¿Qué formato de archivo se debe usar en Access 2007?

Microsoft Office Access 2007 presenta un nuevo formato de archivo que utiliza la extensión de archivo .accdb. Además, Office Access 2007 proporciona cierta compatibilidad para el formato de archivo utilizado en versiones anteriores de Access. En este artículo se explica por qué se debe usar el nuevo formato de archivo siempre que sea posible y por qué en ocasiones deberá utilizar el formato de archivo de la versión anterior. También aprenderá a convertir una base de datos al nuevo formato de archivo.

En este artículo


El nuevo formato de archivo (.accdb)

Office Access 2007 emplea un nuevo formato de archivo que admite diversas mejoras de producto. Cuando se crea una nueva base de datos en Access 2007, ésta utiliza el nuevo formato de archivo de manera predeterminada y recibe la extensión de archivo .accdb.

Debe usar el nuevo formato de archivo siempre que sea posible porque admite nuevas características, como adjuntos y campos multivalor. Sin embargo, el nuevo formato de archivo no se puede abrir o vincular con versiones anteriores de Access, no admite la replicación de compatibilidad ni la seguridad a nivel de usuario. Si necesita usar la base de datos con versiones anteriores de Access, o si necesita utilizar replicación o seguridad a nivel de usuario, debe usar un formato de archivo de una versión anterior.

Entre las nuevas características admitidas en el formato de archivo .accdb se incluyen:

  • Campos multivalor

Suponga que necesita asignar una tarea a uno de sus empleados pero decide que debe asignársela a más de una persona. En Office Access 2007 puede crear un campo multivalor donde los nombres de los empleados se pueden seleccionar de un cuadro o escribirse directamente en él.

Al hacer clic en el cuadro, las casillas de verificación seleccionadas indican sus opciones elegidas. Los empleados seleccionados se almacenan en el campo multivalor y se separan con comas (de manera predeterminada) cuando se muestran.

La idea subyacente a los campos multivalor es hacer más fácil seleccionar y almacenar más de una opción, sin tener que crear un diseño de base de datos más avanzado. Los campos multivalor son también importantes para la integración con Windows SharePoint Services 3.0, porque las listas de SharePoint también admiten campos multivalor.

 Importante   Los campos multivalor sólo se admiten si se utiliza el nuevo formato de archivo .accdb.

  • Tipo de datos adjuntos

El nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios de su base de datos sin un aumento excesivo del tamaño físico de ésta. Los adjuntos se comprimen automáticamente, cuando procede, para maximizar el espacio utilizado. Puede adjuntar un documento de Microsoft Office Word 2007 a un registro o guardar una serie de fotografías digitales. Puede incluso adjuntar varios adjuntos a un solo registro.

 Importante   El tipo de datos adjuntos sólo es compatible con el nuevo formato de archivo .accdb.

  • Integración mejorada con Windows SharePoint Services y Microsoft Office Outlook 2007

En el pasado, los archivos de Access con formato .mdb eran bloqueados por Windows SharePoint Services o Outlook debido a que se puede incluir código poco seguro en una base de datos de Access. Office Access 2007 permite verificar el código como seguro o deshabilitarlo. Ello permite integrar aún más las bases de datos de Access con Windows SharePoint Services o Outlook.

 Importante   Esta capacidad de integrar mejor las bases de datos de Access con Windows SharePoint Services o Outlook sólo es posible si se utiliza el nuevo formato de archivo .accdb.

  • Trabajar sin conexión en una lista de SharePoint con Access

Puede trabajar sin conexión con sus listas de SharePoint con un simple clic si utiliza Office Access 2007. Trabaje con sus datos en Access y después sincronice sus cambios o vuelva a conectar con el sitio de SharePoint más tarde.

 Importante   La capacidad de trabajar sin conexión con una lista de SharePoint con Access sólo es posible si se utiliza el nuevo formato de archivo .accdb.

  • Seguimiento del historial del campo Memo

Los campos Memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. Empezando por Office Access 2007, puede establecer una propiedad (AppendOnly) que fuerce a Access a conservar un historial de todos los cambios de un campo Memo. A continuación puede ver un historial con dichos cambios. Esta característica admite también la característica de uso de versiones en Windows SharePoint Services 3.0 de manera que pueda utilizar Access para realizar el seguimiento de los cambios en varias líneas de un campo de texto almacenado en una lista de SharePoint (suponiendo que el campo tiene la opción Anexar cambios al texto existente establecida en ).

 Importante   El seguimiento del historial para los campos Memo sólo es posible si se utiliza el nuevo formato de archivo .accdb.

  • Cifrado mejorado

Puede elegir establecer una contraseña de base de datos y cifrar el contenido de su base de datos. Cuando utilice para ello Office Access 2007 y un archivo que use el nuevo formato de archivo, Access utilizará Windows Crypto API para cifrar los datos.

 Importante   El cifrado mejorado sólo es posible si se utiliza el nuevo formato de archivo .accdb.

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El formato de archivo de la versión anterior (.mdb)

Las versiones de Access anteriores a Office Access 2007 admiten formatos de archivo que usan la extensión de archivo .mdb. En Office Access 2007 aún puede abrir archivos .mdb. Si el archivo se almacena con el formato de archivo de Access 2002-2003 o Access 2000, puede abrirlo y usarlo en Office Access 2007 como haría normalmente. Sin embargo, no podrá disfrutar de las nuevas características que requieren el formato de archivo .accdb.

Si el archivo se almacena con el formato de archivo de Access 95 o Access 97, al abrirlo primero en Office Access 2007, Access ofrece actualizar la base de datos al formato de archivo definido actualmente como el predeterminado (generalmente el archivo .accdb, a menos que usted o un administrador hayan cambiado el valor). Si no piensa usar la base de datos con versiones de Access anteriores a Access 2007, no va a compartir la base de datos con otros usuarios que usen versiones de Access anteriores a Access 2007, y no utiliza la replicación o la seguridad a nivel de usuario, debe actualizar el archivo de base de datos al nuevo formato .accdb. Después de actualizar la base de datos al formato de archivo .accdb, ya no podrá abrir la base de datos utilizando una versión de Access anterior a Access 2007.

Si el archivo está almacenado con el formato de Access 95 o Access 97 y decide no actualizar al formato .accdb, no podrá realizar cambios de diseño. Podrá ver objetos y realizar cambios en sus datos a través de Office Access 2007, pero no podrá realizar cambios de diseño.

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Convertir al nuevo formato de archivo

Para convertir explícitamente una base de datos de Access en el nuevo formato de archivo .accdb, primero tiene que abrir la base de datos y, a continuación, guardarla en el formato de archivo .accdb. El procedimiento siguiente es para los archivos creados en Access 97, Access 2000, Access 2002 o Access 2003. Para obtener más información acerca de cómo importar y convertir archivos de base de datos de Access 2.0 o Access 95, consulte los vínculos de la sección Vea también

En primer lugar, abra su base de datos:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos que desea convertir.

Ahora, convierta su base de datos:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, seleccione Guardar como.
  1. Bajo Guardar la base de datos en otro formato, haga clic en Base de datos de Access 2007.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el nombre suministrado.
  3. Haga clic en Guardar.

Se creará una copia de la base de datos en el formato de archivo .accdb.

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