Introducción a la seguridad y protección en Excel

Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección para controlar quién puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.

Proteger un archivo de libro

Puede ayudar a restringir quién puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos exigiendo una contraseña para ver el archivo y guardar los cambios que se realicen.

MostrarSeguridad mediante contraseña

La seguridad mediante contraseña en el nivel del archivo de libro usa cifrado avanzado (un método estándar para proteger el contenido de un archivo) para proteger el libro frente a accesos no autorizados. Se puede establecer una contraseña en la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones). Puede especificar dos contraseñas independientes que deben escribir los usuarios para:

  • Abrir y ver el archivo     Esta contraseña está cifrada para proteger los datos frente a accesos no autorizados.
  • Modificar el archivo     Esta contraseña no está cifrada y sólo está destinada a conceder permiso a usuarios específicos para que editen los datos del libro y guarden los cambios en el archivo.

Estas contraseñas se aplican a todo el archivo del libro. Para conseguir una seguridad óptima, es mejor asignar siempre una contraseña para abrir y ver el archivo, y especificar que los usuarios con permisos para modificar los datos escriban ambas contraseña.

 Nota   La protección mediante contraseña de un archivo de libro es diferente de la protección de la estructura y la ventana del libro que puede establecer en el cuadro de diálogo Proteger libro (menú Herramientas, submenú Protección, comando Proteger libro).

 Importante   Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no segura, Casa27. Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.

MostrarTipos de cifrado

Para conseguir una protección mediante contraseña más segura del archivo de libro y de sus propiedades, puede elegir entre varios tipos de cifrado que puede usar con los archivos de libro de Excel. El cifrado hace el texto ilegible para todos menos para los usuarios autorizados que dispongan de una clave pública que coincida con el tipo de cifrado y que les permita descifrar el texto.

Para obtener acceso a las opciones de cifrado, haga clic en el botón Avanzadas de la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones).

MostrarRecomendación de sólo lectura

Si no desea impedir que los usuarios abran un archivo de libro como lectura/escritura, pero desea recordarles que los datos son importantes y no deben cambiarse, puede hacer que Excel recomiende abrir el libro como sólo lectura. Puede hacerlo sin solicitar una contraseña para abrir el archivo.

Si activa la casilla de verificación Recomendado sólo lectura de la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones), los usuarios obtendrán una recomendación de sólo lectura al abrir el archivo. Sin embargo, esto no impide que los usuarios abran el archivo como lectura/escritura para poder cambiar el archivo y guardar sus cambios.

Proteger elementos específicos de la hoja de cálculo o libro

Al compartir un archivo de Excel para que otros puedan colaborar en los datos, puede evitar que los usuarios realicen cambios en elementos específicos del libro o la hoja de cálculo protegiendo (o bloqueando) ciertas partes del archivo. También puede especificar una contraseña para permitir que los usuarios individuales modifiquen elementos específicos.

 Importante   Los siguientes tipos de protección no deben confundirse con la seguridad de los archivos; no están diseñados para hacer el libro más seguro ni pueden protegerlo frente a usuarios malintencionados.

MostrarProtección de elementos de la hoja de cálculo

Al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean de forma predeterminada, y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.

Para proteger una hoja de cálculo, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Proteger hoja. Puede controlar el acceso a elementos individuales de la hoja de cálculo u hoja de gráfico si activa o desactiva las siguientes casillas de verificación.

Opciones de hoja de cálculo

Casilla de verificación Si está desactivada, impide que los usuarios puedan
Seleccionar celdas bloqueadas Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas desbloqueadas Mover el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente.
Formato de columnas Usar cualquiera de los comandos del submenú Columna del menú Formato, incluido cambiar el ancho de columna u ocultar columnas.
Formato de filas Usar cualquiera de los comandos del submenú Fila del menú Formato, incluido cambiar el alto de fila u ocultar filas.
Insertar columnas Insertar columnas.
Insertar filas Insertar filas.
Insertar hipervínculos Insertar nuevos hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.), incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas Eliminar columnas. Observe que si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no está también protegida, un usuario podría insertar columnas que no puede eliminar.
Eliminar filas Eliminar filas. Observe que si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está también protegida, un usuario podría insertar filas que no puede eliminar.
Ordenar Usar cualquiera de los comandos Ordenar del menú Datos, o los botones Ordenar de la barra de herramientas Estándar. Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
Usar Autofiltro Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro de un rango autofiltrado. Los usuarios no pueden crear ni quitar rangos autofiltrados en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
Usar informes de tabla dinámica Aplicar formato, cambiar el diseño, actualizar, o modificar de algún otro modo informes de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.), o crear nuevos informes.
Modificar objetos
  • Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no se bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.
  • Efectuar cambios, por ejemplo de formato, en un gráfico incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen.
  • Agregar o editar comentarios.
Modificar escenarios Ver escenarios (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.) que ha ocultado, realizar cambios en escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas y agregar nuevos escenarios.

 Nota   Si ejecuta una macro que afecta a un elemento que está protegido en la hoja de cálculo, aparece un mensaje y la macro deja de ejecutarse.

Opciones de hoja de gráfico

Casilla de verificación Si está activada, impide que los usuarios puedan
Contenido Efectuar cambios en elementos que forman parte del gráfico, por ejemplo series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de origen.
Objetos Efectuar cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de gráfico.

MostrarPermiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de cálculo protegida

Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que los usuarios puedan cambiar o introducir datos. Puede:

  • Desbloquear celdas para todos los usuarios en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas (menú Formato, comando Celdas).
  • Desbloquear celdas para usuarios específicos en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos (menú Herramientas, submenú Protección, comando Permitir que los usuarios modifiquen rangos).

Los usuarios que especifique en el cuadro de diálogo Permisos para rango (botón Permisos) pueden modificar el rango automáticamente sin escribir la contraseña. A los demás usuarios se les pedirá la contraseña cuando deseen modificar el rango.

Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Si una celda pertenece a más de un rango, los usuarios que tengan autorización para modificar cualquiera de los rangos podrán modificar la celda.
  • Si un usuario intenta modificar varias celdas y sólo tiene autorización para modificar algunas de ellas, aparecerá un mensaje indicándole que debe seleccionar y modificar las celdas una a una.
  • Si especifica rangos en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos sin asignar una contraseña, dichos rangos se desbloquearán para todos los usuarios.

MostrarProtección mediante contraseña de elementos de hojas de cálculo y de libros

Al proteger un libro u hoja de cálculo para bloquear sus elementos, agregar una contraseña es opcional. En este contexto, la contraseña sólo sirve para permitir el acceso a ciertos usuarios e impedir que realicen cambios otros. Este nivel de protección mediante contraseña no asegura que todos los datos confidenciales del libro estén protegidos. Para lograr una seguridad óptima, debería usar una contraseña para proteger el propio archivo de libro frente a accesos no autorizados.

 Nota   Es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin la contraseña, no hay forma de desproteger el libro o la hoja de cálculo.

 Importante   Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no segura, Casa27. Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.

MostrarProtección de la estructura y la ventana del libro

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro se aplica a todo el libro.

Para proteger un libro, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Proteger libro.

Puede elegir qué elementos desea proteger (estructura, ventanas del libro, o ambos) activando o desactivando las siguientes casillas de verificación.

Opciones de libro

Casilla de verificación Si está activada, impide que los usuarios puedan
Estructura

 Nota   Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se puede realizar en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará de ejecutarse.

Ventanas
  • Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abre.
  • Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. (Sin embargo, los usuarios pueden ocultar o mostrar ventanas).

 Nota   En el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el código en uso.), los programadores pueden proteger las macros para que los usuarios no puedan verlas ni modificarlas. Los programadores pueden proteger las macros mediante la ficha Protección del cuadro de diálogo Propiedades del proyecto del Editor de Visual Basic (menú Herramientas, comando Propiedades del proyecto). Para obtener más información, vea la Ayuda de Visual Basic (Ayuda de Microsoft Visual Basic: para obtener ayuda de Visual Basic en Excel, elija Macro en el menú herramientas y haga clic en Editor de Visual Basic. En el menú Ayuda, haga clic en Ayuda de Microsoft Visual Basic.).

Para ocultar todo un libro de forma que los usuarios no puedan verlo pero sí tener acceso a contenido como macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.), utilice el comando Ocultar del menú Ventana y, a continuación, guarde el libro oculto.

MostrarProtección de datos confidenciales

Las características de Excel relacionadas con las operaciones de ocultar datos o bloquear datos mediante contraseñas no están diseñadas para proteger datos o información confidencial en Excel. Estas características pretenden simplemente esconder datos o formulas que podrían confundir a algunos usuarios o impedir que se vean o modifiquen dichos datos.

Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la modificación de datos confidenciales y ayudar a protegerlos para que no se puedan ver, puede que desee limitar el acceso a cualquier archivo de libro que contenga dicho tipo de información, almacenándolos en ubicaciones que sólo sean accesibles para los usuarios autorizados.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003