Planear y administrar casos de exhibición de documentos electrónicos

La exhibición de documentos electrónicos consiste en mostrar el contenido en formato electrónico de documentos de investigación o justicia civil. Por lo general, es necesario identificar el contenido que se difunde a través de portátiles, servidores de correo electrónico y archivos, y demás orígenes diversos.

El centro de exhibición de documentos electrónicos es una colección de sitios de SharePoint que se usa para realizar acciones de detección. En él puede crear casos, que son sitios de SharePoint que le permiten identificar, hospedar, buscar y exportar contenido desde recursos compartidos de archivos, sitios de SharePoint y buzones de Exchange.


 Notas 

  • Una vez que agregue orígenes de contenido o consultas a un caso de exhibición de documentos electrónicos, no será posible cambiar la configuración regional del sitio.
  • Agregar un grupo de distribución de gran tamaño (de 100 nombres o más) como un origen de contenido puede tardar mucho tiempo en procesarse o agotar el tiempo de espera. Los grupos de distribución de 1500 usuarios o más no se pueden agregar. La solución alternativa es identificar otras formas de encontrar el contenido relacionado con el buzón de un grupo de distribución, como palabras clave o el autor o remitente del elemento.

Planear y crear casos

Si piensa administrar varios casos en el centro de exhibición de documentos electrónicos, considere la posibilidad de definir procesos coherentes para que los sigan los usuarios de su organización.

  • Convenciones de nomenclatura para los casos: podría ser muy útil anticipar a cada departamento un número elevado de casos, tipos o clasificaciones.
  • Otros datos para describir casos.
  • Definir y comunicar permisos para administrar casos.
  • Instrucciones para crear consultas.
  • Procedimientos estándar para realizar comunicaciones con contenido en espera.
  • Procedimiento estándar para retener y cerrar casos.

Ejemplo del ciclo de vida de un caso de exhibición de documentos electrónicos

  • Crear el sitio para administrar un caso.
  • Agregar orígenes.
  • Poner orígenes en espera.
  • Crear consultas.
  • Exportar contenido de un caso.
  • Cerrar caso.

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Crear un caso

  1. En un centro de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Crear nuevo caso.
  2. Escriba un título y una descripción para el caso.
  3. En el cuadro Dirección del sitio web, escriba la última parte de la URL que quiere definir para el caso (por ejemplo, ContosovsFabrikam).
  4. En Seleccionar una plantilla, compruebe que esté seleccionada la opción Exhibición de documentos electrónicos.
  5. En Permisos de usuario, seleccione si desea conservar o no los permisos del sitio primario, o si prefiere usar permisos exclusivos. Si cree que algunos usuarios necesitarán acceso a este caso pero a otros no, elija Utilizar permisos exclusivos.

Agregar orígenes y ponerlos en espera

  1. En el centro de exhibición de documentos electrónicos, abra el caso al que desea agregar un origen.
  2. Haga clic en Conjuntos de exhibición de documentos electrónicos.
  3. Escriba un nombre para el conjunto de exhibición de documentos electrónicos (por ejemplo, Correspondencia ejecutiva).
  4. Junto a Orígenes, haga clic en Agregar y administrar orígenes.
  5. En el cuadro de diálogo que aparece, vaya a Buzones y escriba los nombres de cuenta o las direcciones de correo electrónico para los buzones T de Exchange.
  6. En Ubicaciones, escriba la dirección URL o del recurso compartido de archivos para el contenido que desea usar como origen. Todos los contenidos que incluya se indizarán por búsqueda.
  7. Haga clic en Guardar.
  8. En el cuadro Filtrar, escriba las palabras clave que desea usar para restringir el origen.
  9. Para limitar el contenido por un intervalo de fechas, especifique la información de Fecha de inicio y Fecha de finalización.
  10. Para limitar los resultados al autor de un elemento de lista o documento, o a un remitente específico de mensajes de correo, escriba los nombres o las direcciones de correo en el cuadro Autor/Remitente.
  11. Para limitar los resultados a un dominio específico de Exchange, escriba el nombre en el cuadro Dominio.
  12. Haga clic en el botón Aplicar filtro.
  13. Haga clic en Habilitar la suspensión en contexto.
  14. Para comprobar que ha seleccionado el contenido correcto, haga clic en Vista previa de resultados.
  15. Haga clic en Guardar.

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Ejecutar consultas y exportar contenido

Tras definir los orígenes y ponerlos en espera (si es necesario), puede ejecutar consultas para restringir los resultados y extraer el contenido exacto que busca para su caso particular. SharePoint ofrece algunas herramientas para refinar las consultas.

También puede exportar contenido de un caso si desea entregarlo a las autoridades o trabajar con él con otro programa legal. El contenido se exporta en un formato compatible con el modelo de referencia estándar de exhibición de documentos electrónicos.

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Corresponde a:
SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Server 2013 Enterprise