Importar datos a Office Publisher, Visio o Word utilizando el Asistente para la conexión de datos

Hay una enorme cantidad de datos fuera de Microsoft Office Publisher, Visio o Word que puede utilizar en cada uno de los programas. Pero, ¿cómo se importan y se protegen los datos? La respuesta reside en establecer las conexiones adecuadas.

¿Qué desea hacer?


Información general sobre las conexiones de datos de Office

En las siguientes secciones se describe cómo funcionan las conexiones de datos externos y cómo se comparte la información de conexión con otras aplicaciones y otros usuarios.

Descripción de los conceptos básicos de las conexiones de datos

Los datos de un programa pueden proceder de un origen de datos externo como un archivo de texto, un libro o una base de datos. Este origen de datos externo está conectado al programa a través de una conexión de datos, que es un conjunto de información que describe cómo localizar, iniciar una sesión y obtener acceso al origen de datos externo.

La principal ventaja de la conexión a datos externos consiste en que se pueden analizar periódicamente estos datos sin tener que copiarlos repetidas veces. Copiar datos repetidas veces es una operación que puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores.

La información de conexión se almacena en el libro y también se puede almacenar en un archivo de conexión, como un archivo de conexión de datos de Office (.odc) o un archivo de nombre de origen de datos (.dsn).

Para incluir datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.) en un programa, necesita obtener acceso a los datos. Si el origen de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.) externo al que desea obtener acceso no está ubicado en el equipo local, puede que tenga que ponerse en contacto con el administrador de la base de datos para que le facilite una contraseña, un permiso de usuario u otro tipo de información de conexión. Si el origen de datos es una base de datos, asegúrese de que la base de datos no esté abierta en modo exclusivo. Si el origen de datos es un archivo de texto o un libro, asegúrese de que otro usuario no lo tenga abierto en modo exclusivo.

Numerosos orígenes de datos también requieren un controlador ODBC o un proveedor OLE DB para coordinar el flujo de datos entre el programa, el archivo de conexión y el origen de datos.

En el diagrama siguiente se resumen los principales puntos referentes a las conexiones de datos.


Conectar a datos externos

Llamada 1 Hay diversos orígenes de datos a los que se puede conectar: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access, Microsoft Office Excel y archivos de texto.
Llamada 2 Cada origen de datos tiene un controlador ODBC o proveedor OLE DB asociado.
Llamada 3 Un archivo de conexión define toda la información necesaria para obtener acceso y recuperar datos de un origen de datos.
Llamada 4 La información de conexión se copia de un archivo de conexión al programa.

Compartir conexiones

Los archivos de conexión son especialmente útiles para compartir conexiones de forma coherente, resaltar las conexiones, ayudar a mejorar la seguridad y facilitar la administración de los orígenes de datos. La mejor manera de compartir los archivos de conexión es colocarlos en una ubicación segura y de confianza, como una carpeta de red o una biblioteca de Microsoft Office SharePoint Designer, donde los usuarios pueden leer el archivo pero sólo usuarios designados pueden modificarlo.

Puede crear archivos (.odc) conexión de datos de Office (ODC) en lugar de utilizar Excel o utilizar el Asistente para conexión de datos para conectarse a origen de datos nuevos. Un archivo .odc utiliza etiquetas personalizadas HTML y XML para almacenar la información de conexión. Fácilmente, puede ver o modificar los contenidos del archivo en Excel.

Puede compartir los archivos de conexión con otros usuarios para que puedan tener el mismo acceso a un origen de datos externo. Los otros usuarios no tienen que configurar un origen de datos para abrir el archivo de conexión, pero es posible que tengan que instalar el controlador ODBC o proveedor OLE DB necesario para obtener acceso a los datos externos en sus equipos.

Descripción de Microsoft Data Access Components

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 viene incluido en Microsoft Windows Server 2003 y Microsoft Windows XP con SP2 y posterior. Con MDAC, puede conectarse y usar los datos de un amplio abanico de orígenes de datos relacionales y no relacionales. Puede conectarse a numerosos orígenes de datos diferentes mediante controladores ODBC (conectividad abierta de bases de datos) o proveedores OLE DB (OLE DB: arquitectura de base de datos de componentes que implanta un acceso eficiente a red e Internet para llegar a muchos tipos de orígenes de datos, entre los que se incluyen datos relacionales, archivos de correo, archivos simples y hojas de cálculo.). Ambos pueden proceder de Microsoft o de otros fabricantes. Al instalar Microsoft Office, se agregan controladores ODBC y proveedores OLE DB adicionales al equipo.

Para ver una lista completa de los proveedores OLE DB instalados en el equipo, abra el cuadro de diálogo Propiedades de Data Link de un archivo de vínculo de datos y, a continuación, haga clic en la ficha Proveedor.

Para ver una lista completa de los controladores ODBC instalados en el equipo, abra el cuadro de diálogo Administrador de orígenes de datos ODBC y, a continuación, haga clic en la ficha Controladores.

Asimismo, puede utilizar controladores ODBC y proveedores OLE DB de otros fabricantes para obtener información de orígenes que no sean orígenes de datos de Microsoft, incluidos otros tipos de bases de datos ODBC y OLE DB. Para obtener información sobre la instalación de estos controladores ODBC o proveedores OLE DB, consulte la documentación de la base de datos o póngase en contacto con el proveedor de la base de datos.

Usar ODBC para conectarse a orígenes de datos

En las siguientes secciones se describe más detalladamente la conectividad abierta de bases de datos (ODBC).

Arquitectura ODBC

En la arquitectura ODBC, una aplicación (como su programa) se conecta al Administrador de controladores ODBC, que a su vez usa un controlador ODBC específico (como el controlador ODBC de Microsoft SQL) para conectarse a un origen de datos (como una base de datos de Microsoft SQL Server).

Definir la información de conexión

Para conectarse a orígenes de datos ODBC, siga este procedimiento:

  1. Asegúrese de que el controlador ODBC adecuado esté instalado en el equipo que contiene el origen de datos.
  2. Defina un nombre de origen de datos (DSN) utilizando el Administrador de orígenes de datos ODBC para almacenar la información de conexión en el Registro de Microsoft Windows o un archivo .dsn, o bien, utilizando una cadena de conexión en código de Microsoft Visual Basic para pasar la información de conexión directamente al Administrador de controladores ODBC.

Para definir un origen de datos, abra el Panel de control de Microsoft Windows, haga doble clic en el icono Herramientas administrativas y, a continuación, haga doble clic en el icono Orígenes de datos (ODBC).

Para obtener más información sobre las diferentes opciones, haga clic en el botón Ayuda en cada cuadro de diálogo.

Orígenes de datos de equipo

Los orígenes de datos de equipo almacenan información de conexión en el Registro de Windows en un equipo específico con un nombre definido por el usuario. Los orígenes de datos de equipo pueden usarse únicamente en el equipo en el que están definidos. Hay dos tipos de orígenes de datos de equipo: del usuario y del sistema. Los orígenes de datos del usuario sólo los puede usar y ver el usuario actual. Los orígenes de datos del sistema los pueden usar y ver todos los usuarios de un equipo. Los orígenes de datos de equipo son especialmente útiles cuando se desea mejorar la seguridad porque ayudan a asegurar que sólo los usuarios que han iniciado sesión pueden verlos y porque los usuarios remotos no los pueden copiar a otro equipo. 

Orígenes de datos de archivo

Los orígenes de datos de archivo (que también se denominan archivos DSN) almacenan información de conexión en un archivo de texto en vez del Registro de Windows y suelen ser más flexibles que los orígenes de datos de equipo. Por ejemplo, los orígenes de datos de archivo se pueden copiar a cualquier equipo con el controlador ODBC adecuado, de modo que la aplicación puede contar con información de conexión coherente y exacta en todos los equipos donde se usa. O bien, se puede ubicar el origen de datos de archivo en un solo servidor, compartirlo entre diversos equipos de la red y mantener fácilmente la información de conexión en una sola ubicación.

Un origen de datos de archivo también puede ser susceptible de no ser compartido. En ese caso, reside en un solo equipo y apunta a un origen de datos de equipo. Este tipo de origen de datos de archivo puede usarse para obtener acceso a los orígenes de datos de equipo existentes desde los orígenes de datos de archivo.

Utilizar OLE DB para conectarse a orígenes de datos

En las siguientes secciones se describe más detalladamente la base de datos de vinculación e incrustación de objetos (OLE DB).

Arquitectura OLE DB

En la arquitectura OLE DB, la aplicación que obtiene acceso a los datos se denomina consumidor de datos (como Publisher) y el programa que permite el acceso nativo a los datos se denomina proveedor de base de datos (como el proveedor OLE DB de Microsoft para SQL Server).

Definir la información de conexión

Un archivo Universal Data Link (.udl) contiene la información de conexión que un consumidor de datos utiliza para obtener acceso a un origen de datos a través del proveedor OLE DB de ese origen de datos. Puede crear la información de conexión siguiendo uno de estos procedimientos:

  • En el Asistente para la conexión de datos, utilice el cuadro de diálogo Propiedades de Data Link para definir un vínculo de datos para un proveedor OLE DB.
  • Cree un archivo de texto en blanco con un tipo de archivo .udl y, a continuación, modifique el archivo. De este modo, se muestra el cuadro de diálogo Propiedades de Data Link.

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Mejorar la seguridad del acceso a datos

Cuando se conecta a un origen de datos externo o actualiza los datos, es importante ser consciente de los posibles problemas de seguridad y saber qué puede hacer para resolverlos. Utilice las siguientes pautas y prácticas recomendadas para que le ayuden a proteger sus datos.

Almacenar las conexiones de datos en una ubicación de confianza

Un archivo de conexión de datos contiene a menudo una o varias consultas a un origen de datos. Al reemplazar este archivo, un usuario malintencionado puede diseñar una consulta para obtener acceso a información confidencial y distribuirla a otros usuarios o realizar otras acciones dañinas. Por lo tanto, es importante asegurarse de que:

  • El archivo de conexión fue creado por una persona de confianza.
  • El archivo de conexión es seguro y procede de una ubicación de confianza.

Para ayudar a mejorar la seguridad, las conexiones a datos externos pueden no estar disponibles en su equipo. Para conectarse a datos al abrir un libro, debe activar las conexiones de datos utilizando la barra Centro de confianza o colocando el libro en una ubicación de confianza.

Para obtener más información, vea Crear, quitar o cambiar una ubicación de confianza de los archivos, Agregar, quitar o ver un editor de confianza y Ver mi configuración de seguridad en el Centro de confianza.

Utilizar credenciales de forma segura

Normalmente, para obtener acceso a un origen de datos externo, se necesitan credenciales (como un nombre de usuario y una contraseña) que se utilizan para autenticar al usuario. Asegúrese de obtener estas credenciales de forma segura y de no revelarlas inadvertidamente a otros usuarios.

Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de contraseña no segura, Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. Una frase con 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea Ayudar a proteger la información personal con contraseñas seguras.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

Evite guardar la información de inicio de sesión al conectarse a los orígenes de datos. Puede que esta información se almacene como texto sin formato en el libro y el archivo de conexión, por lo que un usuario malintencionado puede obtener acceso a la información y poner en peligro la seguridad del origen de datos.

Siempre que sea posible, utilice la autenticación de Windows (también denominada conexión de confianza), que emplea una cuenta de usuario de Windows para la conexión con SQL Server. Cuando un usuario se conecta a través de una cuenta de Windows, SQL Server utiliza información del sistema operativo Windows para validar el nombre y la contraseña de la cuenta. Para poder utilizar la autenticación de Windows, un administrador de servidor deberá configurar primero SQL Server para utilizar este modo de autenticación. Si no estuviera disponible la autenticación de Windows, procure no almacenar la información de inicio de sesión de los usuarios: es mucho más seguro para ellos escribir sus propios datos cada vez que inician una sesión.

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Crear o modificar un archivo de conexión de datos de Office mediante Excel

Quizás desee compartir un archivo de conexión de datos de Office (.odc) con otros usuarios o entre diversos programas. Para crear o modificar un archivo .odc, puede usar Excel.

Crear un archivo ODC mediante Excel

  1. Busque la carpeta Mis archivos de origen de datos en el equipo.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para crear cualquier tipo de archivo de conexión, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el archivo +Conectar con nuevo origen de datos.odc y, a continuación, haga clic en Abrir con Excel en el menú contextual.

Se inicia Excel. Si aparece el mensaje Aviso de seguridad de Microsoft Office Excel, haga clic en Habilitar.

Aparece la página Asistente para la conexión de datos. Siga las instrucciones del asistente.

  • Para crear un archivo de conexión de SQL Server, haga clic con el botón secundario en el archivo +Nueva conexión con SQL Server.odc y, a continuación, haga clic en Abrir con Excel en el menú contextual.

Se inicia Excel y aparece la página Conectar con el servidor de la base de datos del Asistente para la conexión de datos.

Modificar un archivo ODC existente mediante Excel

  1. Busque la carpeta que contiene el archivo .odc, como la carpeta Mis archivos de origen de datosen el equipo, o una carpeta de red de confianza.
  2. Haga clic con el botón secundario en el archivo .odc y, a continuación, haga clic en Abrir con Excel en el menú contextual.
  3. Puede que aparezca el mensaje Aviso de seguridad de Microsoft Office Excel. Si el origen de datos es de confianza, haga clic en Habilitar.

Los datos recuperados por el archivo .odc se muestran en la primera hoja de un libro nuevo para confirmar que tiene la conexión correcta.

  1. En la ficha Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones.
  2. En el cuadro de diálogo Conexiones del libro, seleccione la conexión y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  3. Realice los cambios que desee en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión.

Para obtener más información sobre cómo modificar la información de un archivo de conexión, vea la Ayuda de Excel.

  1. Después de realizar todos los cambios, haga clic en la ficha Definición y, a continuación, haga clic en Exportar archivo de conexión.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar archivo, haga clic en Guardar.
  3. Cierre los cuadros de diálogo Propiedades de la conexión y Conexiones del libro y, a continuación, cierre Excel sin guardar el nuevo libro.

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Office Publisher: importar datos externos mediante el Asistente para la conexión de datos

En Microsoft Office Publisher, se importan datos externos mediante la combinación de correspondencia. Utilice la combinación de correspondencia para crear un gran número de documentos que casi sean idénticos pero incluyan algún tipo de información única, como el anuncio de un producto que va a enviar a sus 100 mejores clientes. También puede importar directamente archivos de texto, hojas de cálculo de Excel y tablas o consultas de Access, sin usar un archivo de conexión. Para obtener más información, vea Combinación de catálogos, correo electrónico y correspondencia.

¿Qué desea hacer?


Importar un archivo de texto mediante un proveedor OLE DB

Importar un archivo de texto con valores separados por comas (.csv) es sencillo. Si el archivo de texto es un archivo .csv que no utiliza el carácter separador de lista definido en el equipo o si el archivo de texto no es un archivo .csv, puede usar un archivo Schema.ini para especificar el formato de archivo correcto.

Importar el archivo

  1. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico o Combinación de catálogos.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • En el panel de tareas Combinación de correspondencia, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Se importarán los datos.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en Otro o avanzado.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de Data Link.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

  1. En la ficha Proveedor, seleccione Proveedor OLE DB de Microsoft Jet 4.0 y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En la ficha Conexiones, en el cuadro Seleccione o escriba un nombre de base de datos, escriba la ruta de acceso completa a la carpeta que contiene el archivo de texto.

 Sugerencia   Para buscar la carpeta con más facilidad, haga clic en el botón Examinar situado junto al cuadro.

  1. Haga clic en la ficha Todo, seleccione Propiedades extendidas y, a continuación, haga clic en Editar valor.
  2. En el cuadro Valor de la propiedad, especifique uno de los siguientes valores:
    • Si el archivo de texto tiene encabezados de columna, escriba Text;HDR=Yes.
    • Si el archivo de texto no tiene encabezados de columna, escriba Text;HDR=No.
  3. Haga clic en Aceptar.
  4. Para asegurarse de haber especificado la información correcta, haga clic en la ficha Conexión y, a continuación, haga clic en Probar conexión.
  5. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Si aparece un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.
    • Si recibe el mensaje "La conexión de prueba se realizó correctamente", haga clic en Aceptar.
  6. Haga clic en Aceptar.

Aparece de nuevo el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Seleccionar base de datos y tabla, bajo la columna Nombre, seleccione el archivo de texto que desee importar y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

Utilizar un archivo Schema.ini para especificar otro carácter separador de lista u otro formato de archivo de texto

Un archivo Schema.ini es un archivo de texto que contiene entradas que reemplazan la configuración del controlador de texto predeterminado en el Registro de Windows. En general, para usar un archivo Schema.ini, siga este procedimiento:

  • Almacene el archivo Schema.ini en la misma carpeta que el archivo de texto que va a importar.
  • Asigne al archivo el nombre Schema.ini.
  • En la primera línea del archivo Schema.ini, escriba entre corchetes el nombre del archivo de texto al que va a vincular.
  • Agregue información adicional para especificar el formato de archivo de texto distinto.

En las siguientes secciones se muestran ejemplos comunes de uso del archivo Schema.ini.

Ejemplo: especificar el carácter de punto y coma (;) como delimitador

[Categories.txt]
Format=Delimited(;)

Ejemplo: especificar un carácter de tabulación como delimitador

[Products.txt]
Format=TabDelimited

Ejemplo: especificar un archivo de ancho fijo

[Shippers.txt]
Format=FixedLength
Col1=ShipperID Text Width 11
Col2=CompanyName Text Width 40
Col3=Phone Text Width 24

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Importar un archivo de texto mediante un controlador ODBC

Importar un archivo de texto mediante un controlador ODBC es, como mínimo, un proceso que consta de dos pasos. En primer lugar, si es necesario, se ha de definir un DSN de usuario en el equipo para el controlador de texto ODBC. En segundo lugar, se ha de importar el archivo de texto mediante el DSN de usuario. Si el archivo de texto es un archivo con valores separados por comas (.csv) que no utiliza el carácter separador de lista definido en el equipo o si el archivo de texto no es un archivo .csv, puede usar un archivo Schema.ini para especificar el formato de archivo correcto.

Definir un DSN de usuario

  1. Abra el Panel de control de Microsoft Windows, haga doble clic en el icono Herramientas administrativas y, a continuación, haga doble clic en el icono Orígenes de datos (ODBC).
  2. En el cuadro de diálogo Administrador de orígenes de datos ODBC, en la ficha DSN de usuario, haga clic en Agregar.
  3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos, seleccione Microsoft Text Driver (*.txt; *.csv) y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración de ODBC de texto.

  1. Escriba un nombre en Nombre del origen de datos.
  2. Desactive la casilla de verificación Usar directorio actual.
  3. Haga clic en Seleccionar directorio.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar directorio, busque la carpeta que contiene el archivo de texto que desee importar, asegúrese de que el archivo de texto aparezca en la lista debajo del cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga dos veces clic en Aceptar.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Importar el archivo

  1. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico o Combinación de catálogos.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • En el panel de tareas Combinación de correspondencia, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en ODBC/DSN.
  2. En la página Conectar con el archivo de origen de datos ODBC, seleccione el DSN de usuario que acaba de crear y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione el archivo de texto bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  4. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

Utilizar un archivo Schema.ini para especificar otro carácter separador de lista u otro formato de archivo de texto

Un archivo Schema.ini es un archivo de texto que contiene entradas que reemplazan la configuración del controlador de texto predeterminado en el Registro de Windows. En general, para usar un archivo Schema.ini, siga este procedimiento:

  • Almacene el archivo Schema.ini en la misma carpeta que el archivo de texto que va a importar.
  • Asigne al archivo el nombre Schema.ini.
  • En la primera línea del archivo Schema.ini, escriba entre corchetes el nombre del archivo de texto al que va a vincular.
  • Agregue información adicional para especificar el formato de archivo de texto distinto.

En las siguientes secciones se muestran ejemplos comunes de uso del archivo Schema.ini.

Ejemplo: especificar un encabezado de columna

[Categories.txt]
ColNameHeader=True

Ejemplo: especificar el carácter de punto y coma (;) como delimitador

[Categories.txt]
Format=Delimited(;)

Ejemplo: especificar un carácter de tabulación como delimitador

[Products.txt]
Format=TabDelimited

Ejemplo: especificar un archivo de ancho fijo

[Shippers.txt]
Format=FixedLength
Col1=ShipperID Text Width 11
Col2=CompanyName Text Width 40
Col3=Phone Text Width 24

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Importar datos de un libro de Excel 97-2003 ó 2007 mediante un proveedor OLE DB

  1. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico o Combinación de catálogos.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • En el panel de tareas Combinación de correspondencia, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en Otro o avanzado.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de Data Link.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

  1. En la ficha Proveedor, seleccione Proveedor OLE DB del motor de base de datos de Microsoft Office 12.0 Access y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En la ficha Conexiones, en el cuadro Origen de datos, escriba la ruta de acceso completa y el nombre de archivo del libro de Excel.
  3. Haga clic en la ficha Todo, seleccione Propiedades extendidas y, a continuación, haga clic en Editar valor.
  4. En el cuadro Valor de la propiedad, especifique uno de los siguientes valores:
    • Si los datos del libro tienen encabezados de columna, escriba Excel 8.0;HDR=Yes.
    • Si los datos del libro no tienen encabezados de columna, escriba Excel 8.0;HDR=No.
  5. Haga clic en Aceptar.
  6. Para asegurarse de haber especificado la información correcta, haga clic en la ficha Conexión y, a continuación, haga clic en Probar conexión.
  7. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Si aparece un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.
    • Si recibe el mensaje "La conexión de prueba se realizó correctamente", haga clic en Aceptar.
  8. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la hoja de cálculo bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  9. Haga clic en Aceptar.

Aparece de nuevo el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

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Importar datos de un libro de Excel 97-2003 ó 2007 mediante un controlador ODBC

  1. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico o Combinación de catálogos.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • En el panel de tareas Combinación de correspondencia, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en ODBC/DSN.
  2. En la página Conectar con el archivo de origen de datos ODBC, seleccione Archivos de Excel y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar libro, en el cuadro Nombre de la base de datos, especifique la carpeta que contiene el libro de Excel, seleccione el libro en la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. En la página Seleccionar base de datos y tabla, bajo la columna Nombre, seleccione la hoja de cálculo que desee importar y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  5. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

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Importar datos de una base de datos de Access 2000, 2003 ó 2007 mediante un proveedor OLE DB

  1. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico o Combinación de catálogos.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • En el panel de tareas Combinación de correspondencia, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en Otro o avanzado.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de Data Link.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

  1. En la ficha Proveedor, siga uno de estos procedimientos:
    • Si la base de datos es de Microsoft Access 2000 o Microsoft Office Access 2003, seleccione Proveedor OLE DB de Microsoft Jet 4.0.
    • Si la base de datos es de Microsoft Office Access 2007, seleccione Proveedor OLE DB del motor de base de datos de Microsoft Office 12.0 Access.
  2. Haga clic en Siguiente.
  3. En la ficha Conexiones, en el cuadro Seleccione o escriba un nombre de base de datos, escriba la ruta de acceso completa y el nombre de archivo de la base de datos de Access.

 Sugerencia   Si seleccionó Proveedor OLE DB de Microsoft Jet 4.0 en la ficha Proveedor, haga clic en el botón Examinar situado junto al cuadro para localizar fácilmente la base de datos.

  1. Para asegurarse de haber especificado la información correcta, haga clic en la ficha Conexión y, a continuación, haga clic en Probar conexión.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Si aparece un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.
    • Si recibe el mensaje "La conexión de prueba se realizó correctamente", haga clic en Aceptar.
  3. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la tabla o consulta bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.

 Nota   En esta lista no aparecen tablas vinculadas. Si desea importar una tabla vinculada, cree una consulta para la tabla vinculada en la base de datos de Access antes de realizar la importación.

  1. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

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Importar datos de una base de datos de Access 2000, 2003 ó 2007 mediante un controlador ODBC

  1. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico o Combinación de catálogos.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • En el panel de tareas Combinación de correspondencia, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en ODBC/DSN.
  2. En la página Conectar con el archivo de origen de datos ODBC, seleccione Base de datos de MS Access y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar directorio.

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar directorio, busque la carpeta que contiene la base de datos de Access que desee importar, asegúrese de que la base de datos de Access aparezca en la lista bajo el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Aparece de nuevo el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la tabla o consulta bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

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Importar datos de una base de datos de SQL Server 2000 ó 2005 mediante un proveedor OLE DB

  1. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico o Combinación de catálogos.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • En el panel de tareas Combinación de correspondencia, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en Microsoft SQL Server.
  2. En la página Conectar con el servidor de la base de datos, siga este procedimiento:
    • Escriba el nombre del servidor de la base de datos en el cuadro Nombre del servidor.

 Sugerencia   Si la base de datos está ubicada en el equipo local, escriba (local).

  • Bajo Credenciales de inicio de sesión, siga uno de estos procedimientos:
    • Para usar su nombre de usuario y contraseña de Windows, haga clic en Utilizar autenticación de Windows.
    • Para utilizar el nombre de usuario y la contraseña de una base de datos, haga clic en Utilizar el nombre de usuario y la contraseña siguientes y, a continuación, escriba el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos en los correspondientes cuadros.
  1. Haga clic en Siguiente.
  2. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la base de datos en el cuadro Base de datos, seleccione la tabla, la vista o la función definida por el usuario bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

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Importar datos de una base de datos de SQL Server 2000 ó 2005 mediante un controlador ODBC

Importar datos de una base de datos de SQL Server mediante un controlador ODBC es un proceso que consta de dos pasos. En primer lugar, si es necesario, se ha de definir un DSN de usuario en el equipo para el controlador ODBC. En segundo lugar, se han de importar los datos de la base de datos de SQL Server.

Definir un DSN de usuario

  1. Abra el Panel de control de Microsoft Windows, haga doble clic en el icono Herramientas administrativas y, a continuación, haga doble clic en el icono Orígenes de datos (ODBC).
  2. En el cuadro de diálogo Administrador de orígenes de datos ODBC, seleccione la ficha DSN de usuario y, a continuación, haga clic en Agregar.
  3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos, seleccione SQL Server y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Aparece el cuadro de diálogo Crear un nuevo origen de datos para SQL Server.

  1. Escriba un nombre para el origen de datos en el cuadro Nombre.
  2. De manera opcional, describa el origen de datos en el cuadro Descripción.
  3. Escriba el nombre del servidor de la base de datos en el cuadro Servidor.

 Sugerencia   Si la base de datos está ubicada en el equipo local, escriba (local).

  1. Haga clic en Siguiente.
  2. Bajo ¿Cómo desea que SQL Server compruebe la autenticidad del Id. de inicio de sesión?, siga uno de estos procedimientos:
    • Para usar su nombre de usuario y contraseña de Windows, haga clic en Con la autenticación de Windows NT, mediante el Id. de inicio de sesión de red.
    • Para usar el nombre de usuario y la contraseña de una base de datos, haga clic en Con la autenticación de SQL Server, mediante un Id. de inicio de sesión y una contraseña escritos por el usuario y, a continuación, escriba el Id. de inicio de sesión y la contraseña de la base de datos en los correspondientes cuadros.
  3. Haga dos veces clic en Siguiente y, a continuación, haga clic en Finalizar.
  4. Para asegurarse de haber especificado la información correcta, haga clic en Probar origen de datos.
  5. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Si aparece un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.
    • Si recibe el mensaje "PRUEBAS COMPLETADAS CORRECTAMENTE", haga clic en Aceptar.
  6. Haga dos veces clic en Aceptar.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Importar los datos de la base de datos de SQL Server

  1. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico o Combinación de catálogos.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • En el panel de tareas Combinación de correspondencia, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Crear o conectarse a una lista de destinatarios.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en ODBC/DSN.
  2. En la página Conectar con el archivo de origen de datos ODBC, seleccione el nombre de origen de datos definido en la sección anterior y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la base de datos en el cuadro Base de datos, seleccione la tabla, la vista o la función bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  4. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

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Office Visio: importar datos externos mediante el Asistente para la conexión de datos

En Microsoft Office Visio, se importan los datos externos de modo que se puedan agregar directamente a un dibujo. Utilice un dibujo para supervisar la información de manera visual, como un diagrama de red que muestra estadísticas de inactividad o un diagrama de flujo que muestra barras de progreso y metros para resumir las tareas de proyecto. Las siguientes instrucciones se aplican a los archivos de texto y orígenes de datos de SQL Server. También puede importar directamente hojas de cálculo de Excel, tablas o consultas de Access y listas de SharePoint sin usar un archivo de conexión. Para obtener más información, vea Importar datos de Excel, SQL Server, SharePoint y otros orígenes externos.

¿Qué desea hacer?


Importar un archivo de texto mediante un proveedor OLE DB

Importar un archivo de texto con valores separados por comas (.csv) es sencillo. Si el archivo de texto es un archivo .csv que no utiliza el carácter separador de lista definido en el equipo o si el archivo de texto no es un archivo .csv, puede usar un archivo Schema.ini para especificar el formato de archivo correcto.

Importar el archivo

  1. En el menú Datos, haga clic en Vincular datos a las formas.
  2. En la primera página del Asistente para el selector de datos, haga clic en Otro origen de datos OLE DB u ODBC.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. Haga clic en Otro o avanzado.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de Data Link.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

  1. En la ficha Proveedor, seleccione Proveedor OLE DB de Microsoft Jet 4.0 y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En la ficha Conexiones, en el cuadro Seleccione o escriba un nombre de base de datos, escriba la ruta de acceso completa a la carpeta que contiene el archivo de texto.

 Sugerencia   Para buscar la carpeta con más facilidad, haga clic en el botón Examinar situado junto al cuadro.

  1. Haga clic en la ficha Todo, seleccione Propiedades extendidas y, a continuación, haga clic en Editar valor.
  2. En el cuadro Valor de la propiedad, especifique uno de los siguientes valores:
    • Si el archivo de texto tiene encabezados de columna, escriba Text;HDR=Yes.
    • Si el archivo de texto no tiene encabezados de columna, escriba Text;HDR=No.
  3. Haga clic en Aceptar.
  4. Para asegurarse de haber especificado la información correcta, haga clic en la ficha Conexión y, a continuación, haga clic en Probar conexión.
  5. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Si aparece un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.
    • Si recibe el mensaje "La conexión de prueba se realizó correctamente", haga clic en Aceptar.
  6. Haga clic en Aceptar.

Aparece de nuevo el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Seleccionar base de datos y tabla, bajo la columna Nombre, seleccione el archivo de texto que desee importar y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.
  2. Haga clic en Finalizar.

Aparece de nuevo el Asistente para el selector de datos.

  1. En la página Seleccionar conexión de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar el archivo .odc que acaba de crear y aceptar todas las filas y columnas del origen de datos, haga clic en Finalizar.
    • Para seguir usando el Asistente para el selector de datos de modo que pueda seleccionar columnas y filas específicas y crear un identificador único, haga clic en Siguiente.

Para obtener más información sobre cada página del Asistente para el selector de datos, presione F1.

Utilizar un archivo Schema.ini para especificar otro carácter separador de lista u otro formato de archivo de texto

Un archivo Schema.ini es un archivo de texto que contiene entradas que reemplazan la configuración del controlador de texto predeterminado en el Registro de Windows. En general, para usar un archivo Schema.ini, siga este procedimiento:

  • Almacene el archivo Schema.ini en la misma carpeta que el archivo de texto que va a importar.
  • Asigne al archivo el nombre Schema.ini.
  • En la primera línea del archivo Schema.ini, escriba entre corchetes el nombre del archivo de texto al que va a vincular.
  • Agregue información adicional para especificar el formato de archivo de texto distinto.

En las siguientes secciones se muestran ejemplos comunes de uso del archivo Schema.ini.

Ejemplo: especificar el carácter de punto y coma (;) como delimitador

[Categories.txt]
Format=Delimited(;)

Ejemplo: especificar un carácter de tabulación como delimitador

[Products.txt]
Format=TabDelimited

Ejemplo: especificar un archivo de ancho fijo

[Shippers.txt]
Format=FixedLength
Col1=ShipperID Text Width 11
Col2=CompanyName Text Width 40
Col3=Phone Text Width 24

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Importar un archivo de texto mediante un controlador ODBC

Importar un archivo de texto mediante un controlador ODBC es, como mínimo, un proceso que consta de dos pasos. En primer lugar, si es necesario, se ha de definir un DSN de usuario en el equipo para el controlador de texto ODBC. En segundo lugar, se ha de importar el archivo de texto mediante el DSN de usuario. Si el archivo de texto es un archivo con valores separados por comas (.csv) que no utiliza el carácter separador de lista definido en el equipo o si el archivo de texto no es un archivo .csv, puede usar un archivo Schema.ini para especificar el formato de archivo correcto.

Definir un DSN de usuario

  1. Abra el Panel de control de Microsoft Windows, haga doble clic en el icono Herramientas administrativas y, a continuación, haga doble clic en el icono Orígenes de datos (ODBC).
  2. En el cuadro de diálogo Administrador de orígenes de datos ODBC, en la ficha DSN de usuario, haga clic en Agregar.
  3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos, seleccione Microsoft Text Driver (*.txt; *.csv) y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración de ODBC de texto.

  1. Escriba un nombre en Nombre del origen de datos.
  2. Desactive la casilla de verificación Usar directorio actual.
  3. Haga clic en Seleccionar directorio.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar directorio, busque la carpeta que contiene el archivo de texto que desee importar, asegúrese de que el archivo de texto aparezca en la lista debajo del cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga dos veces clic en Aceptar.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Importar el archivo

  1. En el menú Datos, haga clic en Vincular datos a las formas.
  2. En la primera página del Asistente para el selector de datos, haga clic en Otro origen de datos OLE DB u ODBC.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en ODBC/DSN.
  2. En la página Conectar con el archivo de origen de datos ODBC, seleccione el DSN de usuario que acaba de crear y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione el archivo de texto bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  4. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.
  2. Haga clic en Finalizar.

Aparece de nuevo el Asistente para el selector de datos.

  1. En la página Seleccionar conexión de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar el archivo .odc que acaba de crear y aceptar todas las filas y columnas del origen de datos, haga clic en Finalizar.
    • Para seguir usando el Asistente para el selector de datos de modo que pueda seleccionar columnas y filas específicas y crear un identificador único, haga clic en Siguiente.

Para obtener más información sobre cada página del Asistente para el selector de datos, presione F1.

Utilizar un archivo Schema.ini para especificar otro carácter separador de lista u otro formato de archivo de texto

Un archivo Schema.ini es un archivo de texto que contiene entradas que reemplazan la configuración del controlador de texto predeterminado en el Registro de Windows. En general, para usar un archivo Schema.ini, siga este procedimiento:

  • Almacene el archivo Schema.ini en la misma carpeta que el archivo de texto que va a importar.
  • Asigne al archivo el nombre Schema.ini.
  • En la primera línea del archivo Schema.ini, escriba entre corchetes el nombre del archivo de texto al que va a vincular.
  • Agregue información adicional para especificar el formato de archivo de texto distinto.

En las siguientes secciones se muestran ejemplos comunes de uso del archivo Schema.ini.

Ejemplo: especificar un encabezado de columna

[Categories.txt]
ColNameHeader=True

Ejemplo: especificar el carácter de punto y coma (;) como delimitador

[Categories.txt]
Format=Delimited(;)

Ejemplo: especificar un carácter de tabulación como delimitador

[Products.txt]
Format=TabDelimited

Ejemplo: especificar un archivo de ancho fijo

[Shippers.txt]
Format=FixedLength
Col1=ShipperID Text Width 11
Col2=CompanyName Text Width 40
Col3=Phone Text Width 24

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Importar datos de una base de datos de SQL Server 2000 ó 2005 mediante un proveedor OLE DB

  1. En el menú Datos, haga clic en Vincular datos a las formas.
  2. En la primera página del Asistente para el selector de datos, haga clic en Base de datos de Microsoft SQL Server 2000 ó 2005.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Conectar con el servidor de la base de datos, siga este procedimiento:
    • Escriba el nombre del servidor de la base de datos en el cuadro Nombre del servidor.

 Sugerencia   Si la base de datos está ubicada en el equipo local, escriba (local).

  • Bajo Credenciales de inicio de sesión, siga uno de estos procedimientos:
    • Para usar su nombre de usuario y contraseña de Windows, haga clic en Utilizar autenticación de Windows.
    • Para utilizar el nombre de usuario y la contraseña de una base de datos, haga clic en Utilizar el nombre de usuario y la contraseña siguientes y, a continuación, escriba el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos en los correspondientes cuadros.
  1. Haga clic en Siguiente.
  2. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la base de datos en el cuadro Base de datos, seleccione la tabla, la vista o la función definida por el usuario bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.
  2. Haga clic en Finalizar.

Aparece de nuevo el Asistente para el selector de datos.

  1. En la página Seleccionar conexión de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar el archivo .odc que acaba de crear y aceptar todas las filas y columnas del origen de datos, haga clic en Finalizar.
    • Para seguir usando el Asistente para el selector de datos de modo que pueda seleccionar columnas y filas específicas y crear un identificador único, haga clic en Siguiente.

Para obtener más información sobre cada página del Asistente para el selector de datos, presione F1.

Imagen del botón Volver al principio de la sección

Importar datos de una base de datos de SQL Server 2000 ó 2005 mediante un controlador ODBC

Importar datos de una base de datos de SQL Server mediante un controlador ODBC es un proceso que consta de dos pasos. En primer lugar, si es necesario, se ha de definir un DSN de usuario en el equipo para el controlador ODBC. En segundo lugar, se han de importar los datos de la base de datos de SQL Server.

Definir un DSN de usuario

  1. Abra el Panel de control de Microsoft Windows, haga doble clic en el icono Herramientas administrativas y, a continuación, haga doble clic en el icono Orígenes de datos (ODBC).
  2. En el cuadro de diálogo Administrador de orígenes de datos ODBC, seleccione la ficha DSN de usuario y, a continuación, haga clic en Agregar.
  3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos, seleccione SQL Server y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Aparece el cuadro de diálogo Crear un nuevo origen de datos para SQL Server.

  1. Escriba un nombre para el origen de datos en el cuadro Nombre.
  2. De manera opcional, describa el origen de datos en el cuadro Descripción.
  3. Escriba el nombre del servidor de la base de datos en el cuadro Servidor.

 Sugerencia   Si la base de datos está ubicada en el equipo local, escriba (local).

  1. Haga clic en Siguiente.
  2. Bajo ¿Cómo desea que SQL Server compruebe la autenticidad del Id. de inicio de sesión?, siga uno de estos procedimientos:
    • Para usar su nombre de usuario y contraseña de Windows, haga clic en Con la autenticación de Windows NT, mediante el Id. de inicio de sesión de red.
    • Para usar el nombre de usuario y la contraseña de una base de datos, haga clic en Con la autenticación de SQL Server, mediante un Id. de inicio de sesión y una contraseña escritos por el usuario y, a continuación, escriba el Id. de inicio de sesión y la contraseña de la base de datos en los correspondientes cuadros.
  3. Haga dos veces clic en Siguiente y, a continuación, haga clic en Finalizar.
  4. Para asegurarse de haber especificado la información correcta, haga clic en Probar origen de datos.
  5. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Si aparece un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.
    • Si recibe el mensaje "PRUEBAS COMPLETADAS CORRECTAMENTE", haga clic en Aceptar.
  6. Haga dos veces clic en Aceptar.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Importar los datos de la base de datos de SQL Server

  1. En el menú Datos, haga clic en Vincular datos a las formas.
  2. En la primera página del Asistente para el selector de datos, haga clic en Otro origen de datos OLE DB u ODBC.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en ODBC/DSN.
  2. En la página Conectar con el archivo de origen de datos ODBC, seleccione el nombre de origen de datos definido en la sección anterior y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la base de datos en el cuadro Base de datos, seleccione la tabla, la vista o la función bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  4. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.
  2. Haga clic en Finalizar.

Aparece de nuevo el Asistente para el selector de datos.

  1. En la página Seleccionar conexión de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar el archivo .odc que acaba de crear y aceptar todas las filas y columnas del origen de datos, haga clic en Finalizar.
    • Para seguir usando el Asistente para el selector de datos de modo que pueda seleccionar columnas y filas específicas y crear un identificador único, haga clic en Siguiente.

Para obtener más información sobre cada página del Asistente para el selector de datos, presione F1.

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Office Word: importar datos externos mediante el Asistente para la conexión de datos

En Microsoft Office Word, se importan datos externos mediante la combinación de correspondencia. Utilice la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se envía a numerosos clientes o una hoja de etiquetas de dirección para un envío de tarjetas de festividades. También puede importar directamente archivos de texto, hojas de cálculo de Excel así como tablas y consultas de Access sin usar un archivo de conexión. Para obtener más información, vea Combinación de correspondencia.

¿Qué desea hacer?


Importar un archivo de texto mediante un proveedor OLE DB

Importar un archivo de texto con valores separados por comas (.csv) es sencillo. Si el archivo de texto es un archivo .csv que no utiliza el carácter separador de lista definido en el equipo o si el archivo de texto no es un archivo .csv, puede usar un archivo Schema.ini para especificar el formato de archivo correcto.

Importar el archivo

  1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, en Usar lista existente.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en Otro o avanzado.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de Data Link.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

  1. En la ficha Proveedor, seleccione Proveedor OLE DB de Microsoft Jet 4.0 y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En la ficha Conexiones, en el cuadro Seleccione o escriba un nombre de base de datos, escriba la ruta de acceso completa a la carpeta que contiene el archivo de texto.

 Sugerencia   Para buscar la carpeta con más facilidad, haga clic en el botón Examinar situado junto al cuadro.

  1. Haga clic en la ficha Todo, seleccione Propiedades extendidas y, a continuación, haga clic en Editar valor.
  2. En el cuadro Valor de la propiedad, especifique uno de los siguientes valores:
    • Si el archivo de texto tiene encabezados de columna, escriba Text;HDR=Yes.
    • Si el archivo de texto no tiene encabezados de columna, escriba Text;HDR=No.
  3. Haga clic en Aceptar.
  4. Para asegurarse de haber especificado la información correcta, haga clic en la ficha Conexión y, a continuación, haga clic en Probar conexión.
  5. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Si aparece un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.
    • Si recibe el mensaje "La conexión de prueba se realizó correctamente", haga clic en Aceptar.
  6. Haga clic en Aceptar.

Aparece de nuevo el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Seleccionar base de datos y tabla, bajo la columna Nombre, seleccione el archivo de texto que desee importar y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

Utilizar un archivo Schema.ini para especificar otro carácter separador de lista u otro formato de archivo de texto

Un archivo Schema.ini es un archivo de texto que contiene entradas que reemplazan la configuración del controlador de texto predeterminado en el Registro de Windows. En general, para usar un archivo Schema.ini, siga este procedimiento:

  • Almacene el archivo Schema.ini en la misma carpeta que el archivo de texto que va a importar.
  • Asigne al archivo el nombre Schema.ini.
  • En la primera línea del archivo Schema.ini, escriba entre corchetes el nombre del archivo de texto al que va a vincular.
  • Agregue información adicional para especificar el formato de archivo de texto distinto.

En las siguientes secciones se muestran ejemplos comunes de uso del archivo Schema.ini.

Ejemplo: especificar el carácter de punto y coma (;) como delimitador

[Categories.txt]
Format=Delimited(;)

Ejemplo: especificar un carácter de tabulación como delimitador

[Products.txt]
Format=TabDelimited

Ejemplo: especificar un archivo de ancho fijo

[Shippers.txt]
Format=FixedLength
Col1=ShipperID Text Width 11
Col2=CompanyName Text Width 40
Col3=Phone Text Width 24

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Importar un archivo de texto mediante un controlador ODBC

Importar un archivo de texto mediante un controlador ODBC es, como mínimo, un proceso que consta de dos pasos. En primer lugar, si es necesario, se ha de definir un DSN de usuario en el equipo para el controlador de texto ODBC. En segundo lugar, se ha de importar el archivo de texto mediante el DSN de usuario. Si el archivo de texto es un archivo con valores separados por comas (.csv) que no utiliza el carácter separador de lista definido en el equipo o si el archivo de texto no es un archivo .csv, puede usar un archivo Schema.ini para especificar el formato de archivo correcto.

Definir un DSN de usuario

  1. Abra el Panel de control de Microsoft Windows, haga doble clic en el icono Herramientas administrativas y, a continuación, haga doble clic en el icono Orígenes de datos (ODBC).
  2. En el cuadro de diálogo Administrador de orígenes de datos ODBC, en la ficha DSN de usuario, haga clic en Agregar.
  3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos, seleccione Microsoft Text Driver (*.txt; *.csv) y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración de ODBC de texto.

  1. Escriba un nombre en Nombre del origen de datos.
  2. Desactive la casilla de verificación Usar directorio actual.
  3. Haga clic en Seleccionar directorio.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar directorio, busque la carpeta que contiene el archivo de texto que desee importar, asegúrese de que el archivo de texto aparezca en la lista debajo del cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga dos veces clic en Aceptar.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Importar el archivo

  1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, en Usar lista existente.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en ODBC/DSN.
  2. En la página Conectar con el archivo de origen de datos ODBC, seleccione el DSN de usuario que acaba de crear y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione el archivo de texto bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  4. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Utilizar un archivo Schema.ini para especificar otro carácter separador de lista u otro formato de archivo de texto

Un archivo Schema.ini es un archivo de texto que contiene entradas que reemplazan la configuración del controlador de texto predeterminado en el Registro de Windows. En general, para usar un archivo Schema.ini, siga este procedimiento:

  • Almacene el archivo Schema.ini en la misma carpeta que el archivo de texto que va a importar.
  • Asigne al archivo el nombre Schema.ini.
  • En la primera línea del archivo Schema.ini, escriba entre corchetes el nombre del archivo de texto al que va a vincular.
  • Agregue información adicional para especificar el formato de archivo de texto distinto.

En las siguientes secciones se muestran ejemplos comunes de uso del archivo Schema.ini.

Ejemplo: especificar un encabezado de columna

[Categories.txt]
ColNameHeader=True

Ejemplo: especificar el carácter de punto y coma (;) como delimitador

[Categories.txt]
Format=Delimited(;)

Ejemplo: especificar un carácter de tabulación como delimitador

[Products.txt]
Format=TabDelimited

Ejemplo: especificar un archivo de ancho fijo

[Shippers.txt]
Format=FixedLength
Col1=ShipperID Text Width 11
Col2=CompanyName Text Width 40
Col3=Phone Text Width 24

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Importar datos de un libro de Excel 97-2003 ó 2007 mediante un proveedor OLE DB

  1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, en Usar lista existente.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en Otro o avanzado.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de Data Link.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

  1. En la ficha Proveedor, seleccione Proveedor OLE DB del motor de base de datos de Microsoft Office 12.0 Access y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En la ficha Conexiones, en el cuadro Origen de datos, escriba la ruta de acceso completa y el nombre de archivo del libro de Excel.
  3. Haga clic en la ficha Todo, seleccione Propiedades extendidas y, a continuación, haga clic en Editar valor.
  4. En el cuadro Valor de la propiedad, especifique uno de los siguientes valores:
    • Si los datos del libro tienen encabezados de columna, escriba Excel 8.0;HDR=Yes.
    • Si los datos del libro no tienen encabezados de columna, escriba Excel 8.0;HDR=No.
  5. Haga clic en Aceptar.
  6. Para asegurarse de haber especificado la información correcta, haga clic en la ficha Conexión y, a continuación, haga clic en Probar conexión.
  7. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Si aparece un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.
    • Si recibe el mensaje "La conexión de prueba se realizó correctamente", haga clic en Aceptar.
  8. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la hoja de cálculo bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  9. Haga clic en Aceptar.

Aparece de nuevo el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

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Importar datos de un libro de Excel 97-2003 ó 2007 mediante un controlador ODBC

  1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, en Usar lista existente.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en ODBC/DSN.
  2. En la página Conectar con el archivo de origen de datos ODBC, seleccione Archivos de Excel y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar libro, en el cuadro Nombre de la base de datos, especifique la carpeta que contiene el libro de Excel, seleccione el libro en la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. En la página Seleccionar base de datos y tabla, bajo la columna Nombre, seleccione la hoja de cálculo que desee importar y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  5. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

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Importar datos de una base de datos de Access 2000, 2003 ó 2007 mediante un proveedor OLE DB

  1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, en Usar lista existente.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en Otro o avanzado.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de Data Link.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

  1. En la ficha Proveedor, siga uno de estos procedimientos:
    • Si la base de datos es de Access 2000 o Access 2003, seleccione Proveedor OLE DB de Microsoft Jet 4.0.
    • Si la base de datos es de Office Access 2007, seleccione Proveedor OLE DB del motor de base de datos de Microsoft Office 12.0 Access.
  2. Haga clic en Siguiente.
  3. En la ficha Conexiones, en el cuadro Seleccione o escriba un nombre de base de datos, escriba la ruta de acceso completa y el nombre de archivo de la base de datos de Access.

 Sugerencia   Si seleccionó Proveedor OLE DB de Microsoft Jet 4.0 en la ficha Proveedor, haga clic en el botón Examinar situado junto al cuadro para localizar fácilmente la base de datos.

  1. Para asegurarse de haber especificado la información correcta, haga clic en la ficha Conexión y, a continuación, haga clic en Probar conexión.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Si aparece un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.
    • Si recibe el mensaje "La conexión de prueba se realizó correctamente", haga clic en Aceptar.
  3. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la tabla o consulta bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.

 Nota   En esta lista no aparecen tablas vinculadas. Si desea importar una tabla vinculada, cree una consulta para la tabla vinculada en la base de datos de Access antes de realizar la importación.

  1. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

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Importar datos de una base de datos de Access 2000, 2003 ó 2007 mediante un controlador ODBC

  1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, en Usar lista existente.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en ODBC/DSN.
  2. En la página Conectar con el archivo de origen de datos ODBC, seleccione Base de datos de MS Access y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar directorio.

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar directorio, busque la carpeta que contiene la base de datos de Access que desee importar, asegúrese de que la base de datos de Access aparezca en la lista bajo el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Aparece de nuevo el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la tabla o consulta bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

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Importar datos de una base de datos de SQL Server 2000 ó 2005 mediante un proveedor OLE DB

  1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, en Usar lista existente.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en Microsoft SQL Server.
  2. En la página Conectar con el servidor de la base de datos, siga este procedimiento:
    • Escriba el nombre del servidor de la base de datos en el cuadro Nombre del servidor.

 Sugerencia   Si la base de datos está ubicada en el equipo local, escriba (local).

  • Bajo Credenciales de inicio de sesión, siga uno de estos procedimientos:
    • Para usar su nombre de usuario y contraseña de Windows, haga clic en Utilizar autenticación de Windows.
    • Para utilizar el nombre de usuario y la contraseña de una base de datos, haga clic en Utilizar el nombre de usuario y la contraseña siguientes y, a continuación, escriba el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos en los correspondientes cuadros.
  1. Haga clic en Siguiente.
  2. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la base de datos en el cuadro Base de datos, seleccione la tabla, la vista o la función definida por el usuario bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

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Importar datos de una base de datos de SQL Server 2000 ó 2005 mediante un controlador ODBC

Importar datos de una base de datos de SQL Server mediante un controlador ODBC es un proceso que consta de dos pasos. En primer lugar, si es necesario, se ha de definir un DSN de usuario en el equipo para el controlador ODBC. En segundo lugar, se han de importar los datos de la base de datos de SQL Server.

Definir un DSN de usuario

  1. Abra el Panel de control de Microsoft Windows, haga doble clic en el icono Herramientas administrativas y, a continuación, haga doble clic en el icono Orígenes de datos (ODBC).
  2. En el cuadro de diálogo Administrador de orígenes de datos ODBC, seleccione la ficha DSN de usuario y, a continuación, haga clic en Agregar.
  3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos, seleccione SQL Server y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Aparece el cuadro de diálogo Crear un nuevo origen de datos para SQL Server.

  1. Escriba un nombre para el origen de datos en el cuadro Nombre.
  2. De manera opcional, describa el origen de datos en el cuadro Descripción.
  3. Escriba el nombre del servidor de la base de datos en el cuadro Servidor.

 Sugerencia   Si la base de datos está ubicada en el equipo local, escriba (local).

  1. Haga clic en Siguiente.
  2. Bajo ¿Cómo desea que SQL Server compruebe la autenticidad del Id. de inicio de sesión?, siga uno de estos procedimientos:
    • Para usar su nombre de usuario y contraseña de Windows, haga clic en Con la autenticación de Windows NT, mediante el Id. de inicio de sesión de red.
    • Para usar el nombre de usuario y la contraseña de una base de datos, haga clic en Con la autenticación de SQL Server, mediante un Id. de inicio de sesión y una contraseña escritos por el usuario y, a continuación, escriba el Id. de inicio de sesión y la contraseña de la base de datos en los correspondientes cuadros.
  3. Haga dos veces clic en Siguiente y, a continuación, haga clic en Finalizar.
  4. Para asegurarse de haber especificado la información correcta, haga clic en Probar origen de datos.
  5. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Si aparece un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores especificados en los pasos anteriores.
    • Si recibe el mensaje "PRUEBAS COMPLETADAS CORRECTAMENTE", haga clic en Aceptar.
  6. Haga dos veces clic en Aceptar.

 Nota   Para obtener más información sobre las distintas opciones en los diversos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Importar datos de una base de datos de SQL Server

  1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, en Usar lista existente.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos:
    • Para utilizar un archivo .odc existente, haga doble clic en él. Los datos se importarán.
    • Para crear un archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga cada uno de los pasos del procedimiento.

Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  1. En la página Asistente para la conexión de datos, haga clic en ODBC/DSN.
  2. En la página Conectar con el archivo de origen de datos ODBC, seleccione el nombre de origen de datos definido en la sección anterior y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la base de datos en el cuadro Base de datos, seleccione la tabla, la vista o la función bajo la columna Nombre y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  4. En la página Guardar archivo de conexión y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

 Sugerencia   Para cambiar la ubicación de la carpeta, que de manera predeterminada es la carpeta Mis archivos de origen de datos, haga clic en Examinar.

  1. De manera opcional, para resaltar el archivo de conexión, puede escribir información adicional en los cuadros Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

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