Presentar informes de ventas en PowerPoint

Si usted es un vendedor, probablemente esta situación le resultará familiar: su director le ha pedido que presente sus cifras de ventas a un grupo, y no tiene mucho tiempo para prepararlo. Quizá ya conozca todas las posibilidades de Microsoft Office PowerPoint® 2003 en cuanto a las presentaciones. Pero PowerPoint también ofrece muchos recursos de representación gráfica que le ayudarán a presentar sus datos con gran estilo.

Incorporar las cifras de ventas en PowerPoint

Para el próximo ejemplo, use las cifras de ventas de esta tabla:

Datos de ventas

Existen tres modos de crear un gráfico en PowerPoint:

  • Insertar manualmente los datos en un gráfico de muestra de PowerPoint
  • Importar los datos de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel existente a un gráfico de muestra de PowerPoint
  • Copiar un gráfico de Excel a una presentación

 Nota   Si no ve la hoja de datos de muestra conforme sigue estos pasos, haga doble clic en el gráfico de la dispositiva. Si sigue sin ver la hoja de datos, haga clic en Hoja de datos en el menú Ver o haga clic en el botón Ver hoja de datosImagen del botón de la barra de herramientas Estándar.

Reemplazar manualmente los datos de muestra

  1. En el menú Insertar de PowerPoint, haga clic en Gráfico para abrir un gráfico y una hoja de datos de muestra.
  2. Para reemplazar los datos de muestra, haga clic en una celda de la hoja de datos y, a continuación escriba la información que desee. Por ejemplo, podría escribir la información de la muestra de datos anterior.

Los datos de muestra predeterminados

Gráfico y una hoja de datos de PowerPoint

  1. Para regresar a la diapositiva, haga clic en el exterior del gráfico.

MostrarSugerencia

Microsoft PowerPoint se suministra con diseños de diapositiva que incluyen marcadores de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) para gráficos. Para crear una nueva dispositiva a partir de uno de estos diseños, haga clic en Nueva diapositiva en el menú Insertar, y seleccione uno de los diseños que contenga un marcador de posición de gráfico.

Importar datos de una hoja de cálculo de Excel

  1. En el menú Insertar de PowerPoint, haga clic en Gráfico.
  2. Haga clic en la hoja de datos.
  3. Si desea que los datos importados comiencen en una celda diferente de la superior izquierda de la hoja de datos, seleccione la celda que quiera.
  4. En el menú Edición, haga clic en Importar archivo.
  5. Busque el archivo que desee importar y haga doble clic en él.
  6. En el cuadro de diálogo Opciones para importar datos, seleccione la hoja que desee importar. Sólo puede importar una hoja.
  7. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para importar todos los datos de la hoja, haga clic en Toda la hoja, en Importar.
    • Para importar parte de los datos, haga clic en Rango, y escriba el intervalo de datos que desee. Por ejemplo, para importar de la celda A1 a la B5, escriba A1:B5 en el cuadro Rango. Si el intervalo tiene nombre, puede escribir el nombre en lugar de la referencia del intervalo.
  8. Si seleccionó una celda en el paso 3, desactive la casilla de verificación Sobrescribir celdas existentes.
  9. Haga clic en Aceptar.

¡Ya tiene el gráfico!

Si importó los datos de muestra de una hoja de cálculo de Excel, la diapositiva de PowerPoint tendrá este aspecto:

Gráfico y hoja de datos de PowerPoint con datos de ventas

Si tiene que cambiar los datos, puede hacerlo en Presentación1 - Hoja de datos, y el cambio se reflejará en el gráfico.

Copiar un gráfico de Excel en una presentación

Si ya tiene un gráfico en Excel, puede pegarlo directamente en PowerPoint.

 Nota   Si desea trabajar con los datos del gráfico después de pegarlos en PowerPoint, deberá elegir Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel en el paso 5 de este procedimiento. Si no selecciona esta opción, no podrá agregar títulos o una animación al gráfico, como se explicará más tarde en este artículo.

  1. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione la información que desee copiar y, a continuación, en el menú Edición, haga clic en Copiar.

 Nota   Si copia toda la hoja, deberá cambiar el tamaño de la información incrustada después de pegarla en PowerPoint.

  1. Pase a PowerPoint y, a continuación, haga clic en la diapositiva o en la página de notas en la que desee insertar las celdas.
  2. En el menú Edición de PowerPoint, haga clic en Pegado especial.
  3. En el cuadro de diálogo Pegado especial, compruebe que está seleccionada la opción Pegar.
  4. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para pegar las celdas de forma que pueda cambiar su tamaño y colocarlas como haría con una imagen, haga clic en Imagen (Metarchivo mejorado).
    • Para pegar las celdas como un objeto incrustado que puede modificar en Excel, haga clic en Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Retocar el gráfico de PowerPoint

Si desea llevar el gráfico de PowerPoint al siguiente nivel, puede agregar títulos e incluso una vistosa animación. Esta sección le muestra como hacerlo.

Agregar un título a un gráfico o un eje

Desea agregar el siguiente título al gráfico: Informe de ventas de 2004.

  1. En PowerPoint, haga doble clic en el gráfico al que desee agregar un título. El menú Gráfico aparecerá en la barra de menús de PowerPoint.
  2. En el menú Gráfico, haga clic en Opciones del gráfico y, a continuación, haga clic en la ficha Títulos.
  3. Para agregar un título al gráfico, haga clic en el cuadro Título del gráfico y escriba el título que desee. En este caso, escriba Informe de ventas de 2004.
  4. Haga clic en Aceptar.
  5. Para regresar a la diapositiva, haga clic en el exterior del gráfico.

Informe de ventas de 2004

Agregar animación al gráfico

Puede agregar una animación al gráfico para crear un efecto espectacular. Puede animar el gráfico por completo o sólo sus elementos. En este caso, puede mostrar Ventas en comparación con Ventas previstas para cada trimestre individualmente.

  1. En la vista normal, muestre la diapositiva que tenga el gráfico que desee y selecciónelo.

 Nota   Para cambiar a la vista normal, en el menú Ver, haga clic en Normal.

  1. En el menú Presentación con diapositivas, haga clic en Personalizar animación para abrir el panel de tareas Personalizar animación.
  2. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en la flecha hacia abajo Agregar efecto, elija Entrada y, a continuación, haga clic en un efecto. Para este ejemplo, seleccione 2. Box.

Panel de tareas Personalizar animación

Observe que PowerPoint muestra una vista preliminar del efecto por usted. Si desea ver el efecto de nuevo, haga clic en Reproducir en el panel de tareas.

  1. En el panel de tareas Personalizar animación, seleccione la animación que aplicó al gráfico, haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuación, en Opciones de efectos.

Panel de tareas Personalizar animación

  1. En la ficha Animación de gráficos, en la lista Agrupar gráfico, haga clic en Por elemento de la serie.

Ficha Animación de gráficos

  1. Haga clic en Aceptar.

Ahora, si hace clic en Presentación con diapositivas y hace clic a lo largo de la presentación, verá la animación en tiempo real.

 Nota   Los efectos aparecerán en la lista Personalizar animación (lista de animaciones personalizadas: lista de secuencias de animación de una diapositiva. Los elementos se enumeran en el orden en el que se agregan e incluyen iconos que indican el intervalo con respecto a otros eventos de animación.), de arriba a abajo, en el orden en el que los aplica. Si agrega opciones de efecto de gráfico, aparecerán en una lista contraída bajo el efecto que aplicó al gráfico. Los elementos animados se indican en la diapositiva mediante etiquetas numeradas que no se imprimen y que guardan correlación con los efectos de la lista. Estas etiquetas no aparecen en la vista de la presentación con diapositivas.

 
 
Corresponde a:
PowerPoint 2003