Invitar a alguien a un área de trabajo en SharePoint Workspace 2010

La forma de invitar a personas a unirse a áreas de trabajo de Groove como nuevos miembros es el envío de invitaciones al área de trabajo.

En este tema



Crear una invitación a un área de trabajo

Para invitar a alguien a un área de trabajo de Groove:

  1. Vaya al área de trabajo.
  2. En el panel Miembros, escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del destinatario en el cuadro Invitar al área de trabajo.

Mostrar Información sobre direccionamiento de invitaciones

Cuando usted escribe un nombre, SharePoint Workspace busca un contacto que coincida con las letras que ha escrito. También se puede seleccionar un contacto en el menú desplegable, que incluye todos los contactos reconocidos por su cuenta: los contactos que ha agregado a su lista personal en la barra de inicio y los contactos que son miembros de otras áreas de trabajo.

Si SharePoint Workspace no encuentra una coincidencia con el nombre especificado, se le pedirá que realice una búsqueda del contacto.

Haga clic en Más para ver más opciones para agregar o buscar destinatarios en el cuadro de diálogo Agregar destinatarios.

  1. Haga clic en Ir para abrir el cuadro de diálogo Enviar invitación.
  2. Asigne un rol a los destinatarios de la lista desplegable.

Mostrar Detalles

Si va a invitar a varios contactos y quiere asignar roles diferentes, debe enviar invitaciones distintas para cada rol.

Además, a menos que sea administrador del área de trabajo, solo puede asignar a los invitados el mismo rol que se le haya asignado a usted. (Los participantes asignan el rol de "Participante", mientras que los invitados asignan el rol de "Invitado"). Consulte Acerca de los roles y permisos para obtener más información.

  1. Si quiere confirmar la aceptación de la invitación por parte de los invitados, active Requerir confirmación de aceptación.

 Nota    Esta función se habilita automáticamente para todas las invitaciones enviadas por correo electrónico.

  1. Agregar texto al mensaje si quiere.
  2. Haga clic en Invitar para enviar la invitación.

SharePoint Workspace hace lo siguiente en función del tipo de destinatarios seleccionados:

  • En el caso de contactos, SharePoint Workspace envía la invitación como un mensaje de SharePoint Workspace.
  • En el caso de las direcciones de correo electrónico, SharePoint Workspace envía la invitación a través de Microsoft Outlook como un mensaje de correo electrónico con datos adjuntos.

El mensaje contiene instrucciones tanto para las personas que ya tienen SharePoint Workspace como para las que no. Las personas que ya tienen SharePoint Workspace deben hacer clic en un vínculo del mensaje que abre la invitación. Las personas que no tengan SharePoint Workspace deben hacer clic en otro vínculo que lleva a la página de descarga de SharePoint Workspace. Una vez que el destinatario de un correo electrónico instale e inicie SharePoint Workspace, la invitación al área de trabajo debería abrirse automáticamente. Si la invitación no se abre automáticamente, el destinatario puede volver al mensaje de correo electrónico y abrir el archivo adjunto para responder a la invitación.

Todas las invitaciones enviadas por correo electrónico requieren que el remitente confirme la aceptación antes de que se envíe el área de trabajo a su equipo.

 Nota    Si no dispone de un cliente de correo electrónico de Microsoft Outlook, aparecerá un mensaje informándole de que no puede enviar la invitación mediante esta función. El mensaje describe un proceso alternativo de invitación por correo electrónico, como, por ejemplo, copiar la invitación en el portapapeles y pegarla después en otro cliente de correo electrónico o mensajería.

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Acerca de las alertas de invitación

Al enviar una invitación, SharePoint Workspace le mantiene informado sobre el progreso mediante la publicación de alertas.

 Nota    En lo que a los destinatarios de correo electrónico se refiere, usted no verá alertas de progreso hasta que no abran los archivos adjuntos. En la siguiente tabla, la primera alerta es posible que puede ver es "Invitando a 'Invitado': abierto, esperando respuesta...".

La siguiente tabla resume las alertas de progreso de invitación:

Notificación Significado
Invitando a "Invitado": esperando para enviar... SharePoint Workspace no puede enviar todavía la invitación. Puede que el equipo del remitente esté desconectado o no tenga una red activa o una conexión de servicio de retransmisión.
Invitando a "Invitado": enviando, % completado... SharePoint Workspace está enviando la invitación al equipo del invitado o al servicio de retransmisión (si el equipo del invitado está desconectado).
Invitando a "Invitado": enviada, esperando entrega... La invitación ha salido del equipo del remitente y se entregará si el invitado está conectado. Si el invitado está desconectado, la invitación se dirigirá al servicio de retransmisión.
Invitando a "Invitado": entregada, esperando a que el invitado la abra... La invitación ha llegado al equipo del invitado.
Invitando a "Invitado": abierta, esperando respuesta... El invitado ha abierto la invitación y ahora debe decidir aceptarla o rechazarla.
Invitando a "Invitado": invitación aceptada. El invitado ha aceptado la invitación, pero SharePoint Workspace no ha enviado todavía el área de trabajo porque el autor de la invitación y todos los demás miembros del área están desconectados. Tenga en cuenta que, si el invitado acepta la invitación en un momento en que el autor de la invitación está desconectado, SharePoint Workspace intentará descargar el área de trabajo de otro miembro que esté conectado, dando preferencia a miembros que estén conectados pero inactivos.
Invitando a "Invitado": invitación aceptada; enviando área de trabajo, % completado... El invitado ha aceptado la invitación, y ya se está enviando el área de trabajo.
Invitando a "Invitado": área de trabajo enviada, esperando entrega... El área de trabajo ha salido del equipo del autor de la invitación, aunque el invitado todavía la está recibiendo.
Invitando a "Invitado": área de trabajo entregada. El área de trabajo se ha entregado correctamente al invitado.

 Nota    Si el invitado se desconecta antes de recibir toda el área de trabajo, el área se enviará al servicio de retransmisión. La próxima vez que el invitado se conecte, el área de trabajo se enviará desde el servicio de retransmisión a su equipo.

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Confirmar la aceptación de una invitación

Solicitar la confirmación de una aceptación es útil por motivos de seguridad. Ofrece la oportunidad de comprobar la identidad de cada recipiente antes de enviar el área de trabajo. Si activa esta opción, cuando los destinatarios del mensaje acepten la invitación, SharePoint Workspace mostrará una alerta que le pedirá que confirme la invitación.

En el cuadro de diálogo Confirmar aceptación, realice cualquiera de las siguientes acciones y, después, haga clic en Confirmar:

  • Haga clic en De para abrir el contacto del destinatario y verificar su identidad antes de enviar el área de trabajo.
  • Incluya un mensaje que se enviará cuando confirme o deniegue la aceptación.
 
 
Corresponde a:
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