Reducir el tamaño de las imágenes y los datos adjuntos

Cuando envía un mensaje que supera el límite de tamaño de mensajes de su servidor de correo o del destinatario, el mensaje le será devuelto y no se enviará. Esto se conoce habitualmente como mensaje "devuelto".

La optimización del tamaño de las imágenes y los datos adjuntos para correo electrónico ayuda a evitar que se superen los límites de tamaño máximo de los mensajes asociados a la mayoría de las cuentas de correo electrónico.

 Nota    Los mensajes incrementan su tamaño mientras están en tránsito por Internet más allá de la suma real del tamaño del texto, los gráficos, las imágenes y los datos adjuntos. La codificación de un mensaje que se transmite por Internet lleva a un aumento de tamaño de aproximadamente un tercio. Por ejemplo, si el Proveedor de acceso a Internet (ISP) (ISP: empresa que proporciona acceso a Internet, para diversos servicios como correo electrónico, salones de chat o utilizar World Wide Web. Algunos ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares, mientras que otros se limitan a un área determinada.) le permite enviar hasta 10 megabyes y usted incluye datos adjuntos con un tamaño de 9 MB, es probable que supere el tamaño máximo del mensaje.

Además de un límite de tamaño por mensaje, muchas cuentas de correo electrónico incluyen un límite de almacenamiento de buzón de correo o de cuenta. Los datos adjuntos grandes no solo pueden llenar el buzón de un destinatario, sino que, además, pueden aumentar el tamaño de los archivos de datos y el buzón de Outlook propios. De forma predeterminada, se guarda una copia de cada mensaje que envía en la carpeta Elementos enviados en Outlook.

En este artículo:


Reducir el tamaño de los archivos de datos adjuntos de imágenes

Hay dos modos de reducir el tamaño de las imágenes que se adjuntan a los mensajes de correo electrónico en Outlook 2010:

  • Reducir las dimensiones de las imágenes    Con las cámaras digitales, se pueden crear imágenes muy grandes que superan ampliamente las dimensiones que la mayoría de los monitores de los equipos pueden mostrar en pantalla completa. La compresión de la imagen a una anchura y una altura menores puede reducir mucho el tamaño del archivo. Esta opción está disponible para las imágenes que se adjuntan, pero que no se muestran en el cuerpo del mensaje.
  • Comprimir la resolución de las imágenes    Mediante la reducción de los puntos por pulgada (PPP), se reduce el tamaño del archivo, pero la calidad de la imagen también se ve afectada. La visualización de imágenes en el monitor de un equipo requiere una cantidad menor de PPP que las imágenes que se imprimen. Si el destinatario no necesita resoluciones de mayor calidad, conviene usar una configuración más baja. Esta opción está disponible para las imágenes que aparecen en el cuerpo del mensaje.

En todos los casos, el archivo de la imagen original guardado en el disco duro del equipo o en el dispositivo de memoria no se modifica. Se reduce solo el tamaño de la copia de la imagen que se envía.

Archivos de imágenes adjuntos en Outlook

Cuando agrega datos adjuntos en Outlook, puede reducir los archivos de datos adjuntos de imágenes en los mensajes de uno en uno. Cuando decide cambiar el tamaño de las imágenes grandes, se reduce el tamaño de todas las imágenes adjuntas a una resolución máxima de 1024x768 píxeles.

 Nota    Si incrusta la imagen en el cuerpo del mensaje (la imagen aparece en el mensaje) usando el comando Imagen del grupo Ilustraciones, no está disponible la característica de cambio del archivo de datos adjuntos de imágenes.

  1. Cree un nuevo mensaje de correo electrónico en Outlook.
  2. En la ficha Insertar, en el grupo Incluir, haga clic en Adjuntar archivo.

 Sugerencia    También puede arrastrar y colocar una imagen desde Explorador de Windows. La imagen se adjuntará al mensaje de correo electrónico.

  1. En la ventana del mensaje, haga clic en la pestaña Archivo.
  2. En Datos adjuntos de imágenes, haga clic en Cambiar el tamaño de las imágenes grandes antes de enviar el mensaje.

Opciones de cambio de tamaño de datos adjuntos de imágenes en la vista Backstage

  1. Haga clic en la pestaña Mensaje para volver al mensaje.
  2. Cuando haya terminado de redactar el mensaje de correo electrónico, haga clic en Enviar.

Archivos de imágenes enviados desde Explorador de Windows con la característica Enviar a

Cuando usa Explorador de Windows para seleccionar archivos de imágenes y, a continuación, crear un mensaje de correo electrónico, tiene varias opciones para cambiar el tamaño.

  1. Para abrir Explorador de Windows , haga clic en Inicio y, a continuación, haga doble clic en Equipo.

 Nota    Haga doble clic en Mi PC en Windows XP.

Método abreviado de teclado    Para abrir Explorador de Windows, presione la tecla del logotipo de Windows+E.

  1. Navegue a la carpeta que contiene las imágenes que desea enviar.
  2. Seleccione una imagen. Para seleccionar varias imágenes, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada archivo.
  3. Haga clic con el botón secundario en el archivo seleccionado, elija Enviar a y, a continuación, haga clic en Destinatario de correo.

En Windows 7, aparece el cuadro de diálogo Adjuntar archivos. En Windows Vista y Windows XP, aparece un cuadro de diálogo similar.

  1. En la lista Tamaño de imagen, haga clic en el tamaño de imagen que desea.

Opciones de cambio de tamaño de datos adjuntos de imágenes

Aparece un valor aproximado del nuevo tamaño del archivo.

Se abre una nueva ventana de mensaje de Outlook con la imagen adjunta.

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Reducir el tamaño de los archivos de imágenes mediante la reducción de la calidad de resolución de los archivos de datos adjuntos de imágenes

 Nota    Esta opción está disponible solamente para las imágenes que aparecen en el cuerpo de un mensaje.

Cuando no necesita cada uno de los píxeles (píxel: unidad de medida que utiliza el hardware de visualización de un equipo para mostrar imágenes en la pantalla. Estas unidades, que a menudo aparecen como puntos diminutos, componen las imágenes mostradas en la pantalla.) de una imagen para obtener una versión aceptable de ella para el propósito deseado, puede reducir o cambiar la resolución. La reducción o el cambio de la resolución puede ser muy eficaz con las imágenes cuyo tamaño ha adaptado para que sean más pequeñas, dado que los puntos por pulgada (ppp) en realidad aumentan en dicho caso. El cambio de la resolución puede afectar a la calidad de la imagen.

  1. Haga clic en la imagen o imágenes cuya resolución (resolución: sutileza de detalles en una imagen o un texto producido por un monitor o una impresora.) desea cambiar.
  2. En Herramientas de imagen, en la ficha Formato, en el grupo Ajustar, haga clic en Comprimir imágenes.

Grupo Ajustar en la cinta

Si no ve las fichas Herramientas de imagen y Formato, asegúrese de haber seleccionado una imagen. Es posible que deba hacer doble clic sobre la imagen para seleccionarla y abrir la ficha Formato.

  1. Para cambiar la resolución de las imágenes seleccionadas solamente y no la de todas las imágenes del documento, active la casilla de verificación Aplicar sólo a esta imagen.
  2. En Destino, haga clic en la resolución que desea.

 Importante    Cuando se comprime una imagen para reducir el tamaño del archivo, se modifica el nivel de detalle retenido en la imagen original. Esto significa que después de la compresión, la imagen puede tener un aspecto diferente al de antes de ser comprimida. Por tal motivo, debería comprimir la imagen antes de aplicar un efecto artístico.

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Reducir el tamaño de los datos adjuntos

El nivel de reducción posible depende del tipo de formato de archivo y del contenido. Por ejemplo, un archivo .txt de Bloc de notas se comprimirá de manera considerable. Un archivo de Microsoft Word 2010 en formato de archivo .docx ya está comprimido; si se comprime aún más, el impacto sobre el tamaño del archivo será mínimo.

 Nota    Para obtener más información específica sobre la reducción de archivos de imágenes, vea la sección Reducir el tamaño de los archivos de datos adjuntos de imágenes.

  1. Para abrir Explorador de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, haga doble clic en Equipo.

 Nota    Haga doble clic en Mi PC en Windows XP.

Método abreviado de teclado    Para abrir Explorador de Windows, presione la tecla del logotipo de Windows+E.

  1. Navegue a la carpeta que contiene el archivo que desea enviar.
  2. Seleccione un archivo. Para seleccionar varios archivos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada archivo.
  3. Haga clic con el botón secundario en la selección, elija Enviar a y, a continuación, haga clic en Carpeta comprimida (en zip).
  4. Seleccione el archivo comprimido recién creado.

El nombre del archivo coincidirá con el nombre del archivo original, pero tendrá un icono diferente. Si configuró Windows para mostrar las extensiones de archivo, el nombre del archivo terminará con una extensión .zip.

  1. Elija Enviar a y, a continuación, haga clic en Destinatario de correo.

Se abre una nueva ventana de mensaje de Outlook.

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Procedimientos recomendados para administrar el tamaño al enviar imágenes y datos adjuntos

A continuación, se presenta una lista de los procedimientos recomendados al enviar imágenes y datos adjuntos:

  • Publicar o exponer datos adjuntos grandes     Si envía datos adjuntos o imágenes a una persona dentro de la organización, use un recurso compartido de archivos en el equipo o en un recurso de red compartido. Puede incluir un vínculo a la ubicación en el mensaje de correo electrónico. Si la organización usa Windows SharePoint Services 3.0, publique los datos adjuntos en un área de trabajo de documentos o en una biblioteca de SharePoint y dirija a los usuarios a dicha ubicación. En cualquier caso, los usuarios solo usan una copia de los archivos.
  • Limitar los datos adjuntos a menos de 5 megabytes (MB)     Este es un criterio general; si usa conexiones de acceso telefónico más lentas, debería usar un tamaño más pequeño, por ejemplo, 250 kilobytes (KB). Si debe enviar datos adjuntos de mayor tamaño, compruebe el tamaño máximo del mensaje que puede enviar. Puede solicitar esta información al administrador del servidor de correo o al ISP. Del mismo modo, pregunte al destinatario cuál es el límite máximo permitido. Por último, tenga en cuenta la velocidad de conexión a Internet del destinatario. La descarga de datos adjuntos de gran tamaño mediante una conexión de acceso telefónico puede llevar mucho tiempo.
  • Enviar varios datos adjuntos en varios mensajes de correo electrónico     Existe una mayor probabilidad de que se entreguen varios mensajes más pequeños que un solo mensaje grande. Esta técnica puede ayudarle a evitar los límites por mensaje aunque, de todos modos, se puede exceder el límite del buzón de correo del destinatario. Todos los mensajes que se reciben después de que el buzón de correo de una persona ha alcanzado su límite de almacenamiento, en general, son rechazados.
  • Usar formatos de archivos de gráficos comprimidos     Existen muchos formatos de archivos de gráficos que pueden incluirse en esta lista, pero de los más usados, los mejores formatos de archivos de imágenes para correo electrónico son .jpg, .png, y .gif. Los formatos de archivos de gráficos más grandes son los que no se guardan en un formato de archivo comprimido, como .tif y .bmp (el formato de archivo predeterminado de Paint de Windows).
  • Usar archivos originales más pequeños     El tamaño de una fotografía tomada con una cámara digital suele ser grande, incluso si se guarda en formato comprimido, como .jpg. No es raro que una sola imagen ocupe varios megabytes. Recuerde que el tamaño del mensaje de correo electrónico aumentará en aproximadamente un tercio al transmitirse por Internet. Use una configuración de resolución más baja en la cámara cuando tome fotografías digitales. Use formatos de archivos comprimidos, como .jpg. En un programa de gráficos, recorte las fotografías para dejar sólo el contenido esencial.
  • Usar una utilidad de compresión de archivos     Además de utilidades de terceros, Windows incluye una utilidad de compresión de archivos que usa el formato de archivos comprimidos .zip. Muchos formatos de archivos adjuntos pueden reducirse con el uso de una utilidad de compresión. El nivel de reducción será mínimo en el caso de algunos formatos de archivo que ya se guardan en formato comprimido. Por ejemplo, un archivo de texto .txt de Bloc de notas se reducirá de manera notoria, mientras que una imagen .jpg no lo hará. El formato de archivo .jpg ya es un formato de archivo comprimido. Puede obtener más información sobre el uso de la compresión de archivos en la Ayuda de Windows.
  • Revisar la carpeta Elementos enviados     De forma predeterminada, se conserva una copia de cada mensaje que envía en la carpeta Elementos enviados. Esto aumenta el tamaño del archivo de datos de Outlook (.pst), que puede, en ciertas cuentas, disminuir el límite de tamaño del buzón de correo debido a que los elementos enviados se guardan en el servidor de correo.

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