Cómo buscar registros

Supongamos que ha creado una base de datos a partir de una de las nuevas plantillas incluidas en Microsoft Office Access 2007. Puede tratarse de una base de datos Contactos y ha importado información de contacto desde Microsoft Office Outlook 2007. En un momento determinado, va a tener tantos datos que para buscar registros específicos ya no basta con echar un vistazo a una hoja de datos.

Hay cuatro formas de buscar registros específicos:

  • Desplazamiento    El desplazamiento implica moverse entre los registros, generalmente de uno en uno, en una tabla o vista.

 Nota   Una vista es un objeto de base de datos que muestra la información almacenada en las tablas. Los formularios, consultas e informes pueden ser vistas.

Todas las plantillas de Office Access 2007 incluyen consultas que se pueden usar inmediatamente. Asimismo, puede crear sus propias consultas para buscar registros específicos y responder a preguntas concretas.

En este artículo se explican las técnicas que puede usar para desplazarse, buscar y filtrar los registros. Se incluye asimismo un ejemplo de cómo usar una consulta para buscar registros específicos y se proporcionan vínculos a otros artículos de ayuda para obtener información más detallada sobre el uso de las consultas.

¿Qué desea hacer?


Desplazarse por los registros

Hay varias formas de desplazarse por los registros. Puede presionar la tecla TAB para moverse por los registros según el orden en que aparecen y de uno en uno. Cuando abre una tabla o vista en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.), puede usar los botones de desplazamiento parar moverse entre los registros. La mayoría de los formularios incluyen asimismo botones de desplazamiento. En las plantillas de Office Access 2007, algunos formularios disponen del cuadro Ir a que permite elegir un registro basándose en los datos de los campos de clave.

Usar los botones de desplazamiento por los registros

Los botones de desplazamiento permiten ir de un registro a otro. Dependiendo del botón en el que se haga clic, el desplazamiento se realiza al registro primero, último, siguiente, anterior o a un nuevo registro.

Botones de desplazamiento

Llamada 1 Primer registro
Llamada 2 Registro anterior
Llamada 3 Registro activo
Llamada 4 Siguiente registro
Llamada 5 Último registro
Llamada 6 Nuevo registro (vacío)
Llamada 7 Indicador de filtro
Llamada 8 Cuadro Buscar

Cuando haga clic en el cuadro Registro activo, podrá escribir un número de registro y, a continuación, presionar ENTRAR para ir a ese registro. El número de registro se cuenta secuencialmente desde el inicio del formulario o de la hoja de datos. No se corresponde con ningún valor de campo.

El botón del indicador de filtro muestra si se ha aplicado algún filtro. Si no hay ningún filtro aplicado o se han borrado todos los filtros, se ve Sin filtro. Para quitar el filtro, puede hacer clic en este botón si muestra Filtrado. De manera similar, si muestra Sin filtrar, puede hacer clic en este botón para aplicar el último filtro usado.

Si escribe texto en el cuadro Buscar, se resaltará el primer valor coincidente en tiempo real a medida que vaya escribiendo cada carácter. Puede usar esta característica para buscar rápidamente un registro con valor coincidente.

Seleccionar un registro mediante el cuadro Ir a

El cuadro Ir a permite elegir un registro concreto en una lista desplegable. El botón aparece en las bases de datos creadas a partir de una plantilla de Access, normalmente en los formularios de detalles que muestran información sobre personas, como el formulario Detalles de contactos en las bases de datos basadas en la plantilla Contactos. A veces, el cuadro Ir a aparece también en otros formularios, como el formulario Proyectos y tareas de las bases de datos basadas en la plantilla Proyectos de marketing.

Si un formulario incluye el cuadro Ir a, éste se sitúa en la sección superior izquierda de ese formulario y es similar a la siguiente ilustración:

Cuadro Ir a

Usar el cuadro Ir a

  1. Haga clic en la flecha situada en el borde del cuadro.
  2. Seleccione un registro en la lista desplegable.

 Nota   Si conoce los primeros caracteres del registro al que se desea desplazar, escríbalos en el cuadro Ir a para que pueda buscar rápidamente ese registro.

El cuadro Ir a muestra tantos datos como sean necesarios para identificar de manera única cada registro. Cuando se selecciona un registro en la lista, Access muestra el resto de los datos de ese registro en el área principal del formulario.

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Buscar registros específicos

Puede usar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar registros específicos. Puede buscar en un campo concreto o en una tabla o vista completa.

 Nota   El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar puede usarse únicamente si la tabla o vista muestra datos, incluso si no hay registros visibles por la aplicación de un filtro.

Buscar registros    

  1. Abra la tabla o vista en la que desee buscar.
  2. Haga clic en el campo en el que desee buscar.
  3. En el grupo Buscar de la ficha Inicio, haga clic en Buscar o presione CTRL+F.

O bien,

Método abreviado de teclado  Presione CTRL+B.

Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, con la ficha Buscar seleccionada.

  1. En el cuadro Buscar, escriba el valor que desee buscar.
  2. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para buscar en toda la tabla subyacente.
  3. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la búsqueda más amplia posible.

La lista Coincidir representa el operador de comparación. El elemento Cualquier parte del campo equivale a "contiene" y busca el criterio de búsqueda en cualquier parte del campo objeto de la búsqueda.

  1. En la lista Buscar, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.
  2. Cuando esté resaltado el elemento buscado, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cerrar el cuadro de diálogo.

Para obtener más información sobre cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, vea el artículo Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos.

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Filtrar registros

Puede aplicar un filtro para limitar los registros mostrados a los que cumplen los criterios. Al aplicar un filtro, será más fácil buscar los registros que desee. Por ejemplo, para limitar rápidamente los registros mostrados, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un campo cuyo valor desee hacer coincidir y, a continuación, seleccione una de las opciones Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene situadas en la parte inferior del menú contextual.

Aplicar un filtro por selección

  1. Abra una tabla o un formulario.
  2. Para asegurarse de que la tabla o el formulario aún no está filtrado, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzado y, a continuación, en Borrar todos los filtros si este comando está disponible.
  3. Vaya al registro que contiene el valor que desee usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic en el campo. Para filtrar por una selección parcial, seleccione únicamente los caracteres que desee.
  4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Selección y, a continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y, a continuación, seleccione una de las opciones Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene en la parte inferior del menú contextual.

  1. Para filtrar otros campos basándose en una selección, repita los anteriores pasos 3 y 4.

Para explorar otras formas de filtrar, use los comandos que aparecen en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

Para obtener más información sobre cómo aplicar un filtro, vea el artículo Filtrar: limitar el número de registros en una vista.

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Buscar registros mediante una consulta

Las técnicas que se pueden usar para buscar y filtrar los registros son muy útiles a la hora de buscar registros específicos. Sin embargo, a veces puede que desee realizar periódicamente la misma operación de búsqueda o filtro. En vez de reproducir cada vez un conjunto de procedimientos de búsqueda y filtro, puede crear una consulta.

Diferentes tipos de información se almacenan como distintas clases de datos. Por ejemplo, las fechas de cumpleaños se almacenan como datos de fecha/hora, mientras que los nombres se almacenan como datos de texto. Cuando se usa una consulta para buscar o filtrar, se usan criterios basándose en el tipo de datos que se está buscando.

A veces, no encuentra un registro que sabe que existe. Esto puede suceder si ve los registros en un formulario o una consulta que no muestre determinados registros debido al valor de un campo concreto. Por ejemplo, en la plantilla Problemas, el formulario Lista de problemas no muestra los problemas con el estado "Cerrado" porque los registros proceden de una consulta que excluye específicamente esos casos. Para ver los casos cerrados, puede buscarlos en la tabla Problemas o el formulario Detalles de problemas, usar el informe Casos cerrados, o bien, crear una consulta que muestre los casos cerrados. En el siguiente ejemplo se muestra cómo usar una consulta para buscar registros.

Supongamos que usa una base de datos creada a partir de la plantilla Problemas de Access 2007 para realizar un seguimiento de los problemas. La tabla Problemas tiene un campo denominado Estado que indica si un problema concreto está activo, se ha resuelto o está cerrado. Puede crear una consulta que muestre los problemas con el estado Cerrado siguiendo estos procedimientos:

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Problemas y, a continuación, haga clic en Cerrar.
  2. En el diseñador de consultas, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla Problemas. De este modo, asegura que la consulta mostrará todos los campos de los registros que devuelva.

Aparece Problemas.* en la primera columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Campo. Esto indica que deben devolverse todos los campos de la tabla Problemas.

  1. En el diseñador de consultas, haga doble clic en Estado en la tabla Problemas.

Aparece Estado en la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Campo.

  1. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar. De este modo, asegura que la consulta no mostrará el campo Estado.

Si no desactiva la casilla de verificación Mostrar situada en la columna Estado, se mostrará el campo Estado dos veces en los resultados de la consulta.

  1. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios, escriba ="Cerrado". Éste es el criterio de búsqueda. De este modo, asegura que la consulta devolverá únicamente los registros cuyo valor de Estado sea "Cerrado".

 Nota   En este ejemplo se usa un solo criterio de búsqueda. Se pueden usar varios criterios de búsqueda agregando criterios a más campos y mediante la fila o y las filas adicionales debajo de o.

La consulta ya puede ejecutarse y es similar a la siguiente ilustración:

Cuadrícula de diseño de la consulta

  1. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

 Nota   A menos que ya haya empezado a registrar problemas y, por lo tanto, tenga datos en la tabla Problemas y haya establecido el estado de al menos un problema en "Cerrado", la consulta no devolverá resultados. No obstante, puede guardar la consulta y usarla en cualquier momento.

  1. Presione CTRL+S para guardar la consulta. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la consulta (por ejemplo, Problemas cerrados) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

La consulta mostrará los problemas cuyo estado sea Cerrado.

Para obtener más información sobre cómo crear consultas para que le ayuden a buscar registros, vea los artículos Crear una consulta de selección sencilla y Crear una consulta basada en varias tablas.

Para obtener más información sobre los criterios de búsqueda y de filtro, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

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Corresponde a:
Access 2007