Enviar mensajes de correo electrónico en nombre de otra persona

Se aplica a
Microsoft Office Outlook® 2003

Esta característica requiere una cuenta de Microsoft Exchange. Muchas cuentas de correo electrónico personales y domésticas usan un tipo de cuenta diferente, como POP3 (POP3: protocolo común que se utiliza para recuperar mensajes de correo electrónico de un servidor de correo electrónico de Internet.) o IMAP (IMAP (Protocolo de acceso a mensajes de Internet): a diferencia de los protocolos de correo electrónico de Internet como POP3, que proporcionan únicamente una carpeta Bandeja de entrada de servidor, IMAP permite la creación de varias carpetas de servidor para guardar y organizar mensajes a los que se puede obtener acceso desde varios equipos.), lo que incluye Windows Live Hotmail o Google Gmail. Estas cuentas no funcionan con esta característica.

 Nota   Este artículo está exclusivamente dedicado a delegar (delegado: alguien que tiene permiso para abrir carpetas de otra persona, crear elementos y responder a solicitudes de esa persona. La persona que concede el permiso delegado determina las carpetas a las que puede tener acceso el delegado y los cambios que éste puede realizar.) el acceso a mensajes de correo electrónico y no cubre otras situaciones de acceso delegado, incluidos los calendarios y las tareas.

Delegar el acceso

Igual que puede tener un asistente que le ayude a administrar el correo recibido en papel, puede usar Outlook con las cuentas de correo electrónico de Exchange Server para conceder acceso a otra persona a su Bandeja de entrada y a cualquier otra carpeta de Outlook. El proceso de conceder permisos a otras personas para abrir carpetas, leer y crear elementos y responder a solicitudes en nombre de otra persona se denomina Acceso delegado.

Usted, la persona que concede el permiso, determina el nivel de acceso que desea conceder a la persona delegada. Puede dar permisos delegados para leer elementos contenidos en sus carpetas o para leer, crear, modificar y eliminar elementos. Puede conceder permisos delegados para enviar y responder a mensajes de correo electrónico en su nombre. La persona delegada también puede organizar reuniones en su nombre y responder a sus convocatorias de reunión y solicitudes de tareas.

 Nota   Si desea utilizar la característica Acceso delegado, su correo electrónico se debe entregar en su buzón (buzón: lugar de un servidor Microsoft Exchange donde se entrega el correo electrónico. El administrador configura un buzón para cada usuario. Si designa un archivo de carpetas personales como su lugar de entrega de correo electrónico, los mensajes se dirigirán a esa ubicación desde su buzón.) del servidor, no en un archivo de carpetas personales (.pst) (Archivo de carpetas personales (.pst): archivo de datos que almacena sus mensajes y otros elementos en su equipo. Puede asignar un archivo .pst para que sea el lugar de entrega predeterminado de los mensajes de correo electrónico. Puede utilizar un archivo .pst para organizar y hacer una copia de seguridad de los elementos.) de su disco duro.

Paso 1: Conceder permisos de acceso delegado a una persona

MostrarConceder acceso delegado a una persona

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
  2. Haga clic en la ficha Delegados.

Mostrar¿Qué ocurre si no aparece la ficha Delegados?

Si no ve la ficha Delegados en el cuadro de diálogo Opciones, es necesario que instale el complemento para usar la característica Acceso delegado.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
  2. Haga clic en la ficha Otros.
  3. Haga clic en Opciones avanzadas y, después, en Complementos.
  4. Active la casilla de verificación Acceso delegado y haga clic en Aceptar.

Si no ve la casilla de verificación Acceso delegado, realice lo siguiente:

  1. Haga clic en Instalar y, a continuación, haga clic en el archivo Dlgsetp.ecf.
  2. Cierre el cuadro de diálogo Opciones y vuelva a abrirlo.
  1. Haga clic en Agregar.
  2. Escriba el nombre de la persona delegada o selecciónelo en la lista Nombre.
  3. En Agregar usuarios, haga clic en Agregar y, después, haga clic en Aceptar.

 Nota   Para agregar varios delegados simultáneamente, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en sus nombres en la lista Nombre. Los permisos que seleccione se aplican a todos los delegados seleccionados.

Debería abrirse el cuadro de diálogo Permisos de delegado.

  1. Para permitir que el delegado envíe mensajes de correo electrónico en su nombre, debe establecer la lista Bandeja de entrada en Autor o Editor.

De forma predeterminada, el delegado no tiene permitido ver elementos privados. Para conceder al delegado acceso a los elementos marcados como privados, active la casilla de verificación El delegado puede ver mis elementos privados.

 Nota   El acceso de tipo Autor o Editor también permite al delegado leer mensajes de correo electrónico. Puede quitar esta capacidad desactivando la casilla de verificación Leer elementos. Sin embargo, para permitir al delegado responder a las convocatorias de reunión, debe concederle acceso de lectura.

MostrarCompartir su buzón de Exchange

  1. En el menú Ir, haga clic en Correo.
  2. Bajo Todas las carpetas de correo, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su buzón de Exchange.

El buzón suele aparecer identificado como Buzón - nombre de usuario

  1. Haga clic en Compartir.

Comando Compartir del menú contextual cuando el usuario hace clic con el botón secundario del mouse en la lista de carpetas del Buzón

Llamada 1 Haga clic con el botón secundario del mouse en el buzón de Exchange.
Llamada 2 Haga clic en Compartir.

¿Ve ya el nombre del delegado? Puede que haya seleccionado la Bandeja de entrada, no en Buzón - nombre de usuario.

  1. En la ficha Permisos, haga clic en Agregar.
  2. Escriba el nombre de la persona delegada o selecciónelo en la lista Nombre. Haga clic en Agregar.
  3. Para agregar el nombre a su lista de permisos, haga clic en Aceptar.
  4. En la ficha Permisos, junto a Nivel de permiso, debe seleccionar, como mínimo, Autor no editor.

También puede seleccionar Autor, Autor de publicación, Editor, Editor de publicación o Propietario.

Paso 2: Actuar como delegado

MostrarAbrir el buzón de otra persona

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico.
  2. Haga clic en Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes y después en Siguiente.
  3. Seleccione su cuenta de Exchange y haga clic en Cambiar.
  4. Haga clic en Más configuraciones y después en la ficha Avanzadas.
  5. En Buzones, haga clic en Agregar y escriba el nombre del buzón de la persona que desea agregar.

 Nota   El nombre del buzón es normalmente el nombre completo de esa persona.

  1. Haga clic en Aceptar, luego en Siguiente y, por último, haga clic en Finalizar.

Resumen de los pasos necesarios para agregar otro buzón a un perfil de correo electrónico, con su resultado

Llamada 1 En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico.
Llamada 2 El nombre del delegado aparece en el campo Agregar buzón.

MostrarEnviar correo electrónico en nombre de otra persona

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Mensaje de correo.

 Nota   A pesar de que puede hacer clic en De y seleccionar cualquier nombre de la Libreta de direcciones global, sólo podrá enviar mensajes en nombre de las personas que le hayan concedido ese tipo de permiso.

  1. En el cuadro De, escriba el nombre de la persona en cuyo nombre va a enviar los mensajes. Si deja en blanco el cuadro, el mensaje se enviará desde su cuenta.

 Nota   Si no aparece el cuadro De encima de los cuadros Para y CC, realice lo siguiente: en la ventana del mensaje, en la barra de herramientas Correo electrónico, haga clic en la flecha del botón Opciones y, a continuación, haga clic en De. Si no está usando Microsoft Office Word 2003 como editor de correo electrónico, en el menú Ver de la ventana del mensaje, haga clic en Campo De.

Partes de este artículo son fragmentos tomados de Formación en Microsoft Office Online.

 
 
Corresponde a:
Outlook 2003