Novedades de Microsoft Office Excel 2007

Pancarta Novedades para el tema Excel 12

En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft Office Excel 2007 proporciona herramientas y funciones eficaces que puede utilizar para analizar, compartir y administrar los datos con facilidad.

En este artículo


Interfaz de usuario orientada a los resultados

La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los comandos y funciones que solían estar ocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opción adecuada.

Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan más útiles para completar dichas tareas correctamente.

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Más filas y columnas y otros límites nuevos

Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo, Office Excel 2007 admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo. Específicamente, la cuadrícula de Office Excel 2007 tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un 1.500% más de filas y un 6.300% más de columnas comparadas con las que había en Microsoft Office Excel 2003. Para su información, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV.

En lugar de 4000 tipos de formato, ahora puede utilizar un número ilimitado en el mismo libro y el número de referencias de celda por celda se aumenta de 8000 al que limite la memoria disponible.

Para mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la administración de memoria de 1 GB de memoria en Microsoft Office a 2 GB en Office Excel 2007.

También experimentará una aceleración de los cálculos en hojas de cálculo de gran tamaño con muchas fórmulas gracias a la compatibilidad de Office Excel 2007 con varios procesadores y conjuntos de chips multiproceso.

Office Excel 2007 admite asimismo hasta 16 millones de colores.

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Temas de Office y estilos de Excel

En Office Excel 2007, puede dar formato rápidamente a los datos de la hoja de cálculo aplicando un tema y utilizando un estilo concreto. Los temas se pueden compartir con otros programas de Versión de Office 2007, como Microsoft Office Word y Microsoft Office PowerPoint, mientras los estilos están diseñados para cambiar el formato de elementos específicos de Excel, como tablas, gráficos, tablas dinámicas, formas o diagramas de Excel.

Aplicar un tema     Un tema es un conjunto de colores, fuentes, líneas y efectos de relleno predefinidos que se pueden aplicar a todo el libro o a elementos concretos, por ejemplo, gráficos o tablas. Los temas ayudan a crear documentos con un aspecto profesional. Puede ser que su compañía le proporcione un tema que pueda utilizar, o puede elegir entre los temas predefinidos que hay disponibles en Excel. También resulta fácil crear un tema propio con un aspecto uniforme y profesional que pueda aplicarse a los libros de Excel y a otros documentos de Versión de Office 2007. Al crear un tema, podrá cambiar de manera individual el color, la fuente y los efectos de relleno, con el fin de poder realizar cambios en alguna de estas opciones o en todas.

Utilizar estilos     Un estilo es un formato basado en un tema predefinido que se puede aplicar para cambiar el aspecto de tablas, gráficos, tablas dinámicas, formas o diagramas de Excel. Puede personalizar un estilo si los estilos predefinidos integrados no satisfacen sus necesidades. Para los gráficos puede elegir entre muchos estilos predefinidos, pero no puede crear estilos de gráficos propios.

Como en Excel 2003, los estilos de celda se utilizan para dar formato a celdas seleccionadas, pero ahora puede aplicar rápidamente un estilo de celda predefinido. La mayoría de los estilos de celda no se basan en el tema que se aplica al libro y puede crear fácilmente uno propio.

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Formato condicional enriquecido

En Versión de Office 2007, puede utilizar el formato condicional para comentar visualmente los datos con fines analíticos y de presentación. Para encontrar fácilmente excepciones y reconocer tendencias importantes en los datos, puede implementar y administrar varias reglas de formato condicional que apliquen un formato visual enriquecido en forma de degradados de color, barras de datos y conjuntos de iconos a los datos que cumplan dichas reglas. Los formatos condicionales son asimismo fáciles de aplicar; basta con hacer varias veces clic para ver las relaciones de los datos que puede utilizar para fines de análisis.

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Fácil escritura de fórmulas

Las siguientes mejoras facilitan en gran medida la escritura de fórmulas en Office Excel 2007.

Barra de fórmulas redimensionable     La barra de fórmulas cambia de tamaño automáticamente para acomodar fórmulas largas y complejas, lo que evita que las fórmulas cubran otros datos del libro. También puede escribir fórmulas más largas con más niveles de anidamiento con respecto a versiones anteriores de Excel.

Función Autocompletar     Con la función Autocompletar puede escribir rápidamente la sintaxis correcta de las fórmulas. Desde la detección fácil de las funciones que desea utilizar hasta obtener ayuda para completar los argumentos de la fórmula, podrá obtener las fórmulas correctas tanto la primera vez como las demás veces.

Referencias estructuradas     Además de las referencias de celda como A1 y F1C1, Office Excel 2007 proporciona referencias estructuradas que hacen referencia a rangos con nombre y tablas en una fórmula.

Acceso fácil a rangos con nombre     Mediante el uso del administrador de nombres de Office Excel 2007, podrá organizar, actualizar y administrar varios rangos con nombre en una ubicación central, lo que ayudará a los usuarios que necesiten trabajar con su hoja de cálculo a interpretar sus fórmulas y datos.

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Nuevas fórmulas OLAP y funciones de cubo

Cuando trabaje con bases de datos multidimensionales (como SQL Server Analysis Services) en Office Excel 2007, puede utilizar fórmulas OLAP para generar informes de enlaces de datos OLAP complejos y de forma libre. Las nuevas funciones de cubo se utilizan para extraer datos OLAP (conjuntos y valores) de Analysis Services y mostrarlos en una celda. Las fórmulas OLAP se pueden generar cuando se convierten fórmulas de tabla dinámica en fórmulas de celda o cuando se utiliza Autocompletar en argumentos de funciones de cubo al escribir fórmulas.

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Ordenación y filtrado mejorados

En Office Excel 2007, puede organizar rápidamente los datos de la hoja de cálculo para buscar las respuestas que necesita utilizando las mejoras en el filtrado y la ordenación. Por ejemplo, ahora puede ordenar los datos por color y por más de 3 niveles (hasta un máximo de 64). También puede filtrar los datos por color o por fechas, mostrar más de 1000 elementos en la lista desplegable Autofiltro, seleccionar varios elementos para filtrarlos y filtrar datos en tablas dinámicas.

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Mejoras de tabla de Excel

En Office Excel 2007, puede utilizar la nueva interfaz de usuario para crear, aplicar formato y expandir rápidamente una tabla de Excel (que en Excel 2003 se denominaba lista de Excel) con el fin de organizar los datos de la hoja de cálculo para que sea más fácil trabajar en ella. La funcionalidad nueva o mejorada de las tablas incluye las siguientes funciones.

Filas de encabezado de tabla     Las filas de encabezado de tabla se pueden activar y desactivar. Cuando se muestran los encabezados de la tabla, éstos permanecen visibles con los datos de las columnas de la tabla y reemplazan a los encabezados de la hoja de cálculo al desplazarse por una tabla larga.

Columnas calculadas     Este tipo de columnas utiliza una sola fórmula ajustada a cada fila. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales para que la fórmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Lo único que se debe hacer es especificar una fórmula una vez: no es necesario utilizar los comandos Rellenar ni Copiar.

Autofiltrado automático     Autofiltro está activado de manera predeterminada en una tabla para habilitar la ordenación y el filtrado eficaces de los datos de la tabla.

Referencias estructuradas     Este tipo de referencia le permite utilizar nombres de encabezado de columnas de tablas en fórmulas en lugar de referencias de celda como A1 o F1C1.

Filas de totales     Ahora puede utilizar fórmulas personalizadas y entradas de texto en las filas de totales.

Estilos de tabla     Puede aplicar un estilo de tabla para agregar rápidamente a las tablas un formato profesional y con la calidad de un diseñador. Si se habilita un estilo de filas alternas en una tabla, Excel mantendrá la regla de alternar estilos mediante acciones que habrían interrumpido este diseño tradicionalmente, por ejemplo, filtrar, ocultar filas o reorganizar manualmente filas y columnas.

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Nuevo aspecto de los gráficos

En Office Excel 2007, puede utilizar las nuevas herramientas gráficas para crear fácilmente gráficos de aspecto profesional que comuniquen información eficazmente. En función del tema que aplique al libro, el nuevo y actualizado aspecto de los gráficos incluye efectos especiales como 3D, transparencia y sombras suaves.

La nueva interfaz de usuario facilita la exploración de los tipos de gráfico disponibles de manera que pueda crear el gráfico adecuado para los datos. Se proporcionan numerosos estilos y diseños de gráficos predefinidos para que pueda aplicar rápidamente un formato atractivo e incluir los detalles que desea en el gráfico.

Selectores de elementos de gráfico visual     Además de los diseños y los formatos rápidos, ahora puede usar la nueva interfaz de usuario para cambiar todos y cada uno de los elementos del gráfico para presentar los gráficos de la mejor manera. Con solo hacer clic algunas veces, puede agregar o quitar títulos, leyendas, líneas de tendencia y otros elementos del gráfico.

Un aspecto moderno con OfficeArt     Debido a que los gráficos de Office Excel 2007 están dibujados con OfficeArt, casi cualquier cosa que pueda hacer a un forma de OfficeArt podrá hacérsela al gráfico y a sus elementos. Por ejemplo, puede agregar una sombra suave o un efecto biselado para resaltar los elementos o utilizar transparencias para hacer que los elementos que están parcialmente tapados en el diseño del gráfico estén visibles. También puede utilizar efectos 3D realistas.

Líneas y fuentes claras     Las líneas de los gráficos aparecen menos dentadas y se utilizan las fuentes ClearType para mejorar la legibilidad del texto.

Más colores que nunca     Puede elegir fácilmente entre los colores del tema predefinidos y variar la intensidad de su color. Para obtener más control, también puede agregar sus propios colores eligiendo entre 16 millones de colores en el cuadro de diálogo Colores.

Plantillas de gráfico     Guardar sus gráficos favoritos como plantilla de gráfico es todavía más fácil gracias a la nueva interfaz de usuario.

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Gráficos compartidos

Utilizar gráficos de Excel en otros programas     En Versión de Office 2007, los gráficos se comparten entre Excel, Word y PowerPoint. En vez de utilizar las funciones de gráficos que proporciona Microsoft Graph, Word y PowerPoint incorporan ahora las eficaces funciones de gráficos de Excel. Debido a que una hoja de cálculo de Excel se utiliza como la hoja de datos del gráfico para gráficos de Word y de PowerPoint, los gráficos compartidos ofrecen la riqueza de funcionalidad de Excel, incluidos el uso de fórmulas, el filtrado, la ordenación y la capacidad de vincular un gráfico a orígenes de datos externos, como Microsoft SQL Server y Analysis Services (OLAP), para mantener la información actualizada en el gráfico. La hoja de cálculo de Excel que contiene los datos de su gráfico se puede almacenar en un documento de Word o en una presentación de PowerPoint, o en un archivo independiente para reducir el tamaño de los documentos.

Copiar gráficos en otros programas    Los gráficos se pueden copiar y pegar fácilmente entre documentos o de un programa a otro. Cuando se copia un gráfico desde Excel a Word o PowerPoint, éste cambia automáticamente para coincidir con el documento de Word o la presentación de PowerPoint, aunque también se puede conservar el formato de gráfico de Excel. Los datos de la hoja de cálculo de Excel se pueden incrustar en el documento de Word o en la presentación de PowerPoint, aunque también los puede dejar en el archivo de origen de Excel.

Animar gráficos en PowerPoint     En PowerPoint, puede utilizar la animación para destacar los datos de un gráfico basado en Excel. Puede animar todo el gráfico o la entrada de leyenda y los rótulos del eje. En un gráfico de columnas, puede incluso animar columnas individuales para ilustrar mejor un punto específico. Las características de animación son más fáciles de encontrar y ofrecen muchas más posibilidades de control. Por ejemplo, puede efectuar cambios en pasos específicos de animación y utilizar más efectos de animación.

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Tablas dinámicas fáciles de usar

En Office Excel 2007, utilizar tablas dinámicas es mucho más fácil que en versiones anteriores de Excel. Con la nueva interfaz de usuario de tabla dinámica, la información que desea ver sobre sus datos está a su disposición con solo hacer clic unas cuantas veces; ya no tiene que arrastrar datos hasta zonas de colocación que no son siempre un destino fácil. En vez de eso, simplemente puede seleccionar los campos que desea ver en una nueva lista de campos de la tabla dinámica.

Y después de crear una tabla dinámica, puede aprovechar muchas otras funciones nuevas o mejoradas para resumir, analizar y dar formato a los datos de la tabla dinámica.

Utilizar Deshacer en tablas dinámicas     Ahora puede deshacer la mayoría de las acciones que utiliza para crear o reorganizar una tabla dinámica.

Indicadores de más o menos detalles     Estos indicadores se utilizan para indicar si se pueden expandir o contraer partes de la tabla dinámica para ver más o menos información.

Ordenar y filtrar     Ordenar es ahora tan fácil como seleccionar un elemento en la columna que desea ordenar y utilizar los botones de ordenación. Puede filtrar datos mediante filtros de tabla dinámica, como filtros de datos, de etiqueta, de valor o manuales.

Formato condicional     Puede aplicar formato condicional a una tabla dinámica de Office Excel 2007 por celdas o por intersección de celdas.

Estilo y diseño de tablas dinámicas     Del mismo modo que se hace con las tablas y los gráficos de Excel, puede aplicar rápidamente un estilo predefinido o personalizado a una tabla dinámica. Además, cambiar el diseño de una tabla dinámica resulta también mucho más sencillo con la nueva interfaz de usuario.

Gráficos dinámicos     Igual que las tablas dinámicas, los gráficos dinámicos son más fáciles de crear en la nueva interfaz de usuario. Todas las mejoras de filtrado también están disponibles para los gráficos dinámicos. Cuando cree un gráfico dinámico, tendrá a su disposición herramientas y menús contextuales específicos para que pueda analizar los datos del gráfico. También puede cambiar el diseño, el estilo y el formato del gráfico o sus elementos de la misma manera que lo haría en un gráfico normal. En Office Excel 2007, el formato de gráfico que aplique se conserva cuando se realizan cambios en el gráfico dinámico, lo que supone una mejora sobre la forma en que funcionaba en versiones anteriores de Excel.

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Conexiones rápidas a datos externos

En Office Excel 2007, ya no necesita saber los nombres de servidor o de base de datos de los orígenes de datos corporativos. En su lugar, puede utilizar el inicio rápido para seleccionar de una lista de orígenes de datos que el administrador o el experto del grupo de trabajo haya puesto a su disposición. Un administrador de conexiones de Excel le permite ver todas las conexiones de un libro y facilita la tarea de volver a utilizar una conexión o de sustituir una conexión por otra.

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Nuevos formatos de archivo

Formato de archivo basado en XML     En 2007 Microsoft Office System, Microsoft presenta nuevos formatos de archivo para Word, Excel y PowerPoint, que se denominan formatos XML abiertos de Microsoft Office. Estos nuevos formatos de archivo facilitan la integración con orígenes de datos externos a la vez que reducen los tamaños de archivo y mejoran la recuperación de datos. En Office Excel 2007, el formato predeterminado de un libro de Excel es el formato de archivo basado en XML de Office Excel 2007 (.xlsx). Otros formatos basados en XML disponibles son el formato de archivo basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2007 (.SLBM), el formato de archivo para una plantilla de Excel de Office Excel 2007 (.xltx) y el formato de archivo habilitado para macros para una plantilla de Excel de Office Excel 2007 (.xltm).

Formato de archivo binario de Office Excel 2007     Además de los nuevos formatos de archivo basados en XML, Office Excel 2007 incluye también una versión binaria del formato de archivo comprimido segmentado para libros grandes o complejos. Este formato de archivo, el formato de archivo binario (o BIFF12) de Office Excel 2007 (.xls), se puede utilizar para obtener un rendimiento óptimo así como compatibilidad con versiones anteriores.

Compatibilidad con versiones anteriores de Excel     Puede comprobar un libro de Office Excel 2007 para ver si contiene funciones o formatos que no son compatibles con una versión anterior de Excel y poder llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una mejor compatibilidad con versiones anteriores. En versiones anteriores de Excel, puede instalar actualizaciones y convertidores que le ayudarán a abrir un libro de Office Excel 2007 para poder modificarlo, guardarlo y abrirlo de nuevo en Office Excel 2007 sin perder ninguna funcionalidad o función específicas de Office Excel 2007.

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Mejoras en la impresión

Vista Diseño de página     Además de las vistas Normal y Saltos de página, Office Excel 2007 proporciona una vista Diseño de página. Puede utilizar esta vista para crear una hoja de cálculo mientras observa el aspecto que tendrá cuando se imprima. En esta vista puede trabajar con la configuración de encabezados de página, pies de página y márgenes directamente en la hoja de cálculo, además de colocar objetos como gráficos o formas exactamente en el lugar que desea. También puede obtener acceso a todas las opciones de configuración de página en la ficha Diseño de página de la nueva interfaz de usuario para poder especificar rápidamente opciones como la orientación de página. Es muy fácil ver lo que se imprimirá en cada página y así evitará tener que realizar varios intentos de impresión y obtener copias impresas con los datos truncados.

Guardar en formatos PDF y XPS    

Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office System únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

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Nuevas formas de compartir el trabajo

Utilizar Excel Services para compartir el trabajo     Si tiene acceso a Servicios de Excel, puede utilizarlo para compartir los datos de la hoja de cálculo de Office Excel 2007 con otras personas, por ejemplo, con ejecutivos o con otros usuarios interesados de su organización. En Office Excel 2007, puede guardar un libro en Servicios de Excel y especificar los datos de la hoja de cálculo que desea que vean otros usuarios. En un explorador (explorador: software que interpreta archivos HTML, les da formato de páginas Web y los muestra. Un explorador Web, como Microsoft Internet Explorer, puede seguir hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que estén incrustados en páginas Web.), estos usuarios pueden utilizar Microsoft Office Excel Web Access para ver, analizar, imprimir y extraer estos datos de la hoja de cálculo. También pueden crear una instantánea estática de los datos a intervalos regulares o a petición. Microsoft Office Excel Web Access facilita la realización de actividades, como desplazarse, filtrar, ordenar, ver gráficos y utilizar los detalles en las tablas dinámicas. También puede conectar el elemento Web Excel Web Access a otros elementos Web para mostrar datos de formas alternativas. Además, con los permisos adecuados, los usuarios de Excel Web Access pueden abrir libros en Office Excel 2007 con el fin de poder aprovechar al máximo las ventajas de Excel para analizar y trabajar con los datos en sus propios equipos si tienen instalado Excel.

Utilizar este método para compartir su trabajo garantiza que otras personas tengan acceso a una versión de los datos en una ubicación, que puede mantener a día con los detalles más recientes. Si necesita que otras personas, por ejemplo, miembros del equipo, le suministren comentarios e información actualizada, es posible que desee compartir un libro de la misma manera que se hacía en versiones anteriores de Excel con el fin de recopilar la información que necesita antes de guardarlo en Servicios de Excel.

Utilizar el servidor de administración de documentos     Servicios de Excel se puede integrar con el servidor de administración de documentos para crear un proceso de validación en los nuevos informes y acciones de flujo de trabajo de cálculo del libro de Excel, como una notificación basada en celda o un proceso de flujo de trabajo basado en un cálculo de Excel complejo. Puede utilizar el servidor de administración de documentos para programar cálculos nocturnos de un modelo de libro complejo.

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Acceso rápido a más plantillas

En Office Excel 2007, puede basar un libro nuevo en una amplia gama de plantillas que se instalan con Excel, o puede obtener acceso al sitio web de Microsoft Office Online y descargar plantillas desde el mismo.

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