Al crear una biblioteca de formularios o documentos, puede establecer una plantilla de archivo predeterminada para dicha biblioteca. Cuando alguien cree un nuevo archivo en la biblioteca, la plantilla predeterminada se abrirá en el programa correspondiente. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, puede establecer una plantilla de Microsoft Office Word 2010. Cuando alguien crea un nuevo archivo en dicha biblioteca de documentos, la plantilla se abrirá en Word.
Si quiere especificar parámetros adicionales o proporcionar contenido predeterminado que aparezca en todos los archivos nuevos, como un esquema preferido para una propuesta de campaña de marketing o un declinación de responsabilidades oficial en un pie de página, también puede agregar esta información a la plantilla.
Nota La configuración de una plantilla para una biblioteca de formularios o documentos requiere de permiso de control total.
¿Qué desea hacer?
Aprender sobre las plantillas de archivo en una biblioteca de formularios o documentos
Al crear una biblioteca de formularios o documentos, puede establecer una plantilla de archivo predeterminada para dicha biblioteca. Cuando alguien cree un nuevo archivo en la biblioteca, la plantilla predeterminada se abrirá en el programa correspondiente. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, puede establecer una plantilla de Microsoft Office Word 2010. Cuando alguien crea un nuevo archivo en dicha biblioteca de documentos, la plantilla se abrirá en Word.
Si quiere especificar parámetros adicionales o proporcionar contenido predeterminado que aparezca en todos los archivos nuevos, como un esquema preferido para una propuesta de campaña de marketing o un declinación de responsabilidades oficial en un pie de página, también puede agregar esta información a la plantilla.
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Tipos de archivos que pueden o no pueden almacenarse en una biblioteca de SharePoint
Según el archivo que tenga en una biblioteca, es posible que se encuentre en una de las siguientes situaciones:
Archivos compatibles con tecnologías de SharePoint Para que un usuario cree un archivo mediante el comando Nuevo en una biblioteca de documentos, la plantilla de archivo debe crearse en un programa que sea compatible con SharePoint 2010, como Microsoft Office Word 2010. Cuando cree un nuevo archivo en una biblioteca de formularios, el programa predeterminado puede ser un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint 2010, como Microsoft InfoPath 2010.
Archivos de otros programas Para la mayoría de los programas restantes, puede almacenar y administrar el archivo en la biblioteca, pero en lugar de crear el archivo directamente desde la biblioteca de documentos, se crea en el programa y, a continuación, se lo agrega a la biblioteca.
Archivos de programas bloqueados Por razones de seguridad, algunos tipos de archivos de programa, como .exe, están bloqueados y no pueden almacenarse en una biblioteca.
En la sección Vea también encontrará más información sobre tipos de archivo bloqueados.
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Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo
Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo son las bibliotecas de formularios y las de documentos.
Bibliotecas de documentos Las bibliotecas de documentos se usan para almacenar y administrar muchos tipos de archivo diferentes, entre los que se incluyen documentos, hojas de cálculo, presentaciones, archivos de texto y demás tipos de archivos. A menudo constituyen la ubicación más común en un sitio donde se puede crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con miembros de equipo y compartirlos con otros compañeros de la empresa. Puede usar una biblioteca de documentos como un repositorio de archivos de uso general. O bien puede usar una biblioteca de documentos para un fin especifico, por ejemplo, un equipo de marketing puede tener su propia biblioteca de documentos para planear materiales, nuevos lanzamientos y publicaciones.
Bibliotecas de formularios Una biblioteca de formularios brinda una forma sencilla de compartir y realizar un seguimiento de formularios basados en XML que se usan para recopilar información. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de formularios para formularios de informe de gastos de su departamento. La plantilla de informe de gastos se almacena como plantilla de archivo predeterminada en la biblioteca de formularios. Cada vez que alguien crea un informe de gastos, abre la plantilla como un formulario en blanco, que contiene el diseño, los campos y los cálculos del informe de gastos. Cuando alguien llena el formulario, los datos del informe de gastos (y nada más que los datos) se guardan en un archivo XML en la biblioteca de formularios. Al separar los datos del formulario, es más sencillo que otros sistemas procesen cada informe de gastos por separado, que se combinen los datos o que se exporten para un posterior análisis y procesamiento.
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Lugar en donde se almacenan las plantillas de archivo en la biblioteca
Cuando una biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada, se almacena en la carpeta Formularios de la biblioteca.
Abra la biblioteca en Explorador de Windows para ver la carpeta Formularios que contiene la plantilla de archivo para la biblioteca.
De manera predeterminada, una biblioteca de documentos tiene una plantilla de archivo, llamada plantilla.dotx, pero puede cambiar este archivo si lo necesita. Para especificar una plantilla diferente, necesita primero crearla en un programa que sea compatible con SharePoint 2010, como Office Word 2010 y, a continuación, guardarla en la carpeta Formularios de una biblioteca. Luego, desde la biblioteca, debe especificar la dirección de la plantilla personalizada.
De manera predeterminada, una biblioteca de formularios trae un archivo de marcador de posición, llamado plantilla.xml, que debe reemplazarse con una plantilla de formulario creada por el usuario.
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Crear una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios
Para crear o personalizar una plantilla en una biblioteca de formularios, puede usar un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint 2010, como Microsoft Office InfoPath 2010. Pueden existir otras ventajas derivadas del uso de un programa de diseño de formularios. Por ejemplo, cuando se usa Office InfoPath 2010, puede realizar lo siguiente:
- Crear la plantilla y la biblioteca de formularios directamente desde InfoPath.
- Editar y volver a publicar convenientemente la plantilla de formulario en la biblioteca de formularios.
- Combinar los archivos de datos XML individuales creados a partir de algunas plantillas de formulario para más procesamiento.
- Promover los campos de datos XML a columnas de biblioteca en la biblioteca de formularios.
Cuando un usuario crea un formulario, se abre de manera predeterminada en el programa de edición de formularios que es compatible con SharePoint 2010 en el equipo cliente del usuario. Si no existe ningún programa compatible instalado, el formulario, si está diseñado para abrirse en el explorador, puede abrirse allí. Si lo desea, puede especificar que un formulario diseñado para abrirse en un explorador siempre se abra allí. Puede cambiar el comportamiento predeterminado en el parámetro Abrir documentos en el explorador en las configuraciones avanzadas de la biblioteca.
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Usar tipos de contenido para establecer plantillas de biblioteca de formularios o documentos
SI se habilitan diversos tipos de contenido y se especifican plantillas para esos tipos, la biblioteca usa las plantillas que se especifican en los tipos de contenido y no la plantilla de archivo predeterminada. En este caso, si quiere personalizar las plantillas para la biblioteca, debe cambiar los tipos de contenido.
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Establecer una plantilla de archivo predeterminada al crear una biblioteca de formularios o documentos
- Vaya al sitio donde desea crear la biblioteca.
- Haga clic en Acciones del sitio, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Crear.
Nota Se puede modificar significativamente la apariencia de un sitio y la manera de navegar por él. Si no puede encontrar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con el administrador.
- En Bibliotecas, haga clic en Biblioteca de documentos o Biblioteca de formularios.
- En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la biblioteca. El nombre de la biblioteca es obligatorio.
El nombre, que se muestra en la parte superior de la biblioteca, pasa a forma parte de la dirección de la página de biblioteca y está presente en los elementos de navegación que ayudan a los usuarios a encontrar y abrir la biblioteca.
- En el cuadro Descripción, escriba una descripción de la función de la biblioteca. La descripción es opcional.
La descripción se muestra en la parte superior de la página de biblioteca, debajo del nombre de la biblioteca. Si tiene previsto habilitar la biblioteca para la recepción de contenido por correo electrónico, puede agregar la dirección de correo electrónico de la biblioteca a la descripción, para que los usuarios la encuentren con facilidad.
- Para agregar un vínculo a esta biblioteca en el Inicio rápido, compruebe que Sí esté seleccionado en la sección Navegación.
- En la sección Historial de versiones del documento, haga clic en Sí si quiere que se cree una versión, o una copia de seguridad, de un archivo cada vez que se proteja en la biblioteca.
- En la sección Plantilla de documento, realice una de las siguientes acciones:
Biblioteca de documentos Especifique el tipo de archivo que debe usarse como plantilla para los nuevos archivos en la biblioteca de documentos. Los siguientes tipos de archivo están disponibles de manera predeterminada:
- Ninguno
- Documento de Microsoft Word 97-2003
- Hoja de cálculo de Microsoft Excel 97-2003
- Presentación de Microsoft PowerPoint 97-2003
- Documento de Microsoft Word
- Hoja de cálculo de Microsoft Excel
- Presentación de Microsoft PowerPoint
- Bloc de notas de Microsoft OneNote 2010
- Página web de Microsoft SharePoint Designer
- Página básica
- Página de elementos web
Biblioteca de formularios Seleccione la plantilla de formularios que quiere especificar como el tipo de formulario para todos los formularios de la biblioteca.
- Haga clic en Crear.
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Cambiar la plantilla de archivo predeterminada para una biblioteca de formularios o documentos
Existen dos maneras de cambiar la plantilla predeterminada:
- Si la biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada para un programa compatible con SharePoint 2010, puede editar dicha plantilla.
- Para otros programas, no puede editar directamente la plantilla predeterminada, sino que puede copiar un archivo de plantilla nuevo en la carpeta Formularios de la biblioteca para especificar una plantilla personalizada.
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Editar la plantilla de archivo predeterminada
- Navegue al sitio que contiene la biblioteca para la que quiere editar la plantilla predeterminada.
- Haga clic en el nombre de la biblioteca en el Inicio rápido, o haga clic en Acciones del sitio y en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de biblioteca correspondiente, haga clic en el nombre de la biblioteca.
Nota Puede modificarse significativamente la navegación y la apariencia de un sitio. Si no puede ubicar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, comuníquese con el administrador.
- En la cinta de opciones, en la sección Herramientas de la biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, en el grupo Configuración, haga clic en Configuración de biblioteca.
- En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.
- En la sección Plantilla de documento, en el cuadro Dirección URL de la plantilla, haga clic en Modificar plantilla. Se da una de las siguientes situaciones:
Biblioteca de documentos La plantilla se abre en una aplicación que es compatible con SharePoint 2010 y que está asociada con el tipo de archivo de la plantilla actual. Por ejemplo, Office Word 2010 se abre si la plantilla predeterminada es una plantilla de Word, u Office Excel 2010 se abre si la plantilla predeterminada es una hoja de cálculo de Excel.
Biblioteca de formularios La plantilla se abre ya sea en un programa compatible con SharePoint 2010, un programa de diseño de formularios basado en XML, como Microsoft Office InfoPath 2010, o un editor XML.
Nota Si en su sitio ya se completaron formularios basados en la plantilla original, considere cuántos cambios realizados a la plantilla pueden afectar dichos formularios. Por ejemplo, agregar un campo que los usuarios deben completar puede originar que aparezcan errores en los formularios originales que se completaron antes de que se agregara el campo.
- Aplique los cambios que desee y, a continuación, guarde la plantilla. Cierre el programa si ya no lo necesita, o cambie a su sitio.
- Dependiendo de cuál sea su programa de diseño de formularios, probablemente necesite volver a publicar la plantilla en la biblioteca en el sitio desde el programa.
- En el sitio, en la parte inferior de la página Configuraciones avanzadas de la biblioteca de formularios o Configuraciones avanzadas de la biblioteca de documentos, haga clic en Aceptar.
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Especificar una plantilla de archivo personalizada
- Cree y guarde su plantilla personalizada en un programa que sea compatible con SharePoint 2010. Tome nota de esta ubicación y, a continuación, cambie a SharePoint 2010.
- Navegue al sitio que contiene la biblioteca para la que quiera especificar una plantilla personalizada.
- Haga clic en el nombre de la biblioteca en el Inicio rápido, o haga clic en Acciones del sitio, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de biblioteca correspondiente, haga clic en el nombre de la biblioteca.
Nota Se puede modificar significativamente la apariencia de un sitio y la manera de navegar por él. Si no puede encontrar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con el administrador.
- En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Abrir con el Explorador.
- En el Explorador de Windows, busque la plantilla personalizada que ha creado.
- Haga clic con el botón secundario en el archivo y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual.
- Haga clic en el botón Atrás hasta que regrese a la biblioteca y, a continuación, haga clic en la carpeta Formularios para abrirla.
- Haga clic con el botón secundario en una zona vacía de la ventana de la carpeta y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual.
- Cierre el Explorador de Windows y vuelva a la biblioteca en el sitio.
- En el menú Configuración, haga clic en Configuración de biblioteca.
- En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.
- En la sección Plantilla de documento, realice una de las siguientes acciones:
Biblioteca de documentos Escriba la dirección de su plantilla predeterminada en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección web de la plantilla en el sitio, en relación con el nombre del sitio. Por ejemplo, si su plantilla se llama MarcaDeAgua.dotx y la agrega a la carpeta Formularios de la biblioteca de documentos Documentos compartidos, debe escribir lo siguiente:
Documentos compartidos/Formularios/MarcaDeAgua.dotx
Biblioteca de formularios Escriba la dirección de la plantilla predeterminada que desee usar en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección web de la plantilla en el sitio, en relación con el nombre del sitio. Por ejemplo, si su plantilla se llama pedidos.xml y la agrega a la carpeta Formularios de la biblioteca de formularios Compras, debe escribir lo siguiente:
Compras/Formularios/pedidos.xsn
Nota Si la configuración del cuadro Plantilla de documento no está disponible, un administrador puede haber configurado diversos tipos de contenido. Para ver si se habilitaron diversos tipos de contenido, compruebe que esté seleccionada la opción Sí en ¿Desea permitir la administración de tipos de contenido? en la sección Tipos de contenido inmediatamente antes de la sección Plantillas de documento. Si este es el caso, debe editar la plantilla para el tipo de contenido.
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