Agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados

En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta de datos anexados. Este tipo de consulta se usa cuando se necesita agregar nuevos registros a una tabla existente mediante datos de otros orígenes.

Si necesita cambiar datos en un conjunto existente de registros, como actualizar el valor de un campo, puede usar una consulta de actualización. Si necesita crear una nueva tabla a partir de una selección de datos, o combinar dos tablas en una tabla nueva, puede usar una consulta de creación de tabla. Para obtener más información acerca de las consultas de actualización o las consultas de creación de tabla, o para obtener información general sobre otras formas de agregar registros a una base de datos o cambiar los datos existentes, consulte la sección Vea también.

 Nota   No se puede ejecutar una consulta de datos anexados en un explorador web. Si desea ejecutar una consulta de datos anexados en una base de datos web, primero debe abrir la base de datos web mediante Access.

En este artículo


Información general

Una consulta de datos anexados selecciona registros de uno o más orígenes de datos y copia los registros seleccionados en una tabla existente.

Por ejemplo, suponga que adquiere una base de datos que contiene una tabla de clientes potenciales, y que ya tiene una tabla en la base de datos existente que almacena ese tipo de datos. Le gustaría almacenar los datos en un lugar, así que decide copiarlos de la nueva base de datos a la tabla existente. Para evitar introducir manualmente los nuevos datos, puede usar una consulta de datos anexados para copiar los registros.

Ventajas de usar una consulta de datos anexados

Si usa una consulta para copiar datos, puede:

  • Anexe varios registros de una sola vez    Si copia manualmente los datos, normalmente tendrá que realizar varias operaciones de copiar y pegar. Mediante una consulta, se seleccionan todos los datos a la vez y después se copian.
  • Revise la selección antes de copiarla    Puede ver la selección en la vista Hoja de datos y puede realizar ajustes en la selección según sea necesario antes de copiar los datos. Esto puede resultar especialmente útil si la consulta incluye criterios o expresiones y necesita hacer varios intentos para obtener los resultados perfectos. No se puede deshacer una consulta de datos anexados, de modo que si comete un error, deberá restaurar la base de datos desde una copia de seguridad o corregir el error, ya sea manualmente o mediante una consulta de eliminación.
  • Use criterios para ajustar la selección    Por ejemplo, quizás desee anexar únicamente los registros de clientes que viven en su ciudad.
  • Anexe registros cuando algunos de los campos de los orígenes de datos no existen en la tabla de destino     Por ejemplo, suponga que la tabla de clientes existente tiene once campos y la nueva tabla desde la que desea copiar sólo tiene nueve de esos once campos. Puede usar una consulta de datos anexados para copiar los datos de los nueve campos que coinciden y dejar los otros dos campos en blanco.

Pasos básicos de una consulta de datos anexados

Para crear una consulta de datos anexados, siga estos pasos básicos:

  • Cree una consulta de selección    Empiece por seleccionar los datos que desea copiar. Puede ajustar la consulta de selección según sea necesario y ejecutarla tantas veces como desee para asegurarse de que selecciona los datos que desea copiar.
  • Convierta la consulta de selección en una consulta de datos anexados    Una vez lista la selección, cambie el tipo de consulta a Anexar.
  • Elija los campos de destino para cada columna de la consulta de datos anexados    En algunos casos, Access elige los campos de destino automáticamente. Puede ajustar los campos de destino, o bien elegirlos si Access no lo hace.
  • Obtenga una vista previa de la consulta y ejecútela para anexar los registros    Antes de anexar los registros, puede cambiar a la vista Hoja de datos para una obtener una vista previa de los registros anexados.

 Importante   No se puede deshacer una consulta de datos anexados. Considere la posibilidad de realizar copias de seguridad de la base de datos o la tabla de destino.

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Crear y ejecutar una consulta de datos anexados

En esta sección


Paso 1: Crear una consulta para seleccionar los registros que se copiarán

  1. Abra la base de datos que contiene los registros que desee copiar.
  2. En la ficha Crear, en el grupo Macros y código, haga clic en Diseño de la consulta.

 Nota   Si está trabajando en una base de datos web, en el grupo Macros y código haga clic en Objetos de cliente y, a continuación, en Diseño de la consulta.

Se abre el diseñador de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  1. Haga doble clic en las tablas o consultas que contienen los registros que desee copiar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas o consultas aparecen como una o varias ventanas en el diseñador de consultas. Cada una de las ventanas muestra los campos de una tabla o consulta. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas.

Tabla en el diseñador de consultas

Llamada 1 Tabla de activos en el diseñador de consultas
Llamada 2 Cuadrícula de diseño de la consulta
  1. Haga doble clic en los campos que desee anexar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Los tipos de datos de los campos de la tabla de origen deben ser compatibles con los tipos de datos de los campos de la tabla de destino. Los campos de texto son compatibles con la mayoría de los demás tipos de campos. Los campos de número sólo son compatibles con otros campos de número. Por ejemplo, se pueden anexar números a un campo de texto, pero no se puede anexar texto a un campo de número.

También puede usar una expresión como campo  (como =Fecha() para devolver automáticamente la fecha de hoy)  y puede usar expresiones con campos de tabla o consulta en la cuadrícula de diseño para personalizar los datos que seleccione. Por ejemplo, si la tabla de destino tiene un campo que almacena un año de cuatro dígitos y la tabla de origen tiene un campo de fecha y hora normal, puede usar la función ParcFecha con el campo de origen para seleccionar sólo el año.

Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) que aparece en la parte superior de la lista de campos de tabla. En esta ilustración se muestra la cuadrícula de diseño con todos los campos agregados.

Consulta con todos los campos de tabla agregados

  1. De manera opcional, se puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cómo afectan a las consultas.
Criterios Efecto
> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, use < 234.
>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #02.02.2007# Y #01.12.2007# Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla. Por ejemplo: Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
No "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco.
En(Canadá,Reino Unido) En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Como "[A-D]*" En un campo con el tipo de datos Texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre A y D. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco.
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan el grupo de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco.
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce (lo cual viene indicado por el signo de interrogación). Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación.
#02.02.2007# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en vez de usar signos de almohadilla (#). Ejemplo: '02.02.2007'.
< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.
Fecha() Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual.
Entre Fecha() Y AgregFecha("M", 3, Fecha()) Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.
  1. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
  2. Compruebe que la consulta devuelve los registros que desea copiar. Si desea agregar o quitar campos de la consulta, vuelva a la vista Diseño y agregue los campos de acuerdo con lo descrito en el anterior paso, o bien, seleccione los campos que desee quitar y presione SUPRIMIR para quitarlos de la consulta.

Paso 2: Convertir la consulta de selección en una consulta de datos anexados

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Diseño.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

Aparece el cuadro de diálogo Anexar.

  1. A continuación, especifique si desea anexar los registros a una tabla de la base de datos actual o a una tabla en una base de datos diferente.

Siga uno de estos procedimientos:

  • En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos actual, seleccione la tabla de destino del cuadro combinado Nombre de la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

O bien,

  1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.
  2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino.
  3. En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Paso 3: Elegir los campos de destino

El modo en que debe elegir los campos de destino depende del modo en que creó la consulta de selección en el paso 1.

Si... Access...
Agregó todos los campos desde la tabla o consulta de origen Agrega todos los campos de la tabla de destino a la fila Anexar a en la cuadrícula de diseño
Agregó campos individuales a la consulta o usó expresiones, y los nombres de campo de las tablas de origen y de destino coinciden Agrega automáticamente los campos de destino coincidentes a la fila Anexar a de la consulta
Agregó campos individuales o usó expresiones, y algunos de los nombres de las tablas de origen y de destino no coinciden Agrega los campos coincidentes y deja en blanco los campos no coincidentes

Si Access deja campos en blanco, puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.

En esta ilustración se muestra cómo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.

Lista despegable en la fila Anexar a

 Nota   Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexará datos a ese campo.

Paso 4: Obtener una vista previa de la consulta de datos anexados y ejecutarla

  1. Para obtener una vista previa de los cambios, cambie a la vista Hoja de datos.

 Sugerencia   Para cambiar de vista rápidamente, haga clic con el botón secundario en la pestaña de la parte superior de la consulta y, a continuación, haga clic en la vista que desee.

  1. Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en EjecutarImagen del botón para anexar los registros.

 Importante   No se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados.

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Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

Si intenta ejecutar una consulta de datos anexados y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Para evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta, debe habilitar el contenido de la base de datos. Para habilitar la consulta, use el botón Habilitar contenido de la barra de mensajes.

 Nota   Al habilitar la consulta de datos anexados, también se habilita el resto del contenido de la base de datos.

Para obtener más información acerca de la seguridad en Access, vea el artículo de introducción a la seguridad en Access 2010.

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Corresponde a:
Access 2010