Agregar uno o varios registros a una base de datos

En este artículo se explica cómo incluir datos en una base de datos de Microsoft Office Access 2007, además de proporcionar la información necesaria para comprender los diversos procesos de entrada de datos y explicar cómo usar cada una de las técnicas de entrada de datos de Access.

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• Conceptos básicos de agregar registros
• Agregar registros directamente a una tabla en la vista Hoja de datos
• Agregar registros mediante un formulario
• Editar los elementos de un campo de búsqueda
• Escribir cadenas de longitud cero
• Agregar registros mediante la característica de recopilación de datos
• Agregar registros mediante la importación o la vinculación a datos
• Usar una consulta de datos anexados para agregar registros de otra base de datos
• Métodos que permiten ahorrar tiempo al escribir datos

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Conceptos básicos de agregar registros

Para escribir datos correcta y rápidamente en una base de datos de Access, resulta útil comprender primero algunos conceptos básicos del funcionamiento de una base de datos. En la información que se proporciona en las secciones siguientes se explican algunos principios básicos de estructura y diseño que controlan la forma en que se escriben los datos.

Cómo el diseño de una base de datos afecta a la entrada de datos

Una base de datos de Access no es un archivo como un documento de Microsoft Office Word 2007 o unas diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007. Una base de datos de Access es una colección de objetos (tablas, formularios, informes, consultas, etc.) que tienen que trabajar conjuntamente para que una base de datos pueda funcionar correctamente.

Además, esos objetos tienen que cumplir con un conjunto de principios de diseño; de lo contrario, la base de datos funcionará mal o no funcionará en absoluto. Tenga en cuenta estos hechos sobre los objetos y el diseño de las bases de datos.

• Access almacena todos los datos en una o varias tablas. El número de tablas depende del diseño y de la complejidad de la base de datos. Si bien los datos pueden verse en un formulario, un informe o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los datos únicamente en tablas, y los demás objetos de la base de datos se crean encima de esas tablas.
• Cada tabla debe aceptar únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, una tabla con información de contactos profesionales no debe contener información de ventas. En caso contrario, puede resultar difícil encontrar la información correcta o puede que no se encuentre.
• Normalmente, cada uno de los campos de una tabla acepta un solo tipo de datos. Por ejemplo, no se pueden almacenar notas en un campo configurado para aceptar números. Si se intenta escribir texto en ese campo, Access mostrará un mensaje de error. No obstante, no se trata de una regla concluyente e inalterable ya que se pueden almacenar números (como, por ejemplo códigos postales) en un campo cuyo tipo de datos es Texto, pero no se pueden realizar cálculos con esos datos.
• Salvo algunas excepciones, los campos de un registro deberían aceptar un solo valor. Por ejemplo, no se puede escribir más de una dirección en un campo de dirección. Esto contrasta con Microsoft Office Excel 2007 que, de forma predeterminada, permite escribir cualquier número de nombres o direcciones en una sola celda, a menos que se configure la celda de modo que acepte tipos limitados de datos.

No obstante, se puede incluir una lista delimitada de elementos en los campos cuyo tipo de datos es Texto o Memo. Además, Office Access 2007 incluye una nueva característica denominada campo multivalor, que se usa para anexar varios datos a un solo registro y crear listas que acepten varios valores. Por ejemplo, se pueden anexar diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007 y cualquier número de imágenes a un registro de una base de datos. Asimismo, se puede crear una lista de nombres y seleccionar tantos nombres como sean necesarios. El uso de los campos multivalor parece infringir las reglas del diseño de bases de datos porque se puede almacenar más de un registro por campo de tabla. Sin embargo, en realidad no es así porque Access aplica las reglas "entre bastidores", almacenando los datos en tablas especiales y ocultas.

• En las versiones anteriores de Access, había que diseñar y crear al menos una tabla para poder escribir datos. Había que decidir qué campos se iban a agregar a la tabla y había que establecer el tipo de datos para cada campo. En Office Access 2007, se puede abrir una tabla en blanco para escribir datos. Access deduce el tipo de datos del campo basándose en lo que se escribe.

Más información

La información de esta sección hace referencia al diseño de bases de datos, el diseño de tablas y una nueva característica denominada campos multivalor.

Los siguientes vínculos abren artículos que proporcionan más información.

• Conceptos básicos del diseño de una base de datos

En este artículo se explican los conceptos fundamentales, como la planeación de una base de datos, el diseño de los datos y la normalización, es decir, el proceso de dividir los datos en tablas relacionadas y eliminar los datos redundantes.

• Crear tablas en una base de datos

En este artículo se explica cómo crear tablas, agregar claves principales (campos que identifican de manera única cada fila o registro de las tablas) y cómo configurar los tipos de datos y las propiedades de las tablas.

• Adjuntar archivos a los registros de una base de datos

En este artículo se explica cómo adjuntar uno o varios datos a un campo Datos adjuntos.

• Usar una lista que almacene varios valores

En este artículo se explica cómo usar listas de casillas de verificación y listas desplegables de casillas de verificación para almacenar varios valores.

Cómo los tipos de datos afectan a la entrada de datos

Cuando se diseña una tabla de una base de datos, se selecciona un tipo de datos para cada uno de los campos de la tabla. Es un proceso que ayuda a asegurar una entrada de datos más exacta. Por ejemplo, supongamos que se abre una tabla en blanco y se especifica un conjunto de cifras de ventas. Access deducirá el tipo de datos Número para el campo. Si un usuario intenta escribir texto en ese campo, Access mostrará un mensaje de error y no dejará que el usuario guarde el registro modificado. Se trata de un paso que ayuda a proteger los datos.

Cómo se ven los tipos de datos

El tipo de datos que se configura para cada campo de una tabla proporciona el primer nivel de control de lo que se puede y no se puede escribir en un campo. En algunos casos, como cuando se usa un campo Memo, se puede escribir cualquier tipo de datos. En otros casos, como cuando se usa un campo Autonumérico, la configuración del tipo de datos del campo impide que se escriba ningún tipo de información. En la siguiente tabla se muestran los tipos de datos proporcionados por Office Access 2007 y se describe cómo afectan a la entrada de datos.

Cómo las propiedades de un campo de tabla pueden afectar a la entrada de datos

Además de los principios de diseño que controlan la estructura de una base de datos y de los tipos de datos que controlan lo que se puede escribir en un campo determinado, hay varias propiedades de campo que pueden afectar a la forma en que se escriben datos en una base de datos de Access.

Ver las propiedades de un campo de tabla

En la siguiente tabla se reflejan las propiedades con mayor impacto en la entrada de datos y se explica cómo afectan a la entrada de datos.

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Agregar registros directamente a una tabla en la vista Hoja de datos

Una tabla abierta en la vista Hoja de datos se parece a una hoja de cálculo de Excel, y se puede escribir o pegar datos en uno o varios campos, que son el equivalente de las celdas en una hoja de cálculo.

Recuerde lo siguiente antes de continuar:

• No es necesario guardar explícitamente los datos. Access confirma los cambios realizados en una tabla cuando se mueve el cursor a un nuevo campo en la misma fila o cuando se mueve el cursor a otra fila.
• De forma predeterminada, los campos de una base de datos de Access están definidos para aceptar un tipo específico de datos, como texto o números. Debe escribir datos del tipo para el que se ha definido el campo. De lo contrario, Access muestra un mensaje de error:

• Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada, que es un conjunto de caracteres literales y marcadores de posición que obligan a escribir los datos en un formato específico.

Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

• Salvo en el caso de los datos adjuntos y las listas multivalor, se puede incluir un solo registro en la mayoría de los campos. Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, puede consultar las propiedades del campo. Para ello, siga los pasos que se indican anteriormente en este artículo en Ver las propiedades de un campo de tabla. Las listas multivalor siempre se pueden identificar ya que Access muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista.

Escribir datos en una tabla

1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.

De forma predeterminada, Access abre la tabla en la vista Hoja de datos, que es una cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel.

2. Haga clic o sitúe el enfoque de otra manera en el primer campo que desee usar y, a continuación, introduzca los datos.
3. Para desplazarse al siguiente campo de la misma fila, presione la tecla TAB, use las teclas de dirección Derecha e Izquierda o bien haga clic en la celda del siguiente campo.

Cuando se presiona la tecla TAB, Access usa de forma predeterminada la configuración regional de Windows para determinar si el cursor se va a mover hacia la izquierda o la derecha. Si el equipo usa un idioma que se lee de izquierda a derecha, el cursor se mueve hacia la derecha cuando se presiona la tecla TAB. Si el equipo usa un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve hacia la izquierda.

Para ir la siguiente celda de una columna, use las teclas de dirección Derecha e Izquierda o haga clic en la celda que desee.

Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo Memo

1. Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, seleccione un campo Memo.

Normalmente, los campos Memo contienen comentarios o notas, por lo que puede buscar un campo denominado "Comentarios" o "Notas". Si sigue sin encontrar un campo Memo, vea los pasos en la sección Ver las propiedades de un campo de tabla, que aparece anteriormente en este artículo.

2. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, utilice los botones y menús para aplicar formato al texto.

Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

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Agregar registros mediante un formulario

Los formularios de entrada de datos pueden ser una forma más fácil, más rápida y más exacta de escribir datos. Normalmente se crean formularios cuando es necesario escribir datos en más de una tabla a la vez. También se crean formularios cuando se quieren ocultar algunos de los campos de una tabla, cuando una base de datos debe ser más fácil de usar (un paso que puede reducir los costos de entrenamiento) y cuando se desea asegurar que los usuarios escriben los datos con precisión.

La forma en que se usa un formulario para editar datos depende de su diseño. Los formularios pueden contener cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto, botones y hojas de datos, que son cuadrículas que se parecen a las hojas de cálculo de Excel. A su vez, cada uno de los controles de un formulario lee los datos o escribe datos en un campo de tabla subyacente. Lo que se hace con un control determinado depende del tipo de datos configurado para el campo de tabla subyacente, las propiedades establecidas para ese campo y, posiblemente, las propiedades que el diseñador de la base de datos haya establecido para cada control. Para obtener más información sobre cómo los tipos de datos y las propiedades de los campos afectan a la entrada de datos, vea las secciones Cómo los tipos de datos afectan a la entrada de datos y Cómo las propiedades de un campo de tabla pueden afectar a la entrada de datos, que aparecen anteriormente en este artículo.

En las siguientes secciones se explica cómo usar los controles de entrada de datos más comunes. Para cualquier duda referente a una base de datos específica, póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.

Agregar o editar texto en un cuadro de texto

Para agregar o editar texto en un cuadro de texto, se trabaja con datos en un campo Memo o de texto. Mientras lo hace, recuerde que puede establecer un campo Memo (o un control dependiente en el campo Memo) para que se pueda usar formato de texto enriquecido y poder aplicar al texto de esta manera diferentes fuentes, tamaños, estilos y colores.

Editar texto en un cuadro de texto

• Coloque el cursor en el cuadro de texto y cambie los datos. Recuerde que no se pueden realizar cálculos con los números de un campo Texto o Memo.

Aplicar formato de texto enriquecido

 Nota   Siga estos pasos únicamente cuando un cuadro de texto está enlazado a un campo Memo. Vea los pasos descritos en la sección Ver las propiedades de un campo de tabla, que aparece anteriormente en este artículo.

1. Con el formulario abierto en la vista Formulario o Presentación, o bien, con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo.
2. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, utilice los botones y menús para aplicar formato al texto.

Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

Escribir datos mediante una lista

Se pueden usar listas en formularios así como en tablas y conjuntos de resultados de consultas que están abiertos en la vista Hoja de datos, que es una cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel.

Cuando se usa una lista en un formulario, puede que se muestre un control de cuadro combinado o un control de cuadro de lista. Estas ilustraciones representan un control de cuadro combinado y un control de cuadro de lista, respectivamente.

Cuando se usa una lista en una tabla o un conjunto de resultados de consulta, Access usa un cuadro combinado de forma predeterminada.

Además, las listas admiten varios valores. Cuando aparece una lista con una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista, se pueden seleccionar hasta 100 elementos de la lista. Las listas multivalor que se pueden crear sin programar son una nueva característica de Office Access 2007 que permiten resolver un problema común. Por ejemplo, supongamos que usa una base de datos de Access para realizar un seguimiento de los problemas referentes a la atención al cliente. Si necesita asignar varias personas a un problema, podrá usar una lista multivalor. En las versiones anteriores de Access, hubiera tenido que realizar algún tipo de programación avanzada para crear una herramienta similar. En estas ilustraciones se muestran algunas listas multivalor típicas.

 

Si lo desea, puede editar los elementos de una lista. Si el usuario o el diseñador de la base de datos habilitan el comando, se pueden agregar, cambiar y quitar elementos de la lista directamente desde la lista. Sin embargo, los diseñadores de bases de datos pueden optar por deshabilitar el comando, por lo que es posible que no esté disponible para todas las bases de datos.

En las siguientes secciones se explica cómo usar y editar listas.

Seleccionar elementos de una lista desplegable

1. Abra el formulario, la tabla o el conjunto de resultados de consulta que contiene la lista.

 Nota   Debe abrir los formularios en la vista Formulario o Presentación. Debe abrir las tablas y los conjuntos de resultados de consultas en la vista Hoja de datos.

2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista y, a continuación, seleccione el elemento que desee.
3. Para confirmar la selección a la base de datos, mueva el cursor hacia otro campo.

Seleccionar elementos de un cuadro de lista

1. Abra el formulario que contiene la lista.
2. Desplácese por la lista de elementos del cuadro de lista y seleccione el elemento que desee.
3. Para confirmar la selección a la base de datos, mueva el cursor hacia otro campo.

Seleccionar elementos de una lista desplegable de casillas de verificación

1. Abra el formulario, la tabla o el conjunto de resultados de consulta que contiene la lista.

 Nota   Puede usar listas desplegables de casillas de verificación en los formularios, tablas y conjuntos de resultados de consultas. Para ello, abra los formularios en la vista Formulario o Examinar, y abra las tablas y los conjuntos de resultados de consultas en la vista Hoja de datos.

2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista.
3. Active hasta 100 casillas de verificación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Seleccionar elementos de una lista de casillas de verificación

1. Abra el formulario que contiene la lista.

 Nota   Debe abrir el formulario en la vista Formulario o Examinar.

2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista.
3. Active hasta 100 casillas de verificación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Editar los elementos de una lista

 Nota   Puede editar cualquier tipo de lista en un formulario, una tabla o un conjuntos de resultados de consulta. Recuerde que debe abrir los formularios en la vista Formulario o Examinar, y las tablas y los conjuntos de resultados de consulta en la vista Hoja de datos. Recuerde asimismo que el diseñador de la base de datos o el departamento de IT puede deshabilitar este comando, por lo que es posible que no siempre esté disponible.

1. Abra el formulario, la tabla o el conjunto de resultados de consulta que contiene la lista.
2. Haga clic con el botón secundario en la lista que desee modificar y, a continuación, haga clic en Editar elementos de lista.

Aparece un cuadro de diálogo o un formulario de entrada de datos. La pantalla depende del tipo de lista que desee modificar. Access usa dos tipos de lista básicos: listas de valores y listas de búsqueda. Las listas de valores muestran un conjunto de elementos que se escriben manualmente, mientras que las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar sus datos de una o varias tablas. Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación.

• Si está editando una lista de valores, use el cuadro de diálogo Editar elementos de lista para modificar los datos de la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar cuando termine.
• Si está editando una lista de búsqueda, aparece un formulario de entrada de datos. Use ese formulario para modificar los datos de la lista.

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Editar los elementos de un campo de búsqueda

Un campo de búsqueda presenta una lista de datos que los usuarios pueden usar para seleccionar uno o varios elementos. Se pueden crear dos tipos de listas de búsqueda.

• Listas de valores    Contienen un conjunto codificado de valores que se escriben manualmente. Los valores residen en la propiedad Origen de la fila del campo de búsqueda.
• Listas de búsqueda    Usan una consulta para recuperar sus valores de otra tabla. La propiedad Origen de la fila del campo contiene una consulta en lugar de una lista codificada de valores.

De forma predeterminada, Access muestra los datos de búsqueda en una lista desplegable, si bien se puede especificar un control de cuadro de lista. Una lista desplegable se abre para presentar la lista y, a continuación, se cierra tras realizarse la selección. En cambio, un cuadro de lista permanece abierto en todo momento.

En las versiones anteriores de Access, cuando se necesitaba editar los elementos de un campo de búsqueda, había que buscar la tabla que contenía el campo. Si el campo usaba una lista de valores, había que modificar los elementos en la propiedad Origen de la fila del campo. Si el campo usaba una consulta, había que buscar la tabla a la que hacía referencia la consulta y modificar los datos directamente en esa tabla de origen. En Office Access 2007, se puede ejecutar el comando Editar elementos de lista, o bien, editar los datos directamente en la propiedad Origen de la fila o la tabla de origen. Para obtener información sobre cómo usar el comando Editar elementos de lista, vea Escribir datos mediante una lista, que aparece anteriormente en este artículo. Los pasos descritos en esta sección explican cómo editar los elementos directamente en la propiedad Origen de la fila o la tabla de origen. El proceso se compone de varios pasos.

• Identifique el campo de búsqueda. El proceso es ligeramente distinto cuando se usa un formulario y cuando se usa una tabla.
• Identifique el tipo de campo de búsqueda: una lista de valores o una lista de búsqueda. Si usa una lista de búsqueda, identifique la tabla de origen que proporcione los datos para el campo de búsqueda.
• Edite los elementos de la lista de valores.

O bien,

Abra la tabla de origen de la lista de búsqueda y modifique los datos en esa tabla.

Identificar un campo de búsqueda de un formulario

1. En el Panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario y haga clic en Vista diseño.

O bien,

Si el formulario está ya abierto, haga clic con el botón secundario en la ficha del formulario y elija Vista Diseño en el menú contextual.

O bien,

En el grupo Vista de la ficha Inicio, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas disponibles. También puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del menú..

2. Haga clic con el botón secundario en el control de cuadro de lista o de cuadro combinado y, a continuación, haga clic en Propiedades.
3. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Todas y busque las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila. La propiedad Tipo de origen de la fila debe contener el valor Lista de valores o Tabla o consulta, y la propiedad Origen de la fila debe contener una lista de elementos separados por signos de punto y coma o una consulta. Según sea necesario, amplíe la hoja de propiedades para poder leer la lista de elementos o la consulta.

Normalmente, las listas de valores tienen esta sintaxis básica: "elemento";"elemento";"elemento"

En este caso, la lista es un conjunto de elementos entre comillas dobles y separados por signos de punto y coma.

Las consultas de selección tienen esta sintaxis básica: SELECT [nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta].

En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla o consulta y a un campo en esa tabla o consulta. La segunda cláusula se refiere sólo a la tabla o consulta. Recuerde este punto clave: las cláusulas SELECT pueden no contener el nombre de una tabla o consulta, pero sí contienen el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o consulta. De este modo, siempre se puede buscar la tabla de origen o la consulta de origen de un campo de búsqueda leyendo la cláusula FROM.

4. Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación.
• Si está usando una lista de valores, modifique los elementos en la lista. Asegúrese de colocar cada elemento entre comillas dobles y de separarlo mediante un signo de punto y coma.
• Si la consulta en la lista de búsqueda hace referencia a otra consulta, en el panel de exploración, abra esa segunda consulta en la vista Diseño (haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Diseño). Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del diseñador de consultas y, a continuación, proceda con el siguiente paso.

O bien,

Si la consulta en el campo Búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y proceda con el siguiente paso.

5. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla para abrirla en la vista Hoja de datos y, a continuación, modifique los elementos de la lista según sea necesario.

Identificar un campo de búsqueda de una tabla

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseño.
2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Tipo de datos, haga clic o sitúe el enfoque de otro modo en cualquier campo Texto, Número o Sí/No.
3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la ficha Búsqueda y, a continuación, compruebe las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila.

La propiedad Tipo de origen de la fila debe tener el valor Lista de valores o Tabla o consulta. La propiedad Origen de la fila debe contener una lista de valores o una consulta.

Las listas de valores tienen esta sintaxis básica: "elemento";"elemento";"elemento"

En este caso, la lista es un conjunto de elementos entre comillas dobles y separados por signos de punto y coma.

Normalmente, las consultas de selección tienen esta sintaxis básica: SELECT [nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta].

En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla o consulta y a un campo en esa tabla o consulta. La segunda cláusula se refiere sólo a la tabla o consulta. Recuerde este punto clave: las cláusulas SELECT pueden no contener el nombre de una tabla o consulta, pero sí contienen el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o consulta. De este modo, siempre se puede buscar la tabla de origen o la consulta de origen de un campo de búsqueda leyendo la cláusula FROM.

4. Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación.
• Si está usando una lista de valores, modifique los elementos en la lista. Asegúrese de colocar cada elemento entre comillas dobles y de separarlo mediante un signo de punto y coma.
• Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta, en el panel de exploración, abra esa segunda consulta en la vista Diseño (haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Diseño). Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del diseñador de consultas y, a continuación, proceda con el siguiente paso.

-O bien-

Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y proceda con el siguiente paso.

5. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla para abrirla en la vista Hoja de datos y, a continuación, modifique los elementos de la lista según sea necesario.

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Escribir cadenas de longitud cero

Access permite diferenciar dos tipos de valores en blanco: valores nulos y cadenas de longitud cero. Los valores nulos indican un valor desconocido mientras que las cadenas de longitud cero indican campos que no contienen un espacio. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla con datos de los clientes y esa tabla contiene un campo de número de fax. Puede dejar el campo en blanco si no está seguro del número de fax de un cliente. En ese caso, al dejar el campo en blanco, especifica un valor nulo, lo que significa que desconoce el valor. Si más adelante determina que el cliente no dispone de equipo de fax, puede escribir una cadena de longitud cero en el campo para indicar que sabe que no hay ningún valor.

 Nota   Recuerde que puede establecer una propiedad que impida que los campos acepten valores nulos. Para obtener más información sobre cómo se establece esta propiedad, vea Cómo los tipos de datos afectan a la entrada de datos, que aparece anteriormente en este artículo.

1. Abra una tabla en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista Formulario o Examinar.
2. Seleccione el campo que desee y escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").
3. Mueva el cursor hacia otro registro para confirmar el cambio a la base de datos. De forma predeterminada, las comillas desaparecen.

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Agregar registros mediante la característica de recopilación de datos

Office Access 2007 incluye una nueva característica denominada Recopilación de datos. Se puede configurar un formulario de entrada de datos en Microsoft Office Outlook 2007, enviarlo como un mensaje de correo electrónico para recopilar información y almacenar esos datos en una base de datos de Access. En este artículo no se explica cómo usar la característica de recopilación de datos.

Para obtener información sobre cómo usar la recopilación de datos, vea el artículo Recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico.

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Agregar registros mediante la importación o la vinculación a datos

Es posible importar o vincular a datos ubicados en distintos orígenes, por ejemplo, otras bases de datos de Access, libros de Excel, archivos de texto y documentos de Word, así como listas ubicadas en servidores con Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 y posterior.

En este artículo no se explica cómo importar o vincular a esos orígenes de datos. Los siguientes vínculos abren artículos con información sobre la importación y la vinculación a datos.

• Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access
• Importar o vincular a los datos de un libro de Excel
• Importar o vincular a una lista de SharePoint
• Importar o vincular a los datos de un archivo de texto

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Usar una consulta de datos anexados para agregar registros de otra base de datos

Una consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o varias tablas de una base de datos de origen a una o varias tablas de una base de datos de destino. Por ejemplo, supongamos que obtiene algunos clientes nuevos y una base de datos con una tabla de información sobre esos clientes. Para evitar tener que incluir manualmente los nuevos datos, podrá anexarlos a la tabla o las tablas apropiadas de la base de datos. Las consultas de datos anexados también se pueden usar para:

• Anexar campos basándose en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos pendientes.
• Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en otra tabla. Por ejemplo, supongamos que la tabla denominada Compradores tiene 11 campos, y los campos de la tabla Compradores en otra base de datos coinciden con 9 de los 11 campos. Puede usar una consulta de datos anexados para agregar sólo los datos de los campos coincidentes y omitir los demás.

El proceso de creación de una consulta de datos anexados se compone de los siguientes pasos básicos:

• Abra la base de datos de origen (la que contiene los registros que desea anexar) y cree una consulta de selección que devuelva sólo los registros que desee anexar.
• Convierta esa consulta de selección en una consulta de datos anexados.
• Agregue los campos y las tablas de destino a la consulta de datos anexados. Si está anexando registros a otra base de datos, abra dicha base de datos en primer lugar y, a continuación, seleccione las tablas.
• Ejecute la consulta para anexar los registros.

 Nota    Realice una copia de seguridad de los datos antes de empezar. Si comete algún error, podrá eliminar los registros anexados de la tabla de destino, pero tenga en cuenta que eliminar manualmente una cantidad grande de registros puede requerir bastante tiempo. El hecho de tener una copia de seguridad a mano puede ayudarle a arreglar cualquier problema en menos tiempo.

Crear una consulta de selección

1. Abra la base de datos de origen; es decir, la base de datos que contiene los registros que desee anexar.
2. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

Aparece la cuadrícula de diseño de la consulta y se muestra el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. Seleccione la tabla que contiene los registros que desee anexar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta figura se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:

4. Arrastre los campos que desee anexar desde la tabla hasta la fila Campo situada en la sección inferior de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar rápidamente todos los campos, haga clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. Esta figura muestra el diseñador de consultas con varios campos de tabla agregados:

En esta ilustración se muestra el diseñador con todos los campos agregados:

5. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelva los registros que desee anexar. Según sea preciso, desactive la casilla de verificación Mostrar o presione SUPRIMIR para quitar los campos no deseados. También puede arrastrar campos adicionales a la cuadrícula de diseño hasta que obtenga los resultados deseados.

6. Continúe con los pasos siguientes.

Convertir la consulta en una consulta de datos anexados

1. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar.

Aparece el cuadro de diálogo Anexar.

2. En este momento, puede anexar los registros de una tabla a otra tabla de la misma base de datos, o bien, anexar los registros a una tabla de otra base de datos.

Anexar registros a una tabla de la misma base de datos

1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está seleccionada) y, a continuación, seleccione la tabla de destino en la lista Nombre de la tabla.
2. Haga clic en Aceptar.

En el paso 4 de la anterior sección, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó toda la tabla en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

O bien,

Si agregó campos individuales en el paso 4 en la sección anterior y si coinciden los nombres de campo de las tablas de origen y de destino, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, según se muestra a continuación:

O bien,

Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el campo de origen que desee en la lista resultante, tal y como se muestra aquí:

3. Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.
4. Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

Anexar registros a una tabla de otra base de datos

1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.
2. En el campo Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino.
3. En el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

O bien,

Haga clic en Examinar y utilice el segundo cuadro de diálogo Anexar para buscar la base de datos de destino. Haga clic en Aceptar después de buscar y seleccionar esta base de datos. De este modo, se cierra el segundo cuadro de diálogo. En el primer cuadro de diálogo, en el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Anexar.

En el paso 4 de la anterior sección, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó toda la tabla en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra a continuación:

O bien,

Si agregó campos individuales en el paso 4 y si coinciden los nombres de campo de las tablas de origen y de destino, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra a continuación:

O bien,

Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el campo de destino que desee en la lista resultante, tal y como se muestra a continuación:

4. Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.
5. Cambie a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

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Métodos que permiten ahorrar tiempo al escribir datos

Access permite acelerar el proceso de entrada de datos de diversas maneras. Los procedimientos que se describen en las siguientes secciones explican cómo configurar un valor predeterminado para los campos y listas de los formularios y cómo usar las teclas de método abreviado para volver a usar los valores al ordenar los datos.

Definir el valor predeterminado de un campo o control

Si numerosos registros comparten el mismo valor para un campo determinado, como una ciudad, un país o una región, se puede ahorrar tiempo estableciendo un valor predeterminado para el control enlazado a ese campo. Cuando se abre el formulario o se crea un nuevo registro, aparece el valor predeterminado en ese control de forma predeterminada.

Definir el valor predeterminado de un control

1. Abra el formulario en la vista Diseño.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en el control con el que desee trabajar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
3. En la ficha Datos, establezca la propiedad Valor predeterminado en el valor que desee.
4. Repita los pasos 1 a 3 para definir otro valor predeterminado.

Especificar otro valor

1. En el caso de un valor en un cuadro de texto, escriba los nuevos datos. Puede sobrescribir un valor predeterminado en cualquier momento.

O bien,

En el caso de un valor en una lista, seleccione otro valor de la lista.

Volver a usar valores al ordenar

Al desplazarse por los registros, puede que tenga que ordenar cada registro por el mismo valor. En ese caso, puede ahorrar tiempo si usa teclas de método abreviado para repetir ese valor de ordenación. Por ejemplo, supongamos que ordena listas de pedidos por tipo de producto. En el primer registro, escriba refrescos para ordenar por los pedidos de refrescos. Cuando se mueva al siguiente registro, podrá copiar y volver a usar ese valor de ordenación.

 Nota   En estos pasos, se supone que tiene un formulario abierto en la vista Formulario.

1. Vaya al campo que vuelva a usar el valor del correspondiente campo en el registro anterior.
2. Presione CTRL+ ' (apóstrofo).

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