Adjuntar archivos a los registros de una base de datos

La función Datos adjuntos se utiliza en Microsoft Office Access 2007 para agregar uno o varios datos  (documentos de Microsoft Office Word 2007, presentaciones de Microsoft Office PowerPoint 2007, imágenes, etcétera)  a los registros de una base de datos. Este artículo contiene información básica y describe los pasos necesarios para configurar una base de datos de modo que se puedan utilizar datos adjuntos, y para adjuntar y administrar datos.

En este artículo


¿Por qué utilizar datos adjuntos?

Los datos adjuntos se pueden utilizar para almacenar varios archivos en un solo campo; incluso se pueden almacenar varios tipos de archivos en el campo. Por ejemplo, supongamos que tiene una base de datos de contactos laborales. Podrá adjuntar al registro un currículo o varios para cada contacto, junto con una foto del contacto.

Los datos adjuntos también sirven para almacenar datos de manera más práctica. En versiones anteriores de Access, se empleaba una tecnología denominada vinculación e incrustación de objetos (OLE) para almacenar imágenes y documentos. De forma predeterminada, OLE creaba un equivalente a la imagen o al documento con formato de mapa de bits. Esos archivos de mapa de bits podían llegar a ser muy voluminosos (tanto como 10 veces mayores que el archivo original). Cuando se quería ver una imagen o un documento desde la base de datos, OLE mostraba la imagen de mapa de bits en lugar del archivo original. Con los datos adjuntos, se pueden abrir documentos y otros archivos distintos de imágenes en los programas que les corresponden, de modo que, desde Access, pueden buscarse esos archivos y editarse.

Además, OLE precisa programas denominados servidores OLE para funcionar. Por ejemplo, si almacena archivos de imagen con formato JPEG en una base de datos de Access, cada equipo en el que se utilice la base de datos requerirá otro programa que esté registrado como servidor OLE para imágenes JPEG. Por el contrario, Office Access 2007 almacena los archivos adjuntos en sus formatos nativos sin imágenes auxiliares, de modo que no hace falta instalar otro software para ver las imágenes desde la base de datos.

Datos adjuntos y reglas de diseño de bases de datos

De forma predeterminada, cada campo de una base de datos relacional contiene un solo dato. Por ejemplo, si un campo de dirección incluyese varias direcciones, se complicaría la búsqueda de direcciones o no se podría llevar a cabo. Así, la primera impresión es que los datos adjuntos parecen romper las reglas de diseño de bases de datos, puesto que se permite adjuntar más de un archivo  (un dato)  a un campo. Sin embargo, los datos adjuntos no rompen ninguna regla de diseño ya que, cuando se adjuntan archivos a un registro, Office Access 2007 crea una o varias tablas del sistema y las utiliza en segundo plano para normalizar los datos. No puede ver ni trabajar con estas tablas.

Para obtener información sobre cómo ver tablas de otro sistema, vea el artículo Guía del panel de exploración. Para obtener información sobre el diseño de bases de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Formas de utilizar archivos adjuntos

Recuerde estas instrucciones cuando trabaje con archivos adjuntos:

  • Sólo es posible adjuntar archivos a las bases de datos que se crean en Office Access 2007 y que utilizan el nuevo formato de archivo .accdb. No es posible compartir datos adjuntos entre una base de datos de Office Access 2007 (.accdb) y una base de datos con el formato de archivo anterior (.mdb).
  • Se debe crear un campo en una tabla y configurarlo con el tipo de datos Datos adjuntos. Una vez establecido este tipo de datos, no es posible cambiarlo.
  • Se pueden almacenar varios archivos en un solo registro. Por ejemplo, se pueden almacenar imágenes y archivos creados con programas de procesamiento de texto y de hojas de cálculo.
  • Puede adjuntar un máximo de dos gigabytes de datos (el tamaño máximo de una base de datos de Access). Los archivos individuales no pueden superar los 256 megabytes.
  • Utilice el cuadro de diálogo Datos adjuntos para agregar, editar y administrar los datos adjuntos. Puede abrir el cuadro de diálogo directamente desde el campo de datos adjuntos de una tabla, haciendo doble clic en el campo. Si desea administrar los datos adjuntos desde un formulario o ver los datos adjuntos desde un informe, agregue el control de datos adjuntos al formulario o al informe y, a continuación, enlace el control al campo de la tabla de datos adjuntos subyacente.
  • De forma predeterminada, el control de datos adjuntos representa imágenes y muestra el icono de programa que corresponde a otros tipos de archivo. Por ejemplo, supongamos que tiene una foto, un currículo y un dibujo de Microsoft Office Visio 2007 adjuntos a un registro. Si se desplaza por los datos adjuntos, el control representa la imagen y muestra los iconos de programa correspondientes al documento y al dibujo.
  • Si abre el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde una tabla o un formulario, puede agregar, quitar, editar y guardar los archivos adjuntos. Si abre el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde un informe, sólo puede guardar los archivos adjuntos en otra ubicación.
  • Access comprimirá los archivos adjuntos, excepto si ya lo están en su formato nativo. Por ejemplo, los archivos JPEG están comprimidos por el programa gráfico que los crea y, por lo tanto, Access no los comprime.
  • Si el programa que se utilizó para crear el archivo adjunto está instalado en su equipo, podrá abrir y editar dicho archivo con ese programa.
  • Los archivos adjuntos se pueden guardar en ubicaciones del disco duro o en la red. Posteriormente, puede editar los datos adjuntos y comprobar si le gustan los cambios antes de volver a guardarlos en la base de datos.
  • Los datos adjuntos se pueden manipular mediante programación.

En las siguientes secciones se explica cómo agregar y administrar los datos adjuntos.

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Agregar un campo de datos adjuntos a una tabla

Para usar datos adjuntos en Office Access 2007, primero se debe agregar un campo de datos adjuntos al menos a una de las tablas de la base de datos. Office Access 2007 proporciona dos formas de agregar un campo de datos adjuntos a una tabla. Puede agregar el campo en la vista Hoja de datos, o puede agregarlo en la vista Diseño. Los pasos de esta sección explican cómo usar ambos métodos.

Agregar un campo de datos adjuntos en la vista Hoja de datos

  1. Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, haga clic en la primera columna vacía disponible. Para encontrar una columna vacía, busque las palabras Agregar nuevo campo en el encabezado de columna.
  2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo situada junto a Tipo de datos y, a continuación, haga clic en Datos adjuntos.

Access establecerá el tipo de datos del campo a Datos adjuntos, y colocará un icono en la fila de encabezado del campo. La siguiente figura muestra un nuevo campo Datos adjuntos. Observe el icono del sujetapapeles de la fila de encabezado del campo. De forma predeterminada, no se puede escribir texto en la fila de encabezado de los campos Datos adjuntos.

Un nuevo campo de tabla establecido al tipo de datos Datos adjuntos

  1. Guarde los cambios.

Recuerde que no podrá convertir el nuevo campo a otro tipo de datos, pero podrá eliminar el campo si cree que ha cometido algún error.

Agregar un campo de datos adjuntos en la vista Diseño

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño Imagen del botón en el menú contextual.
  2. En la columna Nombre de campo, seleccione una fila vacía y escriba un nombre para el campo Datos adjuntos.
  3. En la misma fila, bajo Tipo de datos, haga clic en Datos adjuntos.
  4. Guarde los cambios.

Recuerde que no puede convertir el nuevo campo a otro tipo de datos, pero puede eliminar el campo si cree que ha cometido algún error.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en la flecha que está debajo del botón Vista y, a continuación, elija Vista Hoja de datos para abrir la tabla que desea usar.

Imagen de la cinta de opciones de Access

O bien,

Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la tabla y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.

O bien,

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Abrir en el menú contextual.

  1. Continúe con los siguientes pasos.

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Adjuntar archivos directamente a tablas

Después de agregar un campo de datos adjuntos a una tabla, se pueden adjuntar los archivos a los registros de la tabla sin tener que crear un formulario de entrada de datos. También es posible ver los datos adjuntos sin utilizar formularios, pero recuerde que, si ve los datos adjuntos directamente desde tablas, debe hacerlo en los programas utilizados para crear los archivos o en un programa que sea compatible con ese tipo de archivo. Por ejemplo, si abre un documento de Word que está adjunto a una tabla, también se inicia Word y el documento se ve en Word, no en Access. Si Word no está instalado en el equipo, aparece un cuadro de diálogo en el que se pide que se seleccione un programa para ver el archivo.

Agregar datos adjuntos a una tabla

  1. Con la tabla que contiene el campo de datos adjuntos abierta en la vista Hoja de datos, haga doble clic en el campo de datos adjuntos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos. La siguiente figura muestra el cuadro de diálogo.

El cuadro de diálogo Datos adjuntos

  1. Haga clic en Agregar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir un archivo.

  1. Utilice la lista Buscar en para desplazarse a los archivos que desea adjuntar al registro, seleccione los archivos y, a continuación, haga clic en Abrir.

Puede seleccionar varios archivos de cualquier tipo de datos compatible. Para obtener una lista de los tipos de datos compatibles, vea Referencia a datos adjuntos, más adelante en este artículo.

  1. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar para agregar los archivos a la tabla.

Access agregará los archivos al campo e incrementará el número que indica los datos adjuntos como corresponda. La siguiente figura muestra un campo con dos imágenes adjuntas:

Un campo de datos adjuntos con dos datos

  1. Repita estos pasos según proceda para agregar archivos al campo activo o a otros campos de la tabla.

Abrir los archivos adjuntos desde una tabla

  1. Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, haga doble clic en la celda del campo de datos adjuntos.
  2. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga doble clic en el archivo que desea abrir.

O bien,

Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

Se iniciará el programa asociado al archivo y se abrirá el archivo adjunto (los archivos de Excel se abrirán en Excel, etc.).

 Nota   Es posible que algunos archivos de imagen se abran con el Visor de imágenes y fax de Microsoft Windows. Si desea hacer algo más que ver la imagen, puede hacer clic con el botón secundario en la imagen y, a continuación, seleccionar Editar. De este modo, se iniciará el programa utilizado para crear el archivo si es que está instalado en ese equipo.

Guardar los cambios en un archivo adjunto

  1. Según proceda, utilice el programa de origen para modificar el archivo.
  2. Guarde los cambios que realice en el archivo y cierre el programa de origen. Tenga en cuenta que, siempre que modifique un archivo adjunto, los cambios se guardarán en la carpeta temporal de Internet en la unidad de disco duro de su equipo. Vea las notas al final de esta sección para obtener más información acerca de esa carpeta.
  3. Para guardar los cambios permanentemente, vuelva a Access y, en el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Aparecerá un mensaje similar al siguiente:

Un mensaje que indica que se guarden los cambios realizados en los datos adjuntos

  1. Haga clic en para guardar los cambios.

 Notas 

  • Cuando abre un archivo adjunto en su programa de origen para verlo o editarlo, Access crea una copia temporal del archivo en una carpeta temporal. Si modifica el archivo y guarda los cambios desde el programa de origen, Access guarda los cambios en la copia temporal. Cuando vuelva a Access y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Datos adjuntos, Access le pedirá que guarde otra vez el archivo adjunto. Haga clic en para copiar el archivo modificado a la base de datos, o bien, en No para dejar el archivo intacto en la base de datos.
  • Para buscar la ubicación de la carpeta de archivos temporales, siga estos pasos:
    1. Inicie Windows Internet Explorer.
    2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet.
    3. En la ficha General, haga clic en Configuración.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración. La ruta de acceso a la carpeta se puede ver en la sección Carpeta Archivos temporales de Internet.

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Utilizar datos adjuntos con formularios e informes

Cuando necesite utilizar datos adjuntos con un formulario o un informe, use el control de datos adjuntos. Este control representa automáticamente los archivos de imágenes a medida que se va moviendo por los registros de una base de datos. Si adjunta otros tipos de archivos, como documentos o diagramas, el control de datos adjuntos muestra el icono correspondiente al tipo de archivo. Por ejemplo, cuando se adjunta una presentación, aparece el icono de PowerPoint. El control también permite examinar todo tipo de archivos adjuntos y abrir el cuadro de diálogo Datos adjuntos. Si abre el cuadro de diálogo desde un formulario, puede agregar, quitar, editar y guardar los datos adjuntos. Si abre el cuadro de diálogo desde un informe, sólo puede guardar los datos adjuntos en el disco duro o en una ubicación de red, ya que los informes son de sólo lectura por diseño.

Los pasos descritos en las secciones siguientes explican cómo agregar un control de imagen a un formulario o informe, cómo desplazarse por registros, adjuntar archivos y ver datos adjuntos. Recuerde que sólo se puede desplazar por los datos adjuntos cuando un registro determinado contiene más de un dato adjunto.

Agregar el control de datos adjuntos a un formulario o informe

Los pasos descritos en esta sección explican cómo agregar el control de datos adjuntos a un formulario o informe y después enlazar el control a un campo de datos adjuntos de una tabla subyacente. Se siguen los mismos pasos para agregar el control de datos adjuntos a un formulario o informe. Antes de empezar, recuerde que al menos una de las tablas de la base de datos debe tener un campo de datos adjuntos. Para obtener información sobre cómo agregar un campo de datos adjuntos, vea Agregar un campo de datos adjuntos a una tabla, previamente en este artículo.

 Nota   Puesto que el diseño de formularios e informes puede ser un proceso complejo, en los pasos que se describen en estas secciones se supone que ya se dispone de una base de datos con, al menos, una tabla y un formulario o informe. Para obtener información sobre la creación de tablas, formularios o informes, vea los siguientes artículos:

Agregar el control de datos adjuntos

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos, que incluye los campos de la tabla que proporcionan los datos para el formulario o informe. La lista representa los campos de datos adjuntos como expansibles (es decir, se puede hacer clic en el signo más o menos situado junto al campo).

La siguiente ilustración muestra un campo de datos adjuntos típico en el panel Lista de campos.

Un campo de datos adjuntos en el panel Lista de campos

  1. Arrastre todo el campo de datos adjuntos desde la lista hasta el formulario  (los elementos principal y secundario)  y suéltelo en la ubicación que desee del formulario.

Access se ocupa de colocar un control de datos adjuntos en el formulario y de enlazar el control al campo de la tabla.

  1. Si es preciso, haga clic con el botón secundario en el control y, a continuación, seleccione Propiedades para mostrar la hoja de propiedades del control. Establezca o cambie las propiedades del control para que se correspondan con el resto del formulario o informe.
  2. Guarde los cambios y, a continuación, haga clic con el botón secundario en la ficha de documento y haga clic en Vista Formulario o Vista Informe para abrir el formulario o el informe y verlo.

Si el campo subyacente contiene archivos de imágenes, el control representa esos archivos. Si el campo contiene otro tipo de archivo, como un documento de Word o una presentación de PowerPoint, el control muestra el icono correspondiente al tipo de archivo.

Administrar datos adjuntos mediante un formulario

Después de agregar un control de datos adjuntos a un formulario, puede agregar, quitar, editar y guardar los archivos adjuntos directamente desde el formulario. Si un registro contiene varios datos adjuntos, también puede desplazarse por los archivos adjuntos, lo que no es posible cuando se trabaja con una tabla.

 Nota   La persona que haya diseñado el formulario puede haberlo configurado como de sólo lectura. En ese caso, el cuadro de diálogo Datos adjuntos se podrá usar únicamente para guardar los archivos adjuntos en el disco duro o en una ubicación de red.

Adjuntar un archivo

  1. Abra el formulario que muestra los datos adjuntos y busque el registro al que desea adjuntar un archivo.
  2. Seleccione el control de datos adjuntos : el control que está enlazado al campo Datos adjuntos.

Aparecerá la minibarra de herramientas: La minibarra de herramientas Datos adjuntos

 Nota   Si agregó el control de datos adjuntos a la sección de hoja de datos de un formulario dividido, no aparecerá la minibarra de herramientas. Para obtener más información sobre los formularios divididos, vea el artículo Crear un formulario dividido.

  1. Haga clic en el botón Ver datos adjuntos (el icono de sujetapapeles) para abrir el cuadro de diálogo Datos adjuntos.
  2. En el cuadro de diálogo, haga clic en Agregar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir un archivo.

  1. Utilice la lista Buscar en para desplazarse al archivo que desea adjuntar y, a continuación, haga clic en Abrir.
  2. Repita los pasos 4 y 5 si necesita adjuntar más archivos.

Desplazarse por los archivos adjuntos

 Nota   Los pasos descritos en esta sección hacen referencia a formularios e informes.

  1. Abra el formulario o informe que muestra los datos adjuntos.
  2. Desplácese al registro que contiene los archivos adjuntos.
  3. Haga clic en el control de imagen que muestra los archivos adjuntos.

Aparecerá la minibarra de herramientas.

  1. Haga clic en la flecha Atrás (izquierda) o Adelante (derecha) para desplazarse por los archivos adjuntos. Si desea conocer los nombres de los archivos, haga clic en el botón Ver datos adjuntos para abrir el cuadro de diálogo Datos adjuntos. Los nombres de los archivos adjuntos aparecen en la lista Datos adjuntos.

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Guardar archivos adjuntos en otras ubicaciones

Los pasos descritos en esta sección hacen referencia a tablas, formularios e informes. Puede guardar uno de los archivos que se han adjuntado a un registro determinado, o todos ellos, en ubicaciones del disco duro o en la red. Tenga en cuenta que, si decide guardar todos los archivos, no podrá elegir guardar sólo algunos: tendrá que guardarlos todos. Para guardar sólo algunos archivos, tendrá que hacerlo de uno en uno.

  • Abra la tabla, el formulario o el informe que contiene los datos adjuntos y, a continuación, abra el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

MostrarAbrir el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde una tabla

  • Abra la tabla en la vista Hoja de datos y, a continuación, haga doble clic en el campo que contiene los datos adjuntos que desea guardar.

MostrarAbrir el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde un formulario o informe

  1. Abra el formulario o informe que muestra los datos adjuntos.
  2. Desplácese al registro que contiene los archivos adjuntos.
  3. Haga clic en el control de imagen que muestra los archivos adjuntos.

Aparecerá la minibarra de herramientas.

  1. Haga clic en el botón Ver datos adjuntos.

Guardar un solo archivo de datos adjuntos

  1. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Guardar como.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar datos adjuntos.

  1. Utilice la lista Guardar en para desplazarse a la nueva ubicación del archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Guardar todos los datos adjuntos

  1. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Guardar todos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar datos adjuntos.

  1. Utilice la lista Buscar en para desplazarse a la nueva ubicación de los archivos y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Quitar archivos adjuntos

Los pasos descritos en esta sección hacen referencia a tablas y formularios.

Quitar un archivo de datos adjuntos

  1. Haga doble clic en el campo de datos adjuntos de la tabla para abrir el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

O bien,

En el formulario (en la vista Diseño o en la vista Formulario), desplácese al registro que contiene los datos adjuntos que desea quitar y haga clic en el botón Ver datos adjuntos de la minibarra de herramientas para abrir el cuadro de diálogo.

  1. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, seleccione el archivo que desea eliminar y haga clic en Quitar.

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Utilizar datos adjuntos sin mouse u otro dispositivo señalador

En la sección siguiente, se explica cómo utilizar el teclado para activar el panel de exploración y abrir la tabla, el formulario o el informe que contiene archivos adjuntos. También se explica cómo examinar archivos adjuntos y abrir el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

Abrir una tabla, un formulario o un informe desde el panel de exploración

  1. Presione F11.

 Nota   Si el panel de exploración está cerrado, al presionar F11 se abre y se activa. Si el panel está abierto, al presionar F11 se cierra. Presione F11 otra vez para abrir el panel y activarlo.

  1. Utilice las teclas FLECHA ARRIBA y FLECHA ABAJO para seleccionar la tabla, el formulario o el informe que desea abrir.
  2. Presione ENTRAR para abrir el objeto seleccionado.

Si abre una tabla, Access coloca el cursor en el primer campo de la tabla. Si abre un formulario o informe, Access activa el primer campo.

Ver datos adjuntos desde tablas

  1. Utilice las teclas de dirección según sea preciso para mover el cursor al campo de datos adjuntos que desee.
  2. Presione la BARRA ESPACIADORA.

Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

  1. Presione la tecla TAB para moverse entre los botones del cuadro de diálogo y desde los botones hasta la lista de archivos adjuntos en Datos adjuntos.

 Nota   Los registros pueden contener más de un archivo de datos adjuntos. Si necesita seleccionar un archivo de datos adjuntos en una lista que contiene al menos dos, presione la tecla TAB para desplazarse a la lista de archivos y, a continuación, use las teclas de dirección para seleccionar el archivo que desee. Después, presione la tecla TAB para volver a los botones y seleccione la acción que desee.

  1. Cuando seleccione el archivo y el botón que desee, presione ENTRAR.
  2. Cuando termine, presione la tecla TAB o utilice las teclas FLECHA ARRIBA y FLECHA ABAJO para seleccionar Aceptar y, a continuación, presione ENTRAR.

Desplazarse por datos adjuntos desde un formulario o informe

 Nota   Estos pasos sólo son de aplicación si se dispone de un teclado Microsoft Natural Keyboard y cuando un registro contiene más de un archivo de datos adjuntos.

  1. Presione la tecla TAB cuantas veces sea preciso para activar el control de datos adjuntos. De forma predeterminada, Access resalta el control y la etiqueta asociada al control, si es que la hay.
  2. Presione la tecla Aplicación.

Aparece un menú contextual.

  1. Presione la tecla TAB o utilice las teclas de dirección para seleccionar Adelante o Atrás y, a continuación, presione ENTRAR.
  2. Repita el paso 2 cuantas veces sea preciso para desplazarse entre los archivos adjuntos.

Abrir el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde un formulario o informe

 Nota   Estos pasos sólo son de aplicación si dispone de un teclado Microsoft Natural Keyboard.

  1. Presione la tecla TAB cuantas veces sea preciso para activar el control de datos adjuntos. De forma predeterminada, Access resalta el control y la etiqueta asociada al control, si es que la hay.
  2. Presione la tecla Aplicación.

Aparece un menú contextual.

  1. Presione la tecla TAB o utilice las teclas de dirección para seleccionar Ver datos adjuntos y, a continuación, presione ENTRAR.

Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

  1. Presione la tecla TAB para moverse entre los botones del cuadro de diálogo y desde los botones hasta la lista de archivos adjuntos en Datos adjuntos (Haga doble clic para modificar).

 Nota   Los registros pueden contener más de un archivo de datos adjuntos. Si necesita seleccionar un archivo de datos adjuntos en una lista que contiene al menos dos, presione la tecla TAB para desplazarse a la lista de archivos y, a continuación, use las teclas de dirección para seleccionar el archivo que desee. Después, presione la tecla TAB para volver a los botones y seleccione la acción que desee.

  1. Cuando seleccione el archivo y el botón que desee, presione ENTRAR.
  2. Cuando termine, presione la tecla TAB o utilice las teclas de dirección para seleccionar Aceptar y, a continuación, presione ENTRAR.

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Referencia a datos adjuntos

En las secciones siguientes, se facilita información de referencia acerca de datos adjuntos, incluidos los formatos de archivo de imágenes y documentos que admiten los datos adjuntos, convenciones de nomenclatura de archivos e información sobre cómo adjuntar archivos a registros mediante programación.

Formatos de archivo de imagen admitidos

Office Access 2007 admite los siguientes formatos de archivo gráfico de manera nativa, lo cual significa que el control de datos adjuntos los representa sin necesidad de software adicional.

BMP (mapa de bits de Windows)

RLE (mapa de bits con codificación de longitud de ejecución)

DIB (mapa de bits independiente del dispositivo)

GIF (formato de intercambio de gráficos)

JPEG, JPG, JPE (Joint Photographic Experts Group)

EXIF (formato de archivo de imagen intercambiable)

PNG (gráficos de red portátiles)

TIFF, TIF (formato de archivo de imágenes con etiquetas)

ICON, ICO (icono)

WMF (metarchivo de Windows)

EMF (metarchivo mejorado)

Formatos admitidos para documentos y otros archivos

Por regla general, se puede adjuntar cualquier archivo que se haya creado con alguno de los programas de 2007 Microsoft Office System. También se pueden adjuntar archivos de registro (.log), archivos de texto (.text, .txt) y archivos .zip comprimidos.

Convenciones de nomenclatura de archivos

Los nombres de los archivos adjuntos pueden contener cualquier carácter Unicode admitido por el sistema de archivos NTFS que se utiliza en Microsoft Windows NT (NTFS). Además, los nombres de archivo deben ser conformes con estas directrices:

  • Los nombres no deben tener más de 255 caracteres, incluidas las extensiones de nombre de archivo.
  • Los nombres no pueden contener ninguno de los caracteres siguientes: signos de interrogación (?), comillas ("), barras diagonales o barras diagonales inversas (/ \), corchetes angulares de apertura o de cierre (< >), asteriscos (*), barras verticales (|), signos de dos puntos (:) ni marcas de párrafo (¶).

Tipos de archivo que Access comprime

Si adjunta cualquiera de los siguientes tipos de archivo a una base de datos, Access lo comprime excepto si ya lo está en su formato nativo.

Extensión de archivo ¿Se comprime? Motivo
.jpg, .jpeg No Ya está comprimido
.gif No Ya está comprimido
.png No Ya está comprimido
.tif, .tiff  
.exif  
.bmp  
.emf  
.wmf  
.ico  
.zip No Ya está comprimido
.cab No Ya está comprimido
.docx No Ya está comprimido (archivo Metro)
.xlsx No Ya está comprimido (archivo Metro)
.xlsb No Ya está comprimido (archivo Metro)
.pptx No Ya está comprimido (archivo Metro)

Formatos de archivo bloqueados

Office Access 2007 bloquea los siguientes tipos de archivos adjuntos. Por el momento, no puede desbloquear ninguno de los tipos de archivo que se mencionan aquí.

.ade .ins .mda .scr
.adp .isp .mdb .sct
.app .its .mde .shb
.asp .js .mdt .shs
.bas .jse .mdw .tmp
.bat .ksh .mdz .url
.cer .lnk .msc .vb
.chm .mad .msi .vbe
.cmd .maf .msp .vbs
.com .mag .mst .vsmacros
.cpl .mam .ops .vss
.crt .maq .pcd .vst
.csh .mar .pif .vsw
.exe .mas .prf .ws
.fxp .mat .prg .wsc
.hlp .mau .pst .wsf
.hta .mav .reg .wsh
.inf .maw .scf

Adjuntar archivos a registros mediante programación

Office Access 2007 expone un modelo de objetos e interfaces de programación para adjuntar archivos a registros mediante programación utilizando código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Para obtener información sobre cómo adjuntar archivos mediante programación, vea los artículos "LoadFromFile" y "SaveToFile", en Microsoft Developer Network (MSDN) : http://msdn.microsoft.com (sólo disponible en inglés).

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Corresponde a:
Access 2007