Crear una consulta de datos anexados

En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta de datos anexados. Este tipo de consulta se usa cuando se necesitan agregar nuevas filas de datos a una tabla existente.

Para cambiar o actualizar parte de los datos de un conjunto existente de registros, como uno o varios campos, se puede usar una consulta de actualización. Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de actualización.

Si necesita copiar los datos de una tabla existente, puede generar una consulta de creación de tabla. Para obtener más información sobre la creación de consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de creación de tabla.

¿Qué desea hacer?


Obtener información sobre las consultas de datos anexados

Una consulta de datos anexados agrega un conjunto de registros (filas) de una o varias tablas de origen (o consultas) a una o varias tablas de destino. En general, las tablas de origen y de destino residen en la misma base de datos, pero no es imprescindible. Por ejemplo, supongamos que tiene algunos clientes nuevos y se hace con una base de datos que contiene una tabla de información sobre esos clientes. Para evitar tener que escribir manualmente los nuevos datos, puede anexarlos a la tabla apropiada de su base de datos. Asimismo, puede usar consultas de datos anexados para:

  • Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, quizás desee anexar únicamente los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos pendientes.
  • Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Por ejemplo, supongamos que la tabla Clientes tiene 11 campos y que los campos de una tabla Clientes en otra base de datos coinciden con 9 de los 11 campos. Podrá usar una consulta de datos anexados para agregar únicamente los datos de los campos coincidentes y omitir los demás datos.

Recuerde que no se pueden usar las consultas de datos anexados para agregar datos a los campos individuales de registros existentes. En ese caso, se usa una consulta de actualización , sólo se pueden usar consultas de datos anexados para agregar filas de datos.

Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de actualización. Para obtener información general sobre otras formas de agregar registros a una base de datos o cambiar los datos existentes, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.

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Crear y ejecutar una consulta de datos anexados

Para crear una consulta de datos anexados, siga estos pasos básicos:

  • Cree una consulta de selección.
  • Convierta la consulta de selección en una consulta de datos anexados.
  • Elija los campos de destino para cada columna de la consulta de datos anexados.
  • Ejecute la consulta para anexar los registros.

 Nota   Recuerde que no se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados, por lo que debe proceder con cuidado. Recuerde también que los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de origen deben ser compatibles con los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de destino. Por ejemplo, se pueden anexar números a un campo de texto, pero no se puede anexar texto a un campo numérico a menos que se use una expresión, como (Val(Campo_de_texto)), para convertir primero los datos al tipo de datos Número.

Para obtener más información sobre los tipos de datos y cómo usarlos, vea el artículo Modificar o cambiar el tipo de datos definido para un campo.

Crear una consulta de selección

  1. Abra la base de datos que contiene los registros que desee anexar.
  2. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  1. Seleccione cualquier combinación de tablas o consultas que contengan los registros que desee anexar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas o consultas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En estas ventanas se muestran todos los campos de cada tabla o consulta. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas.

Tabla en el diseñador de consultas

  1. Haga doble clic en los campos que desee anexar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la cuadrícula de diseño (la sección inferior del diseñador de consultas).

Se puede agregar una expresión como =Fecha() para que se devuelva automáticamente la fecha actual, o bien, se pueden agregar campos de tabla o de consulta a las celdas de la cuadrícula de diseño. Se puede agregar un campo de tabla o de consulta por celda.

Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) que aparece en la parte superior de la lista de campos de tabla. En esta ilustración se muestra la cuadrícula de diseño con todos los campos agregados.

Consulta con todos los campos de tabla agregados

  1. De manera opcional, se puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cómo afectan a las consultas.
Criterios Efecto
> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, use < 234.
>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #02.02.2007# Y #01.12.2007# Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla. Por ejemplo: Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
No "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco.
En(Canadá,Reino Unido) En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Como "[A-D]*" En un campo con el tipo de datos Texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre A y D. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco.
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan el grupo de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco.
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce (lo cual viene indicado por el signo de interrogación). Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación.
#02.02.2007# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en vez de usar signos de almohadilla (#). Ejemplo: '02.02.2007'.
< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.
Fecha() Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual.
Entre Fecha() Y AgregFecha("M", 3, Fecha()) Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.
  1. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
  1. Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee actualizar. Si desea agregar o quitar campos de la consulta, vuelva a la vista Diseño y agregue los campos de acuerdo con lo descrito en el anterior paso, o bien, seleccione los campos que desee quitar y presione SUPRIMIR para quitarlos de la consulta.
  2. Prosiga con el siguiente procedimiento, mediante el cual va a convertir la consulta de selección en una consulta de datos anexados.

Convertir la consulta de selección en una consulta de datos anexados

  1. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la consulta abierta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

O bien,

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  1. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar.

Aparece el cuadro de diálogo Anexar.

  1. Llegado a este punto, podrá optar por anexar los registros de una tabla a otra tabla de la misma base de datos, o bien, a una tabla de otra base de datos.

 Nota   Si desea copiar registros a una nueva tabla, deberá usar una consulta de creación de tabla.

MostrarCómo crear una consulta de creación de tabla

  1. Siga los pasos descritos en esta sección para crear una consulta de selección. Modifique la consulta de selección hasta que devuelva los registros que desee insertar en la nueva tabla.
  2. Cambie a la vista Diseño de la consulta. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

O bien,

Haga clic con el botón secundario en la consulta en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  1. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.

  1. En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Coloque la nueva tabla en la base de datos abierta.
      • Mantenga seleccionada la opción Base de datos activa y haga clic en Aceptar.
    • Coloque la nueva tabla en otra base de datos.
  1. Haga clic en Otra base de datos.
  2. Escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de la otra base de datos, o bien, haga clic en Examinar para buscar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.
  4. Haga clic en Aceptar.

Ahora que ha convertido la consulta, deberá decidir si desea anexar los registros a una tabla de la misma base de datos o a una tabla de otra base de datos. Según la decisión que tome, siga los pasos descritos en uno de estos dos procedimientos:

    Anexar registros a una tabla de la misma base de datos

    1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está seleccionada la opción) y, a continuación, seleccione la tabla de destino en el cuadro combinado Nombre de la tabla.
    2. Haga clic en Aceptar.

Lo que vea depende de cómo haya creado la consulta de selección. Por ejemplo, si agregó todos los campos de la tabla o consulta de origen, Access agregará todos los campos de la tabla de destino a la fila Anexar a en la cuadrícula de diseño.

O bien,

Si agregó campos individuales a la consulta y si los nombres de campo de las tablas de origen y de destino coinciden, Access agregará automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a en la consulta.

O bien,

Si agregó campos individuales y algunos de los nombres de las tablas de origen y de destino no coinciden, Access dejará esos campos en blanco. Puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.

En esta ilustración se muestra cómo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.

Lista despegable en la fila Anexar a

 Nota   Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexará datos a ese campo.

  1. Para obtener una vista previa de los cambios, cambie a la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de datos.

O bien,

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de datos.

  1. Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en EjecutarImagen del botón para anexar los registros.

Aviso    No se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados, por lo que debe estar muy seguro de que desea anexar los registros.

    Anexar registros a una tabla de otra base de datos

    1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.
    2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino.
    3. En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

O bien,

Haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Anexar subsiguiente para buscar la base de datos de destino. Haga clic en Aceptar después de buscar y seleccionar la base de datos de destino. De este modo, se cerrará el cuadro de diálogo Anexar subsiguiente. En el primer cuadro de diálogo Anexar, en el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Lo que vea depende de cómo haya creado la consulta de selección. Por ejemplo, si agregó todos los campos de la tabla o consulta de origen, Access agregará todos los campos de la tabla de destino a la fila Anexar a en la cuadrícula de diseño.

O bien,

Si agregó campos individuales a la consulta y si los nombres de campo de las tablas de origen y de destino coinciden, Access agregará automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a en la consulta.

O bien,

Si agregó campos individuales y algunos de los nombres de las tablas de origen y de destino no coinciden, Access dejará esos campos en blanco. Puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.

En esta ilustración se muestra cómo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.

Lista despegable en la fila Anexar a

 Nota   Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexará datos a ese campo.

  1. Vuelva a la vista Diseño (haga clic con el botón secundario en la ficha situada en la parte superior de la consulta y, luego, haga clic en Vista Diseño) y, a continuación, haga clic en Ejecutar (Imagen del botón ) para anexar los registros. Cuando se le pida que confirme la operación, haga clic en .

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Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, cuando se abre una base de datos que no reside en una ubicación de confianza, o bien, cuando se opta por no confiar en la base de datos, Access impide la ejecución de todas las consultas de acción, es decir, las consultas de datos anexados, consultas de actualización, consultas de eliminación y consultas de creación de tabla.  

Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Si ve ese mensaje, siga este procedimiento:

Habilitar el contenido bloqueado

  • En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Confiar en Office.

  • Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Vuelva a ejecutar la consulta.

Si no ve la Barra de mensajes

  • Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos, y en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo Proteger una base de datos de Access 2007.

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Corresponde a:
Access 2007