Crear e iniciar consultas de exhibición de documentos electrónicos

Una vez que haya definido los orígenes y los haya puesto en espera, si es necesario, podrá ejecutar consultas para localizar y extraer justamente el contenido que necesita para un caso concreto.

Las consultas eficientes facilitan mucho la administración del contenido para usted y otros participantes, porque reduce el volumen total y garantiza que el contenido que se entrega sea relevante.

Antes de crear consultas, es necesario que agregue orígenes de contenidos al caso. Encontrará más información sobre cómo trabajar con los orígenes de contenidos en el artículo Agregar contenido a un caso de exhibición y poner orígenes en espera.

 Nota    Una consulta puede contener un máximo de 1.500 orígenes de Exchange, 100 orígenes de SharePoint y 500 palabras clave.

   

De forma predeterminada, una consulta busca en todos los orígenes de contenidos, pero puede elegir en qué conjuntos u orígenes va a buscar una consulta si no necesita buscar en todos, cosa que hará que las consultas se realicen más rápidamente. También puede refinar sus consultas de otros modos. Para obtener más información, vea Búsqueda y uso de palabras clave en la exhibición de documentos electrónicos.

  1. Si su caso no está abierto todavía, en un centro de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Casos y luego abra el caso para el que quiere crear las consultas. Es necesario que el caso ya tenga orígenes de contenidos, como por ejemplo sitios web y buzones de correo.
  2. En la sección Buscar y exportar, bajo Consultas, haga clic en Elemento nuevo.
  3. Escriba un nombre descriptivo para la consulta.
  4. En el cuadro Consulta, escriba las palabras clave que quiere usar para limitar la consulta. Encontrará sugerencias para la escritura de consultas en la sección Vea también.
  5. Para reducir el contenido de la consulta según la fecha, escriba una Fecha de inicio y Fecha de finalización.
  6. Para limitar los resultados al autor de un documento o a un elemento de la lista, o a un remitente específico de correos electrónicos, escriba los nombres o correos electrónicos en el cuadro Autor/Remitente.
  7. Si tiene varios orígenes y conjuntos de exhibiciones de documentos electrónicos pero no necesita buscar en todos, haga clic en Modificar alcance de la consulta. Entonces, especifique los conjuntos de detección u orígenes de contenidos que desea.

Modificar alcance de la consulta

  1. Para limitar la consulta según tipos específicos de contenido, haga clic en las pestañas Exchange o SharePoint, y luego seleccione las casillas de verificación del tipo de contenido que desea. Por ejemplo, puede seleccionar que se muestren solo los elementos de calendario de Exchange o solo las diapositivas de PowerPoint para SharePoint.
  2. Para analizar o refinar más la consulta, haga clic en Opciones avanzadas de consulta y haga algo de lo siguiente.
  • Para eliminar datos redundantes de Exchange, como por ejemplo mensajes de correo que se hayan devuelto más de una vez para distintos elementos, seleccione Eliminar datos redundantes de Exchange.
  • Para examinar la sintaxis y la estructura de la consulta, vaya a las secciones Consulta de Exchange y Consulta de SharePoint y la tabla de orígenes que muestra los filtros, consultas y opciones de refinado.
  1. Cuando esté listo para iniciar la consulta, haga clic en Buscar. Los resultados se ordenan en base a la relevancia, como por ejemplo con qué frecuencia aparece un término de búsqueda.

 Nota    Una vez que agregue consultas u orígenes de contenido a un caso de exhibición de documentos electrónicos, no será posible cambiar la configuración regional del sitio.

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Agregar más orígenes de contenidos al crear una consulta

  1. En la página Consulta: Elemento nuevo, en la sección Orígenes, haga clic en Modificar alcance de la consulta.
  2. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Todo el contenido del caso.
  3. Haga clic en Agregar buzón de correo para contenidos de Exchange o Agregar ubicación para contenidos de SharePoint.
  4. Especifique el buzón de correo de la persona o el sitio web que quiere agregar.
  5. Haga clic en Aceptar.

 Nota    Si actualiza una consulta y vuelve a ejecutarla, solo se actualizará la primera página de los resultados nuevos. Si hay varias páginas de resultados de la consulta y no está viendo la primera página, la página no se actualizará con los nuevos resultados.

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Obtenga más información sobre exhibición de documentos electrónicos

Para obtener más información sobre casos de exhibición de documentos electrónicos, consulte los siguientes artículos:

Escenario: Exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Server 2013 y Exchange Server 2013

Planear y administrar casos de exhibición de documentos electrónicos

Agregar contenido a un caso de exhibición de documentos electrónicos y poner orígenes en espera.

Búsqueda y uso de palabras clave en la exhibición de documentos electrónicos

Exportar contenido de exhibición de documentos electrónicos y crear informes

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Corresponde a:
SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Server 2013 Enterprise