Menús y barras de herramientas

Microsoft Office personaliza automáticamente los menús y barras de herramientas basándose en la frecuencia con la que utiliza los comandos. Al iniciar por primera vez un programa de Office, aparecen sólo los comandos más básicos. Posteriormente, a medida que trabaja el usuario, se ajustan los menús y las barras de herramientas para que sólo aparezcan los comandos y los botones de barras de herramientas utilizados con mayor frecuencia.

Para buscar un comando que no utilice a menudo o que nunca haya utilizado antes, haga clic en las flechas situadas en la parte inferior del menú para mostrar todos los comandos. También puede hacer doble clic en el menú para expandirlo. Al expandir un menú, se expanden todos los menús hasta que se seleccione un comando o se realice otra acción. Al hacer clic en un comando del menú expandido, se agrega inmediatamente el comando a la versión abreviada del menú. Si no utiliza el comando con frecuencia, se elimina de la versión abreviada del menú.

Las barras de herramientas pueden situarse unas cerca de otras en la misma fila. Cuando coloca varias barras de herramientas en la misma fila, puede que no haya suficiente espacio para mostrar todos los botones. Si no hay suficiente espacio, aparecerán los botones que se hayan usado más recientemente.

Puede ajustar el tamaño para mostrar más botones o puede mostrar todos los botones en una barra de herramientas. Para ver una lista de los botones que no caben en una barra de herramientas acoplada (barra de herramientas acoplada: barra de herramientas que está unida a un borde de la ventana de programa. Cuando arrastre una barra de herramientas debajo de la barra de título del programa o al borde izquierdo, derecho o inferior de la ventana del programa, la barra de herramientas se ajusta al borde de la ventana del programa.) integrada, haga clic en Opciones de las barras de herramientas al final de la barra de herramientas. Cuando utiliza un botón que no aparece en la barra de herramientas, este botón se incorpora a la barra de herramientas y un botón que no se ha utilizado recientemente se elimina de la lista Opciones de las barra de herramientas.

Puede personalizar manualmente los menús y barras de herramientas, agregar y quitar botones y menús de las barras de herramientas, crear barras de herramientas personalizadas, ocultar o mostrar barras de herramientas, y mover barras de herramientas. Puede personalizar la barra de menús de la misma manera que se personalizan las barras de herramientas integradas (barra de herramientas incorporada: en Access 2003 y versiones anteriores, barra de herramientas que forma parte de la interfaz de usuario en el momento de su instalación. Las barras de herramientas personalizadas, por el contrario, son las creadas por el usuario para su propia aplicación de base de datos.) (por ejemplo, puede agregar y quitar rápidamente botones y menús de la barra de menús), pero no puede ocultar la barra de menús.

Mediante Microsoft Access, puede crear sus propias aplicaciones con una interfaz de usuario que tenga la "aspecto y estilo" de una aplicación de Microsoft Windows. Además de las funciones de barras de herramientas comunes a todas las aplicaciones de Office, puede realizar las siguientes acciones:

• Crear, eliminar y cambiar el nombre de las barras de herramientas, las barras de menús (incluidos los submenús) y los menús contextuales (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento, o presione MAYÚS+F10.) personalizados.
• Convertir las barras de herramientas personalizadas de macros de versiones anteriores.
• Importar las barras de herramientas de otro archivo de datos de Access (archivo de Microsoft Access: archivo de base de datos o de proyecto. En Access 2007, las bases de datos de objetos y datos se almacenan en un archivo .accdb. Las versiones anteriores utilizan archivos .mdb. Un archivo de proyecto no contiene datos y se usa para conectar con una base de datos de Microsoft SQL Server.).
• Mejorar las barras de herramientas personalizadas agregando teclas e información de ayuda a los botones y comandos.
• Proteger los cambios a las barras de herramientas como, por ejemplo, el movimiento y el ajuste de tamaño.
• Adjuntar barras de herramientas a un formulario o informe.
• Agregar funciones (procedimiento Function: procedimiento que devuelve un valor y que se puede utilizar en una expresión. Se declara una función con la instrucción Function y se finaliza con la instrucción End Function.) de Microsoft Visual Basic a los botones y comandos.