Cómo importar o vincular a datos

A veces, los datos que desea usar en una base de datos de Microsoft Office Access 2007 ya existen en algún otro formato o en otra base de datos de Office Access 2007. Por ejemplo, puede que tenga información almacenada en un libro de Microsoft Office Excel 2007 o en una lista de Windows SharePoint Services 3.0. Para usar esos datos en Office Access 2007, puede importarlos o vincular a ellos. Cuando se importan datos, se coloca una copia de los datos en una tabla de la base de datos. Cuando se vincula a datos, los datos permanecen en el formato original y Office Access 2007 obtiene acceso directo a ellos como si se tratase de una tabla nativa, con algunas excepciones que se describen en la sección Vincular a datos con otro formato.

¿Qué desea hacer?


Importar datos

Cuando se importan datos, se coloca una copia de esos datos en una tabla nueva o existente sin que se modifique el archivo de origen. Se pueden importar datos de una hoja de cálculo de Office Excel 2007, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de Windows SharePoint Services 3.0 o varios otros orígenes. Para importar datos, se suele seleccionar uno de los comandos disponibles en el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos externos.

Si está usando una plantilla que ha abierto en Access o ha descargado desde el sitio de Microsoft Office Online, puede que vea un botón en la plantilla que puede usar para importar datos. Por ejemplo, algunas plantillas incluyen un formulario Lista de contactos con el botón Agregar desde Outlook que se puede usar para importar contactos directamente desde Office Outlook 2007.

Importar datos a una tabla existente

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar. Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.

Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos.

 Nota   Si no encuentra el tipo de formato correcto bajo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como una coma o una tabulación.)) e importar los datos a Access.

  1. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
  2. Haga clic en la opción que desee en Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que utilice los datos importados, agregar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos.

Para la mayoría de los formatos de archivo, se inicia un asistente. No obstante, si importa desde una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogo Importar objeto. Seleccione las opciones que desee en el cuadro de diálogo y, a continuación, prosiga con el paso 8. En caso contrario, continúe con el paso 6.

  1. Siga las instrucciones que aparecen en las páginas del asistente. El proceso exacto dependerá de las opciones de importación que elija.
  2. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
  3. En la última página del asistente, puede que se le pida que guarde los detalles de estos pasos del proceso de importación. Si cree que va a volver a realizar la misma operación de importación más adelante, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la importación y, a continuación, especifique los detalles y haga clic en Guardar importación. Puede repetir fácilmente la operación más adelante haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Para obtener información más detallada sobre cómo importar datos a Access, vea los artículos Importar o vincular a los datos de un libro de Excel, Importar o vincular a una lista de SharePoint, Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access, o bien, haga clic en los vínculos a los artículos en la sección Vea también.

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Importar datos de la libreta de direcciones de Outlook

Algunas plantillas incluyen un formulario Lista de contactos con el botón Agregar desde Outlook. Se puede usar el botón Agregar desde Outlook para importar contactos directamente desde la libreta de direcciones de Outlook.

  1. En el formulario, haga clic en el botón Agregar desde Outlook.
  2. Si aparece el cuadro de diálogo Elegir perfil, seleccione un Nombre del perfil y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Puede que vea el siguiente mensaje: Un programa está intentando obtener acceso a direcciones de correo electrónico almacenadas en Outlook. ¿Desea permitirlo? Si esto es inesperado, puede que sea un virus y debería elegir "No". Si aparece este mensaje y va a elegir más de un contacto, tal vez desee activar la casilla de verificación Permitir acceso a y, a continuación, elegir un período de tiempo corto, como 5 minutos. De este modo, se permite el acceso a las direcciones de correo electrónico almacenadas en Outlook sólo por el período de tiempo especificado. Cuando termine, haga clic en .

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, haga doble clic en los nombres que desee agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Los nombres se agregan al formulario.

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Vincular a datos en otro formato u otra base de datos

Cuando se vincula a datos con otro formato, los datos permanecen almacenados en el formato original y aparecen como una tabla vinculada en la base de datos. Para la mayoría de los formatos de archivo, esto significa que se pueden ver y modificar los datos mediante Office Access 2007 o el programa original en el que se crearon los datos porque ambos usan los mismos datos físicos. No obstante, no se pueden modificar los datos vinculados almacenados en Excel mediante Office Access 2007; sólo se pueden ver los datos. Para modificarlos, es preciso usar Excel.

Crear una tabla vinculada

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo al que desee vincular. Por ejemplo, si desea vincular a los datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.

Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos.

 Nota   Si no encuentra el tipo de formato correcto en Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y utilizar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como una coma o una tabulación.)) antes de importar los datos a Access.

  1. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.

Para la mayoría de los formatos de archivo, se inicia un asistente. No obstante, si vincula a los datos de una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogo Vincular tablas; seleccione las opciones que desee en el cuadro de diálogo y, a continuación, prosiga con el paso 8. En caso contrario, continúe con el paso 5.

  1. Bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual, haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada. Observe que Access puede vincular únicamente a determinados formatos de archivo, por lo que esta opción puede no estar disponible para su formato de archivo.
  2. Siga las instrucciones que aparecen en las siguientes páginas del asistente. El proceso exacto dependerá de la opción de vinculación que elija.
  3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

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Corresponde a:
Access 2007