Trabajar con listas de SharePoint, parte 2

En este tutorial aprenderá a ver la información de las listas basadas en Microsoft Windows SharePoint Services. Es la segunda parte de un tutorial de dos partes. En la primera parte, Trabajar con listas de SharePoint, parte 1, aprendió los pasos básicos para crear una lista, agregar columnas y agregar elementos nuevos a la lista. Debe completar la parte 1 antes de realizar este tutorial.

En este tutorial seguirá utilizando el ejemplo de la visita de su equipo a Trey Research para aprender a ordenar y filtrar elementos de una lista con el objeto de poder encontrar información y administrarla más fácilmente. También aprenderá a crear una vista en la que pueda especificar valores de presentación avanzados y guardarlos.

Objetivos

Tras completar este tutorial, habrá aprendido a:

• Ordenar una lista según los datos de una columna
• Filtrar una lista
• Crear una vista personalizada de una lista

Ordenar una lista por una columna

Puede utilizar cualquier columna de una lista o biblioteca para ordenar elementos. En los siguientes pasos, ordenará la lista de tareas que creó en la parte 1 de este tutorial por el integrante del equipo responsable de la tareas.

Ordenar una lista

1. Vaya a la lista de tareas que ha creado antes (si no se encuentra ya allí): en la barra de vínculo superior, haga clic en Documentos y listas. En la página Documentos y listas, haga clic en el nombre de la lista de tareas (Tareas de la visita a Trey Research en este ejemplo).
2. Haga clic en el encabezado de columna Asignado a.

 Nota   Si desea invertir el orden (ascendente o descendente), haga clic otra vez en el nombre de la columna. La flecha situada junto al nombre de la columna indica la dirección en que se va a ordenar.

Filtrar una lista

Filtrar es una manera rápida y fácil de buscar en una lista o en una biblioteca un subconjunto de entradas y trabajar con ellas. Una lista filtrada sólo muestra las filas que cumplen los criterios que haya especificado para una columna. Al contrario de lo que ocurre al ordenar, al filtrar no se reorganizar los elementos. El filtrado oculta las filas que no desea que aparezcan. En los siguientes pasos filtrará la lista de tareas de modo que sólo aparezcan en ella los elementos relacionados con los planes de viaje.

Filtrar una lista

1. Vaya a la lista de tareas que ha creado antes (si no se encuentra ya allí): en la barra de vínculo superior, haga clic en Documentos y listas. En la página Documentos y listas, haga clic en el nombre de la lista de tareas (Tareas de la visita a Trey Research en este ejemplo).
2. En la barra de herramientas, haga clic en Filtro.

Aparecerá una lista desplegable sobre cada columna conteniendo todos los valores de la columna.

3. Haga clic en la lista de la columna Área y, a continuación, haga clic en Planes de viaje.

Puede seguir aplicando filtros adicionales hasta que aparezcan los elementos que desea. Para quitar un filtro, haga clic en Todas en la lista desplegable de la columna filtrada. Los demás filtros no se verán afectados.

Vistas personalizadas

Las vistas facilitan el proceso de ver información de varias maneras diferentes. Puede utilizar las vistas en las listas (como Anuncios, Contactos y otras) y también puede utilizarlas en bibliotecas, encuestas y paneles de discusión.

Al crear una vista, se agrega un vínculo a la misma en la sección Seleccione una vista de la página que muestra la lista. Un indicador marca la vista activa de la manera que se muestra aquí:

Puede crear vistas personalizadas para realizar alguna de las operaciones siguientes:

• Filtrar por un conjunto de criterios
• Ordenar por un orden en concreto
• Ocultar o mostrar columnas
• Agrupar información según los datos de una lista
• Mostrar los subtotales de las columnas
• Mostrar listas con información de fecha como calendarios o tablas

Por ejemplo, en vez de aplicar el mismo filtro cada vez que vaya a una lista específica, puede crear una vista que incluya el filtro. Para ver la información filtrada, puede hacer clic en el vínculo a la vista que creó. Incluso puede hacer que la nueva vista se convierta en la vista pública predeterminada, con el fin de que cuando los integrantes de su equipo vayan a la página que muestra una lista vean automáticamente la información filtrada.

Tipos de vistas

En este tutorial creará una vista pública de los elementos que pertenecen a cada usuario, ordenados por área. Todos los usuarios pueden ver y utilizar esta vista. También tiene la opción de crear una vista personal. Los usuarios de otros sitios sólo verán vistas públicas y sus vistas personales propias.

Creará una vista estándar, frente a una vista de hoja de datos o de calendario. Las vistas estándar muestran la información de la lista de la manera que especifique. Puede ver y trabajar con datos de listas desde cualquier explorador Web compatible. Las vistas estándar no requieren ningún software en su equipo. En una vista estándar, se filtran, actualizan, agregan o eliminan elementos de uno en uno.

Las vistas de hojas de datos requieren tener instalado un programa de hoja de datos compatible con Windows SharePoint Services, como Microsoft Office 2003. Los programas de hoja de datos permiten agregar, eliminar y actualizar rápidamente entradas de lista del mismo modo que se hace en los programas de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, sin tener que cambiar a un programa diferente.

Otro tipo de vista es la vista de calendario. Si la lista incluye una columna con fechas, puede crear una vista que muestre la lista en forma de calendario. Esta característica permite crear una lista personalizada que podrá ver tanto como vista tabular estándar o en forma de calendario. Puede cambiar entre las dos vistas rápidamente.

Crear una vista

En los siguientes pasos creará una vista en la que se muestren todas las tareas agrupadas por Área. cuando los integrantes de su equipo utilicen la vista, verán sus propias tareas, agrupadas por Área.

Crear una vista

1. Vaya a la lista de tareas que ha creado antes (si no se encuentra ya allí): en la barra de vínculo superior, haga clic en Documentos y listas. En la página Documentos y listas, haga clic en el nombre de la lista de tareas (Tareas de la visita a Trey Research en este ejemplo).
2. Haga clic en Modificar configuración y columnas.
3. En Vistas, haga clic en Crear una nueva vista y, a continuación, en Vista Estándar.
4. En la página Crear vista, en la sección Nombre, escriba Mis tareas por Área.
5. En la sección Audiencia, haga clic en Crear una vista pública.
6. En la sección Columnas, elija las columnas que desea que aparezcan en esta vista. Seleccione las siguientes columnas y borre el resto:
• Datos adjuntos
• Título (vinculado al elemento con el menú de edición)
• Estado
• Prioridad
• Fecha de vencimiento
• % completado
• Área
7. Los números de la derecha muestran la posición de cada columna.

Suponga que las columnas Prioridad y Área son importantes para usted y desea que aparezcan más cerca de la parte izquierda de la vista que de la parte derecha. Cambie los números para que las columnas aparezcan en este orden:

8. En la sección Filtro, haga clic en Mostrar elementos sólo cuando se cumpla lo siguiente.
9. En el primer menú de Cuando la columna, haga clic en Asignado a.
10. Deje el segundo conjunto de menús establecido en es igual a.
11. En el cuadro de texto de debajo del segundo menú, escriba [Yo].

Al escribir aquí [Yo] las tareas se asignarán al usuario actual, de modo que todos los integrantes del equipo puedan utilizar la misma vista y ver sólo sus elementos. Cuando haya terminado, tendrá un aspecto similar a este:

12. Haga clic en el signo más (+) situado junto a Agrupar por para ampliar la sección Agrupar por.
13. En la sección Agrupar por, en la lista situada bajo Agrupar primero por la columna, haga clic en Área.
14. Seleccione Mostrar elementos en orden ascendente o Mostrar elementos en orden descendente.
15. En De forma predeterminada, mostrar las agrupaciones, seleccione Expandidas.

Si elige mostrar las agrupaciones expandidas se mostrarán los títulos de las mismas y todos los elementos. Si contrae las agrupaciones sólo se mostrará el título de las mismas.

16. En la parte inferior de la página, haga clic en Aceptar.
17. En la página Personalizar Tareas de la visita a Trey Research, haga clic en Volver a "Tareas de la visita a Trey Research".

 Nota   Puede eliminar una vista en cualquier momento haciendo clic en Eliminar en la parte inferior de la página Editar vista. La vista predeterminada de una lista, una biblioteca de documentos o un panel de discusión no se puede eliminar. Para eliminar la vista predeterminada actual, establezca otra vista como predeterminada y elimine entonces la vista predeterminada original.

Pasos siguientes sugeridos

Le felicitamos por haber completado este tutorial. Ahora que ha aprendido las cuestiones básicas sobre trabajar con listas y vistas, aquí tiene unas cuantas sugerencias para realizar tareas adicionales que puede intentar llevar a cabo con Windows SharePoint Services:

• Aprenda a administrar usuarios y establecer permisos para un sitio de SharePoint    Siga el tutorial Administrar usuarios y especificar permisos para un sitio Web basado en Windows SharePoint Services
• Aprenda a personalizar un sitio de SharePoint utilizado un explorador Web    
• Aprenda a cambiar la barra Inicio rápido    .
• Aprenda a mover una lista a una hoja de cálculo    Leer el artículo Exportar una lista de SharePoint a una hoja de cálculo.
• Ponga a prueba sus conocimientos    Realice esta prueba y averigüe si es un experto en Windows SharePoint Services.

Una vez finalizado este tutorial, puede eliminar su sitio de práctica para no malgastar los recursos de su servidor. (Debe ser miembro del grupo de sitio Administrador de su sitio para eliminarlo. Si no es miembro del grupo de sitio Administrador, puede pedirle a la persona que creó el sitio que lo elimine.)

Eliminar un sitio

1. Haga clic en Configuración del sitio en la barra de vínculo superior del sitio.
2. En la página Configuración del sitio, haga clic en Ir a Administración de sitios.
3. En la página Administración de sitios, en la sección Administración y estadísticas, haga clic en Eliminar este sitio.
4. En la página de confirmación, haga clic en Eliminar.

 Nota   Los ejemplos de empresas, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas, lugares y eventos contenidos en este artículo son ficticios. No debe deducirse ninguna asociación con ninguna empresa, organización, producto, nombre de dominio, dirección de correo electrónico, logotipo persona o evento y, si se produjera, sería puramente accidental.