diferente para cada campo de la vista.

Por ejemplo, para ver los nombres de los contactos que residen en el Reino Unido y cuyo cumpleaños se celebra en el mes de abril, se puede filtrar la tabla Contactos por el campo PaísRegión y también por el campo Fecha de nacimiento. Cuando se filtran varios campos en una sola vista, se combinan los filtros mediante el operador Y de la siguiente manera:

PaísRegión = Reino Unido Y mes de Fecha de nacimiento = abril

Para volver a la vista sin filtrar: quite los filtros. Al quitar un filtro, se quita temporalmente el filtro de la vista de modo que se puede volver a la vista original sin filtrar.

Para cambiar entre vistas filtradas y sin filtrar: en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Alternar filtro.

Para quitar un filtro de manera permanente de una vista: borre el filtro. Para obtener más información sobre los procedimientos para borrar filtros, vea la sección Borrar un filtro.

La configuración de un filtro permanece activa hasta que se cierra el objeto, incluso si se cambia a otra vista del objeto. Es decir, si se filtra un formulario en la vista Hoja de datos, la configuración del filtro permanecerá activa incluso si se cambia a la vista Formulario o Presentación, y permanecerá activa hasta que se cierre el formulario. Si se guarda el objeto mientras está activo el filtro, este estará disponible la próxima vez que se abra el objeto. Para obtener información acerca de cómo guardar un filtro, vea la sección Guardar un filtro de este artículo.

Volver al principio Volver al principio

Seleccionar y aplicar un tipo de filtro

Puede seleccionar entre varios filtros listos para usar para un tipo de datos. Estos filtros están disponibles como comandos de menú en las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe y Presentación. Además de estos filtros, también se puede filtrar un formulario o una hoja de datos rellenando un formulario (que se denomina Filtro por formulario).

Si desea disponer de mayor flexibilidad y está familiarizado con las expresiones, puede crear filtros propios mediante las opciones de la ficha de documentos Filtro.

Seleccione entre los siguientes tipos de filtros:

Filtros comunes: para filtrar por valores específicos o por un intervalo de valores.

Filtro por selección: para filtrar todas las filas de una tabla que contienen un valor que coincide con el valor seleccionado en una fila al filtrar la vista Hoja de datos.

Filtro por formulario: para filtrar por varios campos de un formulario o una hoja de datos, o si intenta buscar un registro determinado.

Filtro avanzado: para filtrar el tipo para el que defina criterios de filtro personalizados.

 Nota   Si no ve los comandos de filtro en ninguna de las vistas, puede que el diseñador del formulario o de la base de datos haya deshabilitado la función de filtro. Póngase en contacto con el diseñador para obtener ayuda.

Filtros comunes

Salvo para los campos Objeto OLE y los campos que muestran valores calculados, todos los tipos de campo ofrecen filtros comunes. La lista de filtros disponibles depende del tipo de datos y de los valores del campo seleccionado.

Haga clic con el botón secundario en el campo que desee filtrar. Para filtrar por varios controles o columnas, deberá seleccionar y filtrar cada columna o control por separado, o bien usar una opción de filtro avanzada. Vea las secciones Filtro por formulario y Filtros avanzados en este artículo para obtener más información.

Por ejemplo, para ver los filtros disponibles para el campo Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro

Filtros de fecha comunes

Ejemplo de filtros de fecha comunes
Llamada 1 Para filtrar por valores específicos, use la lista de casillas de verificación. La lista incluye todos los valores que se muestran actualmente en el campo.
Llamada 2 Para filtrar por un intervalo de valores, haga clic en uno de estos filtros y especifique los valores requeridos.
Por ejemplo, para ver los cumpleaños que se celebran entre la fecha de hoy y el fin de año, haga clic en Entre y, a continuación, especifique las fechas inicial y final apropiadas en el cuadro de diálogo Entre. Para ver todos los cumpleaños que se celebran en una fecha determinada, haga clic en dicha fecha y se mostrarán esos cumpleaños.

Es importante tener en cuenta que los valores de un campo de fecha afectan a la lista de filtros específicos de un tipo. Si el valor de fecha más reciente de un campo de fecha pertenece a los dos últimos años, se verá una lista de filtros más larga y detallada. Si ninguna de las fechas de un campo tiene menos de dos años de antigüedad, se verá la lista de filtros más corta.

Listas de filtros comunes de fecha larga y corta

Listas de filtros comunes de fecha larga y corta

 Nota   No hay filtros específicos de tipo para los campos con el tipo de datos Sí/No, Objeto OLE y datos adjuntos. La lista de valores no está disponible para los campos memo ni para los campos que contienen texto enriquecido.

Aplicar un filtro común

  1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: Hoja de datos, Formulario, Informe o Presentación.
  2. Asegúrese de que aún no se haya aplicado ningún filtro a la vista. En la barra de selector de registros, compruebe que está presente el icono Sin filtrar o el icono atenuado Sin filtro.

 Sugerencia   Para quitar todos los filtros de un objeto concreto, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Borrar todos los filtros.

  1. Haga clic en cualquier lugar de la columna o del control que corresponda al primer campo que desee filtrar y, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro

Para aplicar un filtro común: elija Filtros de Texto (o Número o Fecha) y, a continuación, haga clic en el filtro que desee. En el caso de filtros como Igual a y Entre, es preciso escribir los valores necesarios.

 Sugerencia    Algunos caracteres como *, % y ? tienen un significado especial cuando se usan en el cuadro de texto de un filtro. Por ejemplo, * representa una cadena de caracteres, por lo que la cadena a* coincidirá con cualquier cadena que empiece por a y no solo la cadena literal a*. Para omitir el significado especial de un carácter, colóquelo entre corchetes angulares []: a[*]. Las bases de datos que usan el estándar ANSI-89 tratan *, ?, [, ], !, - y # como caracteres especiales. Las bases de datos que usan el estándar ANSI-92 tratan %, _, [, ], ^ y - como caracteres especiales. Se puede usar cualquiera de los estándares con Access, pero no se pueden mezclar los dos (por ejemplo, ?a*) en una expresión.

Para aplicar un filtro basado en valores de campo: desactive las casillas de verificación junto a los valores por los que no desee filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Sugerencia    Para filtrar por un valor o solo unos pocos valores de una larga lista, en primer lugar, desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) y, a continuación, seleccione los valores que desee.

Para filtrar por valores nulos (un valor nulo indica la ausencia de datos) en campos de texto, números y fechas: en la lista de casillas de verificación, desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, active la casilla de verificación junto a (Vacías).

Filtro por selección

Para ver todas las filas de una tabla que contienen un valor que coincide con el valor de otra fila, puede filtrar rápidamente la vista Hoja de datos seleccionando un valor específico y haciendo clic en el comando Selección. La lista desplegable muestra las opciones de filtro disponibles. Estas opciones variarán en función del tipo de datos del valor seleccionado. También puede obtener acceso a las opciones del filtro de selección haciendo clic con el botón secundario en una celda concreta.

Por ejemplo, si está seleccionado el valor 21/2/1967 en el campo denominado Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Selección para mostrar los comandos del filtro por selección y, a continuación, selección la opción de filtro.

Lista de filtros por selección

La lista de comandos también depende de la porción del valor que se haya seleccionado. Por ejemplo, si se seleccionan solo algunos de los caracteres del valor, se verá una lista diferente de comandos, según la parte del campo que se haya seleccionado.

Filtros basados en un campo parcialmente seleccionado

Llamada 1 Filtro que usa el inicio de un valor de campo...
Llamada 2 ...la parte central de un valor de campo...
Llamada 3 ...o el final de un valor de campo.

 Nota   La característica de filtrar por una selección parcial no está disponible para campos multivalor. El comando Selección no está disponible para los datos adjuntos.

Para quitar un filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro, o bien haga clic en Avanzadas y en Borrar todos los filtros.

Aplicar un filtro por selección

  1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: Hoja de datos, Formulario, Informe o Presentación.
  2. Asegúrese de que aún no se haya aplicado ningún filtro a la vista. En la barra de selector de registros, compruebe que está presente el icono Sin filtrar o el icono atenuado Sin filtro.
  3. Vaya al registro que contiene el valor que desee usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic dentro de la columna (en la vista Hoja de datos) o del control (en la vista Formulario, Informe o Presentación).

Para filtrar por una selección parcial, seleccione los caracteres que desee y, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Selección y, a continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.

Filtro por formulario

Este filtro resulta útil cuando se desea filtrar por varios campos en un formulario o una hoja de datos, o bien cuando se intenta buscar un registro específico. Access crea un formulario o una hoja de datos en blanco similar al formulario o a la hoja de datos original. A continuación, permite al usuario rellenar tantos campos como desee. Tras rellenar dichos campos, Access busca los registros que contengan los valores especificados.

 Nota   No se pueden especificar valores para campos multivalor mediante filtro por formulario, ni para los campos cuyo tipo de datos es Memo, Hipervínculo, Sí/No u Objeto OLE, si bien se pueden especificar valores para otros campos del conjunto de registros.

Por ejemplo, si desea buscar todos los registros de cliente en los que el puesto de la persona de contacto sea Propietario y esa persona resida en Guadalajara o en Toledo, abra la hoja de datos o el formulario Clientes y, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtrar por formulario.

Escriba el primer conjunto de valores, haga clic en la pestaña O de la parte inferior del formulario o la hoja de datos y, a continuación, escriba el siguiente conjunto de valores. Observe que si desea que un valor de campo funcione como filtro independientemente de los demás valores de campo, deberá especificar ese valor en la ficha Buscar y en cada ficha O. Cada ficha O representa un conjunto alternativo de valores de filtro.

Para ver únicamente los registros que coincidan con el valor que especifique:    en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

Aplicar un filtro rellenando un formulario

  1. Abra una tabla o una consulta en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista Formulario.
  2. Asegúrese de que aún no se haya aplicado ningún filtro a la vista. En la barra de selector de registros, compruebe que está presente el icono Sin filtrar o el icono atenuado Sin filtro.
  3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en el comando Filtrar por formulario del menú contextual.
  4. Según esté trabajando en la vista Hoja de datos o la vista Formulario, siga uno de los siguientes procedimientos:

Vista Hoja de datos: haga clic en la primera fila de la columna por la que desea filtrar, haga clic en la flecha que se muestra y, a continuación, seleccione un valor. Para agregar más valores, simplemente haga clic en la pestaña O situada en la parte inferior de la hoja de datos y seleccione otro valor.

Vista Formulario: haga clic en la flecha que aparece en el control y seleccione el valor por el que desee filtrar. Para agregar más valores, haga clic en la pestaña O situada en la parte inferior del formulario y seleccione otro valor.

 Sugerencia   No se pueden especificar valores para los campos multivalor mediante el filtro por formulario, si bien se pueden especificar valores para cualquier campo que no sea multivalor en el conjunto de registros.

  • Para especificar una lista de posibles valores de un campo, use el operador O. Por ejemplo, especifique "Guadalajara" O "Toledo" en el campo Ciudad para filtrar por los registros que contienen cualquiera de los valores.
  • Para filtrar basándose en el estado de un control, como una casilla de verificación o un botón, haga clic en el control de modo que tenga el estado que desee. Para que el control tenga una posición neutra, a fin de que no se use como criterio para filtrar los registros, asegúrese de que no está disponible (aparece atenuado).
  • Para filtrar por registros que tienen valores nulos (faltantes), no nulos, en blanco (vacíos o "") o no en blanco, escriba Es nulo, No es nulo, "" o No "" en el campo.

  1. Si desea especificar dos conjuntos de criterios alternativos para, por ejemplo, ver solo los nombres de los contactos cuyo valor de PaísRegión sea Estados Unidos y cuyo cumpleaños se celebre en el mes de abril, puede seguir cualquiera de los procedimientos que se indican a continuación:
  • Para obtener todos los registros que cumplan alguno de los diversos conjuntos de criterios, escriba el primer conjunto de criterios para especificar los criterios, haga clic en la pestaña O y, a continuación, escriba el siguiente conjunto de criterios. Observe que, si desea que un valor de campo funcione como filtro independientemente de los demás valores de campo, deberá especificar ese valor en la ficha Buscar y en cada ficha O. Es decir, la ficha Buscar y cada ficha O representan un conjunto alternativo de valores de filtro.
  • Observe también que, cada vez que se agrega un criterio de campo a la ficha O, Access crea otra ficha O. De este modo, se pueden especificar varios criterios "o". El filtro devuelve todos los registros que contengan todos los valores especificados en la ficha Buscar, o todos los valores especificados en la primera ficha O, o todos los valores especificados en la segunda ficha O, etc.

Para quitar un filtro y mostrar todos los registros, vuelva a hacer clic en Alternar filtro.

Para modificar un filtro por formulario, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtrar por formulario de nuevo. Se muestra el actual conjunto de criterios de filtro.

Filtro avanzado

Es posible que, ocasionalmente, desee aplicar un filtro de tipo avanzado y tenga que escribir personalmente los criterios de filtro. Este es el caso, por ejemplo, cuando desea buscar registros que contengan fechas de los últimos siete días o de los seis meses anteriores.

Para usar filtros avanzados, es necesario escribir expresiones. Las expresiones son similares a las fórmulas de Excel y a los criterios que se especifican cuando se diseña una consulta.

El filtro avanzado se puede usar, por ejemplo, para buscar nombres de contactos cuyos cumpleaños se hayan celebrado durante los pasados siete días. Tras aplicar un filtro avanzado, puede limitar aún más los resultados para ver aquellos contactos cuyo país o región sea España.

Aplicar un filtro avanzado

  1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: Hoja de datos, Formulario, Informe o Presentación.
  2. Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra del explorador de registros, compruebe que Sin filtro aparece atenuado (no está disponible). Si no se ve la barra del explorador de registros, haga clic en Avanzadas en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio y, a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros (si Borrar todos los filtros aparece atenuado, no hay ningún filtro aplicado).
  3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en el comando Filtro u orden avanzado del menú contextual.
  4. Agregue a la cuadrícula los campos por los que desee filtrar.
  5. En la fila Criterios de cada campo, especifique un criterio. Los criterios se aplican como un conjunto y se mostrarán únicamente los registros que coincidan con todos los criterios de la fila Criterios. Si desea especificar criterios alternativos para un solo campo, escriba el primer criterio en la fila Criterios y el segundo criterio en la fila O, y así sucesivamente.

 Sugerencia    El conjunto completo de criterios de la fila O se aplica como alternativa al conjunto de criterios de la fila Criterios. Cualquier criterio que se desee aplicar en ambos conjuntos de criterios debe especificarse tanto en la fila Criterios como en la fila O. Haga clic en Alternar filtro para ver las filas filtradas.

Para aprender a escribir criterios, se recomienda aplicar un filtro común o un filtro basado en una selección que genere un resultado parecido a lo que esté buscando. A continuación, con el filtro aplicado a la vista, muestre la ficha de objetos Filtro.

Comandos especiales de la ficha de documentos Filtro

Hay dos comandos especiales en la ficha de documentos Filtro. Cuando se hace clic con el botón secundario en cualquier lugar encima de la cuadrícula de diseño en la ficha, aparecen los comandos Cargar desde la consulta y Guardar como consulta en el menú contextual.

Opciones de filtro especiales

El comando Cargar desde la consulta permite cargar el diseño de una consulta seleccionada en la cuadrícula. De este modo, se pueden usar los criterios de la consulta como criterios de filtro.

El comando Guardar como consulta permite guardar los valores de filtro como una nueva consulta.

Volver al principio Volver al principio

Quitar o volver a aplicar un filtro

Para cambiar a la vista sin filtrar de los datos, quite los filtros haciendo clic en Filtrado en la barra del explorador de registros para volver a la vista completa.

Al quitar los filtros activos, se quitan temporalmente los filtros de todos los campos en la vista. Por ejemplo, si se aplican primero filtros a los campos PaísRegión y Fecha de nacimiento y, a continuación, se quitan los filtros, se verán de nuevo todos los registros.

Haga clic en Sin filtrar en la barra del explorador de registros para volver a aplicar los filtros más recientes.

Volver al principio Volver al principio

Borrar un filtro

Borre un filtro cuando ya no lo necesite. Al borrar un filtro, este se elimina de la vista y no se puede volver a aplicar haciendo clic en Sin filtrar en la barra de estado. Puede borrar un solo filtro de un único campo, o bien borrar todos los filtros de todos los campos de la vista.

  • Para borrar un solo filtro de un solo campo: haga clic con el botón secundario en la columna filtrada o el control filtrado y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de nombre de campo.
  • Para borrar todos los filtros de todos los campos: en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros en el menú contextual.

Volver al principio Volver al principio

Guardar un filtro

Puede resultar útil guardar un filtro para usarlo más adelante. Los valores de filtro aplicados en el momento de cerrar una tabla, una consulta, un formulario o un informe se guardan automáticamente junto con el objeto y están disponibles para volver a aplicarlos. Sin embargo, de forma predeterminada, los valores de filtro no se aplicarán automáticamente la próxima vez que se abra el objeto.

Para asegurarse de que los filtros activos se aplican automáticamente la próxima vez que se abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe, establezca el valor de la propiedad FiltrarAlCargar del objeto en desde la hoja de propiedades del objeto. La propiedad FiltrarAlCargar se aplica cuando el objeto se abre la próxima vez. Si se cambia este valor, es preciso cerrar el objeto y volver a abrirlo para que se aplique la nueva configuración.

 Nota    El valor de la propiedad FiltrarAlCargar solo se aplica cuando se carga el objeto. Si se configura esta propiedad para un objeto en la vista Diseño y, a continuación, se cambia a otra vista, no se aplicará la configuración. Es preciso cerrar el objeto y volver a abrirlo para que los cambios realizados en el valor de la propiedad FiltrarAlCargar surtan efecto.

Volver al principio Volver al principio

 
 
Corresponde a:
Access 2010, Access 2007