Entrega especial: las mejores formas de compartir un documento en Word

Se aplica a
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Ha creado una obra maestra con Microsoft Word. Al menos, eso es lo que cree. Para estar seguro, debe poner el trabajo a disposición de sus colegas para que lo revisen. Hay distintas formas de utilizar Word para compartir información con otras personas. La decisión que tome depende de con quién desea compartir la información y qué aspecto desea que tenga la información.

 Nota   Para obtener más información sobre cada una de las funciones que se describen a continuación, vea la Ayuda de Word.

Compartir el documento completo

Utilice una de estas opciones cuando desee compartir o colaborar en un documento completo.

Permitir que otras personas revisen el documento

Para utilizar este procedimiento, debe utilizar Microsoft Outlook®, Microsoft Outlook Express, Microsoft Exchange o cualquier otro programa de correo electrónico de 32 bits compatible con la Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI ).

  1. Abra o pase al documento que desea enviar para su revisión.
  2. En el menú Archivo, elija Enviar a y, a continuación, haga clic en Destinatario de correo (para revisión).
  3. En los cuadros Para y CC escriba los nombres de los destinatarios separados por puntos y comas.
    • Para seleccionar nombres de destinatarios de una lista, haga clic en el botón Para o CC.
    • De manera predeterminada, el nombre del archivo aparece en el cuadro Asunto. Si lo desea, puede escribir un asunto distinto.

Si el documento está almacenado en una ubicación compartida, el mensaje de correo electrónico incluirá un vínculo al archivo que se va a revisar. Si envía el documento a un revisor que podría no tener acceso a la ubicación compartida, haga clic en cuando se le pida incluir el archivo.

Hacer que la información esté disponible en un lugar público

Para hacer que el documento esté disponible en un lugar público, siga uno de estos procedimientos:

  • Guárdelo en una ubicación de red compartida.
  • Guárdelo en un sitio Web basado en Microsoft Windows® SharePoint™ Services o SharePoint Team Services de Microsoft.
  • Almacénelo en un servidor de discusión.
  • Envíelo a una carpeta pública en Microsoft Exchange Server.

Distribuir un documento por correo electrónico

Para utilizar este procedimiento, debe usar Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Microsoft Exchange o cualquier otro programa de correo electrónico de 32 bits compatible con la Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI ).

  1. Abra o cree el archivo que desee enviar por correo electrónico como datos adjuntos.
  2. En el menú Archivo, elija Enviar a y, a continuación, haga clic en Destinatario de correo (como datos adjuntos).
  3. En los cuadros Para y CC escriba los nombres de los destinatarios separados por puntos y comas.
    • Para seleccionar nombres de destinatarios de una lista, haga clic en el botón Para o CC.
    • De manera predeterminada, el nombre del archivo aparece en el cuadro Asunto. Si lo desea, puede escribir un asunto distinto.
  4. Si lo desea, puede incluir un archivo adicional.

Enviar documentos por fax

Si no dispone de fax en el equipo, o no desea ocupar la línea telefónica mientras envía un fax, puede conectarse a los servicios de fax en el Web con el servicio de fax de Internet (disponible sólo en Word 2003) o con el Asistente para faxes.

Si el equipo es compatible con el fax, también puede enviar faxes directamente desde el equipo mediante este asistente. En el menú Archivo, seleccione Enviar a y, a continuación, haga clic en Destinatario que utiliza un fax módem para abrir el Asistente para faxes. O bien, si tiene Word 2003, puede hacer clic en Destinatario que usa el servicio de fax de Internet.

Comunicarse y colaborar durante una reunión en línea

  1. Abra el documento que desea compartir.
  2. En el menú Herramientas, seleccione Colaboración en línea y, a continuación, haga clic en Programar reunión.

 Nota   La primera vez que inicie una reunión en línea se le pedirá que escriba el nombre y un servidor de directorio en el cuadro de diálogo NetMeeting.

  1. Especifique los participantes de la reunión en el cuadro A, seleccione las opciones que desee para la reunión y, a continuación, haga clic en Enviar.

Compartir partes de un documento

Aunque Copiar y pegar es un buen recurso, existen más formas de compartir información entre archivos. Utilice alguna de las funciones siguientes si desea utilizar partes de un documento en otro.

Si desea Utilice esta función
Realizar una copia de la información que aparece en un programa y pegarla en otro programa. El Portapapeles de Microsoft Office funciona con los comandos estándar Copiar y Pegar. Copie un elemento en el Portapapeles de Office para agregarlo a la colección y, a continuación, péguelo desde el Portapapeles en un documento de Office. Los elementos reunidos permanecerán en el Portapapeles de Office hasta que salga de Office.
Copiar o mover rápidamente información entre dos archivos abiertos. Utilice la modificación mediante arrastrar y colocar.
Crear un salto a la información en un programa y representarlo con texto coloreado y subrayado o con un gráfico. Cree un hipervínculo.
Copiar información de otro archivo y mantener actualizada la información copiada si los datos originales cambian en el archivo de origen. Utilice el comando Pegado especial (menú Edición) y seleccione la opción Pegar vínculo para pegar la información copiada como un objeto vinculado.
Copiar información de un archivo creado en otro programa de modo que se puedan modificar fácilmente los datos en el programa de origen sin tener que salir del documento actual. Utilice el comando Pegado especial (menú Edición) para pegar la información copiada como un objeto incrustado.

Crear una presentación de Microsoft PowerPoint a partir de un esquema de Word.

 Nota   Si el documento de Word incluye tablas o gráficos, tendrá que copiarlos y pegarlos en PowerPoint.

Para definir las diapositivas de una presentación utilice los estilos de títulos del documento de Word. Por ejemplo, cada párrafo con el formato Título 1 se convertirá en el título de una nueva diapositiva, cada Título 2 en el primer nivel del texto, etc.

  1. Abra el documento que desee utilizar para crear una presentación de PowerPoint.
  2. En el menú Archivo, seleccione Enviar a y, a continuación, haga clic en Microsoft Office PowerPoint.

 Nota   En Word 2002, haga clic en Microsoft PowerPoint.

 
 
Corresponde a:
Word 2003