Tareas básicas en Visio 2010

Introducción a Office 2010 He aquí algunas tareas básicas que puede realizar como ayuda para aprender a usar Microsoft Visio 2010.

En este artí­culo


¿Qué es Visio?

Visio 2010 es una aplicación gráfica y de dibujo que lo ayuda a visualizar, explorar y comunicar información compleja. Con Visio, puede transformar tablas y texto complicado que es difícil de entender en diagramas de Visio que comunican información con tan solo echar un simple vistazo.

Visio ofrece modernas plantillas y formas para satisfacer una amplia variedad de necesidades de diagramación, incluida la administración de TI, el modelado de procesos, la construcción y la arquitectura, el diseño de interfaces de usuario, la administración de recursos humanos, la administración de proyectos, etc.

Diagramas conectados a datos de Visio

En lugar de imágenes estáticas, puede crear diagramas de Visio Professional 2010 y Visio Premium 2010 conectados con datos que muestran datos, son fáciles de actualizar y aumentan drásticamente la productividad. Puede usar la amplia variedad de plantillas de diagramas y galerías de símbolos en Visio para comprender, actuar y compartir información sobre procesos, recursos y sistemas organizacionales en toda la empresa.

Puede integrar datos en formas de diferentes orígenes en tiempo real, incluidos Excel, Access, SQL, listas de SharePoint o cualquier origen de datos OLEDB u ODBC, simplemente con unos pocos clics en un Asistente para datos.

Dibujos web con Servicios de Visio

Más allá del uso compartido básico a través del correo electrónico o de páginas web estáticas, las innovaciones más recientes en Visio 2010 ofrecen a los usuarios la posibilidad de ver elementos visuales, formas y procesos complejos y atractivos a través de su explorador, incluso si no tienen Visio. Puede publicar dibujos web de Visio Professional 2010 y Visio Premium 2010 usando Servicios de Visio, una característica de SharePoint Server 2010 que representa diagramas interactivos y conectados con datos. Los dibujos web de Visio pueden mostrar datos de una variedad de orígenes, incluso Excel, SQL, listas de SharePoint o cualquier origen de datos OLEDB u ODBC.

 Advertencia    No se admite Servicios de Access para la vinculación de datos en dibujos web de Visio.

Además, al conectar sus diagramas web con un archivo de origen actualizable, los lectores podrán ver datos en tiempo real dentro de las formas, lo que le brinda una imagen actualizada y precisa.

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Buscar y aplicar una plantilla

Visio 2010 le permite aplicar plantillas integradas y sus propias plantillas personalizadas. Además, le permite buscar entre una variedad de plantillas disponibles en Office.com. Office.com ofrece una amplia selección de plantillas conocidas de Excel, entre ellas diagramas de procesos, diagramas de red y planos de planta.

Para buscar y aplicar una plantilla en Visio, realice lo siguiente:

  1. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo.
  2. En Elegir una plantilla, siga uno de estos procedimientos:
  • Para usar una de las plantillas integradas, en Categorías de plantillas, haga clic en la categoría que quiera y luego en la plantilla que quiera, y haga clic en Crear.
  • Para volver a usar una plantilla que ha usado recientemente, en Plantillas usadas recientemente haga clic en la plantilla que desee y, a continuación, haga clic en Crear.
  • Para usar su propia plantilla creada previamente, en Otros medios para comenzar, haga clic en Nuevo a partir de existente, navegue al archivo que quiera y haga clic en Crear nuevo.
  • Para encontrar una plantilla en Office.com, en Otros medios para comenzar, haga clic en Plantillas de Office.com, seleccione la plantilla que quiera y, a continuación, haga clic en Descargar para descargar la plantilla desde Office.com a su equipo.

 Nota    También puede buscar plantillas en Office.com desde Visio. Para buscar plantillas en Office.com, en Otros medios para comenzar, haga clic en Plantillas de Office.com. En el cuadro Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o más términos de búsqueda y, a continuación, haga clic en el botón de flecha para comenzar a buscar.

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Crear un nuevo diagrama

  1. Haga clic en la pestaña Archivo. Se abre la vista Backstage.

 Nota    Al abrir Visio por primera vez, se entra en la vista Backstage. Si acaba de abrir Visio, pase al siguiente paso.

  1. Haga clic en Nuevo.
  2. En Elegir una plantilla, bajo Otros medios para comenzar, haga clic en Dibujo en blanco.
  3. Haga clic en Crear.

Cuando se abre la plantilla del diagrama, la mayor parte del espacio se rellena con una página de diagramación en blanco. Al costado se encuentra la ventana Formas, que contiene varias galerías de símbolos llenas de formas.

Galería de símbolos Departamento en la ventana Formas

Las galerías de símbolos se identifican con barras de título en la parte superior de la ventana Formas. Posiblemente deba desplazar el panel de la barra de título para ver todas las galerías. Cuando hace clic en la barra de título de una galería de símbolos, aparecen las formas en el panel inferior.

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Abrir un diagrama

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
  2. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Abrir, haga clic en la unidad o carpeta que contiene el dibujo.
  3. En el panel derecho del cuadro de diálogo Abrir, abra la carpeta que contiene el dibujo que desea.
  4. Haga clic en el dibujo y, a continuación, en Abrir.

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Guardar un diagrama

Puede guardar el diagrama como un archivo estándar de Visio para compartirlo con otras personas que tienen Visio. Asimismo, hay varios formatos diferentes en los que puede guardar el diagrama directamente desde el cuadro de diálogo Guardar como.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Guardar como y, a continuación, seleccione un formato en la lista Guardar como tipo.

Los distintos formatos son útiles para compartir o usar el diagrama de diferentes maneras.

  • Archivo de imagen estándar    que los formatos JPG, PNG y BMP.
  • Página web    en formato HTM. Los archivos de imágenes y otros archivos de recursos se guardan en una subcarpeta de la ubicación en la que guarda el archivo HTM.
  • Archivo PDF o XPS   
  • Dibujo de AutoCAD     en formato DWG o DXF.

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Agregar una forma

  1. Desde la ventana Formas, haga clic y mantenga presionado el botón del mouse en la forma que quiera.
  2. Arrástrela a la página del diagrama.

Para obtener más información acerca de cómo agregar formas, vea los temas sobre cómo usar la ventana Formas para organizar y buscar formas y buscar más formas y galerías de símbolos.

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Agregar un conector entre dos formas

Para agregar una forma a la página de dibujo para que se conecte automáticamente cuando la agregue a la página, realice lo siguiente:

  1. Arrastre una primera forma a la página de dibujo.
  2. Mantenga el mouse sobre la forma que ya está en la página. Observe que aparecen flechas pequeñas de color azul en los cuatro lados de la forma. Se trata de las flechas de Autoconexión que puede usar para conectar formas.

Forma con flechas de Autoconexión

La forma Solicitud de servicio con las flechas de Autoconexión mostradas.

  1. Mueva el puntero hasta cubrir una de las flechas.

Aparecerá una minibarra de herramientas que contiene cuatro formas y también puede aparecer una forma de vista previa en la página. A medida que mueve el puntero sobre las formas de la minibarra de herramientas, aparecerán vistas previas de las formas. Las formas de la barra de herramientas son las cuatro formas principales del área Formas rápidas.

  1. Haga clic en una de las formas de la minibarra de herramientas y agréguela a la página.

Para conectar automáticamente dos formas cuando arrastra una segunda forma sobre la página, realice lo siguiente:

  1. Arrastre una forma sobre la página de dibujo.
  2. Arrastre una segunda forma sobre la página de dibujo y mantenga presionado el botón del mouse hasta que cubra la primera forma, pero no suelte el botón del mouse todavía. Observe que aparecen las flechas de Autoconexión.

Conectar formas colocando una sobre la flecha de Autoconexión de otra

La forma Analizar se ubica sobre la flecha abajo de Autoconexión sobre la forma Solicitud de servicio .

  1. Mueva la segunda forma hacia abajo sobre la flecha de Autoconexión que apunta en la dirección que desea y suéltela sobre la flecha.

Dos formas conectadas

La forma Analizar se encuentra a una distancia estándar de la forma Solicitud de servicio y está conectada automáticamente.

Para conectar dos formas que ya se encuentran en la página, realice lo siguiente:

  1. Mantenga el mouse sobre una de las formas que quiera conectar.
  2. Cuando aparecen las flechas de Autoconexión, mueva el puntero sobre la flecha que apunte hacia la otra forma con la que quiera conectarla.
  3. Haga clic en la flecha de Autoconexión y mantenga presionado el botón del mouse. Luego arrastre el conector desde ella al centro de la otra forma.

Cuando la flecha esté sobre el centro de la otra forma, aparecerá un borde rojo alrededor de la forma. Coloque el conector para adjuntarlo o "pegarlo" a la forma.

Para obtener más información acerca de cómo conectar formas, vea el tema sobre cómo conectar formas usando Autoconexión o la herramienta Conector.

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Agregar texto a las formas o a la página

Agregar texto a una forma

  1. Seleccione la forma a la que quiera agregarle texto.
  2. Escriba el texto que quiera.

Cuando comience a escribir, Visio cambiará la forma seleccionada al modo de edición de texto. Para agregar otra línea de texto, presione ENTRAR.

  1. Haga clic en un área vacía de la página o presione ESC cuando termine.
  2. Seleccione la forma de nuevo. Aparecerá un pequeño controlador amarillo en el área de texto. Arrastre el controlador amarillo para mover el texto.

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Agregar texto a la página

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Herramientas, haga clic en la herramienta Texto.
  2. Haga clic en un área vacía de la página. Aparece un cuadro de texto.
  3. Escriba el texto que quiera.
  4. En la ficha Inicio, en el grupo Herramientas, haga clic en Herramienta Puntero para dejar de usar la herramienta Texto.

Ahora el cuadro de texto tiene las características de las otras formas. Puede seleccionarlo y escribir para cambiar el texto, puede arrastrarlo hacia otra parte de la página y puede dar formato al texto usando los grupos Fuente y Párrafo en la ficha Inicio. Asimismo, si mantiene el puntero sobre el texto, aparecerán flechas de Autoconexión para que pueda conectar el texto a otras formas.

Para obtener más información sobre cómo agregar bloques de texto, vea el tema sobre cómo agregar, editar, mover o girar texto y bloques de texto.

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Agregar datos a una forma

Para introducir datos en un campo o una propiedad de datos que la forma ya tiene, realice lo siguiente:

  1. Seleccione una forma en la página de dibujo.
  2. Haga clic con el botón secundario en la forma y haga clic en Datos de formas.
  3. En la ventana Datos de formas, en la fila de propiedad que quiera, escriba los datos que desee.

Para definir un nuevo campo o una nueva propiedad de datos para una forma, realice lo siguiente:

  1. Seleccione una forma en la página de dibujo.
  2. Haga clic con el botón secundario en la forma y haga clic en Definir datos de formas.
  3. En el cuadro de diálogo Definir datos de formas, haga clic en Nuevo.
  4. En el cuadro Etiqueta, elimine el texto predeterminado y escriba un nombre para la propiedad.
  5. En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos que quiera que se introduzca en esa propiedad.

 Sugerencia    Si quiere que la propiedad acepte texto (como el nombre de una persona) como el tipo de datos, seleccione Cadena.

  1. En el cuadro Valor, escriba el valor de los datos que quiera.
  2. Haga clic en Aceptar.
  3. Nuevamente haga clic con el botón secundario en la forma, elija Datos y, esta vez, haga clic en Datos de formas.

Se abrirá la ventana Datos de formas y se mostrarán todos los datos definidos para la forma. Si todas las formas tienen información específica, puede salir de la ventana Datos de formas abierta y hacer clic en las formas que sean de su interés para ver los datos que contienen.

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Conectar orígenes de datos a formas

Agregar datos de formas manualmente puede tener un gran valor para el diagrama, pero si los datos se encuentran en una base de datos o en un libro de Excel puede colocar los datos en el diagrama de forma automática y conectar las filas de datos con formas determinadas.

Use el Asistente para selector de datos para importar los datos a la ventana Datos externos.

Los datos que aparecen en la ventana Datos externos son una instantánea de los datos de origen a la hora de realizar la importación. Puede actualizar los datos en el dibujo para que coincidan con los cambios en los datos de origen. Para ello haga clic en Actualizar todo en la ficha Datos.

  1. En la ficha Datos, en el grupo Datos externos, haga clic en Vincular datos a las formas.
  2. En la primera página del Asistente para selector de datos, elija cuál de los siguientes tipos de orígenes de datos contienen los datos que está usando:
  • Libro de Microsoft Office Excel
  • Base de datos de Microsoft Office Access
  • Lista de Microsoft Windows SharePoint Services
  • Base de datos de Microsoft SQL Server
  • Otro origen de datos OLEDB u ODBC
  1. Complete el resto del asistente.

Después de hacer clic en Finalizar en la última página del Asistente para la conexión de datos, aparecerá la ventana Datos externos con los datos importados en una cuadrícula. Arrastre una fila de datos sobre la forma para agregar automáticamente datos a Datos de formas para esa forma. O bien, en la ventana Formas, seleccione la forma en la que desea colocar los datos y, a continuación, arrastre una fila de datos y colóquela en un área vacía de la página. La forma seleccionada se agrega a la página, conectada con los datos.

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Dar formato al diagrama

Para aplicar un fondo a un dibujo, realice lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Diseño.
  2. En el grupo Fondos, haga clic en Fondos.
  3. Haga clic en el fondo que quiera. Se agregará una página de fondo nueva al diagrama, que podrá ver en las fichas de página en la parte inferior del área de diagramación.

Para aplicar un borde o título al dibujo, realice lo siguiente:

  1. En la ficha Diseño, haga clic en Bordes y títulos.
  2. Haga clic en el título que quiera.

El título y el borde se agregan a la página de fondo (llamada FondoDeVisio-1 de manera predeterminada). Para cambiar el título y otro texto, debe hacer los cambios en la página de fondo; no puede cambiar el título en ninguna otra página.

  1. En la parte inferior del área de diagramación, haga clic en la pestaña FondoDeVisio-1.

Fichas de páginas con la página FondoDeVisio

  1. Haga clic en el texto del título. Se selecciona todo el borde, pero si comienza a escribir se modifica el texto del título predeterminado.
  2. Escriba el título que quiera.
  3. Para editar otro texto en el borde, primero seleccione el borde entero y, a continuación, haga clic en el texto que desea cambiar y comience a escribir.

Para aplicar una combinación de colores unificada y demás efectos de formato, realice lo siguiente:

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Temas, mantenga el mouse sobre los diversos temas. Se observará una vista previa del tema en la página.

Para ver los temas disponibles, haga clic en Más El botón Más.

  1. Haga clic en el tema que desee aplicar al diagrama.

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Imprimir el diagrama

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Imprimir.
  2. Para imprimir el diagrama, haga clic en Imprimir.
  3. En el cuadro de diálogo Imprimir, realice lo siguiente:
  • En el cuadro Nombre, seleccione la impresora que quiera (si no está seleccionada).
  • En Intervalo de páginas, especifique las páginas del dibujo que quiera imprimir.
  • En Copias, especifique la cantidad de copias que quiera imprimir.
  1. Haga clic en Aceptar cuando esté listo para imprimir.

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