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Auswählen der Empfänger für einen Seriendruck
- Das Hauptdokument (Hauptdokument: Das Dokument in einer Seriendruckoperation in Word, das den Text und die Grafiken enthält, die in allen Versionen des Seriendruckdokuments identisch sind, z. B. der Absender oder die Anrede in einem Serienbrief.) des Seriendruckes muss angezeigt werden, und im Dialogfeld Datenquelle auswählen muss eine Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) ausgewählt sein.
- Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:
 Angeben der Empfänger mithilfe der Kontrollkästchen
Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Empfängern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Einträgen, die Sie nicht in die Empfängerliste aufnehmen möchten.
Tipp
Wenn Sie fast alle Einträge in die Empfängerliste aufnehmen möchten, klicken Sie auf Alle auswählen, und deaktivieren Sie dann die Einträge, die nicht in der Empfängerliste enthalten sein sollen. Wenn Sie nur einige der vorhandenen Einträge in die Empfängerliste aufnehmen möchten, klicken Sie auf Alle löschen, und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Einträgen.
Sortieren der Elemente in der Liste
Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn die Elemente in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge angezeigt werden sollen.
- Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie die Sortierung vornehmen möchten. Wenn Sie die Liste z. B. alphabetisch nach Nachnamen sortiert anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.
Filtern der Elemente in der Liste
Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn in der Liste Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden bzw. in der Empfängerliste nicht enthalten sein sollen. Nachdem Sie die Liste gefiltert haben, können Sie die Datensätze mithilfe der Kontrollkästchen ein- oder ausschließen (siehe vorigen Abschnitt).
- Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie die Liste filtern möchten.
- Klicken Sie auf eines der folgenden Elemente:
- (Leer) zeigt alle Datensätze an, in denen das entsprechende Feld leer ist.
- (Nicht leer) zeigt alle Datensätze an, in denen das entsprechende Feld Daten enthält.
- Wenn Ihre Datenquelle Datensätze mit denselben Daten enthält und zehn oder weniger eindeutige Werte in der Spalte enthalten sind, können Sie bestimmte Daten als Filterkriterium verwenden. Wenn z. B. mehrere Adressen vorhanden sind, in denen als Land/Region "Australien" genannt wird, können Sie Australien als Filterkriterium verwenden.
Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die angegebenen Datensätze angezeigt. Wenn Sie wieder alle Datensätze anzeigen möchten, klicken Sie auf (Alle).
- Klicken Sie auf OK, um zum Aufgabenbereich Seriendruck zurückzukehren. Microsoft Word verwendet für den Seriendruck die angegebenen Empfänger.
Tipps
- Wenn Sie die Liste anhand weiterer Kriterien filtern bzw. sortieren möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen der gewünschten Spalte und dann auf (Erweitert). Verwenden Sie die Registerkarten Datensätze filtern und Datensätze sortieren, um eine Abfrage anhand der gewünschten Sortier- oder Filterkriterien zu erstellen.
- Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die Gültigkeit der Empfängeradressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Gültigkeit klicken.
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