Archivar datos de Access

Una forma de ayudar a mantener los datos organizados es archivar periódicamente los registros antiguos o inactivos. Por ejemplo, suponga que utiliza Access para administrar una biblioteca de préstamos. Puede tener una tabla para hacer un seguimiento de las transacciones de préstamo, con un campo donde se almacenará la fecha en que se ha prestado el elemento y un campo para la fecha en que se devolvió. Una posible directiva de conservación de registros sería archivar los registros de transacciones de préstamo durante un año después de la devolución del elemento y destruir los registros después de dos años.

Puede archivar todas las tablas de una base de datos, tablas específicas, o sólo registros específicos, por ejemplo, los registros anteriores a una fecha determinada. En este tema se explica cómo archivar datos.

En este artículo


Información general

Archivar los datos es una posibilidad que debe considerar cuando haya datos que ya no vaya a utilizar, pero desea conservarlos a mano por si los necesitara. Puede guiar sus planes de archivado por alguna política, por ejemplo, una directiva de conservación de datos.

El almacenamiento (o archivado) de datos suele depender de una condición relacionada con una fecha, por ejemplo la proximidad del final de mes.

Métodos para archivar datos

En la siguiente tabla se indican distintas formas de archivar datos, cuándo se debe utilizar cada método y otras consideraciones.

Método Descripción Cuándo utilizarlo Otras consideraciones
Mover periódicamente registros a una tabla de almacenamiento Periódicamente, se ejecuta una consulta que selecciona los datos que se archivarán y los anexa a una tabla de almacenamiento. A continuación, se ejecuta una consulta que selecciona los mismos datos (de la tabla original) y los elimina. Cuando la condición que se utiliza para determinar qué registros se archivarán la cumplen algunos de los registros de la tabla.

EJEMPLO: cuando se desea archivar transacciones de biblioteca (préstamos) cuya fecha de devolución sea al menos hace un año.
Reemplazar periódicamente una tabla De manera periódica, se realiza una copia de archivo de una tabla determinada y, a continuación, se reemplaza la tabla con una copia nueva y vacía. Cuando la condición que se utiliza para determinar qué registros se archivarán la cumplen todos los registros de la tabla.

EJEMPLO: se tiene una tabla que almacena extremos de temperatura diarios. Cada año, se archiva la tabla y se empieza de cero con otra vacía.
  • Quizás tenga que resolver cuestiones de integridad referencial.
Reemplazar periódicamente todas las tablas Se comienza con una base de datos dividida (base de datos que incluye un archivo de base de datos back-end que contiene todas las tablas y un archivo de base de datos front-end que contiene todos los demás objetos de la base de datos). Periódicamente, se realiza una copia de archivo de la base de datos back-end y se reemplaza ésta con una nueva base de datos vacía. Cuando la condición que se utiliza para determinar qué registros se archivarán la cumplen todos los registros en la mayoría de las tablas.

EJEMPLO: la base de datos consta de varias tablas con diferentes tipos de datos meteorológicos. Cada año, se archivan todas las tablas.
  • Si dispone de tablas de búsqueda (tablas que se utilizan para almacenar valores para buscar, por ejemplo códigos postales o departamentos), tal vez tenga que importar los datos en la nueva base de datos back-end.
  • Con este método, no se puede usar una macro. Debe archivar la base de datos manualmente.

Resolver cuestiones de integridad referencial

Si los registros que desea archivar están relacionados con registros de otras tablas, es posible que haya que resolver cuestiones de integridad referencial. Si los registros que desea archivar son "secundarios" (pertenecen al lado "varios" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.)), probablemente no haya ningún riesgo en archivarlos, y puede hacerlo sin ninguna preocupación. Si los registros que desea archivar son "principales" (pertenecen al lado "uno" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.)), al archivarlos pueden darse dos casos en relación con los registros "secundarios" relacionados:

  • Que impidan la eliminación de los registros "principales". Esto puede causar problemas cuando ya se han anexado los registros "principales" a la tabla de almacenamiento.

O bien

  • Que se conviertan en "huérfanos" (registros correspondientes a un registro "principal" que no existe). Esto puede causar problemas con la integridad de los datos y con diversas funciones de la base de datos que utilicen los registros "huérfanos".

Para mantener la integridad referencial, haga lo siguiente:

  1. Determine qué registros "secundarios" corresponden a los registros que desea archivar. Por ejemplo, si se trata de una biblioteca y desea archivar registros de bienes prestados, determine en primer lugar si hay alguna transacción abierta en relación con esos bienes, es decir, si han sido prestados pero no devueltos.
  2. Siga alguno de estos procedimientos:

 Sugerencia   Para buscar registros que no tengan registros relacionados, puede utilizar el Asistente para consultas. Para obtener más información, vea el artículo Comparar dos tablas y buscar registros no coincidentes.

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Mover periódicamente registros a una tabla de almacenamiento

En primer lugar, cree una copia vacía de la tabla que contiene los registros que desea archivar. Esta nueva tabla vacía será la tabla de almacenamiento. Luego, cree una consulta de datos anexados (consulta de datos anexados: consulta de acción que agrega los registros del conjunto de resultados de una consulta al final de una tabla existente.) para copiar los registros de la tabla original a la tabla de almacenamiento. A continuación, cree una consulta de eliminación (consulta de eliminación: consulta (instrucción SQL) que quita las filas que coinciden con el criterio especificado de una o más tablas.) para quitar de la tabla original los registros archivados. Por último, cree una macro que ejecute las dos consultas. Cuando desee archivar los registros, ejecute la macro.

 Sugerencia   Puede adjuntar una macro a un botón de un formulario, de modo que se ejecute al hacer clic en el botón.



Paso 1: Crear una tabla de almacenamiento

Si desea mantener en una sola tabla todos los registros archivados, este paso solamente se realiza una vez. La tabla de almacenamiento que se crea en este paso contendrá todos los registros archivados.

Si desea destruir la tabla de almacenamiento anterior al crear una nueva, este paso no es necesario. Para copiar los datos en la tabla de almacenamiento, puede utilizar una consulta de creación de tabla (consulta de creación de tabla: consulta (instrucción SQL) que crea una nueva tabla y, posteriormente, crea registros (filas) en ella copiando registros de una tabla existente o del resultado de una consulta.) en lugar de una consulta de datos anexados. Para ello, vaya directamente al paso 2.

Si cada vez que archive datos desea utilizar una nueva tabla de almacenamiento y mantener las tablas de almacenamiento anteriores, cambie el nombre de la tabla de almacenamiento anterior antes de crear una nueva. Si para archivar los datos se basa en fechas, considere la posibilidad de bautizar las tablas de almacenamiento anteriores según el intervalo de fechas que representan.

 Nota   Si cada vez que archive datos creará una nueva tabla de almacenamiento y conservará la anterior, antes de ejecutar las consultas debe cambiar el nombre de la tabla de almacenamiento antigua.

  1. En el panel de navegación, seleccione la tabla que tiene los registros que archivará, presione CTRL+C y, a continuación, presione CTRL+V.
  2. En el cuadro de diálogo Pegar tabla como, dentro de Opciones de pegado, seleccione Estructura solamente.
  3. En el cuadro Nombre de tabla, elimine las palabras Copia de y agregue un carácter de subrayado y la palabra "archivo" al nombre de tabla actual; luego, haga clic en Aceptar. Por ejemplo, si el nombre de la tabla original es Transacciones, el nombre de la tabla de almacenamiento sería Transacciones_archivo.

Pegar tabla como

Paso 2: Crear una consulta que copie los datos en la tabla de almacenamiento

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
  1. Utilice el cuadro de diálogo Mostrar tabla para agregar la tabla que contiene los registros que desea archivar. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
  2. En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla que acaba de agregar. El nombre de la tabla y un asterisco aparecerán en la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.

 Nota   El asterisco indica que la consulta incluirá en los resultados todos los campos de la tabla. Cuando se utiliza el asterisco, si se agregan o quitan campos de la tabla, el resultado de la consulta variará según corresponda.

  1. En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en el campo que desee utilizar para especificar la condición que deben cumplir los registros para ser archivados. Por ejemplo, si la tabla de transacciones tiene un campo denominado Fecha de devolución y desea archivar todos los registros cuya fecha sea hace más de un año, puede hacer doble clic en Fecha de devolución. El campo aparecerá en la siguiente columna vacía de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Cuadrícula de diseño de la consulta

Repita este paso si desea usar algún criterio en otros campos.

  1. Use la fila Criterios para indicar los criterios para los campos que acaba de agregar. Por ejemplo, si desea especificar que la fecha de devolución debe ser anterior al 1 de enero de 2008, utilice la expresión <#1/1/2008# en la fila Criterios.

Si los valores de los que dependen los criterios cambian cada vez que se realiza la operación de archivado, debería diseñar la consulta de modo que pregunte por esos valores. Para ello, utilice un parámetro en la fila Criterios, de modo que la consulta pida datos al usuario. Para usar un parámetro, se escribe una expresión de la manera habitual, pero en vez de especificar un valor, se pone una breve pregunta entre corchetes. Por ejemplo, puede usar la expresión <[Archivar transacciones completadas antes de:]. Ejemplo:

Expresión con parámetro

Para obtener más información sobre el uso de parámetros, vea el artículo Usar parámetros en consultas e informes.

También puede usar la fila con la palabra o para indicar condiciones alternativas. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta o la demostración sobre cómo especificar criterios para un campo de texto (en inglés).

 Sugerencia   Si para especificar los criterios utiliza un campo de fecha y desea archivar todos los registros anteriores a la fecha actual, escriba <Fecha() en la fila Criterios del campo de fecha.

  1. Siga alguno de estos procedimientos:
    • Si ya ha creado la tabla de almacenamiento, para agregar a esa tabla los registros especificados necesitará una consulta de datos anexados.
      1. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar.
  1. En el cuadro de diálogo Anexar, en el cuadro Nombre de tabla, seleccione el nombre de la tabla de almacenamiento y haga clic en Aceptar.

Anexar a

En la cuadrícula de diseño de consulta, aparecerá la fila Anexar a.

  1. Borre la fila Anexar a en todos los campos que haya usado para especificar criterios. (Solamente el asterisco debe tener un valor para Anexar a).

Cuadrícula de diseño de consulta, fila Anexar a


  • Si no ha creado la tabla de almacenamiento, deberá crearla a partir de los registros especificados, usando una consulta de creación de tabla.
  1. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.
  1. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de almacenamiento y haga clic en Aceptar.

  1. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Paso 3: Crear una consulta de eliminación que elimine los mismos datos de la tabla original

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
  1. Utilice el cuadro de diálogo Mostrar tabla para agregar la tabla que contiene los registros que desea archivar. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
  2. En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla que acaba de agregar. El nombre de la tabla y un asterisco aparecerán en la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.
  3. En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en los mismos campos que utilizó para especificar la condición en la consulta de datos anexados.
  4. En la fila Criterios, indique los criterios para los campos que acaba de agregar. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta o la demostración sobre cómo especificar criterios para un campo de texto (en inglés).

 Importante   Si la consulta de datos anexados o de creación de tabla utiliza un parámetro, lo mismo debería hacer la consulta de eliminación. Además, debe asegurarse de especificar el mismo valor para ambas consultas, ya que si escribe valores diferentes para el parámetro puede dar lugar a la pérdida de datos. Una forma de ayudar a prevenir esta posibilidad sería recoger los datos en un formulario y hacer que las consultas obtengan los valores de dicho formulario. Para obtener más información, vea el artículo Usar parámetros en consultas e informes.

  1. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Eliminar.

En la cuadrícula de diseño de consulta, aparecerá la fila Eliminar.

Cuadrícula de diseño de consulta, fila Eliminar

  1. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Paso 4: Crear una macro que ejecute las dos consultas

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
  1. En la primera fila de la cuadrícula de diseño de macro, en la columna Acción, seleccione AbrirConsulta.

Acción de macro AbrirConsulta

  1. En la parte inferior de la cuadrícula, dentro de Argumentos de acción, en el cuadro Nombre de la consulta, seleccione en la lista desplegable la consulta (de datos anexados o de creación de tabla) que creó en el paso 2.

Acción de macro AbrirConsulta, argumento Nombre de la consulta

  1. En la segunda fila de la cuadrícula de diseño de macro, en la columna Acción, seleccione AbrirConsulta.
  2. En la parte inferior de la cuadrícula, dentro de Argumentos de acción, en Nombre de la consulta, seleccione en la lista desplegable la consulta de eliminación.

La macro debería verse así:

Macro lista para guardar

  1. Presione CTRL+G para guardar la macro.

Cuando desee archivar registros, ejecute la macro.

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Reemplazar periódicamente una tabla

Si desea archivar siempre todos los datos de una tabla, no necesita utilizar consultas ni macros; en cambio, puede reemplazar periódicamente la tabla con una copia vacía.

 Importante   Si la tabla que archivará está relacionada con otras tablas, tal vez deba resolver cuestiones de integridad referencial.

  1. En el panel de navegación, seleccione la tabla que desea archivar, presione CTRL+C y, a continuación, presione CTRL+V.
  2. En el cuadro de diálogo Pegar tabla como, dentro de Opciones de pegado, seleccione Estructura solamente y haga clic en Aceptar.

Access bautizará la copia como Copia de nombre de la tabla original.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla original y en el menú contextual que aparecerá haga clic en Cambiar nombre.

Asigne a la tabla un nombre que indique su contenido, por ejemplo "ExtremosDeTemperaturasDiarias_archivo_2007".

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la copia vacía y en el menú contextual que aparecerá haga clic en Cambiar nombre.

Asigne a la copia vacía el nombre de la tabla original.

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Reemplazar periódicamente todas las tablas

Si utiliza una base de datos dividida, puede reemplazar periódicamente todas las tablas simplemente sustituyendo la base de datos back-end por una copia vacía.

En primer lugar, prepare la copia vacía. A menos que se modifique el diseño de la base de datos, puede volver a usar esta copia cada vez que archive datos. Luego, cuando desee archivar datos, cambie el nombre de la base de datos back-end actual, para indicar que se trata de un archivo, y a continuación, guarde la copia vacía como nueva base de datos back-end.

Preparar una copia vacía de una base de datos back-end

Importe las definiciones de todas las tablas de la base de datos back-end.

  1. Cree una nueva base de datos en blanco. Elimine la Tabla1.
  2. En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Access.
  1. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y haga clic en Examinar.
  2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione la base de datos back-end. Haga clic en Abrir para cerrar el cuadro de diálogo Abrir archivo y luego haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en Opciones.
  4. Dentro de Importar tablas, seleccione Sólo definición.
  5. En la ficha Tablas, dentro de Seleccionar todo, haga clic en Aceptar y luego en Cerrar.

A continuación, agregue los datos necesarios a las tablas de búsqueda de la copia vacía. Para cada tabla de búsqueda, siga estos pasos:

  1. Establezca un vínculo con la tabla de búsqueda en la base de datos back-end existente.
  2. Cree una consulta de datos anexados que agregue todos los registros de la tabla original a la copia.

Reemplazar la base de datos back-end con una copia vacía

En primer lugar, cambie el nombre la base de datos back-end actual, para indicar que ahora es un archivo.

A continuación, abra la copia vacía y guárdela con el nombre de la base de datos back-end original.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, seleccione Guardar como. Se abrirá el menú Guardar como.
  1. En Guardar la base de datos con otro formato, haga clic en Base de datos de Access 2007.

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Corresponde a:
Access 2007