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Verwenden Sie den Aufgabenbereich Seriendruck zum Erstellen von Serienbriefen, Adressetiketten, Verzeichnissen sowie zur Verteilung von E-Mail und Faxen. Der Grundprozess verläuft in folgenden Schritten:

• Öffnen oder erstellen Sie ein Hauptdokument (Hauptdokument: Das Dokument in einer Seriendruckoperation in Word, das den Text und die Grafiken enthält, die in allen Versionen des Seriendruckdokuments identisch sind, z. B. der Absender oder die Anrede in einem Serienbrief.).

• Öffnen oder erstellen Sie eine Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) mit den einzelnen Empfängerdaten.

• Fügen Sie Seriendruckfelder (Seriendruckfeld: Ein Platzhalter, der in das Hauptdokument eingefügt wird. Fügen Sie beispielsweise das Seriendruckfeld ;«Ort» ein, um einen im Datenfeld "Ort" enthaltenen Ortsnamen einzufügen (z. B. "Berlin").) im Hauptdokument ein, oder passen Sie diese an.

• Erstellen Sie ein neues Seriendruckdokument durch Einfügen von Daten aus der Datenquelle in das Hauptdokument.

  Datenquelle mit Empfängerdaten, wie z. B. Namen und Adressen

  Hauptdokument mit Seriendruckfeldern als Platzhalter für Empfängerdaten

  Erstelltes Seriendruckdokument

Der Aufgabenbereich begleitet Sie bei diesen Schritten. Möchten Sie ohne den Aufgabenbereich arbeiten, können Sie die Seriendruck-Symbolleiste (Symbolleiste: Eine Leiste mit Schaltflächen und Optionen, mit denen Sie Befehle ausführen können. Drücken Sie zum Anzeigen einer Symbolleiste ALT und dann UMSCHALT+F10.) verwenden. Bei beiden Verfahren ergibt jeweils jede Zeile (bzw. jeder Datensatz) der Datenquelle einen Serienbrief, Briefumschlag, ein Adressetikett oder Verzeichniselement.

Anmerkung  Mithilfe des Seriendruckes können Sie außer Sendungen und Verzeichnissen alle Arten von Dokumenten erstellen, in denen bestimmten Feldern (Feld: Eine Reihe von Codes, mit denen Microsoft Word angeleitet wird, Text, Grafiken, Seitenzahlen oder andere Elemente in ein Dokument automatisch einzufügen. Mit dem DATE-Feld wird z. B. das aktuelle Datum eingefügt.) Daten zugeordnet werden. Haben Sie z. B. Ihre Videosammlung mithilfe eines Tabellenblattes katalogisiert, können Sie mithilfe der Option Etiketten Etiketten für Ihre Videokassetten erstellen.

So wird's gemacht  Weitere Informationen zum Verwenden der Seriendruckfunktion erhalten Sie über die Verknüpfungen im Feld Siehe auch. Das Feld wird nur angezeigt, wenn eine Verbindung mit dem Internet besteht.