Se pueden compartir y volver a usar diapositivas de PowerPoint específicas si las almacena en una biblioteca de diapositivas en un servidor que ejecute Office SharePoint Server 2007 o Microsoft SharePoint Server 2010. Cualquier usuario que tenga acceso a la biblioteca de diapositivas puede agregar diapositivas a la biblioteca, insertar diapositivas desde la biblioteca en una presentación, hacer cambios en las diapositivas de la biblioteca, realizar un seguimiento de los cambios realizados en una diapositiva y ubicar la versión más reciente de una diapositiva.
Para obtener más información sobre cómo configurar una biblioteca de diapositivas, vea el tema sobre cómo crear una biblioteca de diapositivas.
Importante
- Para almacenar, compartir y volver a usar las diapositivas de una biblioteca de diapositivas, el equipo debe estar ejecutando Microsoft Office PowerPoint 2007 o PowerPoint 2010 y, además, debe estar conectado a un servidor en el que se ejecute Office SharePoint Server 2007 o Microsoft SharePoint Server 2010. Si no sabe si el equipo está conectado a un servidor de SharePoint, póngase en contacto con el administrador del servidor.
- Para agregar una o varias diapositivas de otro archivo de presentación ubicado en el equipo o en un recurso compartido de red, vea el tema sobre cómo volver a usar diapositivas de otro archivo de presentación.
En este artículo
Información general sobre cómo almacenar y volver a usar el contenido de las diapositivas
Las bibliotecas de diapositivas permiten a los usuarios de la organización crear una ubicación central para guardar, almacenar y compartir diapositivas. Cuando se publica una diapositiva en una biblioteca de diapositivas, se pone a disposición de cualquier usuario que tenga acceso a la biblioteca para que la vuelva a usar en cualquier presentación.
También puede recibir las actualizaciones realizadas en una diapositiva de una presentación que se insertó desde una biblioteca de diapositivas cada vez que alguien hace cambios en la diapositiva original. Cada vez que abra la presentación que contiene la diapositiva, PowerPoint le notificará si se ha actualizado y le dará la oportunidad de pasar por alto la actualización, anexar una nueva diapositiva a la diapositiva obsoleta o reemplazar la diapositiva obsoleta por la actualizada.
Si modifica una diapositiva existente en una biblioteca de diapositivas, SharePoint Server 2010 inserta automáticamente una marca de tiempo y desprotege el archivo en su nombre; después, cuando haya terminado, inserta otra marca de tiempo y lo vuelve a proteger. SharePoint Server tiene una capacidad de control de versiones que se puede usar para realizar un seguimiento de todos los cambios efectuados en una diapositiva. Para aprovechar esta capacidad de la biblioteca de diapositivas, vea la Ayuda de SharePoint.
Para buscar la versión más reciente de una diapositiva de una biblioteca de diapositivas, aplique un filtro y ordene la lista de la biblioteca de diapositivas. Para saber cómo buscar la versión más reciente de una diapositiva, vea la Ayuda de SharePoint.
PowerPoint 2010 recuerda automáticamente las ubicaciones de varias bibliotecas de diapositivas para que pueda encontrarlas fácilmente.
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Publicar diapositivas en una biblioteca de diapositivas
Nota Antes de poder publicar diapositivas en una biblioteca de diapositivas, debe crear una biblioteca de diapositivas en un servidor de SharePoint 2010. Para crear una biblioteca de diapositivas, vea la Ayuda de SharePoint.
- Abra la presentación que contenga las diapositivas que desea publicar en la biblioteca de diapositivas.
- En la ficha Archivo, haga clic en Guardar y enviar y después haga doble clic en Publicar diapositivas.
- En el cuadro de diálogo Publicar diapositivas, active las casillas de verificación situadas junto a las diapositivas que desee publicar en la biblioteca de diapositivas.
Para seleccionar todas las diapositivas, haga clic en Seleccionar todas.
- En Nombre de archivo, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
- Para cambiar el nombre de uno o más archivos de diapositivas, haga clic en el nombre de archivo existente y, a continuación, escriba un nuevo nombre.
- Para conservar los nombres de los archivos de diapositivas predeterminados, continúe en el paso 5.
Nota PowerPoint asigna automáticamente un nombre a cada archivo de diapositiva utilizando el nombre de la presentación y un número de identificación (Id.) de diapositiva único como nombre de archivo predeterminado. Si mueve las diapositivas, los números de identificación de las diapositivas dejan de aparecer en orden secuencial.
- En Descripción, haga clic y escriba una descripción del archivo de la diapositiva.
- En la lista Publicar en, escriba o haga clic en la ubicación de la biblioteca de diapositivas en la que desee publicar las diapositivas y, a continuación, haga clic en Publicar.
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Agregar diapositivas desde una biblioteca de diapositivas a la presentación
- Abra la presentación donde desea agregar una diapositiva.
- En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en la flecha situada debajo de la opción Nueva diapositiva y, a continuación, haga clic en Volver a utilizar diapositivas.
- En el panel Volver a utilizar diapositivas, haga clic en Abrir una biblioteca de diapositivas. En el cuadro de diálogo Seleccionar biblioteca de diapositivas, haga clic en la biblioteca de diapositivas que desee y, a continuación, haga clic en Seleccionar, o bien en Examinar para buscarla.
- En la lista Todas las diapositivas, haga clic en la que desee agregar.
Para ver una miniatura más grande de la diapositiva, deje el puntero sobre la diapositiva.
- Para agregar más diapositivas desde una biblioteca de diapositivas a la presentación, repita los pasos 3 y 4.
Nota Si desea que se le notifique cuando alguien cambie una diapositiva que haya agregado a la presentación desde una biblioteca de diapositivas, en la parte inferior del panel Volver a utilizar diapositivas, haga clic en la diapositiva y, a continuación, active la casilla de verificación Informarme cuando esta dispositiva cambie.
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Buscar cambios en las diapositivas agregadas desde una biblioteca de diapositivas
- Abra una presentación que contenga una o más diapositivas que originalmente provinieron de una biblioteca de diapositivas de un servidor.
Aparece un cuadro de diálogo Comprobar si hay actualizaciones de diapositivas para informarle de que la presentación contiene una o más diapositivas asociadas a una biblioteca de diapositivas. El cuadro de diálogo le da la oportunidad de comprobar si hay cambios en esas diapositivas.
- En el cuadro de diálogo Comprobar si hay actualizaciones de diapositivas, haga clic en Comprobar.
- Siga uno de estos pasos:
- Si no hay que actualizar ninguna diapositiva de la presentación, aparece el mensaje En este momento no hay diapositivas actualizadas. Haga clic en Aceptar.
- Si aparece el cuadro de diálogo Confirmar actualización de diapositivas y muestra una miniatura de la diapositiva de la presentación y de una diapositiva de la biblioteca de diapositivas, compárelas y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
- Para reemplazar la diapositiva local con la cambiada desde la biblioteca de diapositivas, haga clic en Reemplazar.
- Para agregar la diapositiva modificada a la presentación y poder comparar las dos diapositivas mejor, haga clic en Anexar.
- Para no agregar la nueva versión de una diapositiva a la presentación, haga clic en Omitir.
Nota El comando Anexar inserta la diapositiva actualizada a continuación de la obsoleta en la presentación.
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