Cuando abra Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office Access 2007, o bien, cuando cree un mensaje nuevo en Microsoft Office Outlook 2007, notará que la ventana del programa ha cambiado. El viejo diseño de menús y barras de herramientas se ha reemplazado. ¿Cómo se utiliza este nuevo diseño enriquecido? Siga leyendo para informarse y descubrir por qué Microsoft Office es ahora mejor y más sencillo.
Proporcionamos la simplicidad que los usuarios pedían
Quizás se sienta un poco incómodo la primera vez que utilice su programa preferido de Office. El Office que utilizó durante tantos años tiene ahora una apariencia distinta. Es normal que se sienta un poco confuso. Pero, adelante, tírese a la piscina, vea cómo funciona. Con un poco de tiempo y uso, verá que este nuevo diseño le facilita el trabajo. La interfaz de usuario de Office Fluent se ha desarrollado con el objeto de proporcionar lo que los usuarios de Office (quizás usted mismo) nos han pedido: programas de uso más sencillo, con comandos que sean más fáciles de encontrar.
Comandos fáciles de encontrar
Un ejemplo de hasta qué punto los comandos son más fáciles de encontrar en la versión 2007 es la gran variedad de botones agrupados que puede verse a lo largo de la parte superior de la ventana. Ya no habrá que buscar los comandos. Todo lo que necesita, está ahora expuesto y disponible. En vez de barras de herramientas ocultas con comandos escondidos en menús o paneles independientes, ahora dispone de un centro de control que reúne lo esencial de un modo muy visual. Además, los botones no desaparecerán; siempre estarán ahí.
Mostrar sólo los comandos que se utilizan
Debe estar pensando: "¿Todos los comandos en un mismo lugar y todos visibles? Ocuparán toda la ventana". No es para menos. Por ello, teníamos otro objetivo al crear el nuevo diseño de Office: reducir el número de comandos ofrecidos como conjunto principal más disponible, tomando sólo los de mayor uso.
Los ingenieros de uso de Microsoft llegaron a la conclusión de que los usuarios de Office prefieren un conjunto principal de comandos que utilizan continuamente. Dichos comandos son ahora los más destacados.
Por ejemplo, el comando Pegar es uno de los comandos más utilizados de Office. ¿Por qué no otorgarle prioridad máxima en la ventana, junto con los comandos relacionados Cortar y Copiar? Estos comandos ya no tienen que compartir espacio con otros comandos remotamente relacionados en un menú o una barra de herramientas. Son los comandos de mayor uso. Por eso, son los que se encuentran directamente a su alcance. Recuerde: no hemos eliminado ninguna de las características preferidas; simplemente las hemos organizado según su frecuencia de uso.
Organizar los comandos según las tareas principales
Los comandos son ahora más visibles y se ha reducido su número según la frecuencia de uso. Pero ¿cómo están organizados?
Están organizados en torno a las tareas principales de cada programa de Office. Así es como funciona: la cinta de opciones (la banda situada a lo largo de la parte superior de la ventana que contiene todos los comandos) divide las tareas principales de cada programa. Cada una de las tareas está representada por una ficha. Por ejemplo, la tarea principal en Word es escribir y la ficha que aparece en primer lugar en dicho programa es la ficha Escribir. Los comandos principales que se necesitan para escribir un documento se encuentran en esta ficha, como los formatos de fuente y los estilos de texto.
Nota Los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en esta ficha. Estos comandos se utilizan con frecuencia, por lo que lógicamente corresponden a la tarea principal de Word: escribir. Conforme vaya haciendo clic en las demás fichas, la cinta de opciones irá cambiando para mostrar los comandos que representen las otras tareas principales de Word. Por ejemplo, la ficha Insertar incluye comandos referentes a los diversos elementos que se suelen insertar, desde gráficos y formas hasta hipervínculos, encabezados y WordArt. La ficha Diseño de página, que es la siguiente, tiene todos los comandos necesarios para organizar y dar formato a la página.
Encontrará una organización similar en los otros programas de 2007 Microsoft Office system, donde la primera ficha incluye los comandos correspondientes al tipo de trabajo más importante. Por ejemplo, la ficha principal de Excel se denomina Hoja. La ficha principal de PowerPoint se denomina Diapositiva. En el caso de Access, se denomina Datos y, en el de Outlook, se denomina Escribir para escribir nuevos mensajes.
Grupos: comandos correspondientes a las tareas más extensas
Miremos detenidamente el contenido de las fichas: muchos comandos, organizados en conjuntos según su función. Estos conjuntos se denominan grupos y se pueden comparar con las antiguas barras de herramientas. Sin embargo, su punto fuerte reside en que reúnen todos los comandos que probablemente necesitará para cada tipo de tarea, proporcionando ayudas visuales enriquecidas.
Por ejemplo, la ficha Escribir incluye un grupo denominado Formato rápido, que muestra distintos estilos de texto con ejemplos visuales y proporciona una vista previa del texto seleccionado con el estilo elegido.
Más comandos sólo cuando sean necesarios
¿Qué ocurre con los comandos que no se encuentran en los grupos principales de las fichas? En vez de estar disponibles todos los comandos en todo momento, algunos comandos aparecen ahora sólo en respuesta a las acciones que realice el usuario. Por ejemplo, en PowerPoint, cuando se inserta una imagen, aparecen todos los comandos de orden y alineación de formas que antes estaban sepultados en submenús.
Para guardar o deshacer
Office no ha renunciado a todas las barras de herramientas. Para las acciones de mayor uso, como guardar o deshacer, tiene a su disposición la barra de herramientas de acceso rápido. Su versión predeterminada sólo contiene unos pocos comandos, pero puede personalizarla fácilmente para que incluya cualquier comando. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el comando que desee agregar y seleccione Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. El icono del comando aparecerá a la izquierda de la primera ficha.
Cambiar de vista
Como usuario experto de Office, está acostumbrado a cambiar de vista en la ventana del programa, por ejemplo, de la vista Normal a la vista Diseño de impresión en Word, o bien, de la vista Normal a la vista Presentación con diapositivas en PowerPoint. Cada uno de los programas de Office incluye ahora un selector de vistas en la parte inferior derecha de la ventana. Este selector va acompañado del menú Ver, que incluye comandos que permiten organizar las ventanas en la ventana del programa.
Elementos conocidos
Se conserva el menú Archivo, con varios de los comandos habituales y nuevas opciones de administración, limpieza y distribución de archivos. Puede abrir los cuadros de diálogo conocidos haciendo clic en el signo más que aparece en algunos grupos, para ver opciones más detalladas o avanzadas de los comandos del grupo. A veces, al hacer clic en un comando, se abrirán automáticamente paneles de tareas conocidos pero recortados (como el panel de tareas Estilos en Word) para ayudarle a completar la tarea.
¿Qué hay de los distintos tamaños de pantalla?
El tamaño de la cinta de opciones se puede ajustar y adaptar incluso a las pantallas de Tablet PC. Mostrará las fichas y los grupos con un tamaño más reducido, según disminuya la resolución de pantalla. La cinta de opciones funciona perfectamente en las pantallas de gran tamaño y de alta resolución, donde muestra la eficacia y el alcance de su diseño.
Más novedades, más aspectos conocidos
La versión 2007 incluye más novedades que le gustarán. Las descubrirá más detenidamente conforme vaya utilizando los programas:
- Comenzar a trabajar con archivos
Cuando comience a trabajar con un nuevo documento, hoja de cálculo, presentación con diapositivas o base de datos, verá una ventana completa y vistosa. Seleccione en el catálogo una plantilla o un vínculo a un artículo de Office Online que pueda impulsar su trabajo. O bien, comience a trabajar con un archivo nuevo o existente como solía hacer antes.
- Finalizar el trabajo con archivos
El menú Archivo tiene ahora más facetas. Está ubicado en la esquina superior izquierda de la cinta de opciones e incluye los comandos básicos que el usuario espera encontrar: Guardar, Guardar como e Imprimir. Es también el lugar donde se seleccionan los valores de configuración del programa, como las opciones de impresión, revisión ortográfica y vista predeterminada.
Además, este menú permite comprobar que un archivo no incluye marcas de revisión u otra información privada y permite distribuir el archivo a un área de trabajo compartida.
- Métodos abreviados de teclado
Todos los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan por CTRL se conservan, así como las teclas de función.
Los nuevos métodos abreviados de teclado que comienzan por ALT están perfectamente indicados en la pantalla. Mantenga presionada la tecla ALT y Office mostrará la letra correspondiente a cada ficha, grupo y comando.
Nota: Si lo desea, puede configurar el programa para que se activen los métodos abreviados de teclado que empiezan por ALT y que se utilizan en Office 2003.
En la versión 2007, Word, Excel y PowerPoint adoptan los formatos XML abiertos de Microsoft Office, lo que significa que sus formatos de archivo predeterminados se basan ahora en el lenguaje de marcado extensible (XML). Entre los beneficios aportados por este cambio se incluyen una mayor seguridad para los archivos, una menor probabilidad de que se dañen los archivos, la reducción del tamaño de los archivos y el uso compartido de datos a través de una amplia variedad de sistemas de almacenamiento y recuperación. Si lo desea, puede guardar los archivos de 2007 Microsoft Office system con los antiguos formatos, pero no disfrutará de estas ventajas.
En el caso de los documentos, hojas de cálculo y presentaciones, el formato de archivo predeterminado tiene ahora una "x" al final de la extensión de archivo, la cual indica el lenguaje XML. Si se guarda el archivo como una plantilla, ocurre lo mismo: la antigua extensión de plantilla tiene ahora una "x" al final: por ejemplo, .xlsx en Excel. Si el archivo contiene código o macros, debe guardarlo con el nuevo formato de archivo habilitado para macros. En el caso de los documentos de Word, es .docm; en el caso de las plantillas de Word, es .dotm. Habrá dos versiones de archivos comprimidos: las que no incluyen código (.docx, .xlsx y .pptx) y las que tienen macros habilitadas (.docm, .xlsm, .pptm y algunos otros).
- Compatibilidad de versiones
Si abre un archivo creado en una versión anterior de Office, se le preguntará si desea convertir el archivo al nuevo formato. Si responde afirmativamente, el documento se guardará con el nuevo formato XML. Si opta por no convertir el archivo, éste conservará su formato original. Puede abrirlo y modificarlo en 2007 Microsoft Office system, pero no estarán disponibles algunas de las características de la versión 2007.
Si utiliza una versión anterior de Office y recibe un archivo creado en la versión 2007, deberá descargar un convertidor para poder leer y editar el archivo de 2007 Microsoft Office system. Para descargar un convertidor, haga clic aquí.
