Crear una lista de distribución y trabajar con ella

Una lista de distribución es una lista de contactos (contacto: persona, de su organización o de fuera de ella, acerca de la que puede guardar varios tipos de información, como su calle y dirección de correo electrónico, números de teléfono y fax y dirección URL de la página Web.). Supone una manera sencilla de enviar mensajes a un grupo de personas. Por ejemplo, si envía a menudo mensajes al equipo de marketing, puede crear una lista de distribución denominada "Equipo de marketing" con los nombres de todos los miembros que lo integran. Los mensajes enviados a esta lista de distribución se envían a todos los destinatarios enumerados en la lista de distribución. Las listas de distribución se pueden usar en mensajes, solicitudes de tareas, convocatorias de reuniones, así como en otras listas de distribución.

De manera predeterminada, las listas de distribución se guardan en la carpeta Contactos. Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, la Lista global de direcciones (Lista global de direcciones: libreta de direcciones que contienen todas las direcciones de correo electrónico de usuarios, grupos y listas de distribución de la organización. El administrador crea y mantiene esta libreta de direcciones. También puede contener direcciones de correo electrónico de una carpeta pública.) puede contener listas globales de distribución disponibles para todos los usuarios que utilicen la misma red. Las listas personales de distribución (lista personal de distribución: colección de direcciones de correo electrónico que crea y agrega a la Libreta de direcciones de Outlook como un alias. Cuando envía un mensaje a una lista de distribución, va a cada dirección de correo electrónico de la lista.) que cree en la carpeta Contactos sólo estarán disponibles para usted, pero puede compartirlas copiándolas y enviándolas a otros usuarios.

Agregar y eliminar nombres de una lista de distribución, enviarla a otros usuarios o imprimirla es muy fácil.

¿Qué desea hacer?


Crear una lista de distribución

Realice uno de los procedimientos siguientes:

  • Cree una lista de distribución utilizando los nombres de la Libreta de direcciones    
    1. En el menú Archivo, seleccione Nuevo y, a continuación, haga clic en Lista de distribución.
    2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre.
    3. En la ficha Lista de distribución, haga clic en Seleccionar integrantes.
    4. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contenga las direcciones de correo electrónico que desee agregar a la lista de distribución.
    5. En el cuadro Buscar, escriba un nombre que desee incluir. En la lista inferior, haga clic en el nombre y, a continuación, haga clic en Integrantes. Repita esta acción para todas las personas que desee agregar a la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si desea escribir una descripción más larga de la lista de distribución, en la ficha Lista de distribución, haga clic en Notas y, a continuación, escriba el texto.

La lista de distribución se guarda en la carpeta Contactos con el nombre que le haya dado.

  • Crear una lista de distribución copiando los nombres de un mensaje de correo electrónico    
  1. En el mensaje de correo electrónico del que desee copiar los nombres, seleccione los nombres de los campos Para o CC (cuadros Para, CC y CCO: mensaje que se envía a los destinatarios del mensaje del cuadro Para. Los destinatarios de los cuadros CC (con copia) y CCO (con copia oculta) también reciben el mensaje; no obstante, los nombres de los destinatarios del cuadro CCO no son visibles a los otros destinatarios.).
  2. Haga clic con el botón secundario en la selección y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual.
  3. Haga clic en el Botón de Microsoft OfficeImagen del botón y, en Crear nuevo elemento de Outlook, haga clic en Lista de distribución.
  4. En la ficha Lista de distribución, , en el grupo Integrantes, haga clic en Seleccionar integrantes.
  5. En la parte inferior del cuadro de diálogo Seleccionar integrantes, en el cuadro Integrantes, haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual.

 Nota   No es necesario que un integrante esté en la Libreta de direcciones para agregarlo a la lista de distribución. El nombre y la dirección del integrante se agregará cuando realice la operación de copiar y pegar del mensaje de correo electrónico original.

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la lista de distribución.
  3. En la ficha Lista de distribución, , en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

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Agregar o eliminar un nombre en una lista de distribución

  1. En la carpeta Contactos, abra la lista de distribución.

 Nota   En las vistas de lista, las listas de distribución están marcadas con Imagen del botón.

  1. Siga uno o varios de estos procedimientos:
    • Agregue una dirección de una libreta de direcciones o una carpeta de contactos    
      1. En la ficha Lista de distribución, haga clic en Seleccionar integrantes.
      2. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contenga las direcciones de correo electrónico que desee agregar a la lista de distribución.
      3. En el cuadro Buscar, escriba un nombre que desee incluir.
      4. En la lista Nombre, haga clic en el nombre y, a continuación, haga clic en Integrantes. Repita esta acción para todas las personas que desee agregar a la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Mostrar¿Por qué no aparece la lista Nombre en la Libreta de direcciones?

Es posible que la última vez que utilizó la Libreta de direcciones usara la opción de búsqueda Más columnas. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Sólo nombre, que está al lado de Buscar.


  • Agregar una dirección que no se encuentra en una carpeta de contactos ni en una libreta de direcciones    
  1. En la ficha Lista de distribución, haga clic en Agregar .
  2. Escriba la información de la dirección de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Eliminar un nombre    
  • Haga clic en el nombre y, a continuación, en Quitar.

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Mostrar los nombres de una lista de distribución

Si desea comprobar cuáles son los integrantes de una lista de distribución antes de enviar un mensaje, puede hacer lo siguiente:

  1. En un mensaje nuevo, haga clic en Para.
  2. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones en que se encuentre la lista de distribución sobre la que desea información.
  3. En el cuadro Buscar, escriba el nombre de la lista de distribución.
  4. En la lista Nombre, haga clic con el botón secundario en la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

Mostrar¿Por qué no aparece la lista Nombre en la Libreta de direcciones?

Es posible que la última vez que utilizó la Libreta de direcciones usara la opción de búsqueda Más columnas. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Sólo nombre, que está al lado de Buscar.


 Sugerencia   Para que los nombres de los integrantes se muestren rápidamente en la lista, puede hacer clic en el signo más (+) que hay al lado de la lista de distribución en el cuadro Para. Después de expandir la lista. puede eliminar algunos nombres para enviar un mensaje o una convocatoria de reunión a parte de la lista de distribución. Una vez que se ha expandido la lista, ya no se puede contraer. Las listas de distribución del campo Correo electrónico de un contacto no se pueden expandir.

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Enviar un mensaje a una lista de distribución

  1. Cree un mensaje.
  2. Haga clic en Para y, en el cuadro Buscar, escriba el nombre de la lista de distribución.
  3. En la lista Nombre, haga clic en el nombre, haga clic en Para y, a continuación, en Aceptar.

Mostrar¿Por qué no aparece la lista Nombre en la Libreta de direcciones?

Es posible que la última vez que utilizó la Libreta de direcciones usara la opción de búsqueda Más columnas. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Sólo nombre, que está al lado de Buscar.


 Sugerencia   También puede arrastrar la lista de distribución de Contactos al mensaje.

  1. Enviar el mensaje.

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Enviar un mensaje a parte de una lista de distribución

  1. Cree un mensaje.
  2. Haga clic en Para y, en el cuadro Buscar, escriba el nombre de la lista de distribución.
  3. En la lista Nombre, haga clic en el nombre, haga clic en Para y, a continuación, en Aceptar.

Mostrar¿Por qué no aparece la lista Nombre en la Libreta de direcciones?

Es posible que la última vez que utilizó la Libreta de direcciones usara la opción de búsqueda Más columnas. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Sólo nombre, que está al lado de Buscar.


  1. En el mensaje, en el cuadro Para, haga clic en el signo más (+) que hay al lado del nombre de la lista de distribución para mostrar sus integrantes y, a continuación, elimine los nombres a los que no desea enviar el mensaje.

 Nota   Después de expandir una lista de distribución, su nombre se sustituye con el de todos y cada uno de los nombres que contiene. Los nombres ya no se pueden contraer para volver al nombre de la lista de distribución.

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Enviar una convocatoria de reunión a parte de una lista de distribución

  1. En una Convocatoria de reunión nueva, en el Asistente para programación, haga clic en Agregar asistentes.
  2. En el cuadro Buscar, escriba el nombre de la lista de distribución.
  3. En la lista que hay debajo, haga clic en el nombre y, a continuación, haga clic en Requerido. Haga clic en Aceptar.
  4. En la lista Todos los asistentes, haga clic en el signo más (+) que hay al lado del nombre de lista de distribución para que se muestren sus integrantes.
  5. Desactive la casilla de verificación que hay al lado del nombre de cada persona a la que no desea enviar la convocatoria de reunión. Cuando vuelva a la vista Cita, en el cuadro Para sólo se mostrarán los nombres que no ha eliminado.

 Nota   Después de expandir una lista de distribución, su nombre se sustituye con el de todos y cada uno de los nombres que contiene. Los nombres ya no se pueden contraer para volver al nombre de la lista de distribución.

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Agregar una lista de distribución de un mensaje a la carpeta Contactos

  1. Abra el mensaje que contiene la lista de distribución.
  2. En el encabezado del mensaje, haga clic con el botón secundario en la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Agregar a contactos de Outlook en el menú contextual.

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Imprimir una lista de distribución

  1. Haga clic en Contactos.
  2. Abra la lista de distribución que desea imprimir.
  3. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón y, a continuación, haga clic en Imprimir.
  4. Elija las opciones de impresión que desee y haga clic en Aceptar.

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Outlook 2007