Εισαγωγή στα ερωτήματα

Όταν θέλετε να αναθεωρήσετε, να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε δεδομένα από τη βάση δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα.

Χρησιμοποιώντας ένα ερώτημα, μπορείτε να απαντήσετε σε πολύ συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα. Διαφορετικά, θα ήταν δύσκολο να δώσετε απάντηση εξετάζοντας απευθείας τους πίνακες δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα για να φιλτράρετε τα δεδομένα, για να εκτελέσετε υπολογισμούς με τα δεδομένα και για να συνοψίσετε τα δεδομένα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα για να αυτοματοποιήσετε πολλές εργασίες διαχείρισης δεδομένων και για να ελέγξετε τις αλλαγές στα δεδομένα, προτού τις αποδεχθείτε οριστικά.

Η χρήση ερωτημάτων καθιστά ευκολότερες πολλές εργασίες της βάσης δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο


Επισκόπηση

Ένα ερώτημα είναι μια αίτηση για αποτελέσματα δεδομένων, για την εκτέλεση ενεργειών σε δεδομένα ή και για τα δύο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για να απαντήσετε σε μια απλή ερώτηση, για να εκτελέσετε υπολογισμούς, για να συνδυάσετε δεδομένα από διαφορετικούς πίνακες ή ακόμα και για να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε δεδομένα που περιλαμβάνονται στους πίνακες. Τα ερωτήματα που χρησιμοποιείτε για την ανάκτηση δεδομένων από έναν πίνακα ή για να κάνετε υπολογισμούς καλούνται ερωτήματα επιλογής. Τα ερωτήματα που χρησιμοποιείτε για την προσθήκη, αλλαγή ή διαγραφή δεδομένων καλούνται ερωτήματα ενεργειών.

Αυτό το άρθρο παρέχει βασικές πληροφορίες σχετικά με τα ερωτήματα και παρουσιάζει παραδείγματα για τους διάφορους τύπους ερωτημάτων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με κάθε τύπο ερωτήματος, ανατρέξτε στη Βοήθεια ή κάντε κλικ στις συνδέσεις, στην ενότητα Δείτε επίσης αυτού του άρθρου.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για την παροχή δεδομένων για μια φόρμα ή αναφορά. Σε μια σωστά σχεδιασμένη βάση δεδομένων, τα δεδομένα που θέλετε να παρουσιάσετε, χρησιμοποιώντας μια φόρμα ή μια αναφορά, βρίσκονται συνήθως σε αρκετούς διαφορετικούς πίνακες. Χρησιμοποιώντας ένα ερώτημα, μπορείτε να συγκεντρώσετε τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε προτού σχεδιάσετε τη φόρμα ή την αναφορά.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση ενός ερωτήματος για την παροχή δεδομένων για φόρμες και αναφορές, ανατρέξτε στις συνδέσεις, στην ενότητα "Δείτε επίσης" ή ανατρέξτε στη Βοήθεια.

 ΣΗΜΕΙΩΣΗ   Για τα παραδείγματα σε αυτό το άρθρο χρησιμοποιείται μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε με το πρότυπο βάσης δεδομένων Northwind 2007.

ΕμφάνισηΠώς μπορώ να ρυθμίσω το Northwind 2007;

  1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.
  1. Στο αριστερό τμήμα παραθύρου, στην περιοχή Κατηγορίες προτύπων, κάντε κλικ στην επιλογή Τοπικά πρότυπα.
  2. Στην επιλογή Τοπικά πρότυπα, κάντε κλικ στο Northwind 2007 και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
  3. Ακολουθήστε τις οδηγίες στη σελίδα Northwind Traders (στην καρτέλα αντικειμένου Οθόνη έναρξης) για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων και έπειτα κλείστε το παράθυρο διαλόγου σύνδεσης.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Εξέταση υποσυνόλου δεδομένων σε έναν πίνακα

Ορισμένες φορές θέλετε να εξετάσετε όλα τα δεδομένα ενός πίνακα και άλλες φορές θέλετε να εξετάσετε μόνο τα δεδομένα σε συγκεκριμένα πεδία ή θέλετε να εξετάσετε τα δεδομένα μόνο εάν συγκεκριμένα πεδία πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια. Για να εξετάσετε τα δεδομένα εφαρμόζοντας κριτήρια, θα χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα επιλογής.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εξετάσετε μια λίστα προϊόντων και τις τιμές τους. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που επιστρέφει πληροφορίες για τα προϊόντα και τις τιμές, εφαρμόζοντας την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Ανοίξτε το Northwind 2007.
  2. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στο στοιχείο Σχεδίαση ερωτημάτων.
  1. Στο παράθυρο διαλόγου Show Table, στην καρτέλα Tables, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Products.
  2. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Show Table.
  3. Στον πίνακα Products, κάντε διπλό κλικ στις επιλογές Product Name και List Price για να προσθέσετε αυτά τα πεδία στο ερώτημα πλέγμα σχεδίασης (πλέγμα σχεδίασης: Το πλέγμα που χρησιμοποιείται για τη σχεδίαση ενός ερωτήματος ή φίλτρου σε προβολή σχεδίασης ερωτήματος ή στο παράθυρο "Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση". Όσον αφορά τα ερωτήματα, αυτό το πλέγμα ονομαζόταν παλαιότερα πλέγμα QBE.).
  4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.

Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζεται μια λίστα με τα προϊόντα και τις τιμές τους.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Ταυτόχρονη εξέταση δεδομένων από πολλούς πίνακες

Οι πίνακες σε μια σωστά σχεδιασμένη βάση δεδομένων βρίσκονται σε λογική σχέση (σχέση: Η συσχέτιση που δημιουργείται μεταξύ κοινών πεδίων (στηλών) σε δύο πίνακες. Μια σχέση μπορεί να είναι "ένα προς ένα", "ένα προς πολλά" ή "πολλά προς πολλά".) μεταξύ τους. Αυτές οι σχέσεις βασίζονται σε κοινά πεδία πινάκων. Όταν θέλετε να εξετάσετε δεδομένα από πίνακες που σχετίζονται μεταξύ τους, χρησιμοποιείτε ένα ερώτημα επιλογής.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εξετάσετε παραγγελίες για πελάτες που κατοικούν σε μια συγκεκριμένη πόλη. Τα δεδομένα που αφορούν τις παραγγελίες και τα δεδομένα που αφορούν τους πελάτες είναι αποθηκευμένα σε δύο πίνακες, στην ίδια βάση δεδομένων. Κάθε πίνακας έχει ένα πεδίο "Κωδ. πελάτη", που αποτελεί τη βάση για μια σχέση "ένα προς πολλά" (σχέση "ένα προς πολλά": Η συσχέτιση μεταξύ δύο πινάκων όπου η τιμή του πρωτεύοντος κλειδιού για κάθε εγγραφή στον πρωτεύοντα πίνακα αντιστοιχεί στην τιμή του πεδίου ή των πεδίων που ταιριάζουν για πολλές εγγραφές στον σχετιζόμενο πίνακα.) μεταξύ των δύο πινάκων. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που επιστρέφει παραγγελίες για πελάτες σε μια συγκεκριμένη πόλη, για παράδειγμα, στο Las Vegas, χρησιμοποιώντας την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Ανοίξτε το Northwind 2007.
  2. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στο στοιχείο Σχεδίαση ερωτημάτων.
  1. Στο παράθυρο διαλόγου Show Table, στην καρτέλα Tables, κάντε διπλό κλικ στις επιλογές Customers και Orders.
  2. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Show Table.

Προσέξτε τη γραμμή (που καλείται σύνδεσμος), η οποία ενώνει το πεδίο κωδικού στον πίνακα πελατών με το πεδίο κωδικού πελάτη στον πίνακα παραγγελιών. Αυτή η γραμμή εμφανίζει τη σχέση μεταξύ των δύο πινάκων.

  1. Στον πίνακα Customers, κάντε διπλό κλικ στις επιλογές Company και City για να προσθέσετε αυτά τα πεδία στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.
  2. Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη στήλη City, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου στη γραμμή Show.
  3. Στη γραμμή Criteria, στη στήλη City, πληκτρολογήστε 'Las Vegas' (συμπεριλάβετε τα μονά εισαγωγικά).

Εάν καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Show, το ερώτημα δεν εμφανίζει την πόλη στα αποτελέσματα και εάν πληκτρολογήσετε 'Las Vegas' στη γραμμή Criteria σημαίνει ότι θέλετε να δείτε τις εγγραφές μόνο όπου η τιμή του πεδίου πόλης είναι 'Las Vegas'. Σε αυτή την περίπτωση, το ερώτημα επιστρέφει μόνο τους πελάτες που βρίσκονται στο Las Vegas — Company L και Company AA.

Σημειώστε ότι δεν χρειάζεται να εμφανίσετε ένα πεδίο για να το χρησιμοποιήσετε με ένα κριτήριο.

  1. Στον πίνακα Orders, κάντε διπλό κλικ στις επιλογές Order ID και Order Date για να προσθέσετε αυτά τα πεδία στις επόμενες δύο στήλες του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.
  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.

Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζει μια λίστα με παραγγελίες για τους πελάτες στο Las Vegas.

  1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

  1. Στο πλαίσιο Όνομα ερωτήματος, πληκτρολογήστε Παραγγελίες κατά πόλη, και έπειτα πατήστε OK.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Παραλλαγές ενός ερωτήματος χρησιμοποιώντας παραμέτρους με ένα ερώτημα

Ορισμένες φορές μπορεί να θέλετε να εκτελέσετε ένα ερώτημα που διαφέρει ελάχιστα από ένα υπάρχον ερώτημα. Μπορείτε να αλλάξετε το αρχικό ερώτημα για να χρησιμοποιήσετε νέα κριτήρια, ωστόσο εάν θέλετε να εκτελείτε συχνά παραλλαγές ενός συγκεκριμένου ερωτήματος, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης ενός ερωτήματος παραμέτρων. Όταν εκτελείτε ένα ερώτημα παραμέτρων, το ερώτημα ζητά τιμές πεδίων και έπειτα χρησιμοποιεί τις τιμές που εισαγάγετε στα πεδία για τη δημιουργία κριτηρίων για το ερώτημά σας.

Στο προηγούμενο παράδειγμα, δημιουργήσατε ένα ερώτημα που επιστρέφει παραγγελίες για πελάτες που βρίσκονται στο Las Vegas. Μπορείτε να τροποποιήσετε το ερώτημα, ώστε να σας ζητά να καθορίζετε την πόλη κάθε φορά που εκτελείτε το ερώτημα, εφαρμόζοντας την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Ανοίξτε το Northwind 2007.
  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Shutter Bar για να εμφανιστεί το παράθυρο περιήγησης.

 ΣΗΜΕΙΩΣΗ   Αυτή η ενέργεια δεν είναι απαραίτητη εάν το παράθυρο περιήγησης εμφανίζεται.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα Παραγγελίες κατά πόλη (που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα) και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντομεύσεων.
  2. Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη γραμμή Criteria, στη στήλη City, διαγράψτε την καταχώριση 'Las Vegas' και πληκτρολογήστε [For what city?].

Η συμβολοσειρά [For what city?] είναι το προτρεπτικό μήνυμα παραμέτρου. Οι αγκύλες υποδεικνύουν ότι θέλετε το ερώτημα να ζητά παράμετρο. Το κείμενο (σε αυτή την περίπτωση, For what city?) είναι η ερώτηση που εμφανίζει το προτρεπτικό μήνυμα.

 ΣΗΜΕΙΩΣΗ   Σε ένα προτρεπτικό μήνυμα παραμέτρου, δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ούτε τελεία (.) ούτε θαυμαστικό (!) ως κείμενο.

  1. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου, στη γραμμή Show, στη στήλη City, ώστε τα αποτελέσματα του ερωτήματος να εμφανίζουν την πόλη.
  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.

Το ερώτημα σας ζητά να πληκτρολογήσετε μια τιμή για την πόλη.

  1. Πληκτρολογήστε New York και πατήστε ENTER.

Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζει τις παραγγελίες για τους πελάτες στη Νέα Υόρκη.

Ωστόσο, τι συμβαίνει εάν δεν γνωρίζετε ποιες τιμές μπορείτε να καθορίσετε; Για να είναι η παράμετρος πιο ευέλικτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ ως μέρος του προτρεπτικού μηνύματος:

  1. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
  2. Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη γραμμή Criteria, στη στήλη City, πληκτρολογήστε Like [For what city?]&"*".

Σε αυτό το προτρεπτικό μήνυμα παραμέτρων, η λέξη-κλειδί Like, το εμπορικό "και" (&) και ο αστερίσκος (*) σε εισαγωγικά επιτρέπουν στο χρήστη να πληκτρολογήσει ένα συνδυασμό χαρακτήρων, συμπεριλαμβάνοντας χαρακτήρες μπαλαντέρ, για να επιστραφούν διάφορα αποτελέσματα. Για παράδειγμα, εάν ο χρήστης πληκτρολογήσει *, το ερώτημα επιστρέφει όλες τις πόλεις. Εάν ο χρήστης πληκτρολογήσει L, το ερώτημα επιστρέφει όλες τις πόλεις που ξεκινούν με το γράμμα "L" και εάν ο χρήστης πληκτρολογήσει *s*, το ερώτημα επιστρέφει όλες τις πόλεις που περιέχουν το γράμμα "s".

  1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.

Στη γραμμή του προτρεπτικού μηνύματος, πληκτρολογήστε New και έπειτα πατήστε ENTER.

  1. Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζει τις παραγγελίες για τους πελάτες στη Νέα Υόρκη.

Καθορισμός τύπων δεδομένων παραμέτρων

Μπορείτε επίσης να καθορίσετε ποιον τύπο δεδομένων θα αποδέχεται μια παράμετρος. Μπορείτε να ορίσετε τον τύπο δεδομένων για οποιαδήποτε παράμετρο, ωστόσο είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ορίσετε τον τύπο δεδομένων για τα αριθμητικά δεδομένα, τα δεδομένα νομισματικών μονάδων ή τα δεδομένα ημερομηνίας/ώρας. Όταν καθορίζετε τον τύπο δεδομένων που θα αποδέχεται μια παράμετρος, εμφανίζεται στους χρήστες ένα πιο συγκεκριμένο μήνυμα σφάλματος, εάν πληκτρολογήσουν εσφαλμένο τύπο δεδομένων, όπως π.χ. κείμενο, ενώ αναμένεται νομισματική μονάδα.

 ΣΗΜΕΙΩΣΗ   Εάν μια παράμετρος έχει οριστεί, ώστε να αποδέχεται δεδομένα κειμένου, οποιαδήποτε δεδομένα εισαγωγής ερμηνεύονται ως κείμενο και δεν εμφανίζεται κανένα μήνυμα σφάλματος.

Για να καθορίσετε τον τύπο δεδομένων για τις παραμέτρους σε ένα ερώτημα, εφαρμόστε την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Ενώ το ερώτημα είναι ανοικτό στην προβολή Σχεδίαση, στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, κάντε κλικ στην επιλογή Παράμετροι.
  2. Στο παράθυρο διαλόγου Παράμετροι ερωτήματος, στη στήλη Παράμετρος, πληκτρολογήστε το προτρεπτικό μήνυμα για κάθε παράμετρο, για την οποία θέλετε να καθορίσετε τον τύπο δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι κάθε παράμετρος συμφωνεί με το προτρεπτικό μήνυμα που χρησιμοποιείτε στη γραμμή Criteria του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.
  3. Στη στήλη Τύπος δεδομένων, επιλέξτε τον τύπο δεδομένων για κάθε παράμετρο.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Υπολογισμοί με βάση τα δεδομένα

Τις περισσότερες φορές, δεν χρησιμοποιείτε πίνακες για την αποθήκευση των υπολογισμένων τιμών που βασίζονται σε δεδομένα της ίδιας βάσης δεδομένων. Για παράδειγμα, ο πίνακας Order Details στο Northwind 2007 δεν αποθηκεύει μερικά αθροίσματα προϊόντων, επειδή το μερικό άθροισμα για οποιοδήποτε προϊόν υπολογίζεται χρησιμοποιώντας τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στα πεδία Quantity, Unit Price και Discount του πίνακα Order Details.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι υπολογισμένες τιμές μπορεί να μην είναι πλέον ενημερωμένες, επειδή οι τιμές, στις οποίες βασίζονται, μεταβάλλονται. Για παράδειγμα, δεν θα αποθηκεύσετε την ηλικία κάποιου προσώπου σε έναν πίνακα, επειδή κάθε χρόνο θα πρέπει να ενημερώνετε την τιμή. Αντί αυτού, αποθηκεύετε την ημερομηνία γέννησης αυτού του προσώπου και έπειτα χρησιμοποιείτε μια έκφραση σε ένα ερώτημα για τον υπολογισμό της ηλικίας.

Εφαρμόστε την ακόλουθη διαδικασία για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που υπολογίζει τα μερικά αθροίσματα προϊόντων, με βάση τα δεδομένα από τον πίνακα Order Details.

  1. Ανοίξτε το Northwind 2007.
  2. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στο στοιχείο Σχεδίαση ερωτημάτων.
  1. Στο παράθυρο διαλόγου Show Table, στην καρτέλα Tables, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Order Details.
  2. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Show Table.
  3. Στον πίνακα Order Details, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Product ID για να προσθέσετε αυτό το πεδίο στην πρώτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.
  4. Στη δεύτερη στήλη του πλέγματος, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή Field και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Zoom στο μενού συντομεύσεων.
  5. Στο πλαίσιο Zoom, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε τα ακόλουθα:

Μερικό άθροισμα: ([Ποσότητα]*[Τιμή μονάδας])-([Ποσότητα]*[Τιμή μονάδας]*[Έκπτωση])

Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αυτό είναι το υπολογισμένο πεδίο. Το υπολογισμένο πεδίο πολλαπλασιάζει την ποσότητα κάθε προϊόντος με την τιμή μονάδας αυτού του προϊόντος, πολλαπλασιάζει την ποσότητα κάθε προϊόντος με την τιμή μονάδας και την έκπτωση για αυτό το προϊόν και έπειτα αφαιρεί τη συνολική έκπτωση από τη συνολική τιμή μονάδας.

  1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.

Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζεται μια λίστα με τα προϊόντα και τα μερικά αθροίσματα ανά παραγγελία.

  1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα και έπειτα ονομάστε το ερώτημα Μερικά αθροίσματα προϊόντων.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Εξέταση συνοψισμένων δεδομένων ή δεδομένων συνάθροισης

Όταν χρησιμοποιείτε πίνακες για την καταγραφή συναλλαγών ή για την αποθήκευση αριθμητικών δεδομένων που εμφανίζονται τακτικά, θα πρέπει να μπορείτε να εξετάζετε αυτά τα δεδομένα συγκεντρωτικά, π.χ. σε σύνολα ή μέσους όρους.

Η Microsoft Office Access 2007 παρέχει μια νέα δυνατότητα, τη γραμμή Σύνολο, που επιτρέπει τον έλεγχο απλών δεδομένων συνάθροισης σε οποιοδήποτε φύλλο δεδομένων (φύλλο δεδομένων: Δεδομένα από έναν πίνακα, φόρμα, ερώτημα, προβολή ή αποθηκευμένη διαδικασία που εμφανίζονται σε μορφή γραμμών-στηλών.). Προσθέστε μια γραμμή Σύνολο στο ερώτημα Μερικά αθροίσματα προϊόντων που δημιουργήσατε στο προηγούμενο παράδειγμα εφαρμόζοντας την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Εκτελέστε το ερώτημα Μερικά αθροίσματα προϊόντων και αφήστε τα αποτελέσματα ανοικτά στην Προβολή φύλλου δεδομένων (προβολή φύλλου δεδομένων: Η προβολή που εμφανίζει δεδομένα από έναν πίνακα, φόρμα, ερώτημα, προβολή ή αποθηκευμένη διαδικασία σε μορφή γραμμών-στηλών. Στην προβολή φύλλου δεδομένων μπορείτε να επεξεργαστείτε πεδία, να προσθέσετε και να διαγράψετε δεδομένα και να αναζητήσετε δεδομένα.).
  2. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

Μια νέα γραμμή εμφανίζεται στο κάτω μέρος του φύλλου δεδομένων, με τη λέξη Σύνολο στην πρώτη στήλη.

  1. Κάντε κλικ στο κελί, στην τελευταία γραμμή του φύλλου δεδομένων, με το όνομα Σύνολο.

Προσέξτε ότι στο κελί εμφανίζεται ένα βέλος.

  1. Κάντε κλικ στο βέλος, για να εμφανιστούν οι διαθέσιμες λειτουργίες συνάθροισης.

Επειδή η στήλη περιέχει δεδομένα κειμένου, διατίθενται μόνο δύο επιλογές: Κανένα και Πλήθος.

  1. Επιλέξτε Πλήθος.

Το περιεχόμενο του κελιού αλλάζει από Σύνολο και εμφανίζει το πλήθος των τιμών της στήλης.

  1. Κάντε κλικ στο παρακείμενο κελί (στη δεύτερη στήλη).

Προσέξτε ότι στο κελί εμφανίζεται ένα βέλος.

  1. Κάντε κλικ στο βέλος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άθροισμα.

Το πεδίο εμφανίζει ένα άθροισμα των τιμών της στήλης.

  1. Αφήστε το ερώτημα ανοικτό στην Προβολή φύλλου δεδομένων.

Δημιουργία ερωτήματος αθροισμάτων για πιο σύνθετες συνοπτικές πληροφορίες

Η γραμμή Σύνολο σε ένα φύλλο δεδομένων είναι ιδιαίτερα χρήσιμη, ωστόσο για πιο σύνθετες ερωτήσεις, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα αθροισμάτων. Το ερώτημα αθροισμάτων είναι ένα ερώτημα επιλογής που επιτρέπει την ομαδοποίηση και τη δημιουργία σύνοψης δεδομένων. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δείτε τις συνολικές πωλήσεις ανά προϊόν. Σε ένα ερώτημα αθροισμάτων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Άθροισμα, μια συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων (συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων: Μια συνάρτηση, όπως Sum, Count, Avg, ή Var, που χρησιμοποιείτε για να υπολογίσετε σύνολα.), για να δείτε τις συνολικές πωλήσεις ανά προϊόν.

Εφαρμόστε την ακόλουθη διαδικασία για να τροποποιήσετε το ερώτημα Μερικά αθροίσματα προϊόντων, προκειμένου να δημιουργεί μια σύνοψη των μερικών αθροισμάτων προϊόντων ανά προϊόν.

  1. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

Το ερώτημα Μερικά αθροίσματα προϊόντων ανοίγει σε Προβολή σχεδίασης.

  1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

Η γραμμή Σύνολα εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.

 ΣΗΜΕΙΩΣΗ   Παρόλο που το όνομα είναι παρόμοιο, η γραμμή Σύνολα στο πλέγμα σχεδίασης και η γραμμή Σύνολο σε ένα φύλλο δεδομένων δεν είναι ίδιες:

  • Μπορείτε να κάνετε ομαδοποίηση ανά τιμές πεδίου χρησιμοποιώντας τη γραμμή Σύνολα στο πλέγμα σχεδίασης.
  • Μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή φύλλου δεδομένων Σύνολο στα αποτελέσματα ενός ερωτήματος αθροισμάτων.
  • Όταν χρησιμοποιείτε τη γραμμή Σύνολα στο πλέγμα σχεδίασης, πρέπει να επιλέξετε μια συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων για κάθε πεδίο. Εάν δεν θέλετε να εκτελέσετε υπολογισμό σε ένα πεδίο, μπορείτε να κάνετε ομαδοποίηση ανά πεδίο.
  1. Στη δεύτερη στήλη του πλέγματος σχεδίασης, στη γραμμή Σύνολο, επιλέξτε Άθροισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα.
  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.

Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζεται μια λίστα με τα προϊόντα και τα μερικά αθροίσματά τους.

  1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα. Αφήστε το ερώτημα ανοικτό.

Δημιουργία ερωτήματος διασταύρωσης για την προσθήκη επιπλέον επιπέδου ομαδοποίησης

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εξετάσετε τα μερικά αθροίσματα προϊόντων, αλλά επίσης θέλετε να υπολογίσετε τα συγκεντρωτικά αποτελέσματα ανά μήνα, ώστε κάθε γραμμή να εμφανίζει μερικά αθροίσματα για ένα προϊόν και κάθε στήλη να εμφανίζει μερικά αθροίσματα προϊόντων για έναν μήνα. Για να εμφανίζονται τα μερικά αθροίσματα για ένα προϊόν, καθώς και τα μερικά αθροίσματα προϊόντων για έναν μήνα, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα διασταύρωσης (ερώτημα διασταύρωσης: Το ερώτημα που υπολογίζει ένα άθροισμα, μέσο όρο, καταμέτρηση ή κάποιον άλλο τύπο συνόλου σε εγγραφές και κατόπιν ομαδοποιεί το αποτέλεσμα σε δύο τύπους πληροφοριών: έναν στην αριστερή πλευρά της βάσης δεδομένων και έναν άλλο στο επάνω μέρος.).

Μπορείτε να τροποποιήσετε το ερώτημα Μερικά αθροίσματα προϊόντων ξανά, ώστε το ερώτημα να επιστρέφει γραμμές με μερικά αθροίσματα προϊόντων και στήλες με μερικά σύνολα μήνα.

  1. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
  2. Στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση πίνακα.
  3. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Παραγγελίες και έπειτα κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.
  4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στο στοιχείο Διασταύρωσης.

Στο πλέγμα σχεδίασης, η γραμμή Εμφάνιση είναι κρυφή και η γραμμή Διασταύρωση εμφανίζεται.

  1. Στην τρίτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή Πεδίο και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Ζουμ στο μενού συντομεύσεων. Εμφανίζεται το πλαίσιο Ζουμ.
  2. Στο πλαίσιο Ζουμ, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε τα ακόλουθα:

Μήνας: "Month " & DatePart("m", [Ημ/νία Παραγγελίας])

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
  2. Στη γραμμή Διασταύρωση, επιλέξτε τις ακόλουθες τιμές από την αναπτυσσόμενη λίστα: Επικεφαλίδα γραμμής για την πρώτη στήλη, Τιμή για τη δεύτερη στήλη και Επικεφαλίδα στήλης για την τρίτη στήλη.
  3. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.

Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζει τα μερικά σύνολα προϊόντων, σε συγκεντρωτικά αποτελέσματα κατά μήνα.

  1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Δημιουργία νέου πίνακα χρησιμοποιώντας δεδομένα από άλλους πίνακες

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα για να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα από δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε άλλους πίνακες.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να στείλετε δεδομένα για τις παραγγελίες στο Chicago σε έναν επιχειρηματικό συνεργάτη σας στο Chicago που χρησιμοποιεί Access για τη δημιουργία αναφορών. Αντί να στείλετε όλα τα δεδομένα παραγγελιών, θέλετε να περιορίσετε τα δεδομένα και να στείλετε μόνο εκείνα που αφορούν συγκεκριμένα τις παραγγελίες στο Chicago.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής που θα περιλαμβάνει τα δεδομένα παραγγελιών στο Chicago και έπειτα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ερώτημα επιλογής για να δημιουργήσετε τον νέο πίνακα εφαρμόζοντας την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Ανοίξτε το Northwind 2007.
  2. Για να εκτελέσετε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα, μπορεί να χρειαστεί να ενεργοποιήσετε το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων χρησιμοποιώντας τη γραμμή μηνυμάτων που εμφανίζεται κάτω από την Κορδέλα (αποτελεί μέρος του Περιβάλλον εργασίας χρήστη Fluent του Microsoft Office), εάν η βάση δεδομένων εμφανίζεται ως αναξιόπιστη όταν την ανοίγετε.

ΕμφάνισηΠώς μπορώ να ενεργοποιήσω τη βάση δεδομένων;

  1. Στη γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ασφαλείας του Microsoft Office.

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου και έπειτα πατήστε το κουμπί OK.

 ΣΗΜΕΙΩΣΗ   Εάν η βάση δεδομένων βρίσκεται σε αξιόπιστη τοποθεσία, η γραμμή μηνυμάτων δεν εμφανίζεται και η ενεργοποίηση περιεχομένου είναι περιττή.

  1. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου σύνδεσης.
  2. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στο στοιχείο Σχεδίαση ερωτημάτων.
  1. Στο παράθυρο διαλόγου Show Table κάντε διπλό κλικ στις επιλογές Order Details και Orders.
  2. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Show Table.
  3. Στον πίνακα Orders, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Customer ID και Ship City για να προσθέσετε αυτά τα πεδία στο πλέγμα σχεδίασης.
  4. Στον πίνακα Order Details, κάντε διπλό κλικ στις επιλογές Order ID, Product ID, Quantity, Unit Price και Discount για να προσθέσετε αυτά τα πεδία στο πλέγμα σχεδίασης.
  5. Στη στήλη Ship City του πλέγματος σχεδίασης, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου στη γραμμή Show. Στη γραμμή Criteria, πληκτρολογήστε 'Chicago' (συμπεριλάβετε τα μονά εισαγωγικά).

Επαληθεύστε τα αποτελέσματα του ερωτήματος, προτού τα χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία του πίνακα.

  1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.
  1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

  1. Στο πλαίσιο Όνομα ερωτήματος, πληκτρολογήστε Ερώτημα για παραγγελίες Chicago και έπειτα πατήστε το κουμπί OK.
  2. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
  3. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στο στοιχείο Δημιουργίας πίνακα.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα.

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, στο πλαίσιο Όνομα πίνακα, πληκτρολογήστε Παραγγελίες Chicago και έπειτα πατήστε το κουμπί OK.
  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.
  1. Στο παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για επιβεβαίωση.

Ο νέος πίνακας δημιουργείται και εμφανίζεται στο παράθυρο περιήγησης.

 ΣΗΜΕΙΩΣΗ   Εάν υπάρχει ήδη πίνακας με το όνομα που ορίσατε, αυτός ο πίνακας διαγράφεται πριν την εκτέλεση του ερωτήματος.

  1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.

Επειδή ο πίνακας Παραγγελίες Chicago υπάρχει, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου προειδοποίησης.

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί Όχι για να ακυρώσετε την ενέργεια και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Προσθήκη δεδομένων σε έναν πίνακα χρησιμοποιώντας δεδομένα από άλλους πίνακες

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα προσάρτησης για να ανακτήσετε δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες και να προσθέσετε αυτά τα δεδομένα σε άλλο πίνακα.

Ας υποθέσουμε ότι δημιουργήσατε έναν πίνακα για να τον χρησιμοποιείτε από κοινού με έναν επιχειρηματικό συνεργάτη σας στο Chicago, αλλά βλέπετε ότι εκείνος συνεργάζεται και με πελάτες στην περιοχή του Milwaukee. Θέλετε να προσθέσετε γραμμές στον πίνακα που να περιέχουν δεδομένα για την περιοχή Milwaukee, προτού χρησιμοποιήσετε από κοινού αυτόν τον πίνακα με το συνεργάτη σας.

Μπορείτε να προσθέσετε δεδομένα για την περιοχή Milwaukee στον πίνακα Παραγγελίες Chicago που δημιουργήσατε στο προηγούμενο παράδειγμα εφαρμόζοντας την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Ανοίξτε το ερώτημα με όνομα "Ερώτημα παραγγελιών Chicago" σε Προβολή σχεδίασης.
  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στο στοιχείο Προσάρτησης. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση.
  1. Στο παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση, κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται στο πλαίσιο Όνομα πίνακα και επιλέξτε Παραγγελίες Chicago από την αναπτυσσόμενη λίστα.
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση κλείνει. Στο πλέγμα σχεδίασης, εξαφανίζεται η γραμμή Εμφάνιση και εμφανίζεται η γραμμή Προσάρτηση σε.

  1. Στο πλέγμα σχεδίασης, στη γραμμή Κριτήρια της στήλης Ship City, διαγράψτε την καταχώριση 'Chicago' και πληκτρολογήστε 'Milwaukee'.
  2. Στη γραμμή Προσάρτηση σε, επιλέξτε το κατάλληλο πεδίο για κάθε στήλη.

Σε αυτό το παράδειγμα, οι τιμές στη γραμμή Προσάρτηση σε θα πρέπει να συμφωνούν με τις τιμές στη γραμμή Πεδίο, ωστόσο αυτό δεν είναι απαραίτητο για την υποβολή των ερωτημάτων προσάρτησης.

  1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Αλλαγή δεδομένων με αυτοματοποιημένη μέθοδο

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα ενημέρωσης για να αλλάξετε τα δεδομένα στους πίνακες και μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα ενημέρωσης για να εισαγάγετε κριτήρια, προκειμένου να καθορίσετε ποιες γραμμές πρέπει να ενημερωθούν. Ένα ερώτημα ενημέρωσης προσφέρει τη δυνατότητα αναθεώρησης των ενημερωμένων δεδομένων, προτού εκτελέσετε την ενημέρωση.

 ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ   Δεν είναι δυνατή η αναίρεση ενός ερωτήματος ενέργειας. Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας των πινάκων που θα ενημερώσετε, χρησιμοποιώντας ένα ερώτημα ενημέρωσης.

Στο προηγούμενο παράδειγμα, προσαρτήσατε γραμμές στον πίνακα Παραγγελίες Chicago. Στον πίνακα αυτό, το πεδίο Product ID εμφανίζει τον αριθμητικό κωδικό Product ID. Για να καταστήσετε τα δεδομένα πιο χρήσιμα για αναφορές, μπορείτε να αντικαταστήσετε τους κωδικούς με τα ονόματα των προϊόντων. Για να αντικαταστήσετε τους κωδικούς προϊόντων, πρέπει πρώτα να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων στο πεδίο κωδικού προϊόντος στον πίνακα Παραγγελίες Chicago από αριθμό σε κείμενο, ώστε το πεδίο κωδικού προϊόντος να μπορεί να δέχεται ονόματα προϊόντων.

Μπορείτε να ενημερώσετε τις τιμές στον πίνακα Παραγγελίες Chicago εφαρμόζοντας την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Ανοίξτε τον πίνακα Παραγγελίες Chicago σε Προβολή σχεδίασης.
  2. Στη γραμμή κωδικού προϊόντος, αλλάξτε τον τύπο δεδομένων από Αριθμός σε Κείμενο.
  3. Αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα Παραγγελίες Chicago.
  4. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στο στοιχείο Σχεδίαση ερωτημάτων.
  1. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Παραγγελίες Chicago και Προϊόντα.
  2. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.
  3. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στο στοιχείο Ενημέρωση.

Στο πλέγμα σχεδίασης, εξαφανίζονται οι γραμμές Ταξινόμηση και Εμφάνιση και εμφανίζεται η γραμμή Ενημέρωση σε.

  1. Στον πίνακα Παραγγελίες Chicago, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Κωδ. προϊόντος για να προσθέσετε αυτό το πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης.
  2. Στο πλέγμα σχεδίασης, στη γραμμή Ενημέρωση σε, στη στήλη Κωδ. προϊόντος, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε τα ακόλουθα στοιχεία:

[Προϊόντα].[Όνομα προϊόντος]

 ΣΥΜΒΟΥΛΗ   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα ενημέρωσης για να διαγράψετε τις τιμές πεδίων, χρησιμοποιώντας μια κενή συμβολοσειρά ("") ή την τιμή NULL στη γραμμή Ενημέρωση σε.

  1. Στη γραμμή Κριτήρια, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε τα ακόλουθα στοιχεία:

[Κωδ. προϊόντος] Like ([Προϊόντα].[Κωδικός])

Η λέξη-κλειδί Like είναι απαραίτητη, επειδή τα πεδία που συγκρίνετε περιέχουν διαφορετικούς τύπους δεδομένων (ο κωδικός προϊόντος είναι δεδομένα κειμένου, και το αναγνωριστικό είναι αριθμητικά δεδομένα).

  1. Για να ελέγξετε ποιες τιμές θα αλλάξει το ερώτημα ενημέρωσης, μπορείτε να δείτε το ερώτημα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων.

Το ερώτημα επιστρέφει μια λίστα κωδικών προϊόντων που θα ενημερωθούν.

  1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.

Όταν ανοίξετε τον πίνακα Παραγγελίες Chicago, θα δείτε ότι οι αριθμητικές τιμές στο πεδίο κωδικού προϊόντος έχουν αντικατασταθεί από τα ονόματα προϊόντων του πίνακα Προϊόντα.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Διαγραφή δεδομένων με αυτοματοποιημένη μέθοδο

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα διαγραφής για να διαγράψετε δεδομένα από τους πίνακες και μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα διαγραφής για να εισαγάγετε κριτήρια, προκειμένου να καθορίσετε ποιες γραμμές θα διαγραφούν. Ένα ερώτημα διαγραφής προσφέρει τη δυνατότητα ελέγχου των γραμμών που θα διαγραφούν, προτού εκτελέσετε τη διαγραφή.

Ας υποθέσουμε ότι πρόκειται να στείλετε τον πίνακα Παραγγελίες Chicago (που ενημερώθηκε στο προηγούμενο παράδειγμα) στον επιχειρηματικό συνεργάτη σας στο Chicago και παρατηρείτε ότι ορισμένες γραμμές περιέχουν κενά πεδία. Θέλετε να αφαιρέσετε αυτές τις γραμμές που περιέχουν κενά πεδία, προτού στείλετε τον πίνακα. Μπορείτε απλώς να ανοίξετε τον πίνακα και να διαγράψετε τις γραμμές με μη αυτόματο τρόπο, ωστόσο μπορείτε για ευκολία να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα διαγραφής, εάν υπάρχουν αρκετές γραμμές που θέλετε να διαγράψετε και έχετε σαφή κριτήρια για τις γραμμές που θα πρέπει να διαγραφούν.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για να διαγράψετε από τον πίνακα Παραγγελίες Chicago τις γραμμές χωρίς τιμή για τον κωδικό παραγγελίας, εφαρμόζοντας την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στο στοιχείο Σχεδίαση ερωτημάτων.
  1. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Παραγγελίες Chicago.
  2. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.
  3. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στο στοιχείο Διαγραφής.

Στο πλέγμα σχεδίασης, εξαφανίζονται οι γραμμές Ταξινόμηση και Εμφάνιση και εμφανίζεται η γραμμή Διαγραφή.

  1. Στον πίνακα Παραγγελίες Chicago, κάντε διπλό κλικ στην επιλογήΚωδικός παραγγελίας για να προσθέσετε αυτό το πεδίο στο πλέγμα.
  2. Στο πλέγμα σχεδίασης, στη γραμμή Κριτήρια της στήλης κωδικού παραγγελίας, πληκτρολογήστε Is Null.
  3. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτέλεση.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

 
 
Ισχύει για:
Access 2007