Puede guardar los archivos en una biblioteca de un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, así como en otras ubicaciones Web, donde puede colaborar en los archivos con otras personas.
En este artículo
Información general
Un sitio de SharePoint o servidor de administración de documentos puede proporcionar una ubicación central para que las personas administren los archivos y realicen un seguimiento de los mismos. Por ejemplo, puede utilizar una biblioteca de SharePoint para administrar versiones de archivos, almacenar información adicional acerca de los archivos y recibir actualizaciones cuando los archivos cambian. Algunos servidores de administración de documentos también proporcionan características de flujo de trabajo para ayudarle a administrar procesos empresariales, como la revisión y la aprobación.
Algunos programas de 2007 Microsoft Office System, como PowerPoint, Word y Excel, proporcionan una opción para facilitarle la búsqueda de las ubicaciones Web disponibles. En otros programas de Microsoft Office, guardar en una biblioteca es similar a guardar en cualquier red o ubicación Web.
Para guardar un archivo en un sitio Web o servidor de administración de documentos, debe tener permisos para colaborar con el servidor o sitio Web. Otras personas del grupo también necesitan permisos para leer o contribuir. Por ejemplo, para guardar un archivo en una biblioteca de documentos de un sitio de SharePoint, es necesario tener permisos para colaborar en la biblioteca.
Cuando guarda un archivo, puede que se le pida que proporcione información adicional o realice otras acciones, según la manera en la que el sitio o el servidor están configurados. Por ejemplo, puede que tenga que especificar información acerca del archivo, como el nombre del departamento o el tipo de contenido del archivo. Para obtener más información, consulte con el administrador o con el propietario del sitio.
Si un archivo está desprotegido para usted, lo que significa que sólo puede realizar cambios en el mismo durante la desprotección, debe volver a proteger el archivos para que las demás personas vean los cambios. Si la biblioteca realiza un seguimiento de las versiones principal y secundaria, se le pregunta cuándo protege el archivo para especificar si está protegiendo una versión principal o una versión secundaria. Una versión principal generalmente ha cambiado de manera importante desde la versión principal anterior, mientras que una versión secundaria generalmente sólo ha cambiado algo desde la versión anterior. Por ejemplo, una versión principal puede incluir una gran parte de contenido, mientras que una versión secundaria puede incluir sólo correcciones a errores de ortografía.
Según como esté configurada la biblioteca, puede tener que tomar pasos adicionales para hacer que los archivos estén visibles para los demás. Por ejemplo, puede tener que especificar información acerca del archivo o bien, puede que sea necesario aprobar el archivo para que sea visible para todos los usuarios del grupo.
Además de guardar un archivo directamente en una biblioteca de SharePoint u otra ubicación Web, también puede guardar el archivo en el disco duro y, a continuación, guardarlo o cargarlo posteriormente en una biblioteca u otra ubicación Web.
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Guardar un archivo en una biblioteca de SharePoint u otra ubicación Web
El siguiente procedimiento es para guardar el archivo en una biblioteca de SharePoint u otra ubicación por primera vez. Después de guardar un archivo por primera vez, puede hacer clic en Guardar como lo haría para cualquier archivo.
Su organización puede tener su sitio o servidor personalizado, de manera que pueda tener que seguir pasos adicionales o algo diferentes. Si tiene preguntas, consulte al administrador o al propietario del sitio.
- Siga los siguientes procedimientos en estos programas de 2007 Microsoft Office System:
Word, Excel o PowerPoint
- Haga clic en el botón de Microsoft Office
, haga clic en la flecha junto a Publicar y, a continuación, haga clic en Servidor de administración de documentos.
Project, Publisher, SharePoint Designer, Visio o Outlook
- Siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para guardar un archivo por primera vez, en el menú Archivo, haga clic en Guardar.
- Si ya ha guardado el archivo en una ubicación diferente, en el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
- En Guardar en, haga clic en Mis sitios de red.
- Siga uno de los procedimientos siguientes:
- Si ve el nombre del servidor o el sitio en el que desea guardar el archivo, haga clic en el mismo y, a continuación, en Abrir.
Si ha visitado el sitio de SharePoint antes, su nombre aparece en la lista.
Nota Si no ve el servidor en Mis sitios de red, escriba la dirección URL del servidor en el cuadro Nombre de archivo.
Sugerencia También puede hacer doble clic en el nombre.
- Haga clic en el nombre de la biblioteca u otra ubicación en la que desea guardar el archivo, como Documentos compartidos y, a continuación, haga clic en Abrir.
Sugerencia También puede hacer doble clic en el nombre de la biblioteca u otra ubicación.
- En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo.
- Haga clic en Guardar.
Notas
- Si está guardando un archivo en una biblioteca que requiere que se protejan o desprotejan archivos, el archivo se le desprotege cuando lo guarda por primera vez en el servidor. Debe proteger el archivo después de terminar con él, de manera que los demás puedan verlo o revisarlo.
- Si el sitio o el servidor utilizan varios tipos de contenido, puede que se le pida especificar el tipo de contenido cuando guarde. Un tipo de contenido es un grupo de configuración que define un tipo de contenido, como una plantilla, un flujo de trabajo e información acerca del archivo. Por ejemplo, la organización puede tener tipos de contenido para un informe o presentación corporativos.
- Si está guardando un archivo en un sitio o servidor que requiere la aprobación de los archivos, puede que sean necesarias acciones adicionales para que el archivo sea visible para todas las personas con permisos para ver el contenido del servidor. Por ejemplo, en una biblioteca de un sitio de SharePoint, un archivo se almacena en un estado pendiente hasta que lo aprueba o lo rechaza alguien que tenga permisos para aprobarlo.
- Según la manera en la que está configurada la biblioteca, puede que tenga que especificar información adicional acerca del archivo, como el número de proyecto o el nombre de departamento.
Sugerencia Según la manera en la que el sitio o el servidor estén configurados, puede que sea capaz de utilizar el panel de tareas Administración de documentos para ver más información acerca del archivo y el sitio en los siguientes programas de 2007 Microsoft Office System: Word, Excel, PowerPoint y Visio. Por ejemplo, puede ver otros archivos almacenados en la misma biblioteca de SharePoint después de guardar el archivo. En los siguientes programas de 2007 Microsoft Office System: Word, Excel y PowerPoint, haga clic en el botón de Microsoft Office, en Servidor y, a continuación, en Información de administración de documentos. En Microsoft Office Visio 2007, haga clic en Herramientas y, a continuación, en Administración de documentos.
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