Ένας χώρος εργασίας συσκέψεων είναι μια τοποθεσία Web για τη συγκέντρωση όλων των πληροφοριών και του υλικού για μία ή περισσότερες συσκέψεις.

Σε αυτό το άρθρο

• Σχετικά με τους χώρους εργασίας συσκέψεων

• Μέρη μιας τοποθεσίας χώρου εργασίας συσκέψεων

• Συμμετέχοντες, χρήστες και ομάδες τοποθεσιών στην τοποθεσία του χώρου εργασίας συσκέψεων

Σχετικά με τους χώρους εργασίας συσκέψεων

Μια τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων είναι μια τοποθεσία Web που λειτουργεί ως αρχείο φύλαξης όλων των πληροφοριών και του υλικού που χρειάζονται για μία ή περισσότερες συσκέψεις. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων όταν δημιουργείτε μια πρόσκληση σε σύσκεψη στο Microsoft Office Outlook. Το θέμα, τα ονόματα των συμμετεχόντων, η ημερομηνία, η ώρα και η θέση από την πρόσκληση για σύσκεψη προστίθενται αυτόματα στην τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων από το Outlook. Εάν αλλάξετε αυτές τις πληροφορίες αργότερα, το Outlook θα ενημερώσει αυτόματα την τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων με τις νέες πληροφορίες.

 Σημείωση   Εάν ενημερώνετε τις πληροφορίες της τοποθεσίας χώρου εργασίας συσκέψεων, πρέπει να ενημερώσετε με μη αυτόματο τρόπο αυτές τις πληροφορίες της πρόσκλησης για σύσκεψη στο Outlook.

Εάν δημιουργήσετε μια τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων χρησιμοποιώντας το Outlook με λογαριασμό του Microsoft Exchange, θα προστεθεί αυτόματα μια σύνδεση με αυτήν την τοποθεσία στο σώμα της πρόσκλησης για σύσκεψη. Οι προσκεκλημένοι μπορούν να κάνουν κλικ στη σύνδεση για να προβάλουν και να εργαστούν με την ατζέντα, τα έγγραφα και άλλες πληροφορίες που σχετίζονται με τη σύσκεψη στην τοποθεσία του χώρου εργασίας συσκέψεων. Στη διάρκεια της σύσκεψης, μπορείτε να προβάλετε την τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων και να την ενημερώσετε με πληροφορίες όπως τα ονόματα των συμμετεχόντων, τις αποφάσεις που λήφθηκαν, τις ενέργειες ή τις εργασίες που ανατέθηκαν στους συμμετέχοντες καθώς και να δημοσιεύσετε τα πρακτικά της σύσκεψης. Αυτές οι δυνατότητες σας βοηθούν να δημιουργήσετε μια ολοκληρωμένη καταγραφή της σύσκεψης για μελλοντική αναφορά.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων από διάφορες θέσεις, στην περίπτωση που είναι διαθέσιμα το Υπηρεσίες Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 και μια γονική τοποθεσία SharePoint. Η νέα τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων δημιουργείται ως δευτερεύουσα τοποθεσία της γονικής τοποθεσίας SharePoint. Ορισμένα παραδείγματα θέσεων για τη δημιουργία μιας τοποθεσίας χώρου εργασίας συσκέψεων είναι ένα ημερολόγιο συμβατό με το Υπηρεσίες Windows SharePoint Services 3.0 και ένα πρόγραμμα δημιουργίας χρονοδιαγραμμάτων, όπως το Outlook, μια τοποθεσία Υπηρεσίες Windows SharePoint Services 3.0 ή Microsoft Office SharePoint Server 2007 στο intranet και μια εξωτερική τοποθεσία που φιλοξενεί τις υπηρεσίες Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 ή ανώτερη έκδοση. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων χρησιμοποιώντας μια υπάρχουσα τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων, όμως, σε αυτήν την περίπτωση, η νέα τοποθεσία δεν μπορεί να είναι μια δευτερεύουσα τοποθεσία της υπάρχουσας τοποθεσίας χώρου εργασίας συσκέψεων.

Τόσο το Outlook όσο και το Υπηρεσίες Windows SharePoint Services 3.0 μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων για περισσότερες από μία συσκέψεις, όπως για μια επαναλαμβανόμενη σύσκεψη ή για πολλές σχετικές συσκέψεις, οι οποίες είναι όλες συνδεδεμένες στην ίδια τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων. Μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε έναν πληρεξούσιο ο οποίος θα δημιουργήσει για σας την τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων.

 Σημείωση   Στην περίπτωση που χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαφορετικό από το Outlook, ανατρέξτε στην τεκμηρίωσή του για περισσότερες πληροφορίες ή επικοινωνήστε με το διαχειριστή του συστήματος.

Μπορείτε να προσκαλέσετε οποιοδήποτε άτομο που βρίσκεται στον ίδιο αξιόπιστο τομέα με σας και διαθέτει μια έγκυρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις ίδιες τοποθεσίες χώρου εργασίας συσκέψεων που δημιουργούνται στον αξιόπιστο τομέα. Η πρόσβαση στις τοποθεσίες χώρου εργασίας συσκέψεων που δημιουργούνται σε εξωτερικές τοποθεσίες είναι δυνατή από οποιοδήποτε άτομο το οποίο διαθέτει μια έγκυρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Στην περίπτωση που χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων, το οποίο είναι συμβατό με το Υπηρεσίες Windows SharePoint Services 3.0, όπως το Microsoft Windows Live Messenger ή το Microsoft Office Communicator, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόγραμμα από τη λίστα Συμμετεχόντων της τοποθεσίας χώρου εργασίας συσκέψεων για να επικοινωνήσετε με άλλους συμμετέχοντες. Μπορείτε να ζητήσετε από έναν συμμετέχοντα που είναι συνδεδεμένος, να επισκεφθεί την τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων έτσι ώστε να μπορείτε να εργαστείτε μαζί.

 Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Μέρη μιας τοποθεσίας χώρου εργασίας συσκέψεων

Μια τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων αποτελείται από μία ή περισσότερες σελίδες, οι οποίες περιέχουν τμήματα πληροφοριών που ονομάζονται "Τμήματα Web"". Παραδείγματα Τμημάτων Web είναι οι λεπτομέρειες σύσκεψης και οι λίστες πληροφοριών, οι οποίες είναι κοινές για το σχεδιασμό, τη διεξαγωγή και την παρακολούθηση μιας σύσκεψης. Στους τυπικούς τίτλους λιστών συμπεριλαμβάνονται οι "Στόχοι", "Ημερήσια διάταξη", "Συμμετέχοντες", "Αποφάσεις" και "Εργασίες". Εκτός από τις λίστες, μπορείτε να προσθέσετε μια βιβλιοθήκη εγγράφων και μια βιβλιοθήκη εικόνων, όπου οι προσκεκλημένοι μπορούν να αποθηκεύουν υλικά που σχετίζονται με μια σύσκεψη. Οι λίστες και οι βιβλιοθήκες εγγράφων που εμφανίζονται από προεπιλογή στην κεντρική σελίδα εξαρτώνται από το πρότυπο που επιλέγετε όταν δημιουργείτε την τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων.

Στην περίπτωση που η τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων δεν περιέχει όλες τις πληροφορίες που θέλετε, μπορείτε να την προσαρμόσετε στις ανάγκες σας. Η Βοήθεια για την τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων είναι διαθέσιμη στην τοποθεσία και στη Βοήθεια των υπηρεσιών Windows SharePoint Services.

 Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Συμμετέχοντες, χρήστες και ομάδες τοποθεσιών στην τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων

Αν και το Outlook ενημερώνει τη λίστα συμμετεχόντων σε μια τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων, δεν αντιστοιχίζει αυτόματα δικαιώματα συμμετέχοντες για να έχουν δυνατότητα πρόσβασης στην τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων. Ο τύπος της τοποθεσίας χώρου εργασίας συσκέψεων καθορίζει αν η εκχώρηση δικαιωμάτων θα είναι αυτόματη ή μη αυτόματη.

Εάν δημιουργήσετε μια νέα τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων και στείλετε μια πρόσκληση για σύσκεψη στην οποία περιέχεται μια σύνδεση με την τοποθεσία, οι συμμετέχοντες εκχωρούνται αυτόματα στην ομάδα τοποθεσίας και προστίθενται στην τοποθεσία ως χρήστες με δικαιώματα ανάγνωσης και εγγραφής στην τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων. Ως οργανωτής της σύσκεψης, τοποθετήστε στην ομάδα τοποθεσίας Administrator. Στην περίπτωση που υπάρχει πρόβλημα με την αυτόματη εκχώρηση δικαιωμάτων σε έναν συμμετέχοντα, θα λάβετε ένα μήνυμα με οδηγίες σχετικά με τη θέση στην τοποθεσία χώρου εργασίας όπου μπορείτε να προσθέσετε τον συμμετέχοντα ως χρήστη.

Εάν συνδεθείτε με μια υπάρχουσα τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων μετά την αποστολή της πρόσκλησης για σύσκεψη, όλοι οι συμμετέχοντες θα αποκτήσουν αυτόματα δικαιώματα πρόσβασης στην τοποθεσία εάν ισχύει κάποια από τις ακόλουθες περιπτώσεις:

• Η τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων δημιουργήθηκε αρχικά με μοναδικά δικαιώματα, τα οποία είναι διαφορετικά από αυτά της γονικής τοποθεσίας Web.
• Η τοποθεσία χώρου εργασίας συσκέψεων απέκτησε τις ρυθμίσεις δικαιωμάτων από τη γονική τοποθεσία SharePoint και οι συμμετέχοντες διαθέτουν δικαιώματα πρόσβασης στη γονική τοποθεσία.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στη Βοήθεια της τοποθεσίας χώρου εργασίας συσκέψεων.

 Επιστροφή στην αρχή της σελίδας