¿Qué diferencia hay entre proyectos, carteras, fases y procesos?

¿Alguna vez ha confundido una fase con un proceso? ¿O una cartera con una entrega? Probablemente no, pero la terminología relacionada con la administración de proyectos puede ser confusa y este artículo puede ayudarle a aclarar sus dudas.

En este artículo


Orientación: fases, procesos, carteras y productos

Un proyecto es simplemente un conjunto de actividades que se realizan según una programación y que producen algún tipo de resultado. Algunos proyectos son independientes, no tienen ninguna relación con otro trabajo que se lleva a cabo en una organización. Por otro lado, algunos proyectos forman parte de iniciativas más grandes, como las fases (etapa: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.), procesos, programas y carteras (cartera: lista de proyectos dentro de una organización que pueden compartir una administración del ámbito común, un presupuesto o los recursos.).

Fases

Los proyectos se pueden programar en fases para que puedan administrarse juntos varios proyectos relacionados con el mismo objetivo. Por ejemplo, una organización benéfica celebra una función anual para recaudar fondos. Para administrar todos los proyectos asociados con la función, los proyectos se agrupan en tres fases: planeación, día del evento y seguimiento. Cada fase contiene varios proyectos.

Fase Proyectos Resultado de la fase
Planeación
  • Reservar las instalaciones
  • Identificar a los oradores invitados y organizar las tareas relacionadas
  • Invitar a los asistentes
Documento de plan del evento completado
Día del evento
  • Preparar las instalaciones
  • Ayudar al orador invitado
  • Proporcionar servicios a los asistentes
El evento transcurre tal como se planeó
Seguimiento
  • Encuestar a los asistentes
  • Compilar las notas de seguimiento
Documento de análisis al final del proyecto completado

Procesos

Las actividades de dos proyectos diferentes pueden estar relacionadas entre sí para formar un proceso. Por ejemplo, supongamos que tiene dos proyectos: uno contiene las actividades necesarias para producir un sistema de vales para el centro de llamadas, y el otro proyecto contiene las actividades necesarias para contratar y entrenar al personal de soporte técnico de un centro de llamadas.

Proyecto 1 Proyecto 2

Actividades:

  • Desarrollar el sistema de vales
  • Probar el sistema de vales
  • Lanzar el sistema de vales

Actividades:

  • Entrevistar al personal de soporte técnico
  • Contratar personal de soporte técnico
  • Entrenar al personal de soporte técnico
Resultado:
sistema de vales del centro de llamadas
Resultado:
personal de soporte del centro de llamadas

El conjunto combinado de actividades de los dos proyectos forman un proceso para establecer un centro de llamadas. El proceso tiene como resultado un centro de llamadas completamente funcional.

Proceso

Actividades del proyecto 1:

  • Desarrollar el sistema de vales
  • Probar el sistema de vales
  • Lanzar el sistema de vales

Actividades del proyecto 2:

  • Entrevistar al personal de soporte técnico
  • Contratar al personal de soporte técnico
  • Entrenar al personal de soporte técnico
Resultado del proceso:
centro de llamadas totalmente funcional

Programas

Un programa es un grupo de proyectos que se administran juntos, para aprovechar al máximo su estado interrelacionado. Por ejemplo, una compañía de construcción que está trabajando en una subdivisión nueva administra cada casa de la subdivisión como un proyecto independiente. Al agrupar los proyectos en un programa para toda la subdivisión, la compañía puede ver fácilmente el progreso de la subdivisión en su totalidad y planear el aporte de recursos de terceros, como camiones de cemento o paisajistas.

Programa Proyectos
Contoso Estates
  • Unidad de Contoso 530
  • Unidad de Contoso 531
  • Unidad de Contoso 532
  • Unidad de Contoso 533

Carteras

Algunos jefes de proyecto pueden usar carteras para emparejar proyectos y programas con sus objetivos empresariales estratégicos correspondientes. Por ejemplo, una compañía de desarrollo de software ha identificado tres objetivos empresariales estratégicos: "innovar en la industria", "desarrollar software seguro " y "proporcionar soporte al cliente de la máxima calidad". La organización configura carteras para cada uno de estos objetivos (innovación, seguridad y soporte al cliente) y alinea los proyectos y los programas actuales dentro de estas carteras.

Cartera Proyectos y programas
Innovación
  • Proyecto: análisis competitivo
  • Programa: aprendizaje industrial
    (incluye tres proyectos: "Identificar recursos externos", "Entrenar a los administradores de proyecto" y "Asistir a conferencias").
Seguridad
  • Proyecto: pruebas de seguridad
  • Programa: implementar el sistema de registro basado en el servidor
    (incluye dos proyectos: "Crear una granja de servidores" y "Desarrollar el código de registro").
Soporte al cliente
  • Proyecto: implementar el sistema de vales del centro de llamadas
  • Proyecto: contratar y entrenar al personal del centro de llamadas
  • Programa: recursos en línea para clientes
    (incluye dos proyectos: "Crear una interfaz de cliente para el sistema de vales" y "Desarrollar y publicar recursos de aprendizaje electrónico").

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El resultado: las entregas del proyecto

Los proyectos, las fases y los procesos producen algún tipo de resultado, denominado entrega. Normalmente, una entrega es algún tipo de elemento tangible, como un documento o un producto completado. Las entregas pueden ser productos o bienes, pero también pueden ser resultados o servicios. En la siguiente tabla, se proporcionan algunos ejemplos de estos tipos de entrega.

Tipo de entrega Descripción Ejemplos
Producto Un elemento tangible que es el resultado de un proyecto, una fase o un proceso. Los productos pueden ser entregas independientes, o bien, pueden ser un componente de una entrega mayor. Documento, programa de software, casa
Resultado El resultado de un proyecto, una fase o un proceso completado. Proceso de pruebas de errores revisado, nueva estructura organizativa, directrices para una construcción ecológica
Servicio Resultado de un proyecto, una fase o un proceso que permite que una organización realice una función empresarial. Centro de llamadas totalmente funcional, mesa con personal en una conferencia, servicio de distribución de radio

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¿Cómo se adapta Microsoft Project al sistema de administración de proyectos?

Si volvemos un poco hacia atrás, un "sistema" de administración de proyectos hace referencia al conjunto integrado de procesos, técnicas, metodologías y herramientas que se usan para programar proyectos y realizar un seguimiento de ellos. Microsoft Project es una herramienta dentro del sistema de administración de proyectos más grande. Los proyectos, también denominados planes del proyecto, se guardan como archivos separados dentro de Project 2010 y pueden agruparse en iniciativas más grandes, tales como fases (etapa: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.), procesos, programas y carteras (cartera: lista de proyectos dentro de una organización que pueden compartir una administración del ámbito común, un presupuesto o los recursos.).

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Corresponde a:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010