Ir más allá de Excel para la administración de proyectos

Puede reconocerlo: ha estado usando una hoja de cálculo de Microsoft Excel para administrar los proyectos y en realidad no tiene una buena razón para cambiar. No es el único.

Es tentador iniciar un plan de proyecto en Excel, ya que ayuda a enumerar rápidamente todos los proyectos, a organizarlos como desea e incluso a crear algo similar a una vista de diagrama de Gantt (vista Diagrama de Gantt: vista predefinida que muestra tareas de proyecto en su lado izquierdo y barras gráficas correspondientes a las duraciones de las tareas en el lado derecho.). No obstante, una hoja de cálculo no será suficiente para calcular los cambios en el proyecto.

Cuando tiene que enfrentarse a varios proyectos, programaciones interrumpidas y recursos compartidos, mantener una programación en una hoja de cálculo se convierte en una tarea abrumadora. Gracias a su motor de programación dinámica, las herramientas de administración de recursos y la compatibilidad con una mejor comunicación, Microsoft Project puede ayudarle a organizarse.

¿Qué desea hacer?


Aprovechar la administración de recursos en toda la empresa

Cuando se utilizan hojas de cálculo para realizar el seguimiento de los proyectos, ¿qué ocurre cuando un único recurso está asignado a varios proyectos? Debe administrar los recursos fuera de su plan de proyecto, ya sea manualmente o con un programa de terceros. Los recursos a menudo terminan de forma involuntaria sobreasignados (sobreasignación: el resultado de asignar más tareas a un recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible.)y puede pasarse gran cantidad de tiempo intentando volver a programar el trabajo.

Con Microsoft Project Professional, todos los proyectos de la organización pueden tomar recursos de un fondo de recursos (grupo de recursos: conjunto de recursos disponible para su asignación a tareas del proyecto. Un grupo de recursos puede ser utilizado exclusivamente por un proyecto, o bien puede ser compartido por varios proyectos.) centralizado para toda la empresa. Esto permite a los jefes de proyecto ver rápidamente la disponibilidad (disponibilidad: indica cuándo y cuánto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de recursos o el nivel en el que está disponible el recurso para trabajar.) de un recurso antes de asignarlo a una tarea.

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Hacer que Project calcule el efecto de los cambios de fecha

Supongamos que ha estado realizando el seguimiento de un proyecto en una hoja de cálculo. Este proyecto tiene una tarea que no puede comenzar hasta que un proyecto diferente genere un resultado (resultado: elemento o producto medible y tangible que debe producirse para completar un proyecto o parte de un proyecto. Normalmente, el grupo de proyecto y los participantes acuerdan los resultados del proyecto antes de que éste comience.) específico. Este resultado está programado para producirse el 18 de junio. Ya es 25 de junio y aún lo está esperando. ¿Cuánto tiempo le llevará actualizar su hoja de cálculo con una nueva fecha para la tarea que depende de ese resultado? Tal vez no mucho si la tarea está casi al fin del proyecto, pero ¿qué ocurre si está cerca del principio? ¿Qué ocurre si su proyecto tiene mucho más que 50 tareas? ¿Más que 100 tareas?

Project puede ayudarle rápidamente a ajustar la programación de su proyecto y las asignaciones (asignación: recurso específico asignado a una tarea concreta.) de recursos gracias a su motor de programación dinámica. Administra los cambios de fecha y sus efectos sin problemas, teniendo en cuenta todas las dependencias, resultados y asignaciones de recursos. No solo vuelve a calcular automáticamente la programación, Project también resalta las fechas que cambia, por lo que puede ver rápidamente el efecto de cada cambio de programación.

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Utilizar métodos flexibles para generar informes

Tiene una reunión imprevista con su director en diez minutos para analizar el estado del proyecto. Desea llevar un informe del progreso del proyecto pero, con tan poco tiempo, lo mejor que puede hacer es imprimir la hoja de cálculo y esperar que todos los datos sean precisos. Desearía proporcionar a su jefe un informe más sólido del proyecto, pero no es posible con tan poco tiempo cuando se usa una hoja de cálculo.

Con Project puede generar rápidamente un informe visual mediante una plantilla que exporta los datos a una tabla dinámica (Tabla dinámica: tabla interactiva que resume grandes cantidades de datos. Puede girar sus filas y columnas para ver distintos resúmenes de los datos originales, filtrar los datos mediante su visualización en distintas páginas, o bien mostrar los detalles.) en Excel o a un diagrama dinámico en Microsoft Visio Professional. Puede elegir los campos que desee resaltar en el informe, incluidos los campos personalizados que ha configurado para el proyecto, y presentar un informe limpio y conciso para la reunión con el director.

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Integración con Excel

Al exportar los datos del proyecto a Excel, puede seguir usando su versátil funcionalidad de hoja de cálculo a la vez que aprovecha Project para hacer un seguimiento de la programación y los recursos del proyecto. También puede importar o incrustar datos de Excel en el plan del proyecto.

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Corresponde a:
Project 2010