Agregar o cambiar una columna de búsqueda

A veces, para el valor que desea ya se ha realizado un seguimiento en otra tabla. Por ejemplo, suponga que desea registrar un pedido de un cliente en la tabla Pedidos. Sin embargo, se realiza un seguimiento de toda la información del cliente en la tabla Clientes. Puede crear una columna de búsqueda que muestre la información del cliente en un control de cuadro combinado o de cuadro de lista. Entonces, cuando seleccione el cliente en dicho control, se almacenará un valor apropiado  (por ejemplo el valor de la clave principal del cliente)  en el registro del pedido.

Este artículo explica qué es una columna de búsqueda y cómo crearla.

Si desea saber cómo buscar un valor en una tabla mediante programación, vea el artículo de referencia Función DLookup. Para obtener información sobre cómo crear una columna de búsqueda de varios valores, vea el artículo Agregar o cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores.

En este artículo


¿Qué es una columna de búsqueda?

Una columna (o campo) de búsqueda es un campo de una tabla cuyo valor se obtiene de otra tabla o de una lista de valores. Puede usar una columna de búsqueda para mostrar una lista de opciones en un cuadro combinado o un cuadro de lista. Las opciones pueden proceder de una tabla o consulta, o pueden ser valores especificados. Puede crear una columna de búsqueda manualmente, configurando las propiedades de campo de búsqueda de un campo, o automáticamente, completando el Asistente para búsquedas. Siempre que sea posible, debe usar el Asistente para búsquedas para crear una columna de búsqueda. El Asistente para búsquedas simplifica el proceso y rellena automáticamente las propiedades del campo apropiadas y crea las relaciones de tabla apropiadas.

Columna de búsqueda

Puede crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño.

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Crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de datos

De forma predeterminada, al abrir una tabla, si abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar una columna de búsqueda haciendo clic en Columna de búsqueda en el grupo Campos y columnas en la ficha Hoja de datos. Haciendo esto se abre el Asistente para búsquedas, que le guía en el proceso de creación de la columna de búsqueda.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la columna de búsqueda , esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.
  3. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Columna de búsqueda.

Imagen de la Cinta de opciones de Access

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

Página del Asistente para búsquedas en la que se elige una tabla/consulta o lista de valores

  1. En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la columna de búsqueda en los valores de una tabla o una consulta, o en una lista de valores que escriba.

El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores buscados de una tabla o consulta relacionada.

  1. Haga clic en Siguiente y, a continuación, siga las instrucciones para completar el asistente. Para obtener más información sobre cómo completar el asistente, vea la sección Uso del Asistente para búsquedas.

Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas.

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Crear una columna de búsqueda mediante el panel Lista de campos

Si usa una base de datos que contiene más de una tabla, puede iniciar el proceso de creación de un campo de búsqueda arrastrando un campo del panel Lista de campos . El panel Lista de campos muestra los campos disponibles en otras tablas de la base de datos. Al crear una columna de búsqueda de este modo, el Asistente para búsquedas se inicia automáticamente y el campo que arrastra a la hoja de datos se convierte en uno de los campos de la columna de búsqueda.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la columna de búsqueda , esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.
  3. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

Imagen de la Cinta de opciones de Access

Aparecerá el panel Lista de campos.

  1. Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla para mostrar la lista de campos de esa tabla.
  2. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
  3. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Línea de inserción para insertar un campo del panel Lista de campos

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

  1. Siga las instrucciones para completar el asistente. Para obtener más información sobre cómo completar el asistente, vea la sección Uso del Asistente para búsquedas.

Una vez completado el asistente, aparecerá la columna de búsqueda en la tabla en la vista Hoja de datos.

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Crear una columna de búsqueda en la vista Diseño

Puede crear una columna de búsqueda en la vista Diseño, además de en la vista Hoja de datos. Cuando trabaja en la vista Diseño, puede crear una columna de búsqueda usando el mismo Asistente para búsquedas que usa en la vista Hoja de datos. Sin embargo, en la vista Diseño, también tiene acceso pleno a toas las propiedades del campo:  como resultado, puede editarlas directamente.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desee agregar la columna de búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  3. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
  4. En la primera fila vacía disponible, haga clic en una celda de la columna Nombre de campo, y escriba el nombre de campo de la columna de búsqueda.
  5. A continuación, haga clic en una celda de la columna Tipo de datos de dicha fila, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Asistente para búsquedas.

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

Página del Asistente para búsquedas en la que se elige una tabla/consulta o lista de valores

  1. En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la columna de búsqueda en los valores de una tabla o una consulta, o en una lista de valores que escriba.

El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores buscados de una tabla o consulta relacionada.

  1. Haga clic en Siguiente y, a continuación, siga las instrucciones para completar el asistente. Para obtener más información sobre cómo completar el asistente, vea la sección Uso del Asistente para búsquedas.

Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas. Puede ver las propiedades de campo en el panel inferior de la vista Diseño, bajo Propiedades del campo. Para ver las propiedades que se aplican específicamente a la columna de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.

Descripción de un valor enlazado y un valor de visualización en una columna de búsqueda

El fin de usar una columna de búsqueda es reemplazar la visualización de un número, por ejemplo un Id. (u otro valor de clave externa), por algo más significativo, como un nombre. Por ejemplo, en lugar de mostrar un número Id. de contacto, Access puede mostrar un nombre de contacto. El número Id. de contacto es el valor enlazado. Se busca automáticamente en una tabla o consulta de origen para encontrar el nombre de contacto. El nombre de contacto es el valor de visualización.

Valor enlazado frente a valor de visualización en una columna de búsqueda

Llamada 1 Valor de visualización
Llamada 2 Valor enlazado

Una columna de búsqueda tiene un valor de visualización que aparece en la interfaz de usuario, y un valor enlazado que se almacena en el control. El valor de visualización se "busca" basándose en el valor enlazado. Esto significa que Access a menudo muestra un valor de visualización buscado que no es el mismo que el valor enlazado que se almacena en el campo. Por ejemplo, en el caso de una tabla Pedidos, un valor de Id. de cliente de la tabla Clientes se almacena en el campo Cliente de la tabla Pedidos;  es el valor enlazado. Sin embargo, como el campo Cliente es un campo de búsqueda, Access muestra el valor buscado , en este caso, el nombre del cliente. El nombre del cliente es el valor de visualización.

Es importante entender la distinción entre el valor de visualización de un campo de búsqueda y su valor enlazado. El valor de visualización se muestra automáticamente en la vista Hoja de datos, de forma predeterminada. Sin embargo, el valor enlazado es lo que se almacena, lo que se usa en los criterios de la consulta y lo que usa Access de forma predeterminada en combinaciones con otras tablas.

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Presentación de las propiedades del campo de búsqueda

Puede ver las propiedades del campo de búsqueda en el panel inferior de la vista Diseño bajo Propiedades del campo. Para ver las propiedades relacionadas específicamente con la columna de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desee agregar la columna de búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  3. Haga clic en una celda de la columnaNombre de campo de la columna de búsqueda.
  4. Bajo Propiedades del campo, haga clic en la ficha Búsqueda.

Aparecerán las propiedades del campo de búsqueda.

Cuando establece la primera propiedad (Control de pantalla), la lista de propiedades disponibles cambia para reflejar su elección. Puede establecer las propiedades del campo de búsqueda para cambiar el comportamiento de una columna de búsqueda. Observe que cuando crea la columna de búsqueda mediante el Asistente para búsquedas, el asistente establece las propiedades del campo de búsqueda por usted.

Propiedades del campo de búsqueda

Establezca esta propiedad Para
Control de pantalla Establecer el tipo de control a Casilla de verificación, Cuadro de texto, Cuadro de lista o Cuadro combinado. Cuadro combinado es la elección más común para una columna de búsqueda.
Tipo de origen de la fila Elegir si desea rellenar la columna de búsqueda con valores de otra tabla o consulta, o de una lista de valores que especifique. Puede elegir rellenar la lista con los nombres de los campos de una tabla o consulta.
Origen de la fila Especificar la tabla, consulta o lista de valores que proporciona los valores para la columna de búsqueda. Si la propiedad Tipo de origen de la fila está establecida a Tabla o consulta o a Lista de campos, esta propiedad debería establecerse al nombre de una tabla o consulta o a una instrucción SQL que represente la consulta. Si la propiedad Tipo de origen de la fila está establecida a Lista de valores, esta propiedad debería contener una lista de valores separados por signos de punto y coma.
Columna enlazada

Especificar la columna del origen de la fila que proporciona el valor almacenado por la columna de búsqueda. Este valor puede ir desde 1 hasta el número de columnas del origen de la fila.

 Nota   La columna que proporciona el valor que se desea almacenar no tiene porqué ser la misma columna que la columna de visualización.

Número de columnas Especificar el número de columnas del origen de la fila que se pueden mostrar en la columna de búsqueda. Para seleccionar las columnas que desea mostrar, debe facilitar un ancho de columna en la propiedad Ancho de columnas.
Encabezados de columna Especificar si se desea mostrar encabezados de columna.
Ancho de columnas Indicar el ancho de columna de cada columna. Si no desea mostrar una columna, por ejemplo un número Id., especifique 0 para el ancho.
Filas en lista Especificar el número de filas que aparecen al mostrar la columna de búsqueda.
Ancho de la lista Especificar el ancho del control que aparece al mostrar la columna de búsqueda.
Limitar a la lista Elegir si un usuario puede indicar un valor que no se encuentra en la lista.
Permitir varios valores

Especificar si la columna de búsqueda emplea un campo multivalor y permite seleccionar varios valores.

Para obtener más información sobre los campos multivalor, vea el artículo Guía de campos multivalor.

Permitir ediciones de lista de valores Especificar si se pueden editar los elementos de una columna de búsqueda que está basada en una lista de valores. Si esta propiedad está establecida en , y hace clic con el botón secundario en un campo de búsqueda que está basado en una lista de valores de una única columna, verá la opción de menú Editar elementos de lista. Si el campo de búsqueda tiene más de una columna, se omite esta propiedad.
Formulario de edición de elementos de lista Especificar el uso de un formulario existente con el que pueda editar la lista de elementos de una columna búsqueda que está basada en una tabla o consulta.
Mostrar sólo valores de origen de fila Mostrar sólo valores que coincidan con el origen de fila actual si Permitir varios valores está establecida en .

El valor enlazado de una columna búsqueda se determina mediante la propiedad Columna enlazada. El valor de visualización de una columna de búsqueda es la columna o columnas que se representan en la propiedad Ancho de columnas con un ancho distinto de cero.

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Usar el Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas se inicia en los siguientes casos: al crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de datos, al arrastrar un campo desde el panel Lista de campos hasta una tabla que se abre en la vista Hoja de datos y, en la vista Diseño, al seleccionar Asistente para búsquedas en la columna Tipo de datos. El asistente le guía en los pasos necesarios para crear una columna de búsqueda y establece automáticamente las propiedades de campo apropiadas de acuerdo con sus elecciones. El asistente también crea relaciones de tabla e índices, cuando es necesario, para asistir a la columna de búsqueda.

Cuando se inicia el Asistente para búsquedas, deberá decidir si desea basar la columna de búsqueda en una tabla o consulta, o en una lista de valores especificados. La mayoría de las veces, si la base de datos está diseñada correctamente y la información se divide en tablas basadas en temas, deberá elegir una tabla o consulta como el origen de los datos para la columna de búsqueda.

Página del Asistente para búsquedas en la que se elige una tabla/consulta o lista de valores

Columna de búsqueda basada en una tabla o consulta

Si eligió la opción Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta, cuando haga clic en Siguiente, el Asistente para búsquedas mostrará una lista de tablas que proporcionan los valores para la columna de búsqueda. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas. Si eligió una tabla o consulta, haga clic en Siguiente.

Página del Asistente para búsquedas que muestra tablas y consultas para seleccionar

El Asistente para búsquedas enumera los campos disponibles de la tabla o consulta. Para cada campo que desee incluir en la columna de búsqueda, haga clic en el campo y, a continuación, en el botón mayor que (>) para moverlo a la lista Campos seleccionados. Observe que debe seleccionar los campos que desee dejar visibles además del campo que desea que suministre el valor que se almacena al realizar una selección en la columna de búsqueda. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

Página del Asistente para búsquedas en la que se seleccionan campos

El Asistente para búsquedas muestra una página que permite especificar un campo o campos que puede usar para ordenar la columna de búsqueda. Esta ordenación es opcional. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

Página del Asistente para búsquedas en la que se establece el criterio de ordenación

Puede ajustar el ancho de las columnas que aparecerán en la columna de búsqueda. Si reduce el ancho de un campo para que ya no esté visible, no aparecerá en la columna de búsqueda. Por ejemplo, puede usar esta función para impedir que se muestre una columna de Id. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

Página del Asistente para búsquedas en la que se ajusta el ancho de las columnas

Al seleccionar una fila de la columna de búsqueda, puede almacenar un valor de dicha fila en la base de datos o usar el valor posteriormente para realizar una acción. Esta página del asistente, que se muestra en la siguiente figura, permite elegir el campo que suministra dicho valor. Debe elegir un campo que identifique de forma exclusiva la fila. Normalmente, el campo de clave principal de la tabla de origen resulta una buena elección. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

Página del Asistente para búsquedas en la que se elige el valor enlazado

En la página final del Asistente para búsquedas, debe escribir un nombre para la columna de búsqueda;  éste se convertirá en el nombre del campo de la tabla.

Página final del Asistente para búsquedas

Si desea permitir la selección de más de un valor cuando aparece la columna de búsqueda y, a continuación, almacenar varios valores, active la casilla de verificación Permitir varios valores. Observe que activar esta casilla de verificación cambia la columna de búsqueda por un campo multivalor.

Para obtener más información sobre los campos multivalor, vea los artículos Guía de campos multivalor y Agregar o cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores.

Columna de búsqueda basada en una lista de valores

Si eligió la opción Escribiré los valores que desee, al hacer clic en Siguiente, el Asistente para búsquedas mostrará una cuadrícula en la que puede escribir los valores para la columna de búsqueda.

Cuadrícula del Asistente para búsquedas para escribir valores

Primero, indique el número de columnas que desea incluir en la columna de búsqueda. A continuación, escriba los valores en la cuadrícula. Puede ajustar el ancho de las columnas que aparecerán en la columna de búsqueda. Si reduce el ancho de un campo para que ya no esté visible, no aparecerá en la columna de búsqueda. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

Al seleccionar una fila de la columna de búsqueda, puede almacenar un valor de dicha fila en la base de datos o usar el valor posteriormente para realizar una acción. Esta página del asistente, que se muestra en la siguiente figura, permite elegir el campo que suministra dicho valor. Debe elegir un campo que identifique de forma exclusiva la fila. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

La página del Asistente para búsquedas en la que se elige el valor enlazado

En la página final del Asistente para búsquedas, debe escribir un nombre para la columna de búsqueda;  éste se convertirá en el nombre del campo de la tabla. Si desea permitir la selección de más de un valor cuando aparece la columna de búsqueda y, a continuación, almacenar varios valores, active la casilla de verificación Permitir varios valores. Observe que activar esta casilla de verificación cambia la columna de búsqueda por un campo multivalor.

Página final del Asistente para búsquedas

Para obtener más información sobre los campos multivalor, vea los artículos Guía de campos multivalor o Agregar o cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores.

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Cambiar una columna de búsqueda

Para cambiar una columna de búsqueda, puede abrir la tabla en la vista Diseño y, a continuación, modificar las propiedades del campo de búsqueda. Para obtener información sobre las propiedades del campo de búsqueda, vea la sección Presentación de las propiedades del campo de búsqueda. Si la columna de búsqueda se basa en una lista de valores y la propiedad Permitir ediciones de lista de valores está establecida en , puede editar los elementos de la lista en la vista Hoja de datos o la vista Formulario. Para editar los elementos de la lista en la vista Hoja de datos o la vista Formulario:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o formulario que contiene el campo multivalor.

La tabla se abrirá en la vista Hoja de datos o el formulario se abrirá en la vista Formulario.

  1. Haga clic con el botón secundario en la columna de búsqueda y, a continuación, haga clic en Editar elementos de lista en el menú contextual.
  2. Cambie la lista de valores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Cambiar un campo por una columna de búsqueda

Para cambiar un campo existente por una columna de búsqueda, en la vista Diseño, abra la tabla que contiene el campo que desea cambiar, haga clic en la columna Tipo de datos del campo, haga clic en la lista desplegable y seleccione Asistente para búsquedas. A continuación, siga las instrucciones del Asistente para búsquedas para crear la columna de búsqueda.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desee agregar la columna de búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  3. Localice el campo que desea cambiar por una columna de búsqueda.
  4. A continuación, haga clic en la celda de la columna Tipo de datos de dicha fila, haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, seleccione Asistente para búsquedas....

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

Página del Asistente para búsquedas en la que se elige una tabla/consulta o lista de valores

  1. En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la columna de búsqueda en los valores de una tabla o consulta, o en una lista de valores que especifique.

El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores buscados de una tabla o consulta relacionada.

  1. Haga clic en Siguiente y, a continuación, siga las instrucciones para completar el asistente. Para obtener más información sobre cómo completar el asistente, vea la sección Uso del Asistente para búsquedas.

Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas. Puede ver las propiedades de campo en el panel inferior de la vista Diseño, bajo Propiedades del campo. Para ver las propiedades que se aplican específicamente a la columna de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.

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Corresponde a:
Access 2007