Sie können in den nachfolgenden Microsoft Word-Versionen erstellte Hauptdokumente (Hauptdokument: Das Dokument in einer Seriendruckoperation in Word, das den Text und die Grafiken enthält, die in allen Versionen des Seriendruckdokuments identisch sind, z. B. der Absender oder die Anrede in einem Serienbrief.) verwenden:

• Microsoft Word 2002, 2000, 97, 7.x, 6.x oder 2.x, wenn das Hauptdokument mit einer Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) verbunden ist.
• Microsoft Word 98 für Macintosh, wenn das Hauptdokument mit einer Datenquelle verbunden ist.
• Microsoft Word für Windows, Version 1.x, wenn das Hauptdokument ein DATA-Feld enthält, das die Datenquelle angibt.
• Word für Macintosh oder Word für MS-DOS, wenn das Hauptdokument eine die Datenquelle bezeichnende DATA-Anweisung enthält (Datendokument).

Öffnen Sie das Hauptdokument (Hauptdokument: Das Dokument in einer Seriendruckoperation in Word, das den Text und die Grafiken enthält, die in allen Versionen des Seriendruckdokuments identisch sind, z. B. der Absender oder die Anrede in einem Serienbrief.). Wenn der Aufgabenbereich Seriendruck nicht angezeigt wird, zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie anschließend auf Seriendruck. Klicken Sie in Schritt 2 des Aufgabenbereichs (Startdokument wählen) auf Etikettenoptionen oder Umschlagoptionen, und wählen Sie die gewünschte Größe aus.

Was in einigen früheren Versionen von Microsoft Word als Katalog bezeichnet wurde, wird jetzt Verzeichnis genannt. Zum Erstellen eines Verzeichnisses wählen Sie Verzeichnis in Schritt 1 des Aufgabenbereichs Seriendruck aus, und befolgen Sie dann die Anweisungen im Aufgabenbereich.

1. Öffnen Sie das Hauptdokument.

2. Klicken Sie auf der Seriendruck-Symbolleiste (Symbolleiste: Eine Leiste mit Schaltflächen und Optionen, mit denen Sie Befehle ausführen können. Drücken Sie zum Anzeigen einer Symbolleiste ALT und dann UMSCHALT+F10.) auf Hauptdokument-Setup und anschließend auf Normales Word-Dokument.

Deaktivieren Sie vor dem Drucken die Anzeige der Feldfunktionen (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse generieren. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.). Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Drucken. Deaktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Feldfunktionen.

Um zu vermeiden, dass Leerzeilen in Microsoft Word-Feldern (Feld: Eine Reihe von Codes, mit denen Microsoft Word angeleitet wird, Text, Grafiken, Seitenzahlen oder andere Elemente in ein Dokument automatisch einzufügen. Mit dem DATE-Feld wird z. B. das aktuelle Datum eingefügt.) wie IF, SET und ASK enthalten sind, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wenn ein Feld (wie ASK oder SET) keinen Text enthält, können Sie das Feld in den Standardtext einfügen. Wenn das Feld in einen separaten Absatz eingefügt werden soll, formatieren Sie die Absatzmarke (Absatzmarke: Das nicht druckbare Zeichen, das von Microsoft Word eingefügt wird, wenn Sie am Ende eines Absatzes die EINGABETASTE drücken. In der Absatzmarke sind die Formatierungen gespeichert, die auf den Absatz angewendet wurden.) () als Ausgeblendeten Text (Ausgeblendeter Text: Zeichenformatierung, mit der Sie bestimmten Text anzeigen und ausblenden können. Ausgeblendeter Text wird in Microsoft Word durch eine Unterstreichung mit einer gepunkteten Linie angezeigt.). Deaktivieren Sie vor dem Seriendruck im Dialogfeld Optionen (Menü Extras) auf der Registerkarte Drucken das Kontrollkästchen Ausgeblendeten Text.
• Wenn der über ein IF-Feld eingefügte Text in einem separaten Absatz gedruckt werden soll, schließen Sie die Absatzmarke in die Feldanweisungen ein. Fügen Sie das IF-Feld in das Hauptdokument ein. Fügen Sie anschließend bei eingeblendeten Feldfunktionen (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse generieren. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.) die Absatzmarke innerhalb der entsprechenden Anführungszeichen ein. Im folgenden Beispiel wird die Absatzmarke eingefügt, die nur hinter "Faltblatt" steht, wenn der Text gedruckt wird.

  { IF { MERGEFIELD Produkt } = "Nudeln" "Wir haben unser Angebot an Nudelprodukten erweitert. Bitte informieren Sie sich im beiliegenden Faltblatt.

  " " " } Vielen Dank für Ihre Bestellung.

Wenn Sie Serienbriefe oder vergleichbare Seriendruckdokumente zu einem neuen Dokument zusammenführen, wird jeder Brief in Microsoft Word in einem eigenen Abschnitt (Abschnitt: Ein Teil eines Dokuments, in dem bestimmte Optionen für die Seitenformatierung festgelegt werden. Sie erstellen einen neuen Abschnitt, wenn Sie Änderungen an bestimmten Eigenschaften, z. B. Zeilennummerierung, Spaltenanzahl oder Kopf- und Fußzeilen, vornehmen möchten.) des neuen Dokuments abgelegt.

Um nur bestimmte Briefe im neuen Dokument zu drucken, klicken Sie im Menü Datei auf Drucken. Geben Sie im Feld Seiten die Nummern der Abschnitte ein, die die zu druckenden Briefe enthalten. Wenn Sie z. B. den dritten, sechsten, siebten und achten Serienbrief drucken möchten, geben Sie im Feld Seiten die Kürzel A3,A6-A8 ein. Um die Abschnittsnummer herauszufinden, klicken Sie auf einen Brief, und lesen Sie auf der Statusleiste die Abschnittsnummer ab, z. B. "Ab 3".

Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Microsoft Word möglicherweise die für den Adressblock, die Grußzeile oder ein anderes Feld erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

Wenn Sie die Seriendruckdokumente per E-Mail versenden möchten und mit dem E-Mail-Programm Microsoft Outlook arbeiten, werden Sie in der Regel in Meldungen von Outlook darauf hingewiesen, dass ein Programm auf E-Mail-Adressen zuzugreifen und E-Mail-Nachrichten zu versenden versucht. Dabei handelt es sich um Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor Viren, die per E-Mail verbreitet werden.

Um mit dem Seriendruck fortzufahren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriff gewähren für und wählen anschließend den für den Seriendruck benötigten Zeitraum aus. Klicken Sie auf Ja. Bei erneuter Aufforderung klicken Sie so oft auf Ja, bis der Seriendruck abgeschlossen ist.

Diese Aufforderungen erscheinen bei im HTML-Format versendeten E-Mail-Nachrichten nicht. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruck in E-Mail das Mail-Format HTML, damit die Aufforderungen bei einem Seriendruck als E-Mail nicht mehr angezeigt werden.

Sie können Microsoft Query im Dialogfeld Datenquelle auswählen starten. Klicken Sie auf das Menü Extras und anschließend auf MS Query.

In den Dialogfeldern Adressblock einfügen und Grußzeile befinden sich Beispieldaten zu Vorschauzwecken. Der in diesen Dialogfeldern aufgeführte Beispielempfänger wird in Ihren Seriendruckdokumenten nicht erscheinen.

Standardmäßig schließt das Grußzeilenfeld eine Anrede ein. Wenn Sie dies nicht möchten und die Anrede lieber manuell in Ihr Dokument eingeben, klicken Sie auf (keine) im Feld Format für Grußzeile (Dialogfeld Grußzeile).

Wenn die Daten in der Datenquelle vom Text im Hauptdokument abweichend formatiert sind, erscheint die Formatierung nach einer Zusammenführung der Daten möglicherweise fehlerhaft.

Markieren Sie im Hauptdokument das gesamte Seriendruckfeld, das den zu formatierenden Daten entspricht. Klicken Sie dann im Menü Format auf Zeichen, und wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

Möglicherweise wurde versehentlich ein falsches Feld in das Dokument eingefügt. Öffnen Sie das Hauptdokument, und löschen Sie überzählige Felder, die dadurch in Klammern gesetzt werden: << >>.

Wenn die Datenquelle Adressen aus verschiedenen Ländern oder Regionen einschließt, ist es in Word möglich, die Adressen in Übereinstimmung mit dem (der) Land/Region der Empfängeradresse zu formatieren. Wenn für alle Adressen ein einheitliches Format verwendet werden soll, können Sie diese Option im Dialogfeld Adressblock einfügen deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Adresse entsprechend dem Bestimmungsland/Region formatieren deaktivieren.

• Möglicherweise fehlen die Daten in der Datenquelle. Klicken Sie in Schritt 3 des Aufgabenbereichs Seriendruck (Empfänger wählen) auf Empfängerliste bearbeiten. Suchen Sie in der Liste Seriendruckempfänger nach dem Datensatz mit den fehlenden Daten. Falls der Datensatz auch hier nicht aufgeführt wird, fehlt er in der Datenquelle. Sie können die Datenquelle direkt bearbeiten und den Seriendruck neu starten oder den betreffenden Empfänger aus diesem Seriendruckvorgang ausschließen.

• Möglicherweise hat der Aufgabenbereich Seriendruck eine Spaltenüberschrift in der Datenquelle nicht erkannt, wodurch die Daten nicht an ein Seriendruckfeld weitergegeben werden konnten. Dies können Sie mithilfe des Dialogfeldes Übereinstimmende Felder festlegen beheben. Klicken Sie dazu im Dialogfeld Adressblock einfügen, Grußzeile oder Seriendruckfeld einfügen auf Übereinstimmende Felder festlegen. Klicken Sie im Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie anschließend das Feld aus der Datenquelle, das für den Seriendruck noch erforderlich ist.

• Wenn Daten im Adressblock oder in der Grußzeile fehlen, stellen Sie sicher, dass Sie im Dialogfeld Adressblock oder Grußzeile alle gewünschten Daten eingeschlossen haben, wie beispielsweise, Empfängername, Anrede usw. Zum Bearbeiten des Adressblocks bzw. der Grußzeile klicken Sie im Dokument mit der rechten Maustaste auf die Felder AddressBlock oder GreetingLine. Klicken Sie anschließend auf Adressblock bearbeiten oder Grußzeile bearbeiten.

Sie können Daten in einzelnen Briefen oder E-Mail-Nachrichten erst bearbeiten, wenn die Zusammenführung abgeschlossen ist. Nehmen Sie anschließend im fertigen Seriendruckdokument die Änderung vor. Wenn Sie Daten im Hauptdokument bearbeiten, wird die Änderung an alle Empfänger weitergegeben.

Microsoft Word fügt Adressblöcke, Grußzeilen und andere Felder an der Einfügemarke ein. Stellen Sie sicher, dass Sie vor und nach diesen Feldern korrekte Abstände und Absatzmarken setzen wie bei jedem anderen Text auch.