Κάντε πιο διασκεδαστική τη σύνταξη εορταστικών επιστολών χρησιμοποιώντας πρότυπα του Word

Έρχονται πάλι οι γιορτές και αναρωτιέστε πώς θα βρείτε το χρόνο να στείλετε τις κάρτες σας. Μην ανησυχείτε! Το Microsoft Office μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε και να στείλετε μια εορταστική επιστολή σε χρόνο μηδέν, κατευθείαν από το σπίτι σας. Ξεχάστε λίγο το άγχος των γιορτών χάρη στο Office XP, ενημερώστε τους σημαντικούς ανθρώπους της ζωής σας και περάστε λίγο περισσότερο καιρό φέτος με την οικογένεια και τους φίλους σας.

Οι παρακάτω συμβουλές σάς καθοδηγούν για να δημιουργήσετε μια πρωτότυπη, διασκεδαστική εορταστική επιστολή, σαν αυτή που βλέπετε παρακάτω, και στείλτε τη πιο γρήγορα από όσο μπορείτε να πείτε "Ευτυχισμένος ο καινούργιος χρόνος".

Ξεκινήστε γρήγορα με ένα προδιαμορφωμένο εορταστικό πρότυπο

Θέλετε να συντάξετε μια επιστολή, επομένως ξεκινήστε με το Word. Για να ξεκινήσετε ακόμη πιο γρήγορα, η Microsoft έχει συλλέξει εορταστικά πρότυπα ειδικά για σάς. Πάρτε ένα από την τοποθεσία "Πρότυπα" του Microsoft Office Online, η οποία περιέχει εκατοντάδες πρότυπα για όλες τις ανάγκες σας.

Λήψη προτύπου από την τοποθεσία "Πρότυπα" του Microsoft Office Online

1. Στο Word, στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία εγγράφου, κάντε κλικ στην επιλογή Πρότυπα στη Microsoft.com για να μεταβείτε στην τοποθεσία Microsoft Office Online στο Web. (Εάν δεν έχετε επισκεφθεί ξανά αυτή την τοποθεσία, ίσως θα χρειαστεί να αποδεχθείτε τους όρους και τις προϋποθέσεις της τοποθεσίας για να έχετε πρόσβαση στο περιεχόμενό της.)
   
   
2. Στην τοποθεσία Πρότυπα του Microsoft Office Online στο Web, επιλέξτε Διακοπές, κάτω από την επικεφαλίδα Διακοπές και επέτειοι και κάντε κλικ στις γιορτές που θέλετε.
3. Καθώς βλέπετε τα εορταστικά πρότυπα, μπορείτε να δείτε σε προεπισκόπηση εκείνα που σάς φαίνονται κατάλληλα, κάνοντας κλικ στον τίτλο τους. Όταν βρείτε εκείνο που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες και στις προτιμήσεις σας, κάντε κλικ στο κουμπί Άμεση λήψη, για να ανοίξετε το έγγραφο για επεξεργασία και να προσθέσετε το κείμενό σας.
   
   
4. Για να αποθηκεύσετε το έγγραφο στον υπολογιστή σας, στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση ως. Πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για το έγγραφό σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Φροντίστε να σημειώσετε πού αποθηκεύετε το έγγραφο για να το χρησιμοποιήσετε αργότερα.
5. Μπορείτε να προσαρμόσετε περαιτέρω την επιστολή σας προσθέτοντας περιγράμματα στο πρότυπο. Στο μενού Μορφή, κάντε κλικ στην εντολή Περιγράμματα και σκίαση. Στην καρτέλα Περίγραμμα σελίδας, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Γραφικά, επιλέξτε το στυλ περιγράμματος που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί OK.
   
   
6. 
7. Προσθέστε το περιεχόμενο της επιστολής σας και θυμηθείτε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές όταν τελειώσετε. Για να φρεσκάρετε τη εμφάνιση, δοκιμάστε να μορφοποιήσετε το περιεχόμενο σε πολλές στήλες. Στο μενού Μορφή, κάντε κλικ στην εντολή Στήλες ή κάντε κλικ στο κουμπί Στήλες στη γραμμή εργαλείων.

Κάντε την επιστολή πρωτότυπη χρησιμοποιώντας τα δικά σας εορταστικά γραφικά

Αφού συντάξετε την επιστολή σας στο Word, χρησιμοποιήστε τη φαντασία σας και προσθέστε μερικές χαρούμενες νότες με γραφικά. Πέρα από τις εικόνες clip art που υπάρχουν στο Office, η Microsoft παρέχει πόρους στην τοποθεσία "Clip Art και Πολυμέσα", μια κορυφαία τοποθεσία εύρεσης επαγγελματικών γραφικών και φωτογραφιών χωρίς δικαιώματα εκμετάλλευσης, καθώς και άλλων οπτικών στοιχείων και ακουστικών clip για τη βελτίωση των έργων σας.

Λήψη clip από την τοποθεσία "Clip Art και Πολυμέσα"

1. Επισκεφθείτε την τοποθεσία "Clip Art και Πολυμέσα" ακολουθώντας τη σύνδεση στην τοποθεσία του Microsoft Office Online στο Web. Πληκτρολογήστε μια λέξη ή φράση στο πλαίσιο Αναζήτηση και κάντε κλικ στο βέλος.
2. Επιλέξτε μια εικόνα. Κάντε κλικ στην εικόνα για να ανοίξει σε παράθυρο προεπισκόπησης. Το παράθυρο προεπισκόπησης σάς επιτρέπει να δείτε την εικόνα σε μεγαλύτερη λεπτομέρεια και παρέχει διάφορες πληροφορίες, όπως τύπο αρχείου και μέγεθος. Κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη (το μικρό κόκκινο βέλος κάτω από κάθε εικόνα) και ακολουθήστε τις οδηγίες για να ολοκληρώσετε τη λήψη. Μόλις η λήψη ολοκληρωθεί, η Οργάνωση Clip της Microsoft θα ανοίξει αυτόματα, εμφανίζοντας την εικόνα.
3. Για να εισαγάγετε αυτή την εικόνα στην επιστολή σας, σύρετέ την Οργάνωση Clip από την Οργάνωση Clip στην επιστολή.
   
   

Ένα άλλο σπουδαίο εργαλείο για την εισαγωγή εικόνων clip art είναι το παράθυρο εργασιών Clip Art. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την εργασία με εικόνες clip art, διαβάστε τα άρθρα Finding More Clips Online και Organize Media Clips in Office XP.

Προσαρμόστε την επιστολή

Τώρα μπορείτε να προσαρμόσετε την επιστολή χρησιμοποιώντας τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word για να προσθέσετε τα ονόματα από τις επαφές του Microsoft Outlook. Το νέο παράθυρο "Συγχώνευση αλληλογραφίας" περιγράφει με σαφήνεια και εξηγεί κάθε βήμα της διαδικασίας χωρίς να χρειάζεται να βγείτε από το έγγραφο.

Χρήση της Συγχώνευσης αλληλογραφίας για την προσθήκη ονομάτων από τις Επαφές του Outlook

1. Στο μενού Εργαλεία, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Επιστολές και στοιχεία αλληλογραφίας και στη συνέχεια κάντε κλικ στην εντολή Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας.
2. Στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας, επιλέξτε Επιστολές και κάντε κλικ στη σύνδεση Επόμενο: Έγγραφο έναρξης στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών.
3. Επιλέξτε Χρήση τρέχοντος εγγράφου και κάντε κλικ στη σύνδεση Επόμενο: Επιλογή παραληπτών.
4. Επιλέξτε Επιλογή από επαφές του Outlook και κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή φακέλου επαφών.
5. Κάντε κλικ στον κατάλληλο φάκελο και κατόπιν στο κουμπί OK. Καθορίστε παραλήπτες για την επιστολή επιλέγοντας το πλαίσιο κειμένου και κάντε κλικ στο κουμπί OK. Κάντε κλικ στη σύνδεση Επόμενο: Σύνταξη της επιστολής.
6. Ολοκληρώστε την επεξεργασία της επιστολής και προσθέστε πληροφορίες παραληπτών κάνοντας κλικ στο στοιχείο που θέλετε να προσαρμόσετε (για παράδειγμα, ένα μπλοκ διεύθυνσης ή γραμμή χαιρετισμού), συμπληρώστε τις πληροφορίες που θέλετε να εισαγάγετε στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί OK και κατόπιν στη σύνδεση Επόμενο: Προεπισκόπηση των επιστολών.
7. Αν θέλετε, μπορείτε να προβάλετε σε προεπισκόπηση την επιστολή για κάθε παραλήπτη στον οποίο προορίζεται, ή κάντε κλικ στη σύνδεση Επόμενο: Ολοκλήρωση της συγχώνευσης.
8. Ολοκληρώστε τη διαδικασία εκτυπώνοντας τις προσαρμοσμένες επιστολές σας. Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας.
9. Θυμηθείτε να αποθηκεύσετε την επιστολή. Κατόπιν κλείστε το έγγραφο και συνεχίστε στην επόμενη ενότητα για να εκτυπώσετε τους φακέλους σας.

Μειώστε το φόρτο εργασίας σας εκτυπώνοντας τους δικούς σας φακέλους και ετικέτες διεύθυνσης αποστολέα

Εάν ταχυδρομείτε λίγες μόνο επιστολές, το Word σάς διευκολύνει να εκτυπώσετε φακέλους, έναν κάθε φορά. Για μεγαλύτερους όγκους αλληλογραφίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας", για να εκτυπώσετε φακέλους χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες διευθύνσεων από τις επαφές του Outlook ή από άλλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, έχοντας τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όλους τους φακέλους μαζί. Επιπλέον, ο "Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας" μπορεί να σας βοηθήσει να προσθέσετε γραφικά στους φακέλους σας ή να εκτυπώσετε τις δικές σας ετικέτες διεύθυνσης αποστολέα.

Εκτύπωση φακέλων χρησιμοποιώντας τις Επαφές του Microsoft Outlook

1. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο στο Word.
2. Στο μενού Εργαλεία, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Επιστολές και στοιχεία αλληλογραφίας και στη συνέχεια κάντε κλικ στην εντολή Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας.
3. Στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας, στην περιοχή Επιλογή τύπου εγγράφου, επιλέξτε Φάκελοι και κάντε κλικ στη σύνδεση Επόμενο: Έγγραφο έναρξης.
4. Στην περιοχή Επιλογή εγγράφου έναρξης, επιλέξτε Αλλαγή της διάταξης του εγγράφου.
5. Στην περιοχή Αλλαγή της διάταξης του εγγράφου, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές φακέλων. Επιλέξτε το μέγεθος φακέλου και τη γραμματοσειρά για τη διεύθυνση και κάντε κλικ στο κουμπί OK. Κάντε κλικ στη σύνδεση Επόμενο: Επιλογή παραληπτών.
6. Στην περιοχή Επιλογή παραληπτών, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή από επαφές του Outlook ή αναζητήστε μια υπάρχουσα λίστα κάνοντας κλικ στο στοιχείο Χρήση υπάρχουσας λίστας και στο κουμπί Αναζήτηση.
7. Κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή φακέλου επαφών.
8. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή φακέλου λίστας επαφών, κάντε κλικ στη λίστα επαφών που θέλετε και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί OK. Όλες οι επαφές που υπάρχουν στο φάκελο εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας.
9. Επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να συμπεριλάβετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK. Κάντε κλικ στη σύνδεση Επόμενο: Τακτοποίηση του φακέλου.
10. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού εκεί όπου θέλετε να εμφανίζεται το όνομα και η διεύθυνση του παραλήπτη στο φάκελο. Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Μπλοκ διεύθυνσης. Επιλέξτε τη μορφή με την οποία θέλετε να εμφανίζεται το όνομα και η διεύθυνση. Κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: Προεπισκόπηση των φακέλων.
11. Μπορείτε να προβάλετε σε προεπισκόπηση όλους τους φακέλους για να κάνετε πρόσθετες αλλαγές μορφοποίησης ή να διαγράψετε παραλήπτες. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στη σύνδεση Επόμενο: Ολοκλήρωση της συγχώνευσης.
12. Εάν θέλετε να προσθέσετε προσωπικές σημειώσεις, μπορείτε να επεξεργαστείτε μεμονωμένους φακέλους. Κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία μεμονωμένων φακέλων.
13. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Επιλέξτε Όλα. Κάντε κλικ στο κουμπί OK. Σημαντικό: καθορίστε τις σωστές επιλογές εκτύπωσης για φακέλους πριν να κάνετε κλικ στο κουμπί OK για εκτύπωση.

 ΣΗΜΕΙΩΣΗ   Στον "Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας", η διεύθυνση αποστολέα παραλείπεται από προεπιλογή. Εάν θέλετε να εμφανίζεται στο φάκελο, προσθέστε τη διεύθυνση στο έγγραφο του φακέλου στο Βήμα 4 ή 5.

Αποφύγετε το... γλείψιμο των γραμματοσήμων και τις ουρές στο ταχυδρομείο εκτυπώνοντας τα δικά σας γραμματόσημα

Συγχαρητήρια! Δημιουργήσατε τις εορταστικές σας επιστολές. Καλές γιορτές!