Abrir una hoja de datos en blanco

En este artículo, se explica cómo abrir una nueva hoja de datos en blanco en Microsoft Office Access 2007. También se explica cómo usar una nueva funcionalidad denominada diseño a la vista, que permite diseñar grandes partes de una hoja de datos visualmente en lugar de tener que usar el diseñador de tablas.

En este artículo


Abrir hojas de datos en blanco

Una hoja de datos es la representación visual de los datos contenidos en una tabla o de los resultados devueltos por una consulta. Las hojas de datos se parecen a las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007, pero la funcionalidad es diferente en algunos casos. Por ejemplo, normalmente sólo se puede agregar un registro a cada campo en una hoja de datos y se debe escribir un tipo de datos específico en un campo determinado, como valores de fecha y hora o valores Sí/No. Un campo también puede imponer límites en el tamaño o la longitud de los datos, algo que Office Excel 2007 no hace de forma predeterminada. Por ejemplo, en algunos campos de texto se puede escribir un máximo de 256 caracteres.

Nuevas características de las hojas de datos

Office Access 2007 simplifica el proceso de creación de una tabla. A partir de ahora, se puede abrir una hoja de datos vacía (una tabla) y realizar la mayoría de tareas de diseño de tablas que anteriormente sólo podían hacerse mediante el diseñador de tablas. Por ejemplo, después de crear una hoja de datos nueva, se puede establecer el tipo de datos para la mayoría de los campos de la nueva tabla escribiendo manualmente los datos o pegando datos en los campos. Por ejemplo, si se escribe una fecha en un campo vacío, Access selecciona el tipo de datos Fecha y hora para ese campo. Si se escribe texto (como un nombre), Access aplica el tipo de datos Texto al campo, etc.

También se puede establecer o cambiar nombres de campos sin tener que usar el diseñador de tablas, y se pueden agregar nuevos campos escribiendo texto en la columna en blanco situada a la derecha o a la izquierda de la cuadrícula (según cuál sea la configuración del idioma). Además, puede usar comandos de formato como Negrita y Cursiva para agregar formatos de presentación a los campos, que es otra tarea que antes también se hacía en el diseñador de tablas.

 Nota   Finalmente, aunque Access acelera y simplifica la creación de tablas, éstas aun deben seguir las reglas de diseño de bases de datos.

Para obtener más información acerca de estas reglas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Proceso de apertura de una hoja de datos en blanco

Cuando se abre una hoja de datos en blanco, se agrega una tabla nueva, en blanco, a la base de datos. No es posible abrir una hoja de datos en blanco sin crear una tabla nueva. Cuando Access haya cargado la nueva hoja de datos, siga estos pasos generales:

  • Puede escribir un nombre para cada campo o aceptar los nombres predeterminados que proporciona Access.
  • Puede escribir datos en los campos manualmente, o pegar datos. Ya no es necesario establecer un tipo de datos para cada campo primero porque, a medida que usted escribe, Access deduce el tipo de datos en función de lo que escribe. Por ejemplo, si escribe un nombre en el primer campo de la nueva tabla, Access establece el tipo de datos Texto para el campo. Si escribe una fecha en el siguiente campo, Access establece el tipo de datos Fecha y hora, y así sucesivamente. Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente y Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información, más adelante en este artículo.

 Nota   Algunos tipos de datos no se pueden establecer para un campo simplemente pegando datos. Por ejemplo, no se pueden establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE pegando un archivo en un campo vacío. A su vez, tampoco se puede crear un campo de búsqueda pegando una lista de datos en un campo. Para obtener más información acerca del uso de estos tipos de datos, vea las secciones Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE y Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos, más adelante en este artículo.

  • Si, posteriormente, necesita cambiar el tipo de datos establecido para un campo, puede usar herramientas disponibles en Access.

Cómo afectan las reglas de diseño a las hojas de datos

Cuando abra una hoja de datos y empiece a rellenarla, recuerde que las bases de datos relacionales deben cumplir un conjunto de reglas de diseño y que usted debe observar estas reglas al crear sus hojas de datos. Las reglas sirven para que las bases de datos funcionen correctamente y le ayudan a asegurarse de que podrá recuperar los datos correctos de una base de datos. En este artículo no se abordan las reglas de diseño.

Si no conoce las reglas de diseño de bases de datos, vea el artículo titulado Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Cómo agrega Access una clave principal a hojas de datos nuevas

De forma predeterminada, Access crea un campo de clave principal denominado "Id." para todas las hojas de datos nuevas y establece el tipo de datos del campo en Autonumérico. También de forma predeterminada, Access oculta el campo a la vista Hoja de datos, pero puede mostrar el campo de identificación en cualquier momento haciendo clic con el botón secundario en cualquier encabezado de columna, haciendo clic en Mostrar columnas y usando el cuadro de diálogo Mostrar columnas para mostrar el campo oculto. Esta figura muestra el cuadro de diálogo Mostrar columnas de una nueva tabla:

El cuadro de diálogo Mostrar columnas

Puede ver el campo de identificación y otros campos ocultos abriendo la tabla en la vista Diseño, y también al consultar la lista de campos de tabla en el panel Lista de campos. Para obtener más información acerca de la utilización del panel de tareas, vea la sección Relacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datos, más adelante en este artículo 

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Crear una hoja de datos en blanco en una nueva base de datos

Si necesita crear una base de datos sencilla, como una lista de contactos, puede crear una base de datos nueva con una hoja de datos en blanco. En Office Access 2007, el proceso es más rápido y sencillo que en las versiones anteriores porque no hay que usar la vista Diseño para crear la tabla nueva. Recuerde que puede usar la vista Hoja de datos para realizar todas las tareas de diseño de tablas, excepto la creación de un campo de búsqueda. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo de búsqueda a una tabla, vea la sección Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE más adelante en este artículo.

Crear una tabla en una nueva base de datos

  1. Inicie Access, y en la página Introducción a Microsoft Access, bajo Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.
  2. Bajo Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la base de datos. Para cambiar la ubicación de la nueva base de datos, haga clic en el icono de carpeta. Cuando termine, haga clic en Crear.

Access creará la base de datos nueva y abrirá una tabla denominada Tabla1 en la vista Hoja de datos, como esta:

Tabla nueva en blanco en una nueva base de datos

  1. En la hoja de datos, haga doble clic en el encabezado de la primera columna (la celda coloreada en la que pone Agregar nuevo campo) y escriba un nombre para el campo.
  2. Haga clic en el siguiente encabezado de columna o utilice las teclas de dirección para activar el siguiente encabezado y escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que termine de asignar nombres a los campos de la tabla.
  3. En la primera celda en blanco debajo de un nombre de campo, escriba los datos correspondientes.

Access usará los datos que escriba para establecer un tipo de datos para el campo. Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establecerá el tipo de datos Fecha y hora para el campo.

 Importante   Recuerde que un campo sólo debe contener un tipo de datos. Por ejemplo, un campo de fecha no debe contener nombres de clientes, un campo de precio no debe contener números de teléfono.

Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente y Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información, más adelante en este artículo.

  1. Haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado  Presione CTRL+G.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  1. En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

 Notas 

  • Cuando Access crea la tabla, agrega un campo de clave principal denominado Id. y establece el tipo de datos del campo en Autonumérico. Además, Access oculta el campo de forma predeterminada. Para ver el campo, haga clic con el botón secundario en cualquier encabezado de columna, haga clic en Mostrar columnas y, a continuación, use el cuadro de diálogo Mostrar columnas para mostrar la columna.

O bien,

Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la tabla y haga clic en Vista Diseño.

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Agregar una hoja de datos en blanco a una base de datos existente

Cuando se agrega una hoja de datos nueva (una tabla) a una base de datos existente, la tabla nueva es independiente hasta el momento en que usted la relacione con las otras tablas. Por ejemplo, suponga que tiene que realizar un seguimiento de pedidos de un organismo estatal. Para hacerlo, agrega una tabla denominada Contactos estatales a una base de datos de ventas. Para aprovechar las ventajas de una base de datos relacional (por ejemplo, buscar los pedidos de un determinado contacto), debe establecer una relación entre la tabla nueva y la tabla (o las tablas) que contiene los datos de los pedidos.

Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones de tablas, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear, modificar o eliminar una relación.

Además, recuerde que debe agregar campos Datos adjuntos u Objeto OLE a la nueva tabla manualmente mediante la lista Tipo de datos (en la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato) o mediante el diseñador de tablas. Los pasos que se detallan en la sección Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE (más adelante en este artículo) explican cómo agregar dichos tipos de campos.

Agregar una hoja de datos a una base de datos

  1. Abra la base de datos que desee cambiar.
  2. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Imagen de la Cinta de opciones de Access

Access agrega una nueva tabla vacía y la abre en la vista Hoja de datos.

Hoja de datos nueva agregada a una base de datos existente

  1. En la hoja de datos, haga doble clic en el encabezado de la primera columna (la celda coloreada en la que pone Agregar nuevo campo) y escriba un nombre para el campo.
  2. Haga clic en el siguiente campo o utilice las teclas de dirección para activar el siguiente campo y escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que termine de asignar nombres a los campos de la tabla.
  3. En la primera celda en blanco debajo de un nombre de campo, escriba los datos correspondientes.

Access usará los datos que escriba para establecer un tipo de datos para el campo. Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establecerá el tipo de datos Fecha y hora para el campo.

Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente, más adelante en este artículo.

  1. Haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado  Presione CTRL+G.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  1. En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

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Agregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos existente

Además de tablas en blanco, Office Access 2007 proporciona un conjunto de tablas con plantilla. Estas tablas con plantilla corresponden a las plantillas de base de datos disponibles en Office Access 2007. Por ejemplo, puede agregar una tabla diseñada para aceptar datos de Activo, Contacto o Asunto. Las tablas con plantilla proporcionan un método para crear bases de datos pequeñas en menos tiempo, porque no se tiene que dar nombre a los campos ni establecer los tipos de datos.

Cuando proceda, recuerde que las tablas con plantilla sólo pueden agregarse a bases de datos existentes.

Agregar una tabla con plantilla a una base de datos

  1. Abra la base de datos que desee cambiar.
  2. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

Imagen de la Cinta de opciones de Access

Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Cada campo de esta tabla contiene un nombre y un tipo de datos, y se pueden escribir datos sin más trabajo adicional.

  1. Introduzca los datos que desee.
  2. Haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado  Presione CTRL+G.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  1. En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

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Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE

Si utiliza la vista Hoja de datos para crear una tabla nueva, puede establecer casi todos los tipos de datos simplemente escribiendo datos en la primera fila de un campo. Pero este método no sirve para establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE: estos tipos de datos se deben establecer manualmente mediante la lista Establecer tipo de datos de la ficha Hoja de datos, o con el diseñador de tablas. Los pasos que se detallan en esta sección explican cómo usar ambos métodos para establecer los tipos de datos.

Uso de la lista Establecer tipo de datos

  1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Esto abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  1. Seleccione un campo nuevo.

De forma predeterminada, los campos nuevos están a la derecha o a la izquierda de la hoja de datos (según cuál sea la configuración regional y de idioma que tenga establecida en Windows) y en el encabezado aparece: Agregar nuevo campo.

Un campo nuevo en una hoja de datos

 Nota   Debe seleccionar un campo nuevo. No se puede cambiar el tipo de datos de un campo existente a los tipos Datos adjuntos u Objeto OLE.

  1. Si desea agregar un campo Objeto OLE, haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el campo. En caso contrario, vaya al paso siguiente porque cuando se agrega un campo Datos adjuntos, Access convierte la fila de encabezado en un icono en forma de sujetapapeles.
  2. Haga clic en la primera fila de datos en blanco situada debajo del encabezado.
  3. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a Tipo de datos (la lista al principio del grupo) y seleccione Objeto OLE o Datos adjuntos.

La lista de tipos de datos

Si selecciona el tipo de datos Datos adjuntos, Access configura la fila de encabezado de forma que muestre un icono en forma de sujetapapeles, como este: Un nuevo campo de tabla establecido al tipo de datos Datos adjuntos

  1. Guarde los cambios.
  2. Para agregar un dato al nuevo campo, haga doble clic en la primera fila vacía y use el cuadro de diálogo Datos adjuntos para localizar los datos.

Para obtener más información sobre cómo adjuntar archivos a una base de datos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de una base de datos.

Uso de la vista Diseño de tabla

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. En la columna Nombre de campo, seleccione una fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo.

 Nota   Debe seleccionar un campo nuevo. No se puede cambiar el tipo de datos de un campo existente a los tipos Datos adjuntos u Objeto OLE.

  1. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto al nombre del nuevo campo y seleccione Objeto OLE o Datos adjuntos en la lista.
  2. Guarde los cambios.

Para obtener información acerca de cómo adjuntar archivos a los registros de una hoja de datos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de una base de datos.

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Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos

Un campo de búsqueda es otro tipo de característica que se debe establecer manualmente para una hoja de datos nueva. En un campo de búsqueda, se muestra un conjunto de valores con formato de lista. Como regla general, siempre que seleccione un elemento de una lista desplegable en una base de datos de Access, estará usando una lista de búsqueda. Se pueden crear dos tipos de listas de búsqueda:

  • Listas basadas en tablas.     Usan consultas para recuperar valores de otras tablas. La consulta reside en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos. Las listas basadas en tablas se crean cuando es necesario usar valores que residen en otro lugar de la base de datos. Por ejemplo, suponga que mantiene una base de datos de incidencias de compatibilidad. La información de las incidencias reside en una tabla, pero la lista de personas que tratan estas incidencias reside en otra tabla cuyos datos cambian frecuentemente. El uso de una lista basada en una tabla le ahorrará tener que escribir una larga lista de nombre manualmente y le proporcionará los datos más actualizados. Para rellenar las listas basadas en tablas, puede usar los datos de una tabla o puede usar los datos que devuelve otra consulta.
  • Listas basadas en valores.     Son listas de elementos relativamente cortas que sólo se usan en un lugar en una base de datos. Por ejemplo, suponga que usa Access para almacenar y administrar información sobre los activos de su empresa. Puede crear un campo de búsqueda denominado Estado (o algo similar) y dejar que los usuarios elijan un valor de una lista, como Bueno, Regular, Malo, etc. Para crear listas basadas en valores, puede proporcionar una lista de elementos directamente en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos.

Cuando se agrega una lista de búsqueda basada en tablas a la nueva hoja de datos, Access crea una relación entre la tabla subyacente a la nueva hoja de datos y la tabla de la que el campo de búsqueda obtiene sus datos. El campo de búsqueda resultante también actúa como clave externa (una columna cuyos valores coinciden con los valores de clave principal de la otra tabla). Si lleva poco tiempo usando Access y necesita más información acerca de relaciones, claves principales y claves externas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Finalmente, puede agregar una lista de búsqueda basada en valores o basada en tablas mediante un asistente o creándolas manualmente mediante el diseñador de tablas. El asistente es el método más rápido y sencillo para crear un campo de búsqueda; por eso, en esta sección se explica cómo utilizar dicho método.

Agregar un campo de búsqueda en la vista Hoja de datos

  1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Columna de búsqueda.

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • Cree una lista basada en tablas    
      1. Seleccione Deseo que la columna de búsquedas busque los valores en una tabla o consulta y haga clic en Siguiente.
      2. En Vista, seleccione una opción, seleccione una tabla o una consulta en la lista resultante y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Por ejemplo, si desea usar valores de una tabla en el campo de búsqueda, haga clic en Tablas. Si desea usar una consulta, haga clic en Consultas. Para ver una lista de todas las tablas y las consultas de la base de datos, haga clic en Ambas.

  1. Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda, del panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados, y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. Si lo desea, puede elegir opciones de ordenación para los campos que seleccionó en el paso anterior. Después, haga clic en Siguiente.
  3. También puede ajustar el ancho de las columnas en la lista de búsqueda. A continuación, haga clic en Siguiente.
  4. En ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda?, puede escribir un nombre en el cuadro de texto.
  5. Si lo desea, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

Si activa esta opción, podrá seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.

  1. Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en .

Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la consulta recupera los campos que usted especifique, más los valores de clave principal para la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos para que el campo de búsqueda coincida con el tipo de datos establecido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal de la tabla de origen usa el tipo de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda en Número.

  1. Vuelva a la vista Hoja de datos, vaya al campo de búsqueda y seleccione un elemento de la lista.
  • Cree una lista basada en valores    
  1. Haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En el cuadro Número de columnas, escriba el número de columnas que desea que aparezcan en la lista y, a continuación, vaya a la primera celda en blanco y escriba un valor.

Cuando especifique el primer valor, aparecerá otra celda en blanco debajo de la actual.

  1. Cuando termine de escribir el primer valor, use la tecla TAB o la tecla de flecha hacia abajo para desplazarse a la siguiente celda e introduzca un segundo valor.
  2. Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de crear la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. Si lo desea, puede escribir un nombre para el nuevo campo. Después, haga clic en Finalizar.

Agregar un campo de búsqueda en la vista Diseño

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. Seleccione el campo que desea convertir.

O bien,

Seleccione una fila en blanco y, en la columna Nombre de campo escriba un nombre para el nuevo campo.

  1. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Asistente para búsquedas.

Aparecerá el Asistente para búsquedas.

  1. Siga los pasos de la sección anterior para usar el asistente.

 Nota   Si va a crear un campo de búsqueda, puede usar una nueva función denominada lista multivalor. Para obtener más información acerca de las listas multivalor y la tecnología asociada a ellas (una función denominada campos multivalor), vea los artículos Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores, Guía de campos multivalor y Usar una lista que almacene varios valores.

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Relacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datos

De forma predeterminada, la información de una hoja de datos nueva permanece aislada del resto de la información de una base de datos hasta que se crea al menos una relación entre la tabla subyacente a la hoja de datos y las otras tablas de la base de datos. Office Access 2007 simplifica el proceso de crear relaciones, puesto que ahora es posible arrastrar campos desde un panel de tareas y soltarlos en una hoja de datos abierta.

Mediante la nueva técnica, se pueden crear dos tipos de relaciones.

  • Si agrega un campo de clave externa a la tabla subyacente a la nueva hoja de datos, la nueva hoja de datos quedará en el lado de los "varios" en una relación de uno a varios.
  • Si comparte los valores de clave principal de la nueva hoja de datos con otra tabla, la nueva hoja de datos quedará en el lado de "uno" en una relación de uno a varios.

Si crea alguno de estos dos tipos de relación, utilice el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda basado en tablas. En los siguientes pasos, se explica cómo crear ambos tipos de relación.

Importante    Es necesario estar familiarizado con el diseño de bases de datos para crear correctamente relaciones entre tablas.

Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y las relaciones, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos, Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal, Guía de relaciones de tablas y Crear, modificar o eliminar una relación.

Agregar un campo de clave externa a una hoja de datos nueva

  1. Abra la nueva hoja de datos en la vista Hoja de datos, si no está abierta todavía. Para hacerlo, en el panel de exploración, haga doble clic en la tabla
  2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel de tareas Lista de campos, con una lista de las otras tablas de la base de datos.

  1. Expanda la entrada correspondiente a la tabla que desea utilizar.
  2. Arrastre el campo de clave principal desde la Lista de campos a la hoja de datos abierta y coloque el campo entre dos de los campos existentes de la hoja de datos. El cursor del mouse (ratón) cambia a un rayo cuando se selecciona una ubicación válida para soltar el campo.

Arrastrar un campo desde la Lista de campos y soltarlo entre dos columnas

Cuando haya soltado el nuevo campo, se iniciará el Asistente para búsquedas.

  1. Vaya al siguiente conjunto de pasos para completar el proceso.

Usar el Asistente para búsquedas para crear la relación

  1. Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda, del panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados, y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. Si lo desea, puede elegir opciones de ordenación para los campos que seleccionó en el paso anterior. Después, haga clic en Siguiente.
  3. También puede ajustar el ancho de las columnas en la lista de búsqueda. A continuación, haga clic en Siguiente.
  4. En ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda?, puede escribir un nombre en el cuadro de texto.
  5. Si lo desea, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

Si activa esta opción, podrá seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.

  1. Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en .

Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la consulta recupera los campos que usted especifique, más los valores de clave principal para la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos para que el campo de búsqueda coincida con el tipo de datos establecido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal de la tabla de origen usa el tipo de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda en Número.

Agregar la clave principal desde la hoja de datos nueva a otra tabla

  1. Si la hoja de datos nueva está abierta, ciérrela.
  2. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desee agregar la nueva clave externa.
  3. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel de tareas Lista de campos, con una lista de las otras tablas de la base de datos, incluida la hoja de datos nueva.

  1. En el panel de tareas, haga clic en el signo más situado junto a la entrada correspondiente a la hoja de datos nueva, arrastre el campo de clave principal (su nombre predeterminado es Id.) desde el panel de tareas hasta la hoja de datos abierta y suéltelo en una ubicación adecuada.

De forma predeterminada, debe soltar el campo nuevo entre dos de los campos existentes de la hoja de datos. El cursor del mouse (ratón) cambia a un rayo cuando se selecciona una ubicación válida para soltar el campo.

Arrastrar un campo desde la Lista de campos y soltarlo entre dos columnas

Cuando haya soltado el nuevo campo, se iniciará el Asistente para búsquedas.

  1. Siga el conjunto de pasos anterior para completar el Asistente para búsquedas.

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Cambiar el tipo de datos de un campo

Si crea una tabla en la vista Hoja de datos, es posible que Access seleccione el tipo de datos equivocado para algunos de los datos escritos. Por ejemplo, si sólo escribe los cinco primeros dígitos de un código posta de Estados Unidos, Access aplica el tipo de datos numérico al campo, que es una opción que impide escribir códigos postales de otros lugares del mundo. Para corregir este tipo de problema, es necesario cambiar el tipo de datos para el campo.

Access proporciona dos métodos para cambiar el tipo de datos. Puede usar los comandos de la ficha Hoja de datos o usar el diseñador de tablas. Los siguientes pasos explican cómo usar ambas técnicas.

Importante    Cambiar tipos de datos puede provocar que Access elimine datos existentes. Por ejemplo, si se cambia un campo del tipo de datos Texto a Número y el campo contiene letras y números, Access borrará los datos existentes porque no puede realizar cálculos con caracteres de texto.

Usar los comandos de la cinta de opciones para cambiar un tipo de datos

  1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

  1. Seleccione el campo que desee cambiar.
  2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione una opción de la lista Establecer tipo de datos, situada al principio del grupo.

 Nota   La cinta de opciones forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

  1. Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en sólo si está seguro de que desea continuar.
  2. Guarde los cambios.

Usar el diseñador de tablas para cambiar un tipo de datos

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. Haga clic en la columna Tipo de datos y seleccione un nuevo tipo de datos.
  3. Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en sólo si está seguro de que desea continuar.
  4. Guarde los cambios.

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Administrar los campos de una hoja de datos

Puede realizar una serie de tareas de administración de tablas haciendo clic con el botón secundario en la fila de encabezado y seleccionando un comando del menú contextual. Por ejemplo, puede insertar un campo en una ubicación específica, eliminar o cambiar de nombre un campo, mostrar u ocultar una columna, o iniciar el Asistente para búsquedas y convertir una columna en un campo de búsqueda.

Uso de los comandos del menú contextual

  • Haga clic con el botón secundario en un encabezado de columna y seleccione un comando en el menú contextual.

Esta figura muestra el menú contextual:

El menú contextual del campo de tabla

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Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente

Si crea una hoja de datos en blanco, Access asignará un tipo de datos a cada campo cuando introduzca datos por primera vez en ellos. En la tabla siguiente, se muestran los distintos tipos de datos que se pueden escribir y el tipo de datos que Access aplica a cada uno.

 Nota   Los tipos de datos Datos adjuntos y Objeto OLE no se pueden establecer escribiendo datos en un campo en blanco. Para obtener información sobre cómo establecer esos tipos de datos, vea Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE, previamente en este tema.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:
Antonio Texto
Un bloque de texto o una cadena de texto, así como y números de más de 256 caracteres.

Memorando

 Nota   La funcionalidad de diseño a la vista no se puede usar para habilitar el formato de texto enriquecido. Para obtener información acerca de la habilitación del formato de texto enriquecido, vea el artículo Escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

http://www.contoso.com

Access reconoce los siguientes protocolos de Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

 Nota   Para que Access reconozca el protocolo y establezca el tipo de datos Hipervínculo, el protocolo debe ir seguido de un carácter que no sea un espacio en blanco.

Hipervínculo
50000 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble

31.12.2006

Los formatos de fecha y hora especificados en la configuración regional y de idioma de su instalación de Windows controlan el formato que asigna Access a los datos de fecha y hora.

MostrarCómo establecer o cambiar esta configuración

En Windows Vista    

  1. Haga clic en el botón InicioImagen del botón y, a continuación, haga clic en Panel de control.
  2. Si usa la vista predeterminada del Panel de control, haga doble clic en Reloj, idioma y región.

O bien,

Si usa la Vista clásica, haga doble clic en

Configuración regional y de idioma.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Número y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista clásica)    

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.
  2. En el Panel de control, haga doble clic en Configuración regional y de idioma.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Número y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista Categoría)

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

Aparecerá el Panel de control.

  1. Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

  1. Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.
Fecha y hora

31 de diciembre de 2006

 Nota   Access no reconoce los nombres de día (lunes, martes, etc.) como entradas válidas para seleccionar el tipo de datos Fecha y hora. Se debe indicar el nombre de un mes.

Fecha y hora
10:50:23 Fecha y hora
10:50 a.m. Fecha y hora
17:50 Fecha y hora

12,50 $

Access reconoce el símbolo de moneda especificado en la configuración regional y de idioma de su instalación de Windows.

MostrarCómo establecer o cambiar esta configuración

En Windows Vista    

  1. Haga clic en el botón InicioImagen del botón y, a continuación, haga clic en Panel de control.
  2. Si usa la vista predeterminada del Panel de control, haga doble clic en Reloj, idioma y región.

O bien,

Si usa la Vista clásica, haga doble clic en

Configuración regional y de idioma.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En la ficha Formatos, bajo Formato actual, haga clic en Personalizar este formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista clásica)    

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

Aparecerá el Panel de control.

  1. En el Panel de control, haga doble clic en Configuración regional y de idioma.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista Categoría)    

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

Aparecerá el Panel de control.

  1. Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

  1. Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.
Moneda
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble

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Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información

Si pega datos en una hoja de cálculo nueva, puede pegar tipos de datos mezclados o inconsistentes en uno o varios campos. Por ejemplo, suponga que pega varias columnas de datos de contacto y que los datos incluyen códigos postales de todo el mundo (una mezcla de registros y números). 

Al pegar datos, Access procesa cada registro (cada fila de la columna) y determina el tipo de datos para cada registro. Después, Access trata de elegir un tipo de datos que almacene toda la información sin perder ni truncar ningún registro. Por ello, Access a veces aplica un tipo de datos general a un campo.

Esta lista proporciona algunos ejemplos de cómo se eligen los tipo de datos en Access.

  • Cuando Access encuentra tipos de datos mezclados, normalmente establece en el campo el tipo de datos Texto, porque los campos de texto proporcionan la mayor flexibilidad.
  • Cuando Access encuentra números junto con un símbolo de moneda, Access establece el tipo de datos Número y elimina el símbolo de moneda. De este modo, las posibilidades de ordenación y filtrado son mayores y se dispone de un mayor número de funciones de agregado. Si desea mantener el símbolo de moneda, puede aplicar un formato de moneda al campo Número o convertir el campo a un tipo de datos Moneda.
  • Si pega datos con una combinación de símbolos de moneda, Access aplica el tipo de datos Texto al campo y conserva los símbolos.
  • Si pega fechas y horas con una combinación de formatos de presentación (como 14/12/2005 y 14.12.2005), Access aplica el tipo de datos Fecha y hora y el formato de fecha general.

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Corresponde a:
Access 2007