Permitir cambios en partes de un documento protegido

Cuando desee permitir cambios sólo en determinadas partes de un documento, puede marcar el documento como de sólo lectura y, a continuación, seleccionar las partes del documento en que desea permitir los cambios.

Puede hacer que estas partes no restringidas estén disponibles para cualquier usuario que abra el documento, o puede conceder permiso a usuarios específicos para que sólo éstos puedan cambiar las partes no restringidas del documento.

¿Qué desea hacer?


Agregar protección a un documento y marcar las partes que se pueden cambiar

  1. En el grupo Proteger de la ficha Revisar, haga clic en Restringir edición.

Cinta de O14

  1. En el área Restricciones de edición, active la casilla de verificación Admitir sólo este tipo de edición en el documento.
  2. En la lista de restricciones de edición, haga clic en Sin cambios (sólo lectura).
  3. Seleccione la parte del documento en que desea permitir los cambios.

Por ejemplo, seleccione un bloque de párrafos, un encabezado, una frase o una palabra.

 Sugerencia   Para seleccionar más de una parte del documento al mismo tiempo, seleccione la parte que desee, presione CTRL y seleccione más partes mientras mantiene presionada la tecla CTRL.

  1. En Excepciones, realice una de las siguientes acciones:
    • Para permitir que cualquier usuario que abra el documento pueda modificar la parte seleccionada, active la casilla de verificación Todos de la lista Grupos.
    • Para permitir que sólo usuarios concretos modifiquen la parte seleccionada, haga clic en Más usuarios y, a continuación, escriba los nombres.

Incluya su nombre si desea poder modificar esa parte del documento. Separe los nombres con un punto y coma.

 Importante   Si va a proteger el documento con autenticación de usuario en lugar de con protección con contraseña, asegúrese de escribir direcciones de correo electrónico, no cuentas de usuario de Microsoft Windows o Windows Vista, como nombres de usuario.

  • Haga clic en Aceptar y, a continuación, active las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios a los que va a permitir modificar la parte seleccionada.

 Nota   Si selecciona más de un usuario, los demás usuarios se agregan como elemento en el cuadro Grupos para que pueda seleccionarlos de nuevo con rapidez.

  1. Continúe seleccionando partes del documento y asignando permisos a los usuarios para modificarlas.
  2. En la sección Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.
  3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para asignar una contraseña al documento de modo que los usuarios que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y después confírmela.

 Nota   Debe usar esta opción si va a exponer el documento para co-autoría.

Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de contraseña no segura, Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. Una frase con 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea Ayudar a proteger la información personal con contraseñas seguras.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  • Para cifrar el documento de modo que sólo los propietarios autenticados del mismo puedan quitar la protección, haga clic en Autenticación de usuario.

 Nota   El cifrado del documento impide la co-autoría.

Para obtener más información acerca de la autenticación de usuario, vea el tema de Information Rights Management en Office 2010.

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Desbloquear un documento protegido

Para quitar toda la protección de un documento, es posible que necesite conocer la contraseña que se aplicó al documento, o quizás tenga que aparecer en la lista de propietarios autenticados para el documento.

Si es un propietario autenticado del documento, o si conoce la contraseña para quitar la protección del documento, haga lo siguiente:

  • En el grupo Proteger de la ficha Revisar, haga clic en Restringir edición.

Cinta de O14

  • En el panel de tareas Restringir formato y edición, haga clic en Suspender la protección.
  • Si se le pide que proporcione una contraseña, escriba la contraseña.

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Realizar cambios en un documento restringido

Al abrir un documento protegido, Microsoft Word 2010 restringe lo que puede cambiar según si el propietario del documento le concedió permiso para realizar cambios en una parte específica del documento.

El panel de tareas Restringir formato y edición incluye botones para desplazarse a las áreas del documento que tiene permiso de cambiar.

Panel de tareas Restringir formato y edición

Si no tiene permiso para modificar ninguna parte del documento, Office Word 2007 restringe la edición y muestra el mensaje "Word ha terminado de buscar en el documento" al hacer clic en los botones del panel de tareas Restringir formato y edición.

Abrir el panel de tareas Restringir formato y edición

Si cierra el panel de tareas y, a continuación, intenta realizar cambios donde no tiene permiso, Word 2007 muestra el mensaje siguiente en la barra de estado:

No se admite esta modificación porque la selección está bloqueada.

Para volver al panel de tareas y buscar un área en que tenga permiso para editar, haga lo siguiente:

  1. En el grupo Proteger de la ficha Revisar, haga clic en Restringir edición.

Cinta de O14

  1. Haga clic en Encontrar la siguiente área que puedo editar o Mostrar todas las áreas que puedo editar.

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Word 2010