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In Schritt 4 des Aufgabenbereichs Seriendruck können Sie Adressen, Grußzeilen und andere persönliche Seriendruckfelder hinzufügen.

1. Klicken Sie im Hauptdokument (Hauptdokument: Das Dokument in einer Seriendruckoperation in Word, das den Text und die Grafiken enthält, die in allen Versionen des Seriendruckdokuments identisch sind, wie z.B. der Absender oder die Anrede in einem Serienbrief.) auf die Stelle, an der Sie das Feld (Feld: Eine Reihe von Codes, mit denen Microsoft Word angeleitet wird, Text, Grafiken, Seitenzahlen oder andere Elemente in ein Dokument automatisch einzufügen. Mit dem DATE-Feld wird z.B. das aktuelle Datum eingefügt.) einfügen möchten.
2. Fügen Sie eines der folgenden Elemente ein:

   Adressblock mit Namen, Adresse und weiteren Angaben

   1. Klicken Sie auf Adressblock.
   2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen die gewünschten Formate sowie die Adresselemente aus, die Sie einschließen möchten, und klicken Sie auf OK.
   3. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Microsoft Word möglicherweise die für den Adressblock erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie in der Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

   Grußzeile

   1. Klicken Sie auf Grußzeile.
   2. Wählen Sie das Grußzeilenformat aus. Dazu gehören die Begrüßung, das Namensformat und die darauf folgende Zeichensetzung.
   3. Wählen Sie den Text aus, der angezeigt werden soll, wenn Microsoft Word den Namen des Empfängers nicht interpretieren kann. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn die Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) für einen Empfänger keinen Vor- oder Nachnamen enthält, sondern nur einen Vornamen.
   4. Klicken Sie auf OK.
   5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für die Grußzeile erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht. 

   Andere Informationsfelder

   Sie können Informationen aus anderen Feldern einfügen, wie z. B. eine Telefonnummer oder einen gespendeten Betrag aus einer Liste von Spendern.
   1. Klicken Sie auf Weitere Elemente.
   2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
      • Um Adresslistenfelder auszuwählen, die Feldern in Ihrer Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) automatisch zugeordnet werden, wenn die Namen der Felder in der Datenquelle nicht den Namen Ihrer Felder entsprechen, klicken Sie auf Adressfelder.
      • Um Felder auszuwählen, die Daten immer direkt aus einer Spalte in der Datenbank übernehmen, klicken Sie auf Datenbankfelder.
   3. Klicken Sie im Feld Felder auf das gewünschte Feld.
   4. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.
   5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Microsoft Word möglicherweise die für das Einfügen des Feldes erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

   Anmerkung  Wenn Sie ein Feld aus der Liste Datenbankfelder einfügen und später zu einer Datenquelle wechseln, die keine Spalte mit dem Namen dieses Feldes enthält, kann Word die darin enthaltenen Daten nicht in das Seriendruckdokument einfügen.

   Elektronisches Porto

   Um elektronisches Porto hinzufügen zu können, müssen Sie zunächst ein E-Porto-Programm auf dem Computer installieren. Sie erhalten solche Programme z. B. im World Wide Web (World Wide Web (WWW): Der multimediale Teil des Internets, der nicht nur Text, sondern auch Grafiken, Sounds und Videos enthält. Über Hyperlinks können Benutzer im Web leicht von einem Element zum nächsten, von einer Seite zur anderen oder von Site zu Site wechseln.).

   1. Klicken Sie auf Elektronisches Porto.

      Wenn kein Programm für elektronisches Porto installiert wurde, werden Sie von Microsoft Word zur Installation eines solchen Programms aufgefordert. Sie erhalten die Möglichkeit, eine Verbindung zur Microsoft Office Online-Website herzustellen. Dort erhalten Sie weitere Informationen und Verknüpfungen zu anderen Websites, die elektronisches Porto anbieten.

   2. Fügen Sie das Porto ein. Folgen Sie dabei den Anweisungen in Ihrem Programm.

   Postalischer Barcode

   Sie müssen einen Etiketttyp oder einen Umschlag auswählen, der den POSTNET-Barcode unterstützt.

   1. Klicken Sie auf Postalischer Barcode.
   2. Wählen Sie im Dialogfeld Postalischen Barcode einfügen die gewünschten Adressfelder aus.

   Anmerkung  Die Option Postalischer Barcode wird nur angezeigt, wenn Sie die englische Version von Microsoft Word verwenden.

3. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für alle einzufügenden Felder.

Anmerkungen

• Zeichen für Seriendruckfelder («« »»)  können weder manuell über die Tastatur eingegeben noch mit dem Befehl Symbol im Menü Einfügen eingefügt werden. Sie müssen dazu den Aufgabenbereich Seriendruck verwenden.

• Wenn um die Seriendruckfelder geschweifte Klammern angezeigt werden, wie z. B. um { MERGEFIELD Ort }, zeigt Microsoft Word nicht die Feldergebnisse (Feldergebnisse: Text oder Grafiken, die in ein Dokument eingefügt werden, wenn die Anweisungen in einem Feld von Microsoft Word ausgeführt werden. Beim Drucken des Dokuments oder beim Ausblenden der Feldfunktionen werden anstelle der Feldfunktionen die Feldergebnisse angezeigt.), sondern die Feldfunktionen (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse erzeugen. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.) an. Dies hat keinen Einfluss auf den Seriendruck. Wenn Sie jedoch stattdessen die Ergebnisse anzeigen möchten, klicken Sie im Kontextmenü auf Feldfunktionen ein/aus.